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<\/a><\/p>\nDe nombreux organisateurs d’\u00e9v\u00e9nements sont devenus virtuels depuis la pand\u00e9mie, mais comme l’\u00e9v\u00e9nement virtuel est encore une tendance relativement nouvelle, de nombreuses personnes et entreprises ne savent pas par o\u00f9 commencer et comment organiser un \u00e9v\u00e9nement virtuel r\u00e9ussi. En cons\u00e9quence, nous avons cr\u00e9\u00e9 ce blog utile qui fournit des suggestions utiles et des directives \u00e9tape par \u00e9tape pour organiser des \u00e9v\u00e9nements virtuels r\u00e9ussis.<\/p>\n
1) Identifiez le public cible de votre \u00e9v\u00e9nement virtuel<\/h3>\n
Chaque d\u00e9cision que vous prenez concernant votre \u00e9v\u00e9nement virtuel, de l’heure et de la date \u00e0 la plate-forme que vous utilisez pour le diffuser, doit \u00eatre influenc\u00e9e par votre public cible. Par cons\u00e9quent, il est essentiel que vous sachiez exactement \u00e0 qui s’adresse votre \u00e9v\u00e9nement virtuel. Essayez d’\u00eatre aussi descriptif que possible lorsque vous d\u00e9crivez votre public cible. Les informations importantes peuvent inclure leur \u00e2ge, leur carri\u00e8re et leur niveau d’exp\u00e9rience technique. Vous devez avoir une bonne compr\u00e9hension de l’\u00e9tat d’esprit g\u00e9n\u00e9ral de votre public.<\/p>\n
Est-il plus probable qu’ils participent \u00e0 la planification d’\u00e9v\u00e9nements virtuels\u00a0? Sont-ils capables d’utiliser la technologie? Afin de construire un profil d\u00e9mographique solide, vous devez \u00e9galement consid\u00e9rer les questions suivantes\u00a0:<\/p>\n
- \n
- Quels aspects de votre secteur attirent le plus leur attention\u00a0?<\/li>\n
- Quel niveau de familiarit\u00e9 et d’activit\u00e9 ont-ils sur les m\u00e9dias sociaux\u00a0?<\/li>\n
- Sont-ils \u00e0 l’aise lorsqu’ils communiquent sur des plateformes en ligne ?<\/li>\n<\/ul>\n
Pour obtenir les commentaires de votre public, envoyez des sondages ou lancez un forum de discussion. Plus vous en saurez sur eux, plus vous aurez de chances de planifier une exp\u00e9rience qui leur sera b\u00e9n\u00e9fique. Apr\u00e8s tout, ils n’appara\u00eetront pas si vous ne fournissez pas de valeur\u00a0!<\/p>\n
2) Cr\u00e9ez une carte d’activit\u00e9 virtuelle pour votre \u00e9v\u00e9nement virtuel<\/h3>\n
La carte d’activit\u00e9 d’un \u00e9v\u00e9nement virtuel est similaire \u00e0 une liste de t\u00e2ches qui auront lieu pendant l’\u00e9v\u00e9nement. Il doit aborder tous les aspects de l’\u00e9v\u00e9nement. Le plan d’activit\u00e9 doit inclure des informations et des r\u00e9ponses sur des sujets tels que la mani\u00e8re dont les inscriptions aux \u00e9v\u00e9nements seront g\u00e9r\u00e9es, si l’\u00e9v\u00e9nement sera diffus\u00e9 en direct ou pr\u00e9enregistr\u00e9, et comment proc\u00e9der avec les promotions de l’\u00e9v\u00e9nement. Vous devez \u00e9galement sp\u00e9cifier l’approche de collecte de commentaires, la taille de l’audience autoris\u00e9e, les outils d’ex\u00e9cution et bien plus encore dans la carte d’activit\u00e9.<\/p>\n
La planification de l’\u00e9v\u00e9nement virtuel doit \u00e9galement inclure la raison de la tenue de l’\u00e9v\u00e9nement. D\u00e9finir votre \u00ab\u00a0pourquoi\u00a0\u00bb est crucial pour vous assurer que vous recevez ce que vous voulez de l’\u00e9v\u00e9nement, ainsi que pour vous permettre d’\u00e9valuer son succ\u00e8s une fois qu’il est termin\u00e9\u00a0! Il est essentiel de d\u00e9cider de la date et du moment de la tenue de l’\u00e9v\u00e9nement virtuel. Vous ne pouvez pas vous attendre \u00e0 ce que tout le monde se pr\u00e9sente \u00e0 un certain moment et \u00e0 un certain jour. Lors de la cr\u00e9ation d’une carte d’activit\u00e9, d\u00e9terminez quand la plupart de votre public cible sera disponible pour l’\u00e9v\u00e9nement. Si vous ne faites pas cela correctement, tous vos autres efforts et investissements seront vains car il n’y aura pas de public pour assister \u00e0 l’\u00e9v\u00e9nement<\/p>\n
