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<\/a><\/p>\nMuchos planificadores de eventos se han vuelto virtuales desde la pandemia; sin embargo, como el evento virtual sigue siendo una tendencia relativamente nueva, muchas personas y empresas no est\u00e1n seguras de c\u00f3mo comenzar y c\u00f3mo realizar un evento virtual exitoso. Como resultado, hemos creado este \u00fatil blog que brinda sugerencias \u00fatiles y pautas paso a paso para realizar eventos virtuales exitosos.<\/p>\n
1) Identifique el p\u00fablico objetivo de su evento virtual<\/h3>\n
Cada decisi\u00f3n que tome sobre su evento virtual, desde la hora y la fecha hasta la plataforma que utiliza para transmitirlo, debe estar influenciada por su p\u00fablico objetivo. Por lo tanto, es fundamental que sepa exactamente para qui\u00e9n es su evento virtual. Trate de ser lo m\u00e1s descriptivo posible al describir a su p\u00fablico objetivo. La informaci\u00f3n importante podr\u00eda incluir su edad, carrera y nivel de experiencia t\u00e9cnica. Debe tener una buena comprensi\u00f3n de la mentalidad general de su audiencia.<\/p>\n
\u00bfEs m\u00e1s probable que participen en la planificaci\u00f3n de eventos virtuales? \u00bfSon capaces de utilizar la tecnolog\u00eda? Para construir un perfil demogr\u00e1fico s\u00f3lido, tambi\u00e9n debe considerar las siguientes preguntas:<\/p>\n
- \n
- \u00bfQu\u00e9 aspectos de su industria les llaman m\u00e1s la atenci\u00f3n?<\/li>\n
- \u00bfQu\u00e9 nivel de familiaridad y actividad tienen en las redes sociales?<\/li>\n
- \u00bfSe sienten c\u00f3modos mientras se comunican en plataformas en l\u00ednea?<\/li>\n<\/ul>\n
Para obtener comentarios de su audiencia, env\u00ede encuestas o inicie un foro de discusi\u00f3n. Cuanto m\u00e1s sepa sobre ellos, m\u00e1s probabilidades tendr\u00e1 de planificar una experiencia que los beneficiar\u00e1. Despu\u00e9s de todo, \u00a1no aparecer\u00e1n si no proporcionas valor!<\/p>\n
2) Cree un mapa de actividad virtual para su evento virtual<\/h3>\n
El mapa de actividad de un evento virtual es similar a una lista de tareas que se llevar\u00e1n a cabo durante el evento. Debe abordar todos los aspectos del evento. El plan de actividades debe incluir informaci\u00f3n y respuestas a temas tales como c\u00f3mo se manejar\u00e1n las inscripciones al evento, si el evento ser\u00e1 transmitido en vivo o pregrabado y c\u00f3mo proceder con las promociones del evento. Tambi\u00e9n debe especificar el enfoque de recopilaci\u00f3n de comentarios, el tama\u00f1o de la audiencia permitido, las herramientas de ejecuci\u00f3n y mucho m\u00e1s en el mapa de actividades.<\/p>\n
La planificaci\u00f3n del evento virtual tambi\u00e9n debe incluir el motivo de la realizaci\u00f3n del evento. Definir su ‘por qu\u00e9’ es crucial para asegurarse de recibir lo que desea del evento, \u00a1as\u00ed como para permitirle evaluar su \u00e9xito una vez que haya finalizado! Decidir la fecha y el horario de realizaci\u00f3n del evento virtual es fundamental. No puede esperar que todos se presenten a una hora y un d\u00eda determinados. Mientras crea un mapa de actividades, averig\u00fce cu\u00e1ndo estar\u00e1 disponible la mayor\u00eda de su p\u00fablico objetivo para el evento. Si no lo hace bien, todos sus otros esfuerzos e inversiones ser\u00e1n en vano porque no habr\u00e1 p\u00fablico para asistir al evento.<\/p>\n
Una pauta importante del seminario web virtual es comprender que su evento no tiene que ser en vivo. Aunque la mayor\u00eda de las personas ahora trabaja desde casa, todav\u00eda hay varias distracciones, como ni\u00f1os y mascotas. Un evento en vivo que gira en torno a un momento determinado (como el lanzamiento de un producto o un anuncio) ser\u00e1 beneficioso. Sin embargo, el video a pedido podr\u00eda mejorar la comprensi\u00f3n del contenido informativo por parte del usuario al permitirle verlo y comprenderlo en su propio tiempo y a su propio ritmo. Incluso si opta por transmitir en vivo su evento, nunca podr\u00e1 encontrar un d\u00eda y una hora en la que todos est\u00e9n de acuerdo. Recuerde que los eventos virtuales difieren de los eventos presenciales; por lo tanto, antes de transferir un evento presencial existente a un evento virtual, aseg\u00farese de que el evento a\u00fan lo ayude a lograr sus objetivos.<\/p>\n
3) Seleccione la plataforma adecuada<\/h3>\n
