Mejor solicitud de sugerencias de redacción de propuestas para planificadores de eventos

¿Por qué los planificadores de eventos dedicarían más tiempo y esfuerzo del necesario a la elaboración de algunas páginas de Solicitud de propuesta (RFP)?

Sencillo.

Eliminar la probabilidad de un evento desastroso.

Verá, los eventos pueden tardar mucho en planificarse y, sin embargo, pueden terminar arruinados por los detalles más pequeños. Y una solicitud de propuesta mal redactada puede resultar en un juego de seguimiento de llamadas telefónicas y largas y lentas pistas de correos electrónicos entre los planificadores de eventos y los proveedores que intentan cubrir todos los detalles necesarios para un evento perfecto.

Afortunadamente para los planificadores de eventos de hoy, la tecnología ha facilitado un poco la elaboración de buenas solicitudes de propuestas con el inicio de los eRFP y la automatización de propuestas. Sin embargo, si no está escrito con claridad, puede resultar en confusión y malentendidos.

Por lo tanto, para ayudar a los planificadores de eventos a que se tomen los pelos de punta al intentar crear un buen RPF, enumeraremos algunos consejos sencillos para redactar una Solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés).

Pero primero…

Solicitud de propuesta: ¿Qué es y por qué enviarla?

Para aquellos que no tienen idea, Solicitud de propuesta también conocida como RFP. Es una solicitud de una empresa u organización enviada a proveedores potenciales. Una empresa está interesada en solicitar o adquirir los servicios del proveedor potencial y solicita una propuesta comercial del proveedor potencial que cumpla con los requisitos de su proyecto como se detalla en la RFP.

La mayoría de los planificadores de eventos envían una solicitud de propuesta porque no han probado un proveedor o proveedor en particular, pero están interesados ​​en sus servicios, o si su empresa está organizando un evento en una nueva ciudad.

Además, los planificadores de eventos pueden estar buscando cambiar sus proveedores para cumplir con los nuevos requisitos. Por ejemplo, organizando su gran evento habitual pero con un presupuesto más reducido.

Consejos para elaborar una solicitud de propuesta eficaz y exitosa

1 Presente su empresa

En primer lugar, una pequeña introducción a quién eres.

Brinde una descripción general de su organización o empresa, incluida la forma en que se clasificaría su negocio. Por ejemplo, ¿es usted una corporación, una asociación, una organización benéfica o un organismo comercial? Debe tener en cuenta que es posible que el vendedor o el proveedor al que envía su solicitud de propuesta no lo conozca (independientemente del tamaño de su empresa) o no tenga experiencia o conocimiento de su industria. Entonces, en términos más simples, intente resumir lo que hace y con quién hace negocios.

Esto le da al vendedor o proveedor una mejor idea a quién y para qué podrían ofrecer potencialmente sus servicios. Además, les ayuda a evaluar y determinar si sus servicios son adecuados para su empresa y los eventos que organiza. Y, por supuesto, esto puede proporcionarles información sobre su evento y empresa, permitiéndoles anticipar soluciones específicas que pueden recomendar para satisfacer sus necesidades.

2 Comunique sus necesidades

Después de la introducción, es hora de hablar de negocios.

Aquí es donde establece los requisitos y servicios que necesita. Como planificador de eventos, debe conocer la mayoría de los hechos sobre su próximo evento. Y cuanto más precisa sea la información que pueda enviar al proveedor, más precisa será su propuesta de evento.

Ahora, los detalles clave que necesita incluir en su RFP de evento son:

• Tipo de evento y función

  ¿Qué tipo de evento organizarás? ¿Un baile de recaudación de fondos, una reunión corporativa o un evento festivo?

  Al brindarle a su proveedor una descripción general de su evento, le brinda una mejor perspectiva de sus eventos y brinda recomendaciones sobre cómo pueden brindar mejores servicios.

  Además, también es útil mencionar lo que sucederá en el evento. Debe ser específico, ya que puede serlo, sobre el programa de su evento.

  ¿Habrá una subasta silenciosa? ¿Está invitando a expositores? ¿Cuántas sesiones simultáneas habrá en curso?

• Hora y Fechas

  A continuación, debe especificar la hora y la fecha del evento. También es útil ofrecer fechas de respaldo si es posible, ya que ser flexible en el marco de tiempo puede ayudarlo a obtener mejores precios para sus servicios.

  También debe indicar la cantidad de tiempo o días necesarios para la instalación y la avería posterior al evento. Además, es posible que desee mencionar la fecha más temprana en la que necesita tener acceso a sus servicios.

• Audiencia

  También debe proporcionar detalles generales sobre sus asistentes. ¿Cuáles son los datos demográficos de la audiencia objetivo? ¿Son ejecutivos y propietarios corporativos o están organizando un evento para la Generación Z o los millennials?

  Asegúrese de mencionar el número máximo y mínimo de audiencia anticipada. ¿Cuál es el patrón de llegada? Esto puede ayudar a los proveedores a comprender los servicios o las necesidades de personal por adelantado.

