Ülim ja autentne virtuaalse sündmuste planeerimise kontrollnimekiri | WP E

Ilma planeerimise ja määratletud strateegiate nõuetekohase elluviimiseta ei suuda te oma virtuaalseid üritusi avalikkuse või potentsiaalsete osalejate seas populaarseks muuta. Kas soovite teada virtuaalse ürituse planeerimise kontrollnimekirja kohta eduka sündmuse jaoks?

Siin oleme uurinud korraldatud ürituste planeerimise kontrollnimekirja, millel peate planeerimisetapis silma peal hoidma.

Valige ja vaadake üle oma virtuaalse sündmuse metoodikad ja tehnoloogiad

Virtuaalsetest sündmustest rääkimine mängib teie määratletud strateegiate planeerimisel ja hindamisel sündmuste õnnestumisel väga olulist rolli. Mis puudutab virtuaalset ürituste planeerimist, siis peamine asi, mida jälgida, on selliste tehnoloogiate ja metoodikate kasutamine, millega teie osalejad saavad hõlpsasti kohaneda.

Sel põhjusel peate tegema koostööd läbiviijate, esinejate ja ülejäänud ürituse meeskonnaga, et määratleda eesmärgid ja kavandada programm õigeaegselt kindlaksmääratud meetoditega. See virtuaalse sündmuste planeerimise tase võimaldab kujundada individuaalse ja interaktiivse virtuaalse kogemuse koos asjakohase sisuga, mis tõmbab tähelepanu. Mõned kasulikud küsimused sündmuste planeerimise kontrollnimekirja lähtepunktiks:

• Kui palju aega on avalikkusel osalemiseks?
• Kas nad on uute tehnoloogiatega vilunud?
• Millise seadme või seadmete abil minu vaatajaskonna liikmed tavaliselt ühenduse loovad?
• Mida minu avalikkus on huvitatud õppimisest/harjumisest/täiendamisest?
• Kas nad peavad üksteisega suhtlema või saavad nad töötada individuaalselt?

See esialgne diagnoos võimaldab teil määrata sündmuse dünaamika ja teha kindlaks, kas seda tehakse sünkroonselt (reaalajas suheldes video, heli ja vestluse kaudu).

Ürituste planeerimise kontrollnimekiri Põhipunktid:

1 Tehke kindlaks platvorm, mis sobib teie eesmärkidega kõige paremini

Kuigi sellised tööriistad nagu Skype, Microsoft Teams või mõni muu veebipõhine eelistatav tööriist aitab koosolekuid või seminare lihtsamaks muuta, peate võib-olla uuenduslikumate ja keerukamate sündmuste jaoks oma platvormi vajaduste haldamiseks valima sellised tööriistad nagu WP Event Manager Plugin. Lisaks kiirsõnumite saatmisele, osalejate registreerimisele ja jälgimisele pakub platvorm Zoom, mis võimaldab teil pidada videokõnesid virtuaalsetes ruumides, väga mugav läbi viia töötubasid või koolitusi ning oma paralleelsete tööseansside modaalsusega ka tegevusi, mis nõuavad osalejatelt rühmadesse jagamine võib olla plusspunkt.

2 Turundusvalikud

Järgmine punkt sündmuste planeerimise kontrollnimekirjas on otsida turundusvõimalusi, mis on teostatavad ja ka ökonoomsed. Turundusplatvormide valimisel pidage meeles olulist rolli, milleks on saada rohkem osalejaid. Saadaval on mitmesuguseid võimalusi, sealhulgas kõige olulisem digitaalne turundus.

Teie ürituste planeerimise kavas peab olema palju digitaalseid platvorme, et vaadata üle ja valida, milline neist on teie konkreetse sündmuse reklaamimiseks kõige mugavam. Saate vaadata seda:

• Facebooki ürituse reklaam
• Sündmuse reklaamimine külalispostituste kaudu
• Digibännerid erinevatel veebisaitidel
• Tasulised reklaamid sotsiaalmeedias

3 Registreerimine ja piletid

Siin on üks olulisemaid asju, mida virtuaalse sündmuste planeerimise kontrollnimekirja koostamisel arvestada. Registreerimine on väga oluline, sest see annab palju teadmisi, sealhulgas:

• Saate hinnata oma üritusel osalejate arvu
• Võimaldab hinnata teenitud tulu
• Aitab teid infrastruktuurinõuetega seotud sündmuste planeerimisel

Registreerimise integreerimiseks oma sündmustesse on mitu võimalust; Lihtne ja tõhus on aga WordPress Event Manager Plugin’i registreerimise lisandmoodul, kuna see võimaldab hõlpsat integreerimist ja hõlpsat registreerimisprotsessi.

Koos registreerimisega peate oma virtuaalse ürituste planeerimise kontrollnimekirja panema "Piletite müük". Selleks ei pea te arendama ühtegi moodulit, mida soovitud eesmärgil oma veebisaidiga integreerida. Seal on palju pluginaid. selle ülesandega toimetulemiseks ning soovitame kasutada pistikprogramme nende hõlpsa kättesaadavuse ja töötamise tõttu.

4 Finantsplaneerimine

Rahandust ja tehnoloogiat peetakse virtuaalsete ürituste korraldamise alustalaks. Seega peate neile virtuaalse sündmuse planeerimise kontrollnimekirja ja elluviimise ajal erilist tähelepanu pöörama. Peate helistama külalisesinejatele, leppima kokku, palkama töötajaid seansside ja korralduste ajal tõrkeotsinguks ning kõigi nende asjade eest peate maksma raha. Nüüd viiakse kogu planeerimine läbi eesmärgiga täita rahalisi nõudeid.