As\u00ed como necesitar\u00e1 un sitio f\u00edsico para eventos en persona, necesitar\u00e1 una plataforma digital para realizar su evento virtual. Esto servir\u00e1 como un sitio para que los participantes se conecten y participen durante el evento. Muchas aplicaciones le permiten establecer su propio lugar virtual con todos los puntos de venta esenciales, como un mostrador de informaci\u00f3n, sal\u00f3n, teatros, auditorio, etc. Existen numerosas herramientas y tecnolog\u00edas que se pueden utilizar para combinar varios atractivos, emocionantes e interactivos. componentes en su evento virtual con el fin de mejorar la participaci\u00f3n y desarrollar una experiencia din\u00e1mica.<\/p>\n
Una tecnolog\u00eda que proporciona una plataforma de eventos personalizada lo ayudar\u00e1 a crear un evento m\u00e1s avanzado, que incluye redes con chat instant\u00e1neo, preguntas y respuestas, encuestas en vivo. Al realizar la planificaci\u00f3n de eventos virtuales<\/a>, aseg\u00farese de analizar las posibilidades y prioridades de las herramientas que lo ayudar\u00e1n a lograr sus objetivos y satisfacer las necesidades de su p\u00fablico objetivo.<\/p>\n
4) Seleccione el anfitri\u00f3n adecuado para su evento virtual<\/h3>\n
Una de las pautas de conferencias virtuales m\u00e1s importantes es que debe contratar a un orador profesional o contratar a un empleado interno que se sienta c\u00f3modo dando una presentaci\u00f3n en vivo a una audiencia distante en un evento virtual. Sea quien sea la persona elegida, debe poder hablar correctamente, responder preguntas de las redes sociales e involucrar a la audiencia. El anfitri\u00f3n debe mirar directamente a la c\u00e1mara en lugar del gui\u00f3n. Adem\u00e1s, el anfitri\u00f3n debe poder reaccionar r\u00e1pidamente ante situaciones imprevistas. Tambi\u00e9n puede tener dos anfitriones que puedan comunicarse entre s\u00ed y con la audiencia. Puede ser bastante eficaz si ambos hosts tienen una buena relaci\u00f3n.<\/p>\n
5) Elija los proveedores<\/h3>\n
Puede creer que un evento virtual no requiere el uso de ning\u00fan proveedor. Hay algunos suministros necesarios para cada tipo de evento virtual. En lugar de repetir la misma plantilla de evento virtual diez veces, es beneficioso pensar de manera innovadora y obtener los proveedores adecuados. Sin embargo, hay docenas de excelentes proveedores de eventos virtuales que se aseguran de que su evento virtual se destaque.<\/p>\n
6) Haga de la marca de su evento virtual la principal prioridad<\/h3>\n
Los eventos virtuales deben promoverse de la misma manera que los eventos tradicionales en vivo. Desde el nombre y el tema hasta el dise\u00f1o del sitio web y la apariencia en el sitio, el marketing de su evento marca el tono de su evento. El marketing de eventos s\u00f3lido tambi\u00e9n sirve como una visi\u00f3n para su evento y ayuda a dirigirlo en la direcci\u00f3n correcta.<\/p>\n
Aqu\u00ed es donde las redes sociales son \u00fatiles. S\u00ed, existen las t\u00e9cnicas tradicionales de publicaci\u00f3n en Facebook y Twitter. Sin embargo, debe ir m\u00e1s all\u00e1 e integrar otras formas. Debe llegar a su audiencia a trav\u00e9s de plataformas digitales, ya sea a trav\u00e9s de anuncios pagados o marketing en redes sociales sobre su evento. Para lograr la m\u00e1xima participaci\u00f3n, incorpore el enlace de registro o asistencia al evento a su marketing. Los enlaces a otro contenido, como perfiles de oradores, Vlogs o un video de capacitaci\u00f3n sobre c\u00f3mo iniciar sesi\u00f3n en la transmisi\u00f3n, tambi\u00e9n se pueden incluir en las publicaciones de las redes sociales.<\/p>\n
Informar e instruir a la audiencia sobre el evento ser\u00e1 crucial para crear conciencia, educar a la audiencia y atraer a la gente para que asista. Tambi\u00e9n puede utilizar Instagram o Facebook para mostrar a los espectadores la ubicaci\u00f3n del evento virtual.<\/p>\n
Cuando se trata de la marca de un evento, generalmente implica:<\/p>\n
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- El nombre del evento:<\/strong> El nombre de su evento es lo primero que ver\u00e1n los asistentes, por lo que debe expresar su visi\u00f3n del evento.<\/li>\n
- Tema:<\/strong> Un nombre no puede contar toda la historia. Un tema se usa con frecuencia para conectar un evento. Incluye colores, dise\u00f1os y logotipos.<\/li>\n
- Correo electr\u00f3nico, se\u00f1alizaci\u00f3n, decoraci\u00f3n en el lugar: si<\/strong> bien no todos los puntos de contacto deben tener una marca hiper, algunos s\u00ed. El elemento individual debe trabajar en conjunto para complementar la historia general.<\/li>\n<\/ul>\n
