Lopullinen ja aito virtuaalisen tapahtumasuunnittelun tarkistuslista | WP E

Ilman määriteltyjen strategioiden suunnittelua ja asianmukaista toteutusta et pysty tekemään virtuaalitapahtumistasi suosittuja yleisön tai mahdollisten osallistujien keskuudessa. Haluatko tietää onnistuneen tapahtuman virtuaalisen tapahtumasuunnittelun tarkistuslistasta?

Täällä olemme tutkineet järjestettyä tapahtumasuunnittelun tarkistuslistaa, jota sinun tulee pitää silmällä suunnitteluvaiheessa.

Valitse ja tarkista virtuaalitapahtumasi menetelmät ja tekniikat

Virtuaalisista tapahtumista puhuminen, määrittelemiesi strategioiden suunnittelu ja arviointi ovat erittäin tärkeitä tapahtumien onnistumisen kannalta. Mitä tulee virtuaaliseen tapahtumasuunnitteluun, tärkeintä on tarkkailla sellaisten teknologioiden ja menetelmien käyttöä, joihin osallistujat voivat helposti sopeutua.

Tästä syystä sinun tulee työskennellä yhdessä ohjaajien, esittäjien ja muun tapahtumatiimin kanssa tavoitteiden määrittämiseksi ja ohjelman suunnittelemiseksi ajoissa määritellyin menetelmin. Tämän tason virtuaalinen tapahtumasuunnittelu mahdollistaa yksilöllisen ja vuorovaikutteisen virtuaalisen kokemuksen suunnittelun asiaankuuluvalla sisällöllä, joka kiinnittää huomion. Muutamia hyödyllisiä kysymyksiä tapahtumasuunnittelun tarkistuslistan lähtökohtana:

• Kuinka paljon yleisöllä on aikaa osallistua?
• Ovatko he taitavia uusissa teknologioissa?
• Millä laitteella tai millä laitteilla yleisöni jäsenet yleensä muodostavat yhteyden?
• Mikä yleisöni on kiinnostunut oppimisesta/harjoittelusta/kehittämisestä?
• Pitääkö heidän olla vuorovaikutuksessa keskenään vai voivatko he työskennellä erikseen?

Tämän alustavan diagnoosin avulla voit määrittää tapahtuman dynamiikan ja määrittää, tehdäänkö se synkronisesti (vuorovaikutuksessa reaaliajassa videon, äänen ja chatin kautta).

Tapahtumasuunnittelun tarkistuslista Pääkohdat:

1 Tunnista alusta, joka sopii parhaiten tavoitteisiisi

Vaikka työkalut, kuten Skype, Microsoft Teams tai muut suositeltavat online-työkalut, auttavat muuttamaan kokouksia tai seminaareja yksinkertaisemmiksi, mutta innovatiivisempia ja monimutkaisempia tapahtumia varten saatat joutua valitsemaan työkalut, kuten WP Event Manager Plugin, jotta voit hallita alustatarpeitasi. Zoom-alusta tarjoaa pikaviestinnän, osallistujien rekisteröinnin ja valvonnan lisäksi mahdollistaa videopuheluiden soittamisen virtuaalisissa huoneissa, erittäin kätevän työpajojen tai koulutustilaisuuksien järjestämiseen sekä rinnakkaisten työistuntojen muodon ansiosta aktiviteetteja, jotka edellyttävät osallistujien ryhmiin jakaminen voi olla plussaa.

2 Markkinointivaihtoehdot

Seuraava kohta tapahtumasuunnittelun tarkistuslistalla on etsiä markkinointivaihtoehtoja, jotka ovat myös toteutettavissa ja taloudellisia. Kun valitset markkinointialustoja, pidä tärkeä rooli mielessä, joka on saada lisää osallistujia. Tarjolla on useita vaihtoehtoja, joista tärkein on digitaalinen markkinointi.

