Следует ли включать очистку данных в свою стратегию?

Контактные данные всегда меняются – и это потому, что люди всегда меняются. Вам будет сложно найти в своей базе данных кого-то, у кого точно такая же должность, номер телефона и адрес электронной почты, как пять лет назад.

Ежегодно считается, что:

• 30% людей меняют работу
• 43% людей меняют должности и / или должности
• 37% адресов электронной почты меняются

Однако по мере развития и изменения людей многие стратегии управления данными отстают. Реальность такова, что данные подобны свежим продуктам: они не будут храниться вечно и требуют регулярной очистки, чтобы несколько плохих яблок не повлияли на общее качество вашей базы данных.

Фактически, Experian обнаружила, что среднестатистическая организация подозревает, что 29% текущих данных о клиентах и ​​потенциальных клиентах в некотором роде неточны.

Правила защиты данных также означают, что чистые данные важны как никогда. Общий регламент по защите данных, или GDPR, включает в себя «право на забвение» для европейцев и устанавливает требования о том, как долго компании должны хранить личные данные.

Хорошо продуманная стратегия очистки, удаления и архивирования данных может помочь вашей организации лучше всего соответствовать правилам защиты данных и поддерживать чистоту и управляемость ваших данных. Давайте посмотрим, как это выглядит для таких организаций, как ваша.

Что такое очистка данных?

Очистка данных – это процесс удаления данных из базы данных. Когда вы очищаете данные, они обычно стираются безвозвратно и не могут быть восстановлены. Это ключевая практика хорошего обслуживания данных в рамках управления жизненным циклом данных (DLM). Это также важно для правил защиты данных, таких как GDPR, который включает право субъектов данных запрашивать у вас удаление их личных данных.

Чем отличаются удаление данных и архивирование данных

Хотя очистка данных является постоянной, удаление данных может быть временной мерой. Это зависит от метода удаления, например, удаление данных из одного приложения, но оставление резервной копии в другом месте.

Архивирование данных означает перемещение данных вместо их удаления. Это хорошее решение для данных, которые больше не нужны и могут быть перемещены на отдельное запоминающее устройство для долгосрочного хранения, например, для справок в будущем или по причинам соответствия нормативным требованиям.

Очистка данных для защиты данных

Сохранение чистой базы данных – ключевая часть соблюдения правил защиты данных. Вот некоторые из ключевых условий защиты данных, которые ваша организация должна учитывать при принятии решения, какие данные удалять, которые вы можете более подробно изучить на веб-сайте ICO.

• Право на удаление: также известное как «право на забвение», вы стираете личные данные по запросу.
• Законное основание для обработки: вы обрабатываете только те данные, которые необходимы для определенной цели.
• Минимизация данных: вы гарантируете, что обрабатываемые вами персональные данные актуальны и ограничены тем, что необходимо.
• Ограничение хранения: у вас есть политика, которая включает стандартные периоды хранения вашей организации и очищает или анонимизирует данные по истечении этого времени.
• Ограничение цели: вы четко понимаете, каковы ваши цели обработки данных, и удаляете данные

Преимущества очистки данных

Удаление данных является ключевой частью соблюдения правил защиты данных, но также жизненно важно для поддержания работоспособности и точности базы данных.

Учитывая, что 95% организаций замечают влияние некачественных данных в своей работе, очистка данных является столь необходимым противоядием от устаревших и неуправляемых баз данных.

Удалив ненужные данные, вы можете:

• Сосредоточьтесь на данных, которые наиболее важны для вашей организации.
• Снизьте стоимость облачного хранилища.
• Получите более точное представление о ваших контактах и ​​производительности.
• Синхронизируйте данные, которым вы доверяете, между своими приложениями, чтобы получать более подробные сведения.

Выбор данных для очистки

Даже если вы понимаете преимущества удаления данных, не всегда легко определить, какие данные нужно удалить. Как и всякий разборщик с благими намерениями, вы можете беспокоиться: «А что, если мне это понадобится?» а вместо этого ничего не делать.

Однако любая организация может начать с удаления данных, которые им определенно не нужны, например, дубликатов и неточных данных.

При выборе данных для удаления вы можете очистить следующие данные:

• Неточный
• Неполный
• Дублированный
• Устаревший
• Ненужный

Личные данные, которые вы храните, должны управляться безопасно и этично в рамках вашей стратегии облачного хранения данных.

Сделайте следующие шаги к очистке данных

Очистка данных – лишь часть эффективной стратегии управления данными . Начните с понимания того, какие данные вам нужны, для каких целей и как долго. Затем вы можете очистить данные, которые вам больше не нужны, чтобы улучшить общую чистоту и целостность вашей базы данных.

Источник записи: https://blog.hubspot.com