Управление корпоративным контентом (ECM): что это такое и лучшие системы в 2020 году
По мере роста вашего бизнеса растет и количество вашего контента. У вас есть больше сообщений в блогах, больше веб-страниц, больше документов, больше видео, больше писем, больше форм, больше таблиц, больше презентаций, больше файлов персонала, больше опросов, больше счетов – вы поняли.
Это особенно верно на уровне предприятия. Когда тысячи людей работают вместе, часто в разных частях мира, очень важно обмениваться информацией. Проблема в том, что этим контентом делятся разными способами – по электронной почте, в Slack, по факсу, Dropbox, на жестком диске или лично, – что становится трудно управлять им или даже знать, где его найти.
Это приводит к множеству ручных процессов, плохо документированным рабочим процессам и отключенным устаревшим системам – все это может помешать росту вашей организации.
Здесь на помощь приходит управление корпоративным контентом. ECM-система поможет вам сократить время и ресурсы, которые вы тратите на управление неструктурированными данными, за счет их хранения в одном месте. Таким образом, любой сотрудник вашей организации сможет находить, получать доступ и использовать информацию, необходимую для выполнения своей работы, и делать ее хорошо.
Давайте подробнее рассмотрим, что такое ECM и система ECM ниже.
Что такое управление корпоративным контентом (ECM)?
Управление корпоративным контентом – это процесс сбора, организации и совместного использования контента на уровне предприятия наиболее эффективным, последовательным и безопасным способом. Этот контент хранится в одном месте, известном как система управления корпоративным контентом, поэтому к нему можно легко получить доступ и повторно использовать по разным каналам.
Это похоже на систему управления контентом, только более сложную. Система ECM должна управлять всем контентом в организации – не только веб-страницами и сообщениями в блогах, но и электронными письмами, бизнес-документами, материалами для адаптации, обучающими видео, счетами, таблицами Excel, сканированными изображениями и многим другим. Он также должен обеспечить масштабируемость этого контента для использования на всем предприятии.
Для этого ECM-системы объединяют надежный набор технологий, рабочих процессов и стратегий, которые компания может использовать для цифрового управления своей информацией. Они также обычно поддерживают интеграцию с другими инструментами и системами, которые могут помочь упростить доступ к корпоративному контенту и его использование на любом этапе жизненного цикла контента.
Большинство ECM-систем сочетают или поддерживают интеграцию с различными программными инструментами, помогающими организовывать неструктурированный контент и управлять им. Это включает в себя:
- Инструменты больших данных для хранения и анализа неструктурированных и структурированных данных
- Аналитика, интеллектуальный анализ данных, информационные панели и инструменты отчетности, которые помогают компаниям разобраться в своих структурированных и неструктурированных данных
- Инструменты интеграции данных для объединения данных из разрозненных источников в одно приложение
- Инструменты управления информацией для отслеживания структурированных и неструктурированных корпоративных данных на протяжении всего их жизненного цикла
- Инструменты поиска и индексирования для извлечения информации из файлов с неструктурированными данными, таких как документы, веб-страницы и фотографии
В идеале ваша ECM-система должна обеспечивать достаточную встроенную функциональность и гибкость, чтобы помочь вам автоматизировать повторяющиеся задачи, такие как ввод данных, выявление узких мест и оптимизировать процессы и рабочие процессы на предприятии. Таким образом вы сможете лучше сотрудничать, повысить производительность, улучшить качество обслуживания клиентов и стимулировать рост предприятия.
Ниже мы рассмотрим некоторые из лучших систем ECM, которые могут помочь вам в достижении этих целей.
Лучшие системы управления корпоративным контентом
- CMS Hub
- Laserfiche
- Shopify Плюс
- IBM FileNet Content Manager
- Magento Commerce
- DocStar ECM
- Adobe Experience Manager
Ниже мы рассмотрим рейтинги G2, функции и цены каждой из этих систем ECM. Обратите внимание, что некоторые компании не включали информацию о ценах на свои страницы продуктов. В этом случае есть информация о ценах, включенная со стороннего сайта, отмеченная звездочкой. Вы можете запросить точное ценовое предложение в компании, заполнив форму на их сайте.
