Как правильно организовать хранение данных для бизнеса любого размера
Поскольку наша рабочая жизнь переместилась в онлайн, изменились и наши данные. Информация, необходимая нам для ведения нашего бизнеса и понимания наших клиентов, доступна в любом месте и в любое время, как и личные данные, которые мы храним на наших собственных устройствах.
Облачные данные помогли обеспечить свободу удаленной работы, сотрудничество между глобально распределенными командами, интеграцию между нашими любимыми приложениями и более безопасное резервное копирование, которое не зависит от физического хранилища.
Однако использование облачного хранилища данных не обходится без проблем. Для достижения наилучших результатов существуют определенные передовые методы, которые подходят как малым предприятиям, так и предприятиям. Давайте рассмотрим тонкости создания и оптимизации стратегии хранения данных для вашей организации.
Что такое облачное хранилище данных?
Облачное хранилище передает и хранит данные в удаленных системах хранения сторонних производителей, что устраняет необходимость в вашей собственной инфраструктуре данных. Данные обслуживаются, управляются и сохраняются поставщиком облачных услуг, который предоставляет пользователям пространство для хранения через Интернет в качестве услуги. Обычно это оплачивается ежемесячно в зависимости от необходимой мощности.
Чаще всего облачное хранилище используется для резервного копирования и восстановления, но другие варианты использования включают тестирование и разработку программного обеспечения, перенос данных и проекты с большими данными.
Основными типами корпоративного облачного хранилища данных являются файловое хранилище, хранилище объектов и хранилище блоков. Проще говоря, это определяет способ организации данных: по файлам, объектам или блокам.
Стоит отметить, что это не универсальный выбор между облачным хранилищем и локальным хранилищем. Некоторые компании предпочитают создавать локальные резервные копии облачных данных, чтобы сделать определенные папки или все данные доступными при работе без подключения к Интернету или в качестве дополнительной резервной копии для спокойствия.
У каждого бизнеса есть жизненный цикл данных
Хранение – это лишь одна часть головоломки по управлению бизнес-данными. Один из хороших способов визуализировать экосистему, к которой она принадлежит, – это рассмотреть цикл управления жизненным циклом данных (DLM), который состоит из сбора, доступа, использования, хранения, передачи и удаления или очистки.
Как и локальные данные, облачные данные должны пройти каждый из этих этапов. При этом возникают многие из тех же проблем, что и физическое хранилище данных, включая целостность, качество и безопасность.
Хотя вы можете предотвратить локальное хранение данных с помощью буквальных замков и мер безопасности, цифровые версии применяются для облачного хранилища данных.
Вы можете защитить свои данные в облаке следующими способами:
- Выбор надежных поставщиков облачных хранилищ данных с шифрованием данных
- Внедрение двухфакторной аутентификации для доступа к облачным данным
- Ограничение доступа пользователей и удаление доступа, когда он больше не требуется
- Обеспечение регулярной смены пароля
- Создание четкой документации и обучение безопасности для членов команды
Облачное хранилище данных, как правило, дешевле в пересчете на гигабайт, чем локальное хранилище при более низких уровнях данных, поскольку нет оборудования для покупки. Тем не менее, существуют долгосрочные операционные расходы, которые могут сделать эту строку не такой уж и крошечной в вашем бюджетном отчете, особенно по мере увеличения объема хранения данных.
Чтобы сократить расходы и максимально соблюдать правила защиты данных, вы можете выполнить первоначальную очистку перед резервным копированием, запланировать регулярную очистку данных и обратить внимание на заключительный этап цикла DLM: удаление или очистку.
Когда клиент запрашивает удаление своих данных, важно точно знать, где эти данные хранятся. Если у вас есть все данные ваших клиентов, синхронизированные с таким инструментом, как PieSync, эта операция станет намного проще.
Лучший способ сделать резервную копию ваших данных
Выбирая решение для хранения данных, важно подумать о том, как оно будет соответствовать другим этапам жизненного цикла данных.
Например, как вы будете передавать данные из приложений, в которых вы их собираете, таких как CRM и приложение для хранения? А если вам нужно восстановить данные, как вы обеспечите надежный процесс восстановления?
Некоторые организации предпочитают создавать резервные копии всех данных, а другие архивируют неактивные данные. Вы можете выбрать резервное копирование этих данных один раз в час, день или неделю. Ваша стратегия хранения будет уникальной для вашей компании.
Рекомендации по резервному копированию данных включают:
- Бюджет на необходимое место для хранения
- Частота резервного копирования
- Интеграция с вашим бизнесом
- Безопасность, такая как двухфакторная аутентификация
- Дополнительные автономные резервные копии
- Выделенные архивы для неактивных данных
- Индивидуальный доступ пользователей и учетные записи
- Легкость восстановления
Хранение данных в облаке зависит от определенных факторов, в том числе размера компании, риска безопасности, связанного с типом работы и клиентской базы, а также бюджета. Основное различие между облачным хранилищем данных для малого бизнеса и предприятий – это объем хранимых данных.
Как предприятия могут создавать резервные копии своих данных
Предприятия обычно хранят данные о гораздо более широкой клиентской базе, и у них часто есть время и бюджет, чтобы разработать более полное представление о каждом контакте. База данных большего размера требует гораздо большего пространства, сложности и безопасности при резервном копировании или архивировании этих данных.
Одна из важных задач для предприятий при выборе системы хранения данных – избегать передержки данных. Это начинается с доступа пользователя. Отчет Varonis Global Data Risk Report за 2019 год показал, что в 53% исследованных компаний более 1000 конфиденциальных файлов были открыты для каждого сотрудника.
Лучший способ для предприятий сделать резервную копию своих данных – это найти масштабируемое и безопасное решение, которое будет поддерживать размер и сложность их баз данных сейчас и в будущем.
Некоторые из лучших компаний по хранению облачных данных, основанные на отзывах пользователей G2 Crowd для предприятий:
Как малые предприятия могут использовать облачное хранилище данных
Как малый бизнес, вы, скорее всего, захотите простое решение для хранения данных, которое соответствует вашему бюджету и позволяет легко выполнять резервное копирование данных из других облачных приложений.
Однако малый бизнес не обязательно означает, что у вас небольшой объем данных. Малые предприятия могут попасть в ловушку накопления огромных баз данных и даже столкнуться с большим беспорядком, чем более организованные предприятия. Перед резервным копированием данных очистите свою базу данных, чтобы все было организовано с самого начала, и даже снизьте затраты на хранение.
Самыми популярными поставщиками облачных хранилищ данных для малого бизнеса являются:
И малые предприятия, и предприятия должны рассматривать восстановление данных как часть процесса резервного копирования. Если ваша база данных повреждена или ее необходимо восстановить до предыдущей версии по другим причинам, должна существовать легкодоступная резервная копия, которую можно реализовать.
Помните о ключевых компонентах эффективного хранения данных
Для эффективного хранения данных не забудьте своевременно создавать резервные копии чистых данных, которые соответствуют общему жизненному циклу данных. Это означает просмотр данных, которые вы собираете, определение того, что нужно скопировать, и понимание того, как вам может потребоваться восстановить или удалить их в будущем.
Храня ваши данные таким образом, чтобы укрепить более широкую стратегию работы с данными вашей организации, вы можете избежать общих проблем с данными и оставаться эффективными, заботясь о своих данных.
Источник записи: https://blog.hubspot.com