Ultimative & authentische Checkliste für die virtuelle Eventplanung | WP E

Ohne Planung und sachgerechte Umsetzung definierter Strategien wird es Ihnen an der Popularität Ihrer virtuellen Events bei der Öffentlichkeit oder den potenziellen Teilnehmern mangeln. Sie möchten sich über die Checkliste zur virtuellen Eventplanung für eine erfolgreiche Veranstaltung informieren?

Hier haben wir eine Checkliste für die Veranstaltungsplanung organisiert recherchiert, die Sie während Ihrer Planungsphase im Auge behalten müssen.

Wählen und überprüfen Sie die Methoden und Technologien für Ihre virtuelle Veranstaltung

Wenn es um virtuelle Events geht, spielen die Planung und Auswertung Ihrer definierten Strategien eine ganz entscheidende Rolle für den Erfolg von Events. Bei der virtuellen Veranstaltungsplanung ist vor allem der Einsatz solcher Technologien und Methoden im Auge zu behalten, an die sich Ihre Teilnehmer leicht anpassen können.

Aus diesem Grund müssen Sie mit den Moderatoren, Moderatoren und dem restlichen Veranstaltungsteam zusammenarbeiten, um Ziele zu definieren und das Programm mit definierten Methoden rechtzeitig zu planen. Diese Ebene der virtuellen Eventplanung ermöglicht die Gestaltung eines individualisierten und interaktiven virtuellen Erlebnisses mit relevanten Inhalten, die Aufmerksamkeit erregen. Einige hilfreiche Fragen als Ausgangspunkt der Checkliste für die Eventplanung:

• Wie viel Zeit hat die Öffentlichkeit zur Teilnahme?
• Sind sie mit neuen Technologien vertraut?
• Über welches Gerät oder welche Geräte verbinden sich Mitglieder meines Publikums normalerweise?
• Was interessiert mein Publikum am Lernen/Üben/Verbessern?
• Müssen sie miteinander interagieren oder können sie einzeln arbeiten?

Anhand dieser ersten Diagnose können Sie die Dynamik des Ereignisses bestimmen und feststellen, ob dies synchron erfolgt (Interaktion in Echtzeit über Video, Audio und Chat).

Checkliste für die Veranstaltungsplanung Wichtige Punkte:

1 Identifizieren Sie die Plattform, die am besten zu Ihren Zielen passt

Obwohl die Tools wie Skype, Microsoft Teams oder andere bevorzugte Online-Tools funktionieren, um Meetings oder Seminare einfacher zu gestalten, müssen Sie jedoch für innovativere und komplexere Veranstaltungen möglicherweise Tools wie das WP Event Manager Plugin auswählen, um Ihre Plattformanforderungen zu verwalten. Die Zoom-Plattform bietet neben Instant Messaging, Registrierung und Überwachung der Teilnehmer auch die Möglichkeit, Videoanrufe in virtuellen Räumen zu führen, sehr bequem Workshops oder Schulungen durchzuführen und mit ihrer Modalität paralleler Arbeitssitzungen Aktivitäten zu tätigen, die von den Teilnehmern verlangt werden in Gruppen aufgeteilt kann ein Pluspunkt sein.

2 Marketingoptionen

Der nächste Punkt auf der Checkliste für die Eventplanung ist die Suche nach machbaren und wirtschaftlichen Vermarktungsmöglichkeiten. Denken Sie bei der Entscheidung für Marketingplattformen an die wesentliche Rolle, die darin besteht, mehr Teilnehmer zu gewinnen. Es gibt eine Vielzahl von Optionen, einschließlich der wichtigsten, die digitales Marketing ist.

