À la lumière de tout ce qui se passe dans le monde, la plupart des gens mènent leurs activités en ligne. C’est l’une des options les plus sûres disponibles. Avec des centaines de milliers de tests positifs pour le coronavirus chaque jour, nous ferions mieux de rester à la maison, nous laissant à la merci d’Internet.

Même avant la pandémie, de nombreuses personnes faisaient des affaires en ligne. La facilité d’utilisation l’emporte sur les autres méthodes. Cependant, pour ceux qui ont de nombreux clients commerciaux en ligne, il peut être fastidieux de suivre chaque client. Il y a différents engagements, réunions à tenir et tâches à accomplir.

Comment alors se souvient-on de chaque activité? C’est là qu’un calendrier en ligne est très utile.

Un calendrier en ligne est l’un des outils de productivité indispensables pour quiconque effectue des transactions commerciales via Internet. Il contribue au bon fonctionnement d’une entreprise individuelle ou d’une organisation, selon le cas.

Un calendrier en ligne ne se limite pas au seul suivi des jours. Les autres fonctions incluent la définition de rappels et l’obtention de mises à jour, l’attribution de tâches aux personnes concernées et le suivi des progrès, ainsi que la planification de réunions et la prise de rendez-vous.

Si vous avez utilisé le calendrier traditionnel, il est temps de migrer vers un calendrier en ligne.

Avantages de l’utilisation d’un calendrier en ligne

Il existe divers avantages pour les personnes utilisant un calendrier en ligne .

En voici quelques uns:

Accès multi-utilisateurs et appareils

Un calendrier en ligne peut être consulté par plusieurs utilisateurs tant qu’ils ont l’autorisation. Cela signifie qu’il est facile pour les autres d’obtenir des tâches et de savoir ce qu’on attend d’eux. En outre, un utilisateur peut accéder à un calendrier en ligne sur différents appareils. Il n’est pas limité à un seul appareil.

Par conséquent, vous pouvez utiliser votre calendrier en ligne lors de vos déplacements. Vous n’avez pas à attendre un appareil en particulier.
Suivre les événements récurrents

Certains événements se reproduisent dans les organisations. Il peut s’agir d’une réunion hebdomadaire du lundi, d’une réunion stratégique bimensuelle, d’une semaine d’apprentissage ou d’une assemblée générale annuelle.

Quel que soit l’événement, un calendrier en ligne peut vous rappeler, ainsi qu’aux autres participants, l’échéance.

Tout ce que vous avez à faire est de programmer ces événements pour éviter tout désagrément qui pourrait survenir en raison d’une non-préparation.
Calendrier de rendez-vous facile

Si vous avez un rendez-vous à venir, vous pouvez le planifier avec votre calendrier en ligne. Étant donné que votre calendrier contient d’autres activités, il vous indiquera si votre rendez-vous programmé entre en conflit avec un autre événement. De cette façon, vous pourrez reprogrammer.

En outre, vous pouvez planifier des réunions à une date et une heure pratiques avec votre calendrier en ligne. Il envoie des notifications aux parties concernées. Vous pouvez également programmer des activités récréatives comme les vacances d’été.
Recevez des rappels importants

Il est normal d’oublier les événements, surtout lorsque vous avez un emploi du temps chargé. Cependant, il n’est pas normal de manquer des événements importants. Il peut s’agir de réunions, d’entretiens d’embauche, de séances de brainstorming, etc. Cela n’a même pas besoin d’être formel. Cela peut être l’anniversaire d’un être cher, votre anniversaire de mariage, une date, etc.

Une personne cherchant à progresser dans l’industrie du fitness, par exemple, pourrait devoir définir des rappels pour les dates d’examen. Ils devraient ensuite programmer des rappels pour leur test pratique ACSM CPT afin d’étudier le matériel en temps opportun.

Ce sont des événements que vous ne pouvez pas vous permettre de manquer. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez saisir ces occasions spéciales dans votre calendrier en ligne. Quand il est temps, il vous enverra des rappels. S’il s’agit d’une réunion, vous recevrez un rappel au moins une heure avant l’heure fixée.

Vous ne devez plus manquer aucun événement important.

Gérer vos clients commerciaux en ligne avec un calendrier en ligne

La gestion efficace de vos clients commerciaux en ligne est essentielle au progrès de votre entreprise. Si vous offrez un service, vous devez comprendre que l’approche de gestion de vos clients affecte vos perspectives commerciales.

Imaginez que vous manquez un rendez-vous avec un client ou que vous dépassez un délai, cela ternira l’image de votre marque et affectera négativement vos revenus. Par conséquent, une planification efficace et une livraison rapide sont essentielles.