Tapahtumasuunnitteluohjelmassasi on oltava lukuisia digitaalisia alustoja, jotta voit tarkistaa ja valita sopivimman tapahtumasi mainostamiseen. Voit katsoa tätä:

• Facebook-tapahtuman promootio
• Tapahtuman mainostaminen vieraspostauksilla
• Digitaaliset bannerit eri verkkosivuilla
• Maksulliset mainokset sosiaalisessa mediassa

3 Ilmoittautumiset ja liput

Tässä on yksi tärkeimmistä asioista, jotka on otettava huomioon tehdessäsi virtuaalista tapahtumasuunnittelun tarkistuslistaa. Rekisteröinnit ovat erittäin tärkeitä, koska ne tarjoavat monia oivalluksia, kuten:

• Voit arvioida osallistujamäärän tapahtumaasi
• Voit arvioida tuotettuja tuloja
• Auttaa sinua infrastruktuurivaatimuksiin liittyvässä tapahtumasuunnittelussa

Voit integroida rekisteröinnin tapahtumiisi useilla tavoilla. Yksinkertaisin ja tehokas niistä on kuitenkin WordPress Event Manager Pluginin rekisteröintilisäosa, koska se mahdollistaa helpon integroinnin ja helpon rekisteröintiprosessin.

Ilmoittautumisten ohella sinun on lisättävä "Lippujen myynti" virtuaalisen tapahtumasuunnittelun tarkistuslistalle. Sitä varten sinun ei tarvitse kehittää mitään moduulia integroitavaksi verkkosivustoosi haluttuun tarkoitukseen. Lisäosia on saatavilla runsaasti. tämän tehtävän hoitamiseen, ja suosittelemme laajennuksien käyttöä niiden helpon saatavuuden ja toimivuuden vuoksi.

4 Taloussuunnittelu

Taloutta ja teknologiaa pidetään virtuaalisten tapahtumien järjestämisen selkärankana. Joten sinun on kiinnitettävä niihin erityistä huomiota virtuaalisen tapahtumasuunnittelun tarkistuslistan ja toteutuksen aikana. Sinun täytyy soittaa vieraileville puhujille, sopia järjestelyistä, palkata henkilökuntaa vianetsintään istuntojen ja järjestelyjen aikana, ja kaikista näistä asioista sinun on maksettava rahaa. Nyt koko suunnittelu toteutetaan tavoitteen ympärille täyttää taloudelliset vaatimukset.

Taloudelliseen analyysiin virtuaalisen tapahtumasi suunnittelun ja tapahtuman toteuttamisen aikana tarvitset automatisoidun järjestelmän, joka mahdollistaa helpon analytiikan. Kuten, WordPress Event Manager Plugin tarjoaa asiakkailleen pääsyn visuaaliseen tietoon, joka näyttää rahoituksen kysynnän ja kustannusten palautumisen rekisteröintien kautta.

5 Palautevaihtoehdot

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, tämä kohta on oltava tapahtumasuunnittelun tarkistuslistallasi. Jotta voit houkutella enemmän osallistujia virtuaalisiin tapahtumiisi, sinun on otettava huomioon yleisösi ehdotukset ja palaute. Näin pystyt kehittämään ja parantamaan virtuaalista tapahtumasuunnitteluasi ja pystyt järjestämään tapahtumia tavalla, josta yleisö haluaa olla.

Vaihtoehtoja on paljon, mukaan lukien paras, jonka avulla asiakkaat voivat täyttää lyhyen kyselyn istunnon lopussa, mikä lopulta saa paljon vastauksia.

Voit jäsentää tapahtumasuunnittelun tarkistuslistan parantaaksesi sitä.

Jaoimme tapahtumasuunnittelun tarkistuslistan kolmeen suureen osaan:

1. Ennen tapahtumaa
2. Tapahtuman aikana
3. Tapahtuman jälkeen

Jokaisessa osiossa käsittelemme erilaisia ​​asioita. Ensimmäisessä osiossa käsitellään esimerkiksi "ohjelmisto-/laitteistoalustojen valintaa", "miten kommunikoida osallistujien kanssa", "mitä on otettava huomioon rekisteröinnin yhteydessä" ja paljon muuta.