Es müssen zahlreiche digitale Plattformen auf Ihrer Veranstaltungsplanungs-Agenda stehen, um zu überprüfen und auszuwählen, welche für Ihre spezielle Veranstaltungswerbung am besten geeignet ist. Das kannst du dir anschauen:

• Facebook-Event-Promotion
• Förderung der Veranstaltung durch Gastbeiträge
• Digitale Banner auf verschiedenen Websites
• Bezahlte Werbung in sozialen Medien

3 Anmeldungen und Tickets

Hier kommt eines der wichtigsten Dinge, die Sie bei der Erstellung einer Checkliste für die virtuelle Veranstaltungsplanung beachten sollten. Registrierungen sind sehr wichtig, da sie viele Einblicke bieten, darunter:

• Lassen Sie sich die Anzahl der Teilnehmer für Ihre Veranstaltung abschätzen
• Ermöglicht die Schätzung des generierten Umsatzes
• Hilft Ihnen bei der Veranstaltungsplanung im Zusammenhang mit Infrastrukturanforderungen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie die Registrierung in Ihre Veranstaltungen integrieren können; Das einfachste und effektivste ist jedoch das Registrierungs-Add-on des WordPress Event Manager Plugins, da es eine einfache Integration und einen einfachen Registrierungsprozess ermöglicht.

Zusammen mit den Registrierungen müssen Sie auf Ihrer virtuellen Eventplanungs-Checkliste "Tickets verkaufen" setzen. Dafür müssen Sie kein Modul entwickeln, das für den gewünschten Zweck in Ihre Website integriert wird. Es gibt viele Plugins im Angebot um diese Aufgabe zu bewältigen, und wir empfehlen die Verwendung von Plugins wegen ihrer einfachen Verfügbarkeit und Funktion.

4 Finanzplanung

Finanzen und Technologie gelten als Rückgrat für die Organisation virtueller Events. Daher müssen Sie während Ihrer Checkliste für die virtuelle Veranstaltungsplanung und -durchführung besonders darauf achten. Sie müssen Gastredner anrufen, Vorkehrungen treffen, Personal für die Fehlerbehebung während der Sitzungen und Vereinbarungen einstellen, und für all diese Dinge müssen Sie Geld bezahlen. Nun wird die gesamte Planung mit dem Ziel durchgeführt, den finanziellen Bedarf zu decken.

Für die Finanzanalyse während Ihrer virtuellen Veranstaltungsplanung und Durchführung der Veranstaltung benötigen Sie ein automatisiertes System, das eine einfache Analyse ermöglicht. So bietet das WordPress Event Manager Plugin seinen Kunden Zugriff auf die visuellen Informationen, die die Nachfrage nach Finanzierung und Kostendeckung durch die Registrierungen zeigen.

5 Feedback-Optionen

Zu guter Letzt müssen Sie diesen Punkt auf Ihrer Checkliste für die Veranstaltungsplanung haben. Um mehr Teilnehmer für Ihre virtuellen Events zu gewinnen, müssen Sie die Vorschläge und das Feedback Ihres Publikums einbeziehen. Auf diese Weise können Sie Ihre virtuelle Veranstaltungsplanung weiterentwickeln und verbessern und Veranstaltungen so organisieren, wie es das Publikum wünscht.

Es stehen viele Optionen zur Verfügung, darunter die beste, die es den Kunden ermöglicht, am Ende der Sitzung die kurze Umfrage auszufüllen, die Ihnen letztendlich viele Antworten einbringt.

Sie können die Checkliste für die Veranstaltungsplanung strukturieren, um sie damit besser zu machen.

Wir haben die Checkliste für die Eventplanung in 3 große Abschnitte unterteilt:

1. Vor der Veranstaltung
2. Während der Veranstaltung
3. Nach dem Event

In jedem Abschnitt behandeln wir verschiedene Kategorien von Dingen. Im ersten Abschnitt behandeln wir beispielsweise „Wie man Software-/Hardware-Plattformen auswählt”, „wie man mit den Teilnehmern kommuniziert”, „was bei der Registrierung zu beachten ist” und mehr.

Im zweiten Abschnitt enthalten wir Kategorien wie „während des Session-Streamings” und „Wie Sie Ihre Sponsoren und Aussteller unterstützen können”. und andere. Im letzten Abschnitt beschreiben wir „wie man mit den Teilnehmern nachgeht” und andere Überlegungen nach dem Ende der Veranstaltung.