Une directive importante pour les webinaires virtuels est de comprendre que votre \u00e9v\u00e9nement n’a pas besoin d’\u00eatre en direct. M\u00eame si la majorit\u00e9 des gens travaillent maintenant \u00e0 domicile, il existe encore plusieurs distractions, comme les enfants et les animaux domestiques. Un \u00e9v\u00e9nement en direct qui tourne autour d’un certain moment (comme un lancement de produit ou une annonce) sera b\u00e9n\u00e9fique. Cependant, la vid\u00e9o \u00e0 la demande pourrait am\u00e9liorer la compr\u00e9hension de l’utilisateur du contenu informatif en lui permettant de le regarder et de le comprendre \u00e0 son rythme et \u00e0 son rythme. M\u00eame si vous choisissez de diffuser votre \u00e9v\u00e9nement en direct, vous ne pourrez jamais trouver un jour et une heure sur lesquels tout le monde sera d’accord. N’oubliez pas que les \u00e9v\u00e9nements virtuels diff\u00e8rent des \u00e9v\u00e9nements en face \u00e0 face ; Par cons\u00e9quent, avant de simplement transf\u00e9rer un \u00e9v\u00e9nement en face \u00e0 face existant vers un \u00e9v\u00e9nement virtuel, assurez-vous que l’\u00e9v\u00e9nement vous aide toujours \u00e0 atteindre vos objectifs.<\/p>\n
3) S\u00e9lectionnez la bonne plateforme<\/h3>\n
Tout comme vous aurez besoin d’un site physique pour les \u00e9v\u00e9nements en personne, vous aurez besoin d’une plate-forme num\u00e9rique pour organiser votre \u00e9v\u00e9nement virtuel. Cela servira de site pour que les participants se connectent et participent pendant l’\u00e9v\u00e9nement. De nombreuses applications vous permettent de cr\u00e9er votre propre lieu virtuel avec tous les points de vente essentiels, tels qu’un bureau d’information, un salon, des th\u00e9\u00e2tres, un auditorium, etc. Il existe de nombreux outils et technologies qui peuvent \u00eatre utilis\u00e9s pour combiner divers engageants, passionnants et interactifs. composants dans votre \u00e9v\u00e9nement virtuel afin d’am\u00e9liorer la participation et de d\u00e9velopper une exp\u00e9rience dynamique.<\/p>\n
Une technologie qui fournit une plate-forme \u00e9v\u00e9nementielle personnalis\u00e9e vous aidera \u00e0 cr\u00e9er un \u00e9v\u00e9nement plus avanc\u00e9, y compris la mise en r\u00e9seau avec un chat instantan\u00e9, des questions et r\u00e9ponses, des sondages en direct. Lors de la planification d’\u00e9v\u00e9nements virtuels<\/a>, assurez-vous d’examiner les possibilit\u00e9s et les priorit\u00e9s des outils qui vous aideront \u00e0 atteindre vos objectifs et \u00e0 satisfaire les besoins de votre public cible.<\/p>\n
4) S\u00e9lectionnez le bon h\u00f4te pour votre \u00e9v\u00e9nement virtuel<\/h3>\n
L’une des directives les plus importantes pour les conf\u00e9rences virtuelles est que vous devez embaucher un conf\u00e9rencier professionnel ou utiliser un employ\u00e9 interne qui est \u00e0 l’aise pour faire une pr\u00e9sentation en direct \u00e0 un public distant lors d’un \u00e9v\u00e9nement virtuel. Quelle que soit la personne choisie, elle doit \u00eatre capable de parler correctement, de r\u00e9pondre aux questions des m\u00e9dias sociaux et d’engager le public. L’h\u00f4te doit regarder directement dans la cam\u00e9ra plut\u00f4t que dans le script. De plus, l’h\u00f4te doit \u00eatre capable de r\u00e9agir rapidement aux situations impr\u00e9vues. Vous pouvez \u00e9galement avoir deux h\u00f4tes qui peuvent communiquer entre eux ainsi qu’avec le public. Cela peut \u00eatre assez efficace si les deux h\u00f4tes ont de bons rapports.<\/p>\n
5) Choisir les fournisseurs<\/h3>\n