• Alojamientos

  Si está elaborando una solicitud de propuesta para hoteles y lugares, puede preguntar sobre la disponibilidad de habitaciones, especialmente si su evento dura varios días.

  ¿Cuántas noches se alojarán los huéspedes y cuántas habitaciones prevé necesitar? ¿Necesita habitaciones estándar o la suite presidencial para VIP? ¿El desayuno está incluido? ¿Existe una tarifa con descuento para los asistentes que reserven su propio alojamiento?

• Detalles del envío de propuestas

  No querrá olvidar incluir una fecha límite para una propuesta de evento del proveedor. Indique cuándo planea preseleccionar proveedores y proveedores que verán más de cerca.

  También debe incluir detalles sobre cuándo y cómo se devuelven las propuestas. ¿Quiere que se envíe por correo electrónico o mediante un software eRFP?

Ahora, la clave para redactar una Solicitud de propuesta exitosa es ser más claro en el presupuesto. Debe ser lo más abierto posible cuando se trata de dinero.

Cuando especifica un presupuesto, le da a su proveedor o vendedor la oportunidad de determinar si este proyecto de evento es factible para ellos.

Por ejemplo, si el presupuesto de su asistente objetivo para una habitación de hotel es inferior a $ 100, no debe enviar solicitudes de propuestas a hoteles de lujo. Es poco probable que el lugar cumpla con sus expectativas.

La descalificación de proveedores y proveedores en función de su presupuesto, así como los detalles clave mencionados anteriormente, puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo para encontrar el proveedor que se ajuste a sus necesidades.

Recuerda esto:

No necesita docenas de respuestas. Solo necesitas mejores respuestas.

Por lo tanto, cuando tiene más claro el presupuesto y las expectativas se conocen desde el principio, se reduce el potencial de desacuerdo entre las partes y la posibilidad de que su empresa pague más allá de su presupuesto.

4 Priorice la información, no el diseño

Es importante que una RFP se vea profesional. Sin embargo, el contenido es clave para comunicar sus necesidades.

Independientemente de lo bien que se vea una solicitud de propuesta; debe ser entendido por el proveedor o vendedor. No solo eso, centrarse en la información e incluir hasta el más mínimo detalle, puede ayudar a los proveedores a determinar si sus solicitudes son factibles para ellos.

Por lo tanto, dedique al menos el 90 por ciento de su tiempo a organizar y recopilar toda la información que pueda sobre el evento. En caso de duda, inclúyalo.

Por ejemplo, si su evento necesita una estructura física, puede indicar detalles específicos sobre los materiales preferidos.

Puede parecer tedioso; sin embargo, cuanto más le diga al proveedor o al vendedor, mejor podrán comprender o prepararse para su evento y garantizar su éxito.

5 No dictes el diseño

En nuestro consejo de redacción de Solicitud de propuesta anterior, le dijimos que debe ser lo más descriptivo posible sobre sus deseos. Pero, en lo que respecta al diseño, el enfoque o el estilo de los servicios, aquí hay una línea muy fina que observar.

Por supuesto, puede incluir paneles de estado de ánimo, bocetos o incluso ejemplos anteriores para que pueda comunicar las visiones y objetivos de su evento. Sin embargo, decirle al vendedor o al proveedor exactamente qué hacer no les dará espacio para mostrar su singularidad.

En resumen, no hagas todo el trabajo por ellos.

Dicho esto, debe darle al vendedor o proveedor un respiro y dejar que le recomienden un enfoque o diseño para su evento. Un buen proveedor o vendedor debería poder tomar sus ideas iniciales y combinarlas con sus habilidades únicas para llevarlas al siguiente nivel.

Desde allí, puede ver exactamente con qué está trabajando y si le gusta o no.

6 Utilice recursos y plantillas en línea

Por último, no tienes que trabajar desde cero.

Hay varios sitios web que pueden ofrecer plantillas gratuitas de solicitud de propuesta para ayudarlo a estructurar la suya propia.

Sitios como APEX, CIC o Cvent Supplier Network lo ayudarán a encontrar las plantillas de Solicitud de propuesta adecuadas y las enviarán a más de 200,000 lugares y proveedores en todo el mundo. Luego, puede agregarlo a la presentación de RFP, donde los lugares previamente emparejados que no han recibido su solicitud pueden responder.

De esta manera, puede recibir propuestas más calificadas de fuentes potenciales que es posible que no haya considerado y los proveedores tienen una segunda oportunidad de responder a la Solicitud de propuestas calificada.

Conclusión

¡Y ahí lo tienen amigos!

La próxima vez que prepare una solicitud de propuesta para su próximo evento, asegúrese de seguir los consejos que se proporcionan anteriormente. ¡Le prometemos que esto dará como resultado una cotización mucho más precisa y un proceso mucho más eficiente en la preparación de un evento exitoso!