Hier ist ein Beispiel dafür, was Sie in der Checkliste für die virtuelle Eventplanung sehen werden:

1 Vor dem Veranstaltungstag

1. Planung des Veranstaltungsformats

• Wählen Sie Livestream, nehmen Sie Videos vorab auf oder verwenden Sie eine Mischung aus beiden, je nach den Anforderungen der Veranstaltung (dies ist wichtig bei der Entscheidung, welche Softwareplattform verwendet werden soll).

• Entscheiden Sie, ob die Veranstaltung um ein paar Tage verlängert werden soll

• Entscheiden Sie die Content-Verteilungsstrategie: ob alle Inhalte öffentlich gemacht oder nur auf Registranten beschränkt werden sollen

• Wenn sich die Teilnehmer über ein übergroßes geografisches Gebiet erstrecken, sollten Sie die Aufzeichnung von Sitzungen in Betracht ziehen und die Wiedergabe bei Bedarf zulassen

• Wählen Sie Plattformen:

• Streaming-Plattform wie Zoom

• Interaktionstool für Teilnehmer. Je nach Bedarf wählst du eine umfassende Plattform, nur eine reine Chat-Lösung wie Slack

• Verschiedene Tools: E-Mail-Dienst (z. B. Mailchimp), Erstellung von Untertiteln und Dolmetscherdienste (falls erforderlich)

• Entscheiden Sie, ob Sie hochwertige A/V-Geräte wie Aufnahmegeräte zum Filtern von Rauschen/Echo benötigen

• Bedenken Sie, dass bestimmte Dienste in einigen Gebieten möglicherweise nicht verfügbar sind (z. B. sind Google/Youtube/Facebook in China nicht verfügbar).

2 Während der Veranstaltung

1. Während des Sitzungsstreamings

• Beginnen Sie jede Sitzung 15 Minuten früher, um das Gerät und das Netzwerk zu überprüfen

• Vorbereiten und Reagieren auf Störungen (z. B. Verstoß gegen Verhaltenskodex, Streaming-Abbruch aufgrund technischer Probleme)

• Stummschalten/Stummschaltung aufheben und Video der Teilnehmer entsprechend deaktivieren/aktivieren

• Sammeln und moderieren Sie Online-Fragen und Antworten

• Starte und organisiere lustige Aktivitäten

• Koordinieren Sie Online-Gamification wie einen Fotowettbewerb

• Virtuelle Treffen starten

3 Nach der Veranstaltung

1. Suchen Sie nach einem Speicherdienst, um die archivierten Videos zu speichern
2. Follow-up mit den Teilnehmern

• Senden Sie Teilnehmerumfragen, um ihr Feedback für die virtuelle Erfahrung zu sammeln
• Erkundigen Sie sich bei Referenten, Freiwilligen und Moderatoren und bedanken Sie sich für ihre Bemühungen bei dieser besonderen Veranstaltung
• Melden Sie sich bei Sponsoren und Ausstellern, um ihnen für ihre Unterstützung in der schwierigen Zeit zu danken und zu sehen, ob sie ihr Ziel erreicht haben

Abschluss

Wenn Sie diese Dinge bei den letzten Events noch nicht auf Ihrer Eventplanungs-Checkliste festgehalten haben, dann probieren Sie sie für Ihre kommenden virtuellen Events aus und beobachten Sie die Erfolgsquote und das Feedback der Kunden. Bei der virtuellen Veranstaltungsplanung sind noch viele andere Dinge einzubeziehen; Wir haben es jedoch für unsere Leser sehr kurz gemacht, damit sie es leicht verfolgen und die Erfolgschancen ihrer Veranstaltungen erhöhen können.

Schließlich können all diese Punkte auf der Checkliste für die Eventplanung einfacher zu befolgen sein, wenn Sie das WordPress Event Manager Plugin für Ihre virtuellen Events verwenden.