6 meilleures façons d’augmenter la participation à un événement virtuel | WPEM

Les événements virtuels existent depuis un certain temps. Cependant, les blocages leur ont vraiment donné un attrait de masse. La faible fréquentation peut sembler déroutante pour les organisateurs d’événements, car les événements virtuels sont abordables et accessibles. De plus, ils prennent beaucoup moins de temps que leurs homologues en personne. Bien que le public ait commencé à s’habituer aux événements en ligne, la participation peut encore parfois être difficile. Réparons cette erreur et examinons 6 façons d’augmenter la fréquentation d’un événement virtuel que vous organisez.

Faites la promotion de votre événement virtuel

Pour que les gens assistent à votre événement, vous devez d’abord leur faire savoir qu’il existe. Heureusement, il existe de nombreuses façons intéressantes de promouvoir votre événement virtuel. Quelle que soit la stratégie que vous envisagez d’adopter, ne la considérez pas comme une simple publicité. Votre objectif est de générer du buzz et du battage médiatique ; les gens doivent être vraiment enthousiasmés par l’événement que vous organisez.

Créez des images attrayantes et accrocheuses et créez des bandes-annonces vidéo. Plus important encore, n’oubliez pas d’exploiter la puissance des médias sociaux. Si votre contenu promotionnel est passionnant, les réseaux sociaux sont l’endroit où les gens le partageront pour vous.

Votre site Web et vos pages de destination doivent également mettre en évidence l’événement. Ajoutez un compte à rebours pour créer de l’anticipation et créer un sentiment d’urgence.

Choisissez le bon moment

Trouver le moment idéal pour planifier votre événement est probablement l’aspect le plus crucial de la planification. L’un des meilleurs moyens d’augmenter la participation à un événement virtuel est de s’assurer que les gens peuvent réellement y assister. Tirez le meilleur parti de votre événement en ligne et utilisez son plein potentiel en planifiant non seulement l’événement, mais l’ensemble des échéanciers promotionnels et marketing. Beaucoup de choses entrent dans le choix du bon moment, mais cela dépendra principalement du type d’événement que vous organisez. Voici ce qu’il faut surveiller :

• Les week-ends. Si votre événement est court, relaxant et a une grande valeur de divertissement, les week-ends peuvent être une bonne option. C’est à ce moment-là que les gens veulent se détendre et avoir du temps libre pour eux-mêmes. D’un autre côté, si votre événement est exigeant et nécessite beaucoup de concentration, vous voudrez peut-être reconsidérer si l’hébergement le week-end vous convient – pour la plupart des gens, ce sera du temps en famille.
• Pendant les heures de travail. Cela peut être une bonne option si vous organisez un événement interne réservé aux employés. Ils sont mieux utilisés pour la formation ou la présentation de nouveaux logiciels ou méthodologies que vous utiliserez. Soyez attentif à vos employés et évitez de couper les pauses ou les repas.
• En dehors des heures de travail – après-midi et soir. Bien que vous ayez pratiquement tout l’après-midi, vous devez toujours vous rappeler que les longs événements nécessiteront des pauses. Si vous avez des participants de plusieurs fuseaux horaires, vous devrez peut-être terminer plus tôt.

Avoir un itinéraire détaillé

Un calendrier détaillé peut vous aider à chaque étape du processus de planification. En plus d’utiliser un calendrier pour la planification, vous pouvez également l’utiliser pour enthousiasmer les gens pour votre événement virtuel. Cependant, il est impératif que vous ayez un itinéraire prêt à accompagner votre promotion de l’événement.

Ajoutez une chronologie des événements spectaculaire sur votre site Web afin que même les visiteurs occasionnels puissent savoir quand les choses se passent. Utilisez des infographies pour attirer l’attention des gens, et une fois que vous avez suscité leur intérêt, rendez-les accro en indiquant les sujets dont vous discuterez. Énoncez clairement les avantages et les compétences qu’ils acquerront en y participant.

Si votre événement virtuel comprend des conférenciers invités, assurez-vous qu’ils sont inclus dans l’itinéraire. Essayez d’impliquer des experts de l’industrie et des influenceurs populaires des sphères adjacentes dans votre événement. Incluez-les dans votre matériel promotionnel, car les noms populaires sont de bons moyens d’augmenter la participation à un événement virtuel. Selon le type de collaboration que vous avez convenu, les conférenciers invités peuvent également avoir un intérêt personnel à promouvoir votre événement, ce qui augmentera encore votre portée.

Familiarisez-vous avec la plate-forme que vous utiliserez

Cela vaut pour vous et vos participants. Ne laissez pas les gens attendre pendant l’événement lui-même pendant que vous parcourez les menus en essayant de trouver le bouton sur lequel vous devez cliquer. Testez tout et assurez-vous de bien vous repérer sur la plate-forme bien avant que l’événement n’ait lieu. Rationalisez l’expérience pour tout le monde et faites tout votre possible pour vous assurer que tout se passe bien.

Si les participants et les invités ont besoin d’avoir des comptes et d’installer un logiciel spécialisé, ayez des guides pratiques à leur disposition à l’avance. Soyez réaliste, vous aurez probablement besoin d’ un support client pour votre événement. Envisagez d’embaucher quelqu’un pour vous aider ou d’externaliser cette partie du travail. Une chose est sûre; vous aurez besoin d’un moyen de gérer les billets, les réservations et les annulations.

Ayez un formulaire de questions et réponses disponible avant l’événement

Une section Questions de l’événement peut susciter l’intérêt et favoriser l’engagement des utilisateurs. Cependant, il vient avec un avantage supplémentaire. Avoir les questions des participants à l’avance vous permettra, ainsi qu’à vos conférenciers invités, de vous préparer. Lisez la liste des questions et opposez votre veto à certaines si nécessaire. C’est certainement mieux que d’être pris au dépourvu.

Le jour de l’événement, vous pouvez commencer tôt et laisser les gens discuter dans le hall de l’événement. Demandez à un chatbot ou à un modérateur de vous aider à suivre la discussion entre les participants. Une fois l’événement terminé, vous devez remettre aux participants un sondage avec des questions. Tout commentaire sera précieux, car il peut grandement vous aider à planifier de futurs événements.

Utilisez les e-mails à votre avantage

Envoyez des liens aux parties intéressées vers votre événement virtuel. Incluez des graphiques et des guides qui expliquent les étapes de configuration pour l’inscription et la connexion. Ayez toutes les informations pertinentes dans l’e-mail d’invitation afin que ce soit tout ce dont ils ont besoin pour participer. Vous pouvez également utiliser des e-mails de suivi comme rappels pour l’événement. Créez une page de destination passionnante pour votre RSVP afin que même ceux qui n’avaient pas prévu d’y assister aient des doutes après l’avoir vu.

Résumer

Les événements en ligne sont confrontés à une forte concurrence, et il est essentiel de se démarquer. Si vous suivez ces 6 façons d’augmenter la fréquentation d’un événement virtuel, vous verrez non seulement un plus grand nombre de visiteurs, mais vous générerez également plus d’enthousiasme et d’engagement. En impressionnant et en engageant votre public, vous construisez également une base solide pour de futurs événements.