Wybierasz miejsce wydarzenia? Rozważ te 10 ważnych rzeczy

Pierwszym zadaniem każdego event managera jest znalezienie idealnego miejsca na wydarzenie. Wybór idealnego miejsca wydarzenia nie jest prostym zadaniem, a im więcej uczestników, tym trudniejsze staje się to. Jedzenie i rozrywka to podstawowe zmienne, ale miejsce to wyznacza scenę i wpływa na wrażenia gości bardziej niż cokolwiek innego.

Przy wyborze miejsca na wydarzenie trzeba się zastanowić. Wiele zależy od wyboru miejsca wydarzenia.

Oto najważniejsze rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze miejsca wydarzenia na specjalne wydarzenie.

1. Lokalizacja i dostępność

   Lokalizacja jest najważniejszą kwestią przy wyborze miejsca wydarzenia. Ponieważ ma to wpływ na to, kto uczestniczy w Twoim wydarzeniu. Jeśli Twoje miejsce znajduje się w niepożądanej lokalizacji, która nie jest łatwo dostępna, liczba osób, które się pojawią, będzie ograniczona. Ponadto, jeśli wybierzesz miejsce wydarzenia w sercu miasta lub innej znanej okolicy, będzie to drogie. Informacje związane z miejscem wydarzenia powinny być łatwo dostępne dla uczestników, aby mogli znaleźć miejsce. Zastanów się również, czy jest tam dostępny transport publiczny.

2. Parking

   Dla wielu osób parkowanie jest kluczowym czynnikiem decydującym o tym, czy wezmą udział w Twoim wydarzeniu. Niektórzy ludzie niechętnie zostawiają swój pojazd na otwartej przestrzeni lub płacą za miejsce. Idealne jest miejsce na imprezy z parkingiem. Uwzględnij również parkowanie samochodu, aby ułatwić uczestnikom. Jeśli miejsce wydarzenia nie ma parkingu, upewnij się, że w pobliżu znajduje się miejsce, w którym można pozwolić ludziom zaparkować swoje pojazdy.

3. Pojemność

   Zanim zapewnisz sobie miejsce, upewnij się, że liczą się oczekiwani uczestnicy. Niektóre witryny są bardzo ładne, ale ze względu na ograniczenia przestrzenne nie można ich wybrać. Na 250-osobowej przestrzeni zmieścisz 500 osób. A jeśli Twoje wydarzenie oferuje przekąski lub jedzenie, musisz również zadbać o czynnik frekwencji. Jeśli nie masz pewności co do oczekiwanej frekwencji, zawsze możesz uzyskać informacje zwrotne w swoich mediach społecznościowych lub na stronie internetowej za pośrednictwem różnych ankiet i przykładowych odpowiedzi na pytania.

4. Usługi

   Przed wyborem miejsca poznaj swoje potrzeby związane z wydarzeniem. Jakich usług potrzebuje Twoja impreza? Czy musi podawać napoje i jedzenie? Czy potrzebuje wysokiej klasy nagłośnienia? Czy potrzebuje dużo mebli? Czy obecny jest kluczowy sprzęt? Musisz uporządkować wymagania swojego wydarzenia i mieć na uwadze usługi świadczone przez miejsce.

5. Układ

   Najlepiej byłoby, gdybyś sfinalizował również różne działania, które będą miały miejsce na twoim wydarzeniu. Musisz dostosować swoje działania i przebieg wydarzeń do układu swojego miejsca. Wiedz, czy potrzebujesz różnych podłóg, aby wykonywać swoje czynności. Załóżmy, że organizujesz baby shower. Upewnij się, że są miejsca na różne zajęcia, takie jak fotobudka, główny stół skierowany do wszystkich. Upewnij się, że wszystko się zgadza.

6. Atmosfera

   Niezależnie od tego, czy organizujesz urodziny, czy warsztaty firmowe, upewnij się, że Twoja stylizacja i dekoracje są na miejscu. Jeśli jest to przyjęcie urodzinowe, powinno się tak czuć. Motyw powinien być odpowiedni na przyjęcie urodzinowe. Jeśli organizujesz imprezę firmową, temat miejsca powinien przekazywać profesjonalne przesłanie.

7. Koszt

   Wszystko sprowadza się do pieniędzy. Twoje miejsce pochłonie znaczną część Twojego budżetu, więc wcześniej przeznacz wszystko na niezbędną gotówkę. Jedzenie i dekoracje również zabiorą ci sporo pieniędzy. Zaplanuj więc wszystko z wyprzedzeniem iw ramach swojego budżetu.

8. Elastyczność w terminie wydarzenia

   Elastyczność terminów wydarzeń to najlepszy sposób na negocjacje z właścicielami obiektów. Jeśli mają otwarte daty wydarzeń, mogą zapewnić Ci lepszą ofertę. Mogą nawet zapewnić ci zniżkę, jeśli dobrze zagrasz swoją kartą.

9. Akustyka

   Impreza może być zbyt głośna lub niesłyszalna, to z powodu złej akustyki. Upewnij się wcześniej, że miejsce zapewni Ci niezbędne nagłośnienie i przetestowane mikrofony. Niski sufit może sprawić, że miejsce będzie głośne. Z drugiej strony, ogromne miejsce w magazynie może powodować echa.

10. Technologia

    Zapotrzebowanie na technologię zależy od wydarzenia. Jeśli masz imprezę firmową, twoi prezenterzy będą potrzebować ekranów projekcyjnych. Jeśli są wykonawcy, będą potrzebować systemów oświetleniowych. I w końcu każdy potrzebuje dobrego dźwięku. Mądrze jest zastanowić się, jakie atrakcje i zajęcia będą organizowane na Twoim wydarzeniu.

Menedżer wydarzeń WP

Sfinalizuj miejsce wydarzenia. Następnie nadszedł czas, aby stworzyć stronę wydarzenia, aby sprzedawać bilety i promować wydarzenie. Aby zaangażować uczestników, musisz upewnić się, że Twoja witryna jest idealna. Witryna WordPress jest idealna dla witryn eventowych. WordPress ma mnóstwo gotowych wtyczek. Jednak WP Event Manager jest najlepszy do zarządzania Twoimi wydarzeniami. Ta wtyczka ma wbudowaną możliwość dostosowywania szablonów zgodnie z potrzebami Twoich wydarzeń. Otrzymasz wiele widoków, formularze front-end i możliwość łatwej klasyfikacji zdarzeń.

Wniosek

Zwykle wybór idealnego miejsca na wydarzenie to duża i krytyczna decyzja. Nada tempo i ton całej imprezie. Jeśli Twoje miejsce nie spełnia potrzeb wydarzenia, Twoja reputacja ucierpi. Jak wspomniano powyżej, przy wyborze najlepszego miejsca imprezy należy wziąć pod uwagę mnóstwo rzeczy. Tak więc, jeśli myślisz o wyżej wymienionych punktach podczas prowadzenia badań, znajdziesz najlepsze miejsce na swoje wydarzenie.