Toiseen osioon sisällytetään luokat, kuten "istunnon suoratoiston aikana" ja "miten puolustaa sponsoreita ja näytteilleasettajia". ja muut. Viimeisessä osiossa kuvailemme osallistujien seurantaa ja muita huomioita tapahtuman päätyttyä.

Tässä on esimerkki siitä, mitä näet virtuaalisen tapahtumasuunnittelun tarkistuslistassa:

1 Ennen tapahtumapäivää

1. Tapahtumamuodon suunnittelu

• Valitse suoratoisto, esinauhoita videoita tai käytä näiden kahden yhdistelmää tapahtuman tarpeiden mukaan (tämä on tärkeää päätettäessä, mitä ohjelmistoalustaa käytetään)

• Päätä, pitäisikö tapahtumaa jatkaa muutamalla päivällä

• Päätä sisällön jakelustrategia: tehdäänkö kaikki sisältö julkiseksi vai rajoitetaanko vain rekisteröityjiin

• Jos osallistujat kattavat suuren maantieteellisen alueen, harkitse tallennusistuntoja ja salli tarvittaessa uusinta.

• Valitse alustat:

• Suoratoistoalusta, kuten Zoom

• Osallistujan vuorovaikutustyökalu. Tarpeistasi riippuen valitset kattavan alustan, vain chat-ratkaisun, kuten Slackin

• Muut työkalut: sähköpostipalvelu (esim. Mailchimp), tekstitysten luominen ja tulkkipalvelut (tarvittaessa)

• Päätä, tarvitsetko korkealaatuisia A/V-laitteita, kuten tallennuslaitteita kohinan/kaiun suodattamiseen

• Ota huomioon, että tietyt palvelut eivät ehkä ole saatavilla joillakin alueilla (esim. Google/Youtube/Facebook eivät ole saatavilla Kiinassa)

2 Tapahtuman aikana

1. Istunnon suoratoiston aikana

• Aloita jokainen istunto 15 minuuttia aikaisemmin tarkistaaksesi laitteen ja verkon

• Valmistaudu kaikkiin häiriöihin ja reagoi niihin (esim. käytännesääntöjen rikkominen, suoratoisto keskeytyy teknisten ongelmien vuoksi)

• Mykistä/poista mykistys ja poista/ota käyttöön osallistujien videot vastaavasti

• Kerää ja valvo online-kysymyksiä ja vastauksia

• Aloita ja järjestä hauskoja aktiviteetteja

• Koordinoi online-pelillistämistä, kuten valokuvakilpailua

• Aloita virtuaaliset tapaamiset

3 Tapahtuman jälkeen

1. Etsi tallennuspalvelu arkistoitujen videoiden tallentamiseen
2. Seuraa osallistujia

• Lähetä osallistujakyselyitä kerätäksesi palautetta virtuaalikokemusta varten
• Ota yhteyttä puhujiin, vapaaehtoisiin ja moderaattoreihin ja ilmaise kiitollisuutesi heidän ponnisteluistaan ​​tässä erityisessä tapahtumassa
• Seuraa sponsoreita ja näytteilleasettajia kiittääksesi heitä heidän tuestaan ​​vaikeina aikoina ja katso, saavuttivatko he tavoitteensa

Johtopäätös

Jos et ole säilyttänyt näitä asioita tapahtumasuunnittelun muistilistallasi viimeisten tapahtumien yhteydessä, niin kokeile niitä tulevissa virtuaalitapahtumissasi ja seuraa onnistumisprosenttia ja asiakkaan palautetta. Virtuaalitapahtumien suunnittelussa on otettava huomioon monia muita asioita; Olemme kuitenkin tehneet siitä erittäin lyhyen lukijoillemme, jotta he voivat helposti seurata sitä ja lisätä tapahtumiensa onnistumismahdollisuuksia.

Lopuksi, kaikki nämä tapahtumasuunnittelun tarkistuslistan kohdat voivat olla helpompi seurata, jos käytät WordPress Event Manager -laajennusta virtuaalisiin tapahtumiisi.