Finantsanalüüsiks virtuaalse sündmuse planeerimise ja sündmuse läbiviimise ajal vajate automaatset süsteemi, mis võimaldab hõlpsat analüüsi. Sarnaselt pakub WordPress Event Manager Plugin oma klientidele juurdepääsu visuaalsele teabele, mis näitab finantsnõudlust ja kulude katmist registreerimiste kaudu.

5 Tagasiside valikud

Viimane, kuid mitte vähem oluline, peab see punkt olema teie sündmuste planeerimise kontrollnimekirjas. Kui soovite oma virtuaalsetele üritustele rohkem osalejaid meelitada, peate kaasama oma publiku soovitused ja tagasiside. Nii saate arendada ja täiustada oma virtuaalset ürituste planeerimist ning korraldada üritusi nii, et avalikkusele meeldib.

Saadaval on palju võimalusi, sealhulgas parim, mis võimaldab klientidel seansi lõpus täita lühikese küsitluse, mis annab teile lõpuks palju vastuseid.

Selle paremaks muutmiseks saate sündmuste planeerimise kontrollnimekirja struktureerida.

Jagasime sündmuste planeerimise kontrollnimekirja kolmeks suuremaks osaks:

1. Enne üritust
2. Ürituse ajal
3. Peale üritust

Igas jaotises käsitleme erinevaid asjade kategooriaid. Näiteks käsitleme esimeses jaotises teemasid "kuidas valida tarkvara/riistvaraplatvorme", "kuidas osalejatega suhelda", "mida registreerimisel arvestada" ja palju muud.

Teises jaotises lisame kategooriad, nagu "seansi voogesituse ajal" ja "kuidas toetada oma sponsoreid ja eksponente". ja teised. Viimases osas kirjeldame "kuidas osalejatega ühendust võtta" ja muid kaalutlusi pärast sündmuse lõppu.

Siin on näide sellest, mida näete virtuaalse sündmuste planeerimise kontroll-loendis.

1 Enne ürituse päeva

1. Ürituse formaadi planeerimine

• Valige otseülekandeks, videote eelsalvestuseks või nende kahe hübriidi kasutamiseks vastavalt sündmuse vajadustele (see on oluline, et otsustada, millist tarkvaraplatvormi kasutada)

• Otsustage, kas üritust tuleks veel mõne päeva võrra pikendada

• Otsustage sisu levitamise strateegia: kas muuta kogu sisu avalikuks või piirduda ainult registreerijatega

• Kui osalejad hõlmavad suuremat geograafilist piirkonda, kaaluge salvestamise seansside kasutamist ja lubage nõudmisel taasesitus

• Valige platvormid:

• Voogesitusplatvorm nagu Zoom

• Osalejate suhtlustööriist. Sõltuvalt teie vajadustest valite kõikehõlmava platvormi, vaid ainult vestluslahenduse, nagu Slack

• Mitmesugused tööriistad: meiliteenus (nt Mailchimp), subtiitrite genereerimine ja tõlgiteenused (vajadusel)

• Otsustage, kas vajate müra/kaja filtreerimiseks kvaliteetseid A/V-seadmeid (nt salvestusseadmeid).

• Arvestage, et teatud teenused ei pruugi mõnes piirkonnas saadaval olla (nt Google/Youtube/Facebook pole Hiinas saadaval)

2 Ürituse ajal

1. Seansi voogesituse ajal

• Seadme ja võrgu kontrollimiseks alustage iga seanssi 15 minutit varem

• Valmistage ette ja reageerige häireteks (nt käitumiskoodeksi rikkumine, voogesituse katkestamine tehniliste probleemide tõttu)

• Vastavalt osalejate video vaigistamine / vaigistuse tühistamine ja keelamine / lubamine

• Koguge ja modereerige veebipõhiseid küsimusi ja vastuseid

• Alustage ja korraldage lõbusaid tegevusi

• Koordineerige võrgumängu, näiteks fotovõistlust

• Alustage virtuaalseid kohtumisi

3 Pärast sündmust

1. Arhiveeritud videote salvestamiseks otsige salvestusteenust
2. Järgige osalejaid

• Saatke osalejate küsitlusi, et koguda nende tagasisidet virtuaalse kogemuse kohta
• Pöörduge esinejate, vabatahtlike ja moderaatorite poole ning väljendage oma tänu nende pingutuste eest sellel erilisel sündmusel
• Pöörduge sponsorite ja eksponentide poole, et tänada neid toetuse eest raskel ajal ja vaadata, kas nad saavutasid oma eesmärgi

Järeldus

Kui te pole neid asju viimaste sündmuste jaoks oma ürituste planeerimise kontrollnimekirjas hoidnud, proovige neid tulevaste virtuaalsete ürituste jaoks ning jälgige edukuse määra ja klientide tagasisidet. Virtuaalsete sündmuste planeerimisel tuleb kaasata palju muid asju; Siiski oleme teinud selle oma lugejatele väga lühikeseks, et nad saaksid seda hõlpsalt jälgida ja suurendada oma ürituste õnnestumise võimalusi.

Lõpuks võib kõiki neid sündmuste planeerimise kontrollnimekirja punkte hõlpsamini jälgida, kui kasutate oma virtuaalsete sündmuste jaoks WordPressi sündmuste halduri pistikprogrammi.