6 mejores formas de aumentar la asistencia a un evento virtual | WPEM

Los eventos virtuales han existido por un tiempo. Sin embargo, los encierros realmente les dieron un atractivo masivo. La poca asistencia puede parecer desconcertante para los organizadores de eventos, ya que los eventos virtuales son asequibles y accesibles. Además, consumen mucho menos tiempo que sus homólogos presenciales. Aunque el público ha comenzado a animarse a los eventos en línea, la asistencia todavía puede tener dificultades a veces. Arreglemos eso y echemos un vistazo a 6 formas de aumentar la asistencia a un evento virtual que está organizando.

Promociona tu evento virtual

Para que las personas asistan a su evento, primero deberá informarles que existe. Afortunadamente, hay muchas formas interesantes de promocionar su evento virtual. Cualquiera que sea la estrategia que planee seguir, no la considere una mera publicidad. Su objetivo es generar expectación y entusiasmo ; las personas deben estar realmente entusiasmadas con el evento que estás organizando.

Cree imágenes atractivas y llamativas y compile avances de video. Lo más importante es que no olvide aprovechar el poder de las redes sociales. Si su contenido promocional es emocionante, las redes sociales son el lugar donde la gente lo compartirá por usted.

Su sitio web y las páginas de destino también deben presentar el evento de manera destacada. Agregue un temporizador de cuenta regresiva para generar anticipación y crear una sensación de urgencia.

Elige el momento adecuado

Encontrar el momento perfecto para programar su evento es probablemente el aspecto más crucial de la planificación. Una de las mejores formas de aumentar la asistencia a un evento virtual es asegurarse de que la gente realmente pueda asistir. Aproveche al máximo su evento en línea y aproveche todo su potencial planificando no solo el evento, sino todos los plazos de promoción y marketing. Se necesita mucho para elegir el momento adecuado, pero dependerá principalmente del tipo de evento que esté organizando. Esto es lo que debe buscar:

• Fines de semana. Si su evento es corto, relajante y tiene mucho valor de entretenimiento, los fines de semana pueden ser una buena opción. Ahí es cuando la gente quiere relajarse y tener un tiempo libre para ellos mismos. Por otro lado, si su evento es exigente y requiere mucho enfoque y concentración, es posible que desee reconsiderar si ser anfitrión el fin de semana es lo adecuado para usted; para la mayoría de las personas, será un momento en familia.
• Durante las horas de trabajo. Esta puede ser una buena opción si está organizando un evento interno solo para empleados. Es mejor utilizarlos para la capacitación o para mostrar el nuevo software o las metodologías que utilizará. Sea consciente de sus empleados y evite interrumpir los descansos o la hora de comer.
• Fuera del horario laboral: tardes y noches. Aunque prácticamente tienes toda la tarde, debes recordar que los eventos largos requerirán descansos. Si tiene asistentes de varias zonas horarias, es posible que deba terminar antes.

Tener un itinerario detallado

Un cronograma detallado puede ayudarlo en cada etapa del proceso de planificación. Además de usar una línea de tiempo para la planificación, también puede usarla para entusiasmar a la gente con su evento virtual. Sin embargo, es imperativo que tenga un itinerario listo para acompañar su promoción del evento.

Agregue una línea de tiempo de evento espectacular en su sitio web para que incluso los visitantes ocasionales puedan saber cuándo están sucediendo las cosas. Utilice gráficos de información para captar la atención de las personas y, una vez que haya despertado su interés, enganche a las personas indicando los temas que discutirá. Indique claramente los beneficios y las habilidades que obtendrán al asistir.

Si su evento virtual cuenta con oradores invitados, asegúrese de que estén incluidos en el itinerario. Intente involucrar en su evento a expertos de la industria y personas influyentes populares de esferas adyacentes. Inclúyalos en su material promocional, ya que los nombres populares son buenas formas de aumentar la asistencia a un evento virtual. Dependiendo del tipo de colaboración que haya acordado, los oradores invitados también pueden tener un interés personal en promocionar su evento, lo que impulsará aún más su alcance.

Familiarízate con la plataforma que usarás

Esto se aplica tanto a usted como a sus asistentes. No deje que la gente espere durante el evento en sí mientras navega por los menús tratando de encontrar en qué botón debe hacer clic. Pruebe todo y asegúrese de conocer bien la plataforma antes de que se lleve a cabo el evento. Optimice la experiencia para todos y haga todo lo posible para asegurarse de que todo funcione sin problemas.

Si los asistentes y los invitados necesitan tener cuentas e instalar software especializado, tenga a mano guías útiles disponibles con anticipación. Sea realista en cuanto a que lo más probable es que necesite atención al cliente para su evento. Considere contratar a alguien para que lo ayude o subcontratar esa parte del trabajo. Una cosa es segura; necesitará una forma de gestionar los billetes, las reservas y las cancelaciones.

Tenga disponible el formulario de preguntas y respuestas antes del evento

Una sección de Preguntas del evento puede generar interés y fomentar la participación de los usuarios. Sin embargo, tiene un beneficio adicional. Tener las preguntas de los asistentes con anticipación le permitirá a usted y a sus oradores invitados prepararse. Lea la lista de preguntas y vete algunas si es necesario. Eso es definitivamente mejor que ser sorprendido con la guardia baja.

El día del evento, puede comenzar temprano y dejar que la gente charle en el lobby del evento. Haga que un chatbot o moderador lo ayude a realizar un seguimiento de la discusión entre los asistentes. Una vez finalizado el evento, debe entregar a los asistentes una encuesta con preguntas. Cualquier comentario será valioso, ya que puede ser de gran ayuda para planificar eventos futuros.

Utilice los correos electrónicos a su favor

Envíe enlaces de partes interesadas a su evento virtual. Incluya gráficos y guías que expliquen los pasos de configuración para registrarse e iniciar sesión. Tenga toda la información relevante en el correo electrónico de invitación para que sea todo lo que necesitan para asistir. También puede utilizar correos electrónicos de seguimiento como recordatorios del evento. Cree una página de destino emocionante para su RSVP, de modo que incluso aquellos que no planearon asistir lo piensen mejor después de verla.

Para resumir

Los eventos online se enfrentan a mucha competencia y es fundamental que los tuyos destaquen. Si sigue estas 6 formas de aumentar la asistencia a un evento virtual, no solo verá una mayor cantidad de visitantes, sino que también generará más entusiasmo y participación. Al impresionar e involucrar a su audiencia, también está construyendo una base sólida para eventos futuros.