1 CMS Hub Enterprise
Рейтинг G2: 4,3 из 5 звезд
CMS Hub Enterprise дает вам полный контроль над своим контентом и пользователями на двух доменах бренда. Вы можете ограничить свои страницы, размещенные на HubSpot, и сообщения в блогах только для участников. Вы можете настроить CDN для управления доступом внешних посетителей к вашему контенту, размещенному на HubSpot, для дополнительного уровня защиты. Вы даже можете создавать контент на HubSpot и доставлять его посетителям в домене или подкаталоге, не размещенном на HubSpot.
Внутри вы можете предоставить своим командам различные разрешения для сообщений в блогах, страниц, электронных писем, форм, CTA, списков или рабочих процессов в зависимости от их роли, региона и других демографических характеристик, чтобы они могли видеть и редактировать только то, что им подходит. Вы также можете отслеживать, какие изменения были внесены в контент HubSpot, включая страницы, модули, блоги, изображения, призывы к действию и т.д., И кем.
Вы можете организовать этих пользователей на нескольких уровнях в зависимости от команды, региона, бизнес-единицы, бренда или любого другого измерения, чтобы отразить иерархическую структуру вашего бизнеса. И вы можете назначить этим пользователям учетные данные для единого входа, чтобы упростить процесс входа в систему, одновременно повышая безопасность и сохраняя контроль над тем, кто имеет доступ к платформе HubSpot.
Используя общедоступный API, вы можете создавать настраиваемые панели мониторинга для вашего контента, размещенного на HubSpot, для отслеживания его производительности. Это также позволит вам не только измерять, как сайт работает с течением времени, но также отслеживать ошибки, о которых сообщают ваши клиенты, определять области сайта с низкой или высокой посещаемостью и видеть общее время безотказной работы сайта в любой заданный период.. Предупреждения кода также помогут вам определить ошибки инфраструктуры или дизайна, которые могут привести к сбою страницы, замедлению работы вашего сайта или нарушению взаимодействия с клиентами из-за ошибок в синтаксисе, HubL или отсутствующих тегов.
Наконец, вы можете использовать бессерверные функции на базе AWS Lambda для добавления интерактивных элементов, таких как регистрации событий, гостевые книги и динамические калькуляторы, в контент, размещенный на HubSpot, без необходимости настраивать внешний сервер, сертификат SSL или процесс передачи данных.
Все эти функции также входят в верхнюю часть уровня Professional, который включает темы веб-сайтов, адаптивные редакторы с перетаскиванием, рекомендации SEO, создание многоязычного контента, построитель отчетов об атрибуции контактов, а также круглосуточный мониторинг и обнаружение угроз. Это означает, что вы можете управлять корпоративным контентом там же, где вы его создаете.
Стоимость: 900 долларов в месяц.
2 Laserfiche
Рейтинг G2: 4,5 из 5 звезд
Laserfiche разработан, чтобы помочь вашему предприятию в трех основных областях: автоматизация процессов, управление контентом и платформенные услуги.
С Laserfiche вы можете в цифровом виде собирать, защищать и упорядочивать весь бумажный, цифровой и мобильный контент на предприятии, включая документы, изображения, видео и многое другое.
Вы можете сотрудничать с людьми в организации и за ее пределами, устанавливая правила управления записями для обеспечения соответствия и безопасности на предприятии. Вы можете исключить ручные процессы с помощью рабочих процессов на базе искусственного интеллекта и электронных форм. А с помощью встроенных инструментов отчетности и аналитики вы можете выявить неэффективность и скрытые возможности.
