5 pasos para encontrar y gestionar voluntarios de eventos productivos
En la mayoría de los casos que giran en torno a grandes eventos, los organizadores se llevan la mayor parte del mérito. Pero hay mucho más sucediendo debajo de la superficie, que no es lo suficientemente visible o aparente para que la gente lo vea. Esa es la parte en la que los voluntarios del evento prosperan y agregan valor al evento.
Sin voluntarios de eventos, los grandes eventos no serán tan buenos. Sin la mano de obra adecuada a quien le encantaría ser parte de su evento, su sistema simplemente no despegará. Son la columna vertebral de cualquier evento que verá todo de abajo hacia arriba.
Para que toda la experiencia sea agradable y útil, los voluntarios del evento lo mantendrán en funcionamiento. Desde saludar cortésmente a los asistentes hasta asegurarse de que todo transcurra sin problemas, desde la seguridad hasta la administración y hacer que las personas se registren, este personal incorporará una experiencia satisfactoria para sus asistentes.
La parte clave es encontrar a estas personas invaluables, estos voluntarios de eventos irreales de los que estamos hablando. ¿Cómo se pueden encontrar y gestionar? No te preocupes Aquí hay algunas formas en que puede realizar su búsqueda para buscar a estos voluntarios que cambiarán todo su evento.
Consejos para encontrar y gestionar voluntarios para eventos
Si está buscando formas de encontrar voluntarios para eventos que conviertan su evento en un gran éxito, aquí hay 6 formas excelentes de encontrarlos y gestionarlos de forma eficaz. Haga clic para twittear
Tan pronto como hayas planeado cuándo se llevará a cabo tu evento, comienza a promocionar y compartir tu evento. Haga correr la voz tanto como sea posible, porque los voluntarios deben saber que los está buscando para que puedan comunicarse con usted. Cuanto antes comience todo este proceso, mejor para ti.
Asegúrese de utilizar todas sus cuentas de redes sociales y su círculo social para ampliar su alcance tanto como sea posible. Comience desde sus cuentas sociales, sitio web, correo electrónico, calendario de eventos y luego pida a las personas que sepan que también compartan la publicación. Eso puede multiplicar enormemente el alcance.
2 Configure una página de voluntariado en su calendario de eventos
Asegúrese de haber incluido el evento en su calendario en línea en su sitio web para que los posibles voluntarios puedan ver cualquier información que estén buscando. Cree una página de registro específicamente para voluntarios, para que puedan obtener toda la información sobre lo que se supone que deben hacer. Deben saberlo todo antes de meterse en él.
Esto no solo hará que sea más fácil para los voluntarios, sino que también lo hará mucho más conveniente para usted. Hará que la gestión de los voluntarios del evento sea muy sencilla. Si está buscando un calendario de eventos, puede consultar el Calendario de WP Event Manager. Tiene todas las opciones que desearía para sus eventos.
3 Busque posibles voluntarios
Esté siempre atento a los voluntarios del evento que puedan aportar dedicación y compromiso para que su evento sea un éxito. Puede encontrar voluntarios en su lista de asistentes anteriores porque nunca sabe a quién le gustó mucho su evento y querría administrarlo ahora.
Sus asistentes anteriores son sus futuros patrocinadores, de una forma u otra. Querrían apoyarte más que a los nuevos asistentes, así que ponte en contacto con ellos. Manténgase en contacto y envíeles un correo electrónico para informarles que está buscando voluntarios para que puedan responder si están interesados en su nuevo evento.
4 Institutos son la clave
El mejor lugar para buscar voluntarios para eventos son escuelas, colegios, universidades y otras empresas que sean relevantes para sus eventos. Los institutos tienen estudiantes que están ansiosos por ser parte de nuevos eventos para obtener más experiencia sobre cómo administrar y mantener eventos. Los institutos también animan masivamente a sus estudiantes a participar en tales actividades.
Las empresas también son un buen lugar para buscar voluntarios potenciales. A menudo están dispuestos a ayudar a promover e incluso patrocinar sus eventos. También les ayuda, por supuesto, por lo que es beneficioso para todos si puede cumplir con sus requisitos.
5 Proporcionar certificados y créditos de reconocimiento.
No se puede esperar que los voluntarios trabajen para absolutamente nada. Los voluntarios del evento no están allí por el dinero, pero están allí por la experiencia y, lo más importante, su agradecimiento. Depende de usted cómo va a agradecerles, pero ofrézcales gratitud por sus servicios.
Dales entradas gratis para tus eventos o llévalas a almorzar o entrégales certificados. Todas estas técnicas funcionan bien y aumentan la moral de todo el grupo.
6 Comunicación cristalina
Los voluntarios del evento, y su evento en general, necesitan una comunicación clara. Esto forma parte de la gestión de los voluntarios más que de encontrarlos. Dígales a todos claramente lo que deben hacer. Dígales temprano para que puedan comenzar y puedan tomarse su tiempo sin tener que apresurarse a hacer cosas bajo presión.
Asigne a los voluntarios del evento sus respectivos roles, responsabilidades, toda la información y, lo más importante, lo que espera de ellos. Asigne un líder para cualquier grupo que vaya a formar. Si aún faltan algunos días para el evento, puedes usar ciertas aplicaciones para crear grupos virtuales y canales para administrar voluntarios, como Facebook, Google y otros.
Quitar
Los voluntarios del evento son las joyas de la corona de su evento. Esté agradecido con ellos y ellos se asegurarán de que su evento se desarrolle de una manera ordenada y agradable que será agradable para sus asistentes. Si sigue nuestro conjunto de consejos a la perfección, puede crear un grupo de voluntarios que siempre estará ahí para usted mientras usted esté ahí para ellos.