Vous pouvez croire qu’un \u00e9v\u00e9nement virtuel ne n\u00e9cessite l’utilisation d’aucun fournisseur. Il y a des fournitures n\u00e9cessaires pour chaque type d’\u00e9v\u00e9nement virtuel. Plut\u00f4t que de r\u00e9p\u00e9ter dix fois le m\u00eame mod\u00e8le d’\u00e9v\u00e9nement virtuel, il est avantageux de sortir des sentiers battus et d’obtenir les bons fournisseurs. Il existe cependant des dizaines de nouveaux excellents fournisseurs d’\u00e9v\u00e9nements virtuels qui veillent \u00e0 ce que votre \u00e9v\u00e9nement virtuel se d\u00e9marque.<\/p>\n
6) Faites de la marque de votre \u00e9v\u00e9nement virtuel la principale priorit\u00e9<\/h3>\n
Les \u00e9v\u00e9nements virtuels doivent \u00eatre promus de la m\u00eame mani\u00e8re que les \u00e9v\u00e9nements traditionnels en direct. Du nom et du sujet \u00e0 la conception du site Web et \u00e0 l’apparence sur place, le marketing de votre \u00e9v\u00e9nement donne le ton \u00e0 votre \u00e9v\u00e9nement. Un marketing \u00e9v\u00e9nementiel solide sert \u00e9galement de vision pour votre \u00e9v\u00e9nement et aide \u00e0 le diriger dans la bonne direction.<\/p>\n
C’est l\u00e0 que les m\u00e9dias sociaux sont utiles. Oui, il existe les techniques traditionnelles de publication sur Facebook et Twitter. Vous devez cependant aller au-del\u00e0 de cela et int\u00e9grer d’autres voies. Vous devez toucher votre public via des plateformes num\u00e9riques, que ce soit par le biais de publicit\u00e9s payantes ou de marketing sur les r\u00e9seaux sociaux \u00e0 propos de votre \u00e9v\u00e9nement. Pour obtenir une participation maximale, int\u00e9grez le lien d’inscription ou de participation \u00e0 l’\u00e9v\u00e9nement \u00e0 votre marketing. Des liens vers d’autres contenus, tels que des profils de conf\u00e9renciers, des Vlogs ou une vid\u00e9o de formation sur la fa\u00e7on de se connecter \u00e0 la diffusion, peuvent \u00e9galement \u00eatre inclus dans les publications sur les r\u00e9seaux sociaux<\/p>\n
Informer et instruire le public sur l’\u00e9v\u00e9nement sera crucial pour sensibiliser, \u00e9duquer le public et inciter les gens \u00e0 y assister. Vous pouvez \u00e9galement utiliser Instagram ou Facebook pour montrer aux t\u00e9l\u00e9spectateurs l’emplacement de l’\u00e9v\u00e9nement virtuel.<\/p>\n
Lorsqu’il s’agit de branding \u00e9v\u00e9nementiel, cela implique g\u00e9n\u00e9ralement :<\/p>\n
- \n
- Le nom de l’\u00e9v\u00e9nement\u00a0:<\/strong> le nom de votre \u00e9v\u00e9nement est la premi\u00e8re chose que les participants verront, il doit donc exprimer votre vision de l’\u00e9v\u00e9nement.<\/li>\n
- Th\u00e8me :<\/strong> Un nom ne peut pas raconter toute l’histoire. Un th\u00e8me est fr\u00e9quemment utilis\u00e9 pour relier un \u00e9v\u00e9nement ensemble. Il comprend des couleurs, des dessins et des logos.<\/li>\n
- E-mail, signalisation, d\u00e9coration sur site: bien<\/strong> que tous les points de contact n’aient pas besoin d’\u00eatre hyper-marqu\u00e9s, certains le font. L’\u00e9l\u00e9ment individuel doit fonctionner ensemble pour compl\u00e9ter l’histoire globale<\/li>\n<\/ul>\n
7) Pr\u00e9parez-vous \u00e0 l’avance aux erreurs techniques<\/h3>\n
Le probl\u00e8me le plus important avec les \u00e9v\u00e9nements virtuels est la possibilit\u00e9 de difficult\u00e9s techniques et d’erreurs avant ou, pire encore, pendant l’\u00e9v\u00e9nement. Ainsi, avant de commencer votre \u00e9v\u00e9nement, vous devez identifier tous les instruments et \u00e9quipements technologiques que vous utiliserez, ainsi que tout probl\u00e8me potentiel qui pourrait en r\u00e9sulter, tel qu’un dysfonctionnement de la cam\u00e9ra. Vous aurez besoin de cam\u00e9ras de rechange comme sauvegarde dans cette circonstance. Lors de la planification d’\u00e9v\u00e9nements virtuels, identifiez et pr\u00e9parez-vous \u00e0 tous les \u00e9v\u00e9nements inattendus et impr\u00e9vus.<\/p>\n
8) Effectuer des tests avec le haut-parleur<\/h3>\n