В совокупности эти функции могут помочь вам повысить производительность, улучшить взаимодействие с пользователем и оптимизировать ваши операции.
Вы также можете интегрировать свою систему планирования ресурсов предприятия (ERP), CRM и другие приложения, используя роботизированную автоматизацию процессов и инструменты, не требующие программирования. Интеграция этих инструментов может помочь заполнить пробелы в продукте Laserfiche для лучшего управления вашими клиентами и бизнесом.
Стоимость: 60 долларов США за пользователя в месяц *.
3 Shopify Plus
Рейтинг G2: 4,4 из 5 звезд
Shopify Plus разработан, чтобы помочь предприятиям уровня предприятия в сфере электронной коммерции обеспечить беспрепятственный шоппинг для своих клиентов.
С помощью простого в использовании редактора магазина Shopify вы можете добавить дополненную реальность, видео и 3D на страницы продуктов, чтобы воспроизвести личный опыт розничной торговли. Вы можете полностью настроить оформление заказа с помощью индивидуальных скидок и тарифов на доставку, чтобы сделать его более быстрым и привлекательным для всех ваших клиентов. Или вы можете позволить клиентам пропустить корзину и покупать прямо со страницы продукта, используя предпочитаемый способ оплаты, используя ускоренную оплату одним касанием.
Вы также можете запускать рекламные акции по нескольким каналам, автоматизировать скидки на определенные продукты или целые линейки продуктов, а также планировать продажи, выпуск продуктов и пополнение запасов.
Приложения, включая Launchpad, Shopify Flow и Scripts, а также сторонние интеграции позволят вам автоматизировать настройку и расширить общую функциональность вашего сайта. Вы можете, например, подключить свою CMS к платформе Shopify Plus, которая поможет вам создавать контент и управлять им во время продаж. Вы также можете подключить другие бизнес-инструменты и системы, такие как CRM и ERP, чтобы иметь все необходимые инструменты на одной платформе.
Поскольку Shopify Plus заботится о технических аспектах работы интернет-магазина на уровне предприятия, вы можете сосредоточиться на розничной торговле.
Цена: минимум 2000 долларов в месяц. Как только вы превысите определенный порог ежемесячного дохода, вы будете платить процент от этого дохода. *
4 IBM FileNet Content Manager
Рейтинг G2: 4,0 из 5 звезд
С помощью IBM FileNet Content Manager вы можете управлять всем своим контентом из любого источника. Платформа использует ИИ для получения глубокого анализа неструктурированного контента, такого как видео. Вы также можете поделиться своим контентом с внешними пользователями без ущерба для согласованности, организации или безопасности. Вы также можете извлекать ценную информацию из такого контента, как счета, видео и другие неструктурированные документы.
IBM FileNet Content Manger может быть интегрирован с CMS, CRM и другими приложениями как внутри, так и вне набора продуктов IBM. Это может позволить вам создать микросайт, отслеживать посетителей и выполнять другие бизнес-задачи. Но интеграция требует, чтобы вы использовали инструменты кодирования и современные API-интерфейсы GraphQL, и эти части не всегда хорошо работают вместе.
Хотя это решение превосходно с точки зрения безопасности, классификации, организации и шифрования, его непросто использовать, расширять или обновлять даже для разработчиков со специальными знаниями.
Ценообразование: необходимо связаться с продавцом для получения предложения
5 Magento Commerce
Рейтинг G2: 3,9 из 5 звезд
Magento Commerce – это размещенная платформа электронной коммерции, такая как Shopify Plus. Он предлагает многие из тех же функций, включая мгновенные покупки, сегментацию и персонализацию клиентов, а также автоматическое управление запасами.