La question que vous devez vous poser est de savoir ce que vous devez faire et éviter lors de la gestion de vos clients commerciaux en ligne avec un calendrier en ligne. Voici quelques réponses.

Ce que vous devez faire lorsque vous gérez vos clients commerciaux en ligne avec un calendrier en ligne

Planifiez chaque tâche

Avant de faire quoi que ce soit, vous devez planifier tout ce que vous avez à faire. Il comprend à la fois des tâches personnelles et professionnelles.

Allez-vous voir un médecin? Programmez-le. Vous avez besoin d’une réunion zoom avec un client? Programmez-le et confirmez la date et l’heure avec le client. S’il change, effectuez le changement sur votre calendrier. Vous devez planifier chaque tâche pour vous assurer de ne rien manquer.

L’essence de la planification de votre tâche est de vous tenir au courant de chaque événement à sa date d’échéance. De plus, vous pouvez partager vos horaires avec vos clients. S’ils ont besoin de prendre rendez-vous, votre emploi du temps les invitera à fixer des rendez-vous à une date et une heure convenables.

En outre, la planification des tâches vous aide à rester concentré et augmente votre productivité. De plus, il met en évidence le temps libre dont vous disposez pour vous adonner à des passe-temps.
Automatiser la planification

Il est pertinent que vous trouviez des moyens de faciliter votre processus de planification. La saisie manuelle de chaque programme peut prendre beaucoup de temps. Pire encore, vous pourriez manquer un horaire par inadvertance. Les humains sont sujets aux erreurs, et cette situation ne fait pas exception.

Imaginez que vos clients réservent votre service et qu’un système l’ajoute automatiquement à votre emploi du temps. L’automatisation de votre emploi du temps facilitera votre processus. Vous n’avez pas à subir le stress de saisir chaque horaire dans votre calendrier.

Chaque fois qu’un client réserve votre service, le système enregistre les informations remplies et ajoute automatiquement un horaire à votre calendrier.
Comprendre les préférences de vos clients commerciaux en ligne

Un moyen efficace de gérer vos clients commerciaux en ligne avec un calendrier en ligne consiste à comprendre les préférences de votre client. Les gens ont des choix distincts. Par exemple, le client A peut préférer être contacté via WhatsApp tandis que le client B peut opter pour le courrier électronique.

Lors de la planification, il est essentiel de savoir ce que votre client préfère afin de ne pas utiliser une plateforme moins préférée. Il peut également se transformer en plates-formes de réunions. Il est crucial de connaître une plateforme de réunion qui convient à votre client.

Comprendre les préférences de vos clients commerciaux en ligne vous aide à saisir les informations correctes et à planifier des rendez-vous ou des réunions via la plate-forme préférée.
Utilisez un calendrier en ligne sur votre appareil mobile

Il ne suffit pas d’utiliser un calendrier en ligne. Vous devez utiliser votre calendrier en ligne sur votre appareil mobile. Tout est devenu technologique, et cela a nécessité l’utilisation de nos appareils mobiles pour presque toutes les tâches. Votre calendrier en ligne ne doit pas être exclu.

Étant donné que vous travaillerez avec une multitude d’horaires, il est évident pour vous d’intégrer votre calendrier en ligne à votre appareil mobile, d’autant plus que vous vous déplacez partout avec votre appareil.

Avec votre appareil mobile, vous pourrez accéder à votre emploi du temps lors de vos déplacements. Cela facilitera votre processus et accélérera tout pour vous.
Définir des rappels

Honnêtement, vous ne pouvez pas vous souvenir de chaque activité, surtout si vous avez différentes activités à gérer. C’est pourquoi vous avez besoin de l’aide de votre calendrier en ligne pour vous rappeler toutes les affaires en attente.

Disons qu’un client a demandé votre service pour une date particulière. Lors de la saisie des informations dans votre calendrier, vous pouvez définir un rappel afin que votre calendrier vous rappelle près de la date ou de l’heure d’échéance.

Alternativement, si vous utilisez un système automatisé, vous pouvez configurer votre calendrier pour vous rappeler chaque activité lorsqu’elle est due. Avec cette mesure, vous ne manquerez aucun rendez-vous avec un client ou un rendez-vous programmé.
Configurer une option de confirmation par e-mail

En tant qu’outil basé sur Internet, votre calendrier en ligne s’associe à d’autres outils en ligne pour faciliter vos tâches. Un exemple est un e-mail. Lorsque vous configurez votre calendrier en ligne, vous pouvez intégrer votre courrier électronique.

Un e-mail peut remplir diverses fonctions pour vos clients et vous. Par exemple, après que votre client a planifié un rendez-vous ou une réunion avec vous, l’application de messagerie peut envoyer un courrier au client confirmant la date, l’heure et d’autres détails nécessaires relatifs au rendez-vous ou à la réunion.