Vous ne saurez jamais les vraies difficult\u00e9s et leur impact \u00e0 moins de tester et d’essayer les processus et proc\u00e9dures, peu importe combien vous planifiez et vous pr\u00e9parez pour les pires sc\u00e9narios. Effectuez des tests sans pr\u00e9sence avant l’\u00e9v\u00e9nement virtuel pour vous assurer que tout est en ordre et pour identifier tout d\u00e9faut ou probl\u00e8me impr\u00e9vu. Vous pouvez \u00e9galement avoir un briefing avec vos conf\u00e9renciers, participants, artistes et autres sur la fa\u00e7on de progresser, les pauses entre les deux, la fa\u00e7on de g\u00e9rer les \u00e9v\u00e9nements inattendus et certains \u00e9v\u00e9nements plus cruciaux.<\/p>\n
9) Suivi avec les participants et le public<\/h3>\n
Apr\u00e8s l’\u00e9v\u00e9nement, \u00e9laborez un rapport de pr\u00e9sence et partagez des enregistrements ou des ressources qui ont \u00e9t\u00e9 discut\u00e9s avec les participants, menez une enqu\u00eate pour recueillir les commentaires des participants qui peuvent vous aider \u00e0 organiser et \u00e0 annoncer de futurs \u00e9v\u00e9nements virtuels. Vous pouvez obtenir des commentaires sur les activit\u00e9s, l’ordre du jour et les objectifs de l’\u00e9v\u00e9nement, ainsi que sur l’exp\u00e9rience du public avec l’\u00e9v\u00e9nement. Cela vous aidera \u00e0 comparer vos performances aux r\u00e9sultats attendus d’\u00e9v\u00e9nements simul\u00e9s. Vous recevrez \u00e9galement de pr\u00e9cieux commentaires sur l’atteinte ou non des objectifs.<\/p>\n
Conclusion pour la planification d’\u00e9v\u00e9nements virtuels\u00a0:<\/h4>\n
Gardez ces pratiques d’\u00e9v\u00e9nement virtuel \u00e0 l’esprit.<\/p>\n
- \n
- Lorsqu’il s’agit de planifier un \u00e9v\u00e9nement virtuel, vous devriez commencer d\u00e8s que possible.<\/li>\n
- Suivez les recommandations critiques et pr\u00e9cieuses mentionn\u00e9es ci-dessus pour cr\u00e9er un \u00e9v\u00e9nement virtuel \u00e0 partir de z\u00e9ro et en faire un succ\u00e8s.<\/li>\n
- Chaque \u00e9v\u00e9nement a des objectifs, des d\u00e9penses et des publics diff\u00e9rents ; avec autant de pi\u00e8ces mobiles, avoir un saut sur les choses assure une fin en douceur<\/li>\n
- Il est important de consid\u00e9rer la valeur de la production. Les participants seront plus engag\u00e9s dans une session si elle est bien produite.<\/li>\n
- Tenez compte de la dur\u00e9e de la s\u00e9ance. Gardez les sessions plus courtes que vous ne le feriez lors d’un \u00e9v\u00e9nement en personne si le format du contenu ne change pas et n’est pas convaincant.<\/li>\n
- Testez votre technologie et planifiez \u00e0 l’avance pour enregistrer les sessions qui seront disponibles \u00e0 la demande.<\/li>\n
- Formez les conf\u00e9renciers avant l’\u00e9v\u00e9nement virtuel et assurez-vous que leur \u00e9quipement est en bon \u00e9tat.<\/li>\n<\/ul>\n
Gestionnaire d’\u00e9v\u00e9nements WP<\/h4>\n
Si vous souhaitez planifier un \u00e9v\u00e9nement virtuel, vous devez en effet demander l’aide du gestionnaire d’\u00e9v\u00e9nements WP. Lorsqu’il s’agit de pr\u00e9parer votre \u00e9v\u00e9nement virtuel, ils vous soutiennent, des billets \u00e0 la publicit\u00e9 de l’\u00e9v\u00e9nement. Le gestionnaire d’\u00e9v\u00e9nements WP est une plate<\/a> – forme d’\u00e9v\u00e9nements virtuels abordable<\/a> qui utilise ses fonctionnalit\u00e9s avanc\u00e9es pour ajouter des capacit\u00e9s de liste d’\u00e9v\u00e9nements \u00e0 votre site WordPress. Il est facile de cr\u00e9er et de personnaliser des \u00e9v\u00e9nements virtuels ou hybrides avec WP Event Manager.<\/p>\n
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- Th\u00e8me :<\/strong> Un nom ne peut pas raconter toute l’histoire. Un th\u00e8me est fr\u00e9quemment utilis\u00e9 pour relier un \u00e9v\u00e9nement ensemble. Il comprend des couleurs, des dessins et des logos.<\/li>\n
- Le nom de l’\u00e9v\u00e9nement\u00a0:<\/strong> le nom de votre \u00e9v\u00e9nement est la premi\u00e8re chose que les participants verront, il doit donc exprimer votre vision de l’\u00e9v\u00e9nement.<\/li>\n