Что отличает Magento от других, так это его более надежные функции создания контента. В дополнение к построителю страниц с перетаскиванием, он также поставляется с инструментами подготовки и предварительного просмотра контента, чтобы ваши команды могли легко создавать, просматривать, планировать и обновлять контент. Этот контент может быть адаптирован для клиентов на основе таких свойств, как их местоположение, пол, история заказов, пожизненная стоимость покупки, элементы списка желаний и т.д., Чтобы предоставить им персонализированный опыт покупок на настольных компьютерах и мобильных устройствах. Вы также можете установить автоматические правила, чтобы определять, какие продукты представлять в качестве дополнительных, перекрестных и сопутствующих продуктов различным сегментам клиентов.
Хотя эти функции могут помочь повысить ваши коэффициенты конверсии, их может быть сложно найти и настроить, поскольку панель управления Magento менее интуитивно понятна, чем Shopify Plus и другие системы ECM. Например, для загрузки доступно более 5000 расширений, но они не являются инструментами plug-and-play, которые можно активировать и деактивировать. Вместо этого их нужно вручную закодировать в вашем Magento Commerce API. Это означает, что изучение платформы и настройка магазина займет больше времени.
Стоимость: примерно 2000 долларов в месяц *
6 DocStar ECM
Рейтинг G2: 3,7 из 5 звезд
DocStar ECM, разработанный для средних организаций с численностью сотрудников более 100–1000 человек, помогает бизнесу расти за счет интеллектуального сбора данных, рабочего процесса и поиска.
DocStar позволяет вам захватывать, хранить и управлять вашими бумажными документами, а также файлами любого собственного типа, включая .wav, .pdf, .jpg, .html и др., В электронном виде из любого места и на любом устройстве. Вы можете создавать и обрабатывать электронные формы, назначать разрешения пользователям, выполнять поиск по всему репозиторию контента по ключевым словам и создавать собственные рабочие процессы с помощью технологии перетаскивания.
Вместе эти функции помогут уменьшить количество ошибок, улучшить совместную работу и повысить производительность при соблюдении корпоративных или нормативных требований.
Поскольку его основное внимание уделяется данным, он обращается к корпоративным компаниям в сфере здравоохранения, производства, образования, государственного управления, банковского дела и страхования. Но DocStar может интегрироваться с вашими существующими программными приложениями, включая ERP и CRM, чтобы помочь вам лучше управлять своими пользователями и клиентами в дополнение к вашим данным.
Ценообразование: необходимо связаться с продавцом для получения предложения
7 Adobe Experience Manager
Рейтинг G2: 3,7 из 5 звезд
Adobe Experience Manager предназначен для объединения управления цифровыми активами с мощью системы управления контентом.
С помощью Adobe Experience Manager вы можете создавать и повторно использовать цифровые активы (известные как «фрагменты контента и опыта») на разных каналах и устройствах, чтобы упростить создание контента. Эти фрагменты – в сочетании с интеграцией данных, управлением коммуникациями и расширенными функциями таргетинга и настройки – позволят вам предоставить своим посетителям персонализированный опыт.
Вы также можете использовать ИИ для автоматизации тегов, рабочих процессов и распространения контента, чтобы ваши команды работали лучше и быстрее вместе. Наконец, благодаря модульной архитектуре Adobe вам никогда не придется планировать обновления продуктов или беспокоиться о простоях. Платформа предназначена для автоматического масштабирования в течение нескольких секунд, чтобы вы оставались на максимальной производительности.
Стоимость: от 250 000 до 1 миллиона долларов в год *
Лучшее управление и хранение вашего контента
Любая из перечисленных выше систем ECM поможет вам найти, управлять, хранить и использовать все ваши данные в одном месте. Чтобы выбрать решение, которое поможет вам принимать более обоснованные бизнес-решения, убедитесь, что его возможности соответствуют потребностям и целям вашего предприятия. Вам может потребоваться решение не только с инструментами бизнес-аналитики, но и с инструментами для создания веб-сайтов, SEO и разработки, чтобы вы могли максимизировать свои цифровые усилия на платформе «все в одном».
Источник записи: https://blog.hubspot.com