De plus, l’outil vous envoie un courrier comme accusé de réception qu’un rendez-vous ou une réunion a été mis en place.
Ajouter des temps d’arrêt

Une erreur que les gens commettent souvent lors de la configuration de leurs calendriers est qu’ils ne planifient pas de temps d’arrêt. En tant qu’êtres humains, nous avons le droit de vivre en dehors de nos fonctions professionnelles. Par conséquent, il est essentiel d’ajouter des périodes d’indisponibilité à votre calendrier.

Si vous rencontrez quelqu’un à des fins non professionnelles, vous devez l’ajouter à votre calendrier en tant que personnel. Vous pouvez inclure vos pauses déjeuner, vos jours fériés et vos heures d’indisponibilité.

De cette façon, les clients ne peuvent pas planifier de réunions à ces heures.

Ce qu’il faut éviter lors de la gestion de votre client d’entreprise en ligne avec un calendrier en ligne

Éviter les conflits d’horaires

Quoi que vous fassiez, vous devez éviter les conflits d’horaire lors de la planification des rendez-vous et des réunions avec les clients. Si un client propose une date et que vous avez un autre événement pour la même date et heure, vous devez informer le client et proposer des dates disponibles.

Ce ne sera pas de bon augure pour vous si vous avez deux réunions ou rendez-vous prévus à la même heure et que vous ne vous êtes pas présenté à une seule. C’est pourquoi nous vous recommandons fortement d’utiliser un système de planification automatisé. Il montrera aux clients que la date et l’heure proposées ne sont pas disponibles.
Ne programmez pas de réunions consécutives

Vous devez éviter de programmer des réunions consécutives le même jour. Laissez toujours de la place aux imprévus. Par exemple, il y a des moments où une session peut durer plus longtemps que prévu.

Si vous avez programmé une autre réunion quelques instants après la réunion en cours, vous vous présenterez probablement en retard à la réunion virtuelle ou, dans certains cas, vous ne vous présenterez pas du tout. Faire cela ne fera que décevoir votre client.

Pour éviter une telle situation, vous pouvez mettre suffisamment d’espace entre les réunions. Une heure ou deux entre deux rendez-vous suffisent pour conclure le présent et se préparer pour le suivant.
N’appliquez pas la même priorité à toutes les activités de votre calendrier

Même si vous avez tant à faire, chaque tâche a des priorités différentes. Certaines tâches sont plus importantes que d’autres. Lorsque vous configurez votre calendrier en ligne, vous devez inclure la priorité de chaque tâche.

Votre calendrier en ligne comprend l’importance de la priorité. Par conséquent, il classe les tâches en fonction de leurs priorités. De cette façon, vous ne manquerez pas les activités qui nécessitent votre attention urgente. Vous pouvez différencier les tâches en fonction de leurs priorités.
Ne désactivez jamais la synchronisation de votre calendrier

Nous avons mentionné plus tôt que différentes personnes pouvaient accéder à un calendrier à condition d’avoir l’autorisation de le faire. Cela signifie que les personnes qui peuvent accéder à un calendrier en ligne peuvent planifier des rendez-vous et des réunions en votre nom.

Pour éviter toute confusion, vous ne devez pas désactiver la synchronisation de votre calendrier, car c’est la seule façon dont les informations que quelqu’un d’autre a ajoutées à votre calendrier en ligne apparaîtront sur votre appareil.
Évitez de surbooker votre calendrier

Pour augmenter votre productivité, vous ne devez pas surbooker votre calendrier. Cela signifie que vous ne pouvez pas planifier trop de rendez-vous et de réunions pour une seule journée.

Si vous le faites, vous découvrirez que votre niveau de concentration et de productivité chutera rapidement, et vous seriez incapable d’assimiler autant d’informations que vous l’auriez aimé.

Par conséquent, vous devez désencombrer votre calendrier et étaler vos réunions ou rendez-vous.
Évitez de prendre rendez-vous et réunions en même temps

Vous ne devez pas prendre rendez-vous et rendez-vous avec un client en même temps. Faire de telles puanteurs de pur manque de professionnalisme. Cela ne fera que faire attendre un client. À long terme, un tel client deviendra exaspéré.
Essayez de ne pas reporter une réunion ou un rendez-vous sans en informer la partie concernée

Il y a des cas où vous devez reprogrammer des rendez-vous ou des réunions avec des clients. Il est bon que vous informiez la partie concernée immédiatement après votre report. Vous pouvez envoyer une copie de votre calendrier pour la journée.

Informez également le client des autres dates disponibles et demandez-lui de choisir un moment qui lui convient.

Source d’enregistrement: wp-eventmanager.com