Liste de contrôle ultime et authentique pour la planification d’événements virtuels | WP E

Sans planification et exécution correcte des stratégies définies, vous manquerez de rendre vos événements virtuels populaires auprès du public ou des participants potentiels. Voulez-vous connaître la liste de contrôle de planification d’événements virtuels pour un événement réussi?

Ici, nous avons recherché une liste de contrôle pour la planification d’événements que vous devez surveiller pendant votre phase de planification.

Choisissez et passez en revue les méthodologies et les technologies pour votre événement virtuel

En parlant d’événements virtuels, la planification et l’évaluation de vos stratégies définies jouent un rôle très important dans le succès des événements. En ce qui concerne la planification d’événements virtuels, la principale chose à surveiller est l’utilisation de telles technologies et méthodologies auxquelles vos participants peuvent facilement s’adapter.

Pour cette raison, vous devez travailler avec les animateurs, les présentateurs et le reste de l’équipe de l’événement pour définir les objectifs et planifier le programme dans le temps avec des méthodes définies. Ce niveau de planification d’événements virtuels permettra la conception d’une expérience virtuelle individualisée et interactive, avec un contenu pertinent qui capte l’attention. Quelques questions utiles comme point de départ de la liste de contrôle pour la planification d’événements :

• De combien de temps le public dispose-t-il pour participer ?
• Sont-ils adeptes des nouvelles technologies ?
• Par quel(s) appareil(s) les membres de mon audience se connectent-ils habituellement ?
• Qu’est-ce que mon public est intéressé par l’apprentissage/la pratique/l’amélioration ?
• Doivent-ils interagir les uns avec les autres ou peuvent-ils travailler individuellement ?

Ce diagnostic initial vous permettra de déterminer la dynamique de l’événement et d’identifier s’il se fera de manière synchrone (interaction en temps réel via la vidéo, l’audio et le chat).

Liste de contrôle pour la planification d’événements Points clés :

1 Identifiez la plateforme qui correspond le mieux à vos objectifs

Bien que les outils tels que Skype, Microsoft Teams ou d’autres outils en ligne préférables fonctionnent pour simplifier les réunions ou les séminaires, cependant, pour des événements plus innovants et complexes, vous devrez peut-être choisir des outils tels que WP Event Manager Plugin pour gérer les besoins de votre plate-forme. La plateforme Zoom en plus d’offrir la messagerie instantanée, l’inscription et le suivi des participants, vous permet d’avoir des appels vidéo dans des salles virtuelles, très pratique pour réaliser des ateliers ou des sessions de formation et, avec sa modalité de sessions de travail parallèles, des activités qui nécessitent que les participants soient divisé en groupes peut être un plus.

2 options de commercialisation

Le point suivant sur la liste de contrôle de la planification d’événements consiste à rechercher les options de marketing qui sont également réalisables et économiques. Lorsque vous optez pour des plateformes de marketing, gardez à l’esprit le rôle essentiel qui est d’obtenir plus de participants. Il existe une variété d’options disponibles, dont la plus importante est le marketing numérique.

Il doit y avoir de nombreuses plateformes numériques sur votre agenda de planification d’événements pour examiner et choisir celle qui est la plus pratique pour la promotion de votre événement particulier. Vous pouvez jeter un oeil à ceci :

• Promotion de l’événement Facebook
• Promotion de l’événement par le biais de messages d’invités
• Bannières numériques sur différents sites Web
• Annonces payantes sur les réseaux sociaux

3 Inscriptions et Billets

Voici l’une des choses les plus importantes à considérer lors de l’élaboration d’une liste de contrôle de planification d’événements virtuels. Les inscriptions sont très importantes car elles fournissent de nombreuses informations, notamment :

• Laissez-vous estimer le nombre de participants que vous allez avoir pour votre événement
• Permet d’estimer les revenus générés
• Vous aide dans l’agenda de planification d’événements liés aux exigences d’infrastructure

Il existe plusieurs façons d’intégrer l’inscription à vos événements ; Cependant, le plus simple et efficace est le module complémentaire d’enregistrement du plugin WordPress Event Manager, car il permet une intégration et un processus d’enregistrement faciles.

En plus des inscriptions, vous devez obligatoirement mettre « Vendre des billets » sur votre liste de contrôle de planification d’événements virtuels. Pour cela, vous n’