7) Prep\u00e1rese para errores t\u00e9cnicos con anticipaci\u00f3n<\/h3>\n
El problema m\u00e1s importante de los eventos virtuales es la posibilidad de que se produzcan dificultades y errores t\u00e9cnicos antes o, peor a\u00fan, durante el evento. Por lo tanto, antes de comenzar su evento, debe identificar todos los instrumentos y equipos tecnol\u00f3gicos que utilizar\u00e1, as\u00ed como cualquier problema potencial que pueda ocurrir como resultado de ellos, como un mal funcionamiento de la c\u00e1mara. Necesitar\u00e1 c\u00e1maras de repuesto como respaldo en esta circunstancia. Mientras planifica eventos virtuales, identifique y prep\u00e1rese para todos los eventos inesperados e imprevistos.<\/p>\n
8) Realizar pruebas de funcionamiento con el altavoz<\/h3>\n
Nunca conocer\u00e1 las dificultades reales y su impacto a menos que pruebe y pruebe los procesos y procedimientos, sin importar cu\u00e1nto planee y se prepare para los peores escenarios. Realice pruebas sin asistencia antes del evento virtual para asegurarse de que todo est\u00e9 en orden y para identificar fallas o problemas imprevistos. Tambi\u00e9n puede tener una sesi\u00f3n informativa con sus oradores, asistentes, artistas int\u00e9rpretes o ejecutantes y otros sobre c\u00f3mo progresar, los descansos intermedios, c\u00f3mo manejar sucesos inesperados y algunos eventos m\u00e1s cruciales.<\/p>\n
9) Seguimiento con participantes y audiencia<\/h3>\n
Despu\u00e9s del evento, desarrolle un informe de asistencia y comparta grabaciones o recursos que se discutieron con los asistentes, realice una encuesta para recopilar comentarios de los asistentes que puedan ayudarlo a organizar y anunciar futuros eventos virtuales. Puede obtener comentarios sobre las actividades, la agenda y los objetivos del evento, as\u00ed como la experiencia de la audiencia con el evento. Esto le ayudar\u00e1 a comparar su desempe\u00f1o con los resultados anticipados de eventos simulados. Tambi\u00e9n recibir\u00e1 comentarios valiosos sobre si se cumplieron o no los objetivos.<\/p>\n
Conclusi\u00f3n para la planificaci\u00f3n de eventos virtuales:<\/h4>\n
Tenga en cuenta estas pr\u00e1cticas de eventos virtuales.<\/p>\n
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- Cuando se trata de planificar un evento virtual, debe comenzar lo antes posible.<\/li>\n
- Siga las recomendaciones cr\u00edticas y valiosas mencionadas anteriormente para crear un evento virtual desde cero y convertirlo en un \u00e9xito.<\/li>\n
- Cada evento tiene diferentes objetivos, gastos y audiencias; con tantas partes m\u00f3viles, saltar sobre las cosas asegura un final suave<\/li>\n
- Es importante considerar el valor de producci\u00f3n. Los asistentes estar\u00e1n m\u00e1s involucrados en una sesi\u00f3n si est\u00e1 bien producida.<\/li>\n
- Tenga en cuenta la duraci\u00f3n de la sesi\u00f3n. Mantenga las sesiones m\u00e1s cortas de lo que har\u00eda en un evento en persona si el formato del contenido no cambia y no es atractivo.<\/li>\n
- Pruebe su tecnolog\u00eda y planifique con anticipaci\u00f3n para registrar las sesiones que estar\u00e1n disponibles bajo demanda.<\/li>\n
- Capacite a los oradores antes del evento virtual y aseg\u00farese de que su equipo est\u00e9 en buen estado.<\/li>\n<\/ul>\n
Administrador de eventos de WP<\/h4>\n
Si desea planificar un evento virtual, debe buscar ayuda del administrador de eventos de WP. Cuando se trata de preparar su evento virtual, lo respaldan desde las entradas hasta la publicidad del evento. El administrador de eventos de WP es una plataforma de eventos virtuales asequible<\/a> que utiliza sus funciones avanzadas para agregar capacidades de listado de eventos a su sitio de WordPress. Es f\u00e1cil crear y personalizar eventos virtuales o h\u00edbridos con WP Event Manager.<\/p>\n
Haga clic en este enlace para conocer algunos nuevos y emocionantes consejos de eventos virtuales para iniciar el proceso de planificaci\u00f3n y maximizar el \u00e9xito de su evento.<\/a> Haga clic para twittear<\/a><\/p>\n
- Tema:<\/strong> Un nombre no puede contar toda la historia. Un tema se usa con frecuencia para conectar un evento. Incluye colores, dise\u00f1os y logotipos.<\/li>\n
- El nombre del evento:<\/strong> El nombre de su evento es lo primero que ver\u00e1n los asistentes, por lo que debe expresar su visi\u00f3n del evento.<\/li>\n