Lista de verificación de planificación de eventos virtuales definitiva y auténtica | WP E

Sin una planificación y ejecución adecuada de las estrategias definidas, no podrá hacer que sus eventos virtuales sean populares entre el público o los posibles asistentes. ¿Quiere conocer la lista de verificación de planificación de eventos virtuales para un evento exitoso?

Aquí hemos investigado y organizado una lista de verificación de planificación de eventos que debe vigilar durante la fase de planificación.

Elija y revise las metodologías y tecnologías para su evento virtual

Hablar sobre eventos virtuales, la planificación y la evaluación de sus estrategias definidas juegan un papel muy importante en el éxito de los eventos. En cuanto a la planificación de eventos virtuales, lo más importante a tener en cuenta es el uso de tecnologías y metodologías a las que sus participantes pueden adaptarse fácilmente.

Por esta razón, debe trabajar junto con los facilitadores, presentadores y el resto del equipo del evento para definir objetivos y planificar el programa a tiempo con métodos definidos. Este nivel de planificación de eventos virtuales permitirá el diseño de una experiencia virtual individualizada e interactiva, con contenido relevante que capte la atención. Algunas preguntas útiles como punto de partida de la lista de verificación de planificación de eventos:

• ¿Cuánto tiempo tiene el público para participar?
• ¿Son expertos en nuevas tecnologías?
• ¿Con qué dispositivo o dispositivos se conectan habitualmente los miembros de mi audiencia?
• ¿Qué le interesa a mi público aprender / practicar / mejorar?
• ¿Necesitan interactuar entre sí o pueden trabajar individualmente?

Este diagnóstico inicial te permitirá determinar la dinámica del evento e identificar si se hará de manera sincrónica (interactuando en tiempo real a través del video, audio y chat).

Lista de verificación de planificación de eventos Puntos clave:

1 Identifica la plataforma que mejor se adapta a tus objetivos

Aunque las herramientas como Skype, Microsoft Teams u otra herramienta preferible en línea funcionan para transformar reuniones o seminarios más simples, sin embargo, para eventos más innovadores y complejos, es posible que deba elegir herramientas como WP Event Manager Plugin para administrar las necesidades de su plataforma. La plataforma Zoom además de ofrecer mensajería instantánea, registro y seguimiento de los participantes, permite tener videollamadas en salas virtuales, muy conveniente para realizar talleres o sesiones formativas y, con su modalidad de sesiones de trabajo paralelas, actividades que requieren que los participantes estén dividido en grupos puede ser un punto a favor.

2 opciones de marketing

El siguiente punto en la lista de verificación de planificación de eventos es buscar las opciones de marketing que también sean viables y económicas. Al optar por plataformas de marketing, tenga en cuenta el papel fundamental, que es conseguir más asistentes. Hay una variedad de opciones disponibles, incluida la más importante que es el marketing digital.

Debe haber numerosas plataformas digitales en su agenda de planificación de eventos para revisar y elegir cuál es la más conveniente para la promoción de su evento en particular. Puedes echarle un vistazo a esto:

• Promoción de eventos de Facebook
• Promoción de eventos a través de publicaciones de invitados.
• Banners digitales en diferentes sitios web.
• Anuncios pagados en redes sociales

3 Inscripciones y Entradas

Aquí viene una de las cosas más importantes a considerar al hacer una lista de verificación de planificación de eventos virtuales. Los registros son muy importantes porque brindan muchos conocimientos, que incluyen:

• Le permite estimar la cantidad de asistentes que tendrá para su evento.
• Le permite estimar los ingresos generados
• Le ayuda en la agenda de planificación de eventos relacionada con los requisitos de infraestructura.

Hay varias formas de integrar el registro en sus eventos; sin embargo, el más simple y efectivo es el complemento de registro del complemento WordPress Event Manager, ya que permite una fácil integración y un fácil proceso de registro.

Junto con los registros, debe poner "Venta de boletos" en su lista de verificación de planificación de eventos virtuales. Para eso, no necesita desarrollar ningún módulo para que se integre con su sitio web para el propósito deseado. Hay muchos complementos disponibles para manejar esta tarea, y recomendamos el uso de complementos debido a su fácil disponibilidad y funcionamiento.

4 Planificación financiera

Las finanzas y la tecnología se consideran la columna vertebral para la organización de eventos virtuales. Por lo tanto, debe prestarles especial atención durante la lista de verificación de planificación de eventos virtuales y la ejecución. Debe llamar a los oradores invitados, hacer arreglos, contratar personal con usted para solucionar problemas durante las sesiones y los arreglos, y por todas estas cosas, debe pagar dinero. Ahora, toda la planificación se ejecuta en torno al objetivo de cumplir con los requisitos financieros.

Para el análisis financiero durante la planificación de su evento virtual y la ejecución del evento, necesita un sistema automatizado que permita un análisis sencillo. Al igual que, WordPress Event Manager Plugin ofrece a sus clientes acceso a la información visual que muestra la demanda de financiamiento y la recuperación de costos a través de los registros.

5 opciones de comentarios

Por último, pero no menos importante, debe tener este punto en su lista de verificación de planificación de eventos. Al poder atraer a más asistentes para sus eventos virtuales, debe incorporar las sugerencias y los comentarios de su audiencia. De esta manera, puede evolucionar y mejorar la planificación de su evento virtual y poder organizar eventos de la manera que le gusta al público.

Hay muchas opciones disponibles, incluida la mejor que permite a los clientes completar la breve encuesta al final de la sesión, lo que finalmente le brinda muchas respuestas.

Puede estructurar la lista de verificación de planificación de eventos para mejorarla con esto.

Dividimos la lista de verificación de planificación de eventos en 3 secciones principales:

1. Antes del evento
2. Durante el evento
3. Después del evento

En cada sección, cubrimos diferentes categorías de cosas. Por ejemplo, en la primera sección, cubrimos “cómo elegir plataformas de software / hardware", “cómo comunicarse con los participantes”, “qué considerar en el registro” y más.

En la segunda sección, incluimos categorías como "durante la transmisión de la sesión" y "cómo defender a sus patrocinadores y expositores". y otros. En la sección final, describimos “cómo hacer un seguimiento con los participantes” y otras consideraciones para después de que finalice el evento.

Aquí hay una muestra de lo que verá dentro de la lista de verificación de planificación de eventos virtuales:

1 Antes del día del evento

1. Planificación de formatos de eventos

• Elija transmitir en vivo, pregrabar videos o usar un híbrido de los dos de acuerdo con las necesidades del evento (esto es importante para decidir qué plataforma de software usar)

• Decide si el evento debe extenderse unos días más.

• Decidir la estrategia de distribución de contenido: si hacer público todo el contenido o restringirlo solo a los registrantes

• Si los asistentes se encuentran en un área geográfica de gran tamaño, considere la posibilidad de grabar sesiones y permitir la reproducción a pedido.

• Elija plataformas:

• Plataforma de transmisión como Zoom

• Herramienta de interacción de asistentes. Dependiendo de sus necesidades, elegirá una plataforma integral, solo una solución de solo chat como Slack

• Herramientas varias: servicio de correo electrónico (por ejemplo, Mailchimp), generación de subtítulos y servicios de interpretación (si es necesario)

• Decida si necesita dispositivos A / V de alta calidad, como dispositivos de grabación, para filtrar el ruido / eco.

• Tenga en cuenta que es posible que ciertos servicios no estén disponibles en algunas áreas (por ejemplo, Google / Youtube / Facebook no están disponibles en China)

2 Durante el evento

1. Durante la transmisión de la sesión

• Inicie cada sesión 15 minutos antes para comprobar el dispositivo y la red

• Prepárese y reaccione ante cualquier interrupción (por ejemplo, violación del código de conducta, interrupción de la transmisión debido a problemas técnicos)

• Silenciar / reactivar y deshabilitar / habilitar el video de los participantes en consecuencia

• Recopile y modere las preguntas y respuestas en línea

• Iniciar y organizar actividades divertidas

• Coordinar la gamificación en línea, como un concurso de fotografía.

• Iniciar reuniones virtuales

3 después del evento

1. Busque un servicio de almacenamiento para almacenar los videos archivados
2. Seguimiento con los participantes

• Envíe encuestas a los asistentes para recopilar sus comentarios sobre la experiencia virtual
• Consulte con los oradores, voluntarios y moderadores y exprese su gratitud por sus esfuerzos en este evento especial.
• Haga un seguimiento con los patrocinadores y expositores para agradecerles su apoyo durante el momento difícil y ver si alcanzaron su objetivo.

Conclusión

Si no ha guardado estas cosas en su lista de verificación de planificación de eventos para los últimos eventos, pruébelas para sus próximos eventos virtuales y observe la tasa de éxito y los comentarios de los clientes. Hay muchas otras cosas que se deben incorporar durante la planificación de eventos virtuales; sin embargo, lo hemos hecho muy corto para nuestros lectores para que puedan seguirlo fácilmente y aumentar las posibilidades de éxito de sus eventos.

Por último, todos estos puntos en la lista de verificación de planificación de eventos pueden volverse más fáciles de seguir si está utilizando el complemento de WordPress Event Manager para sus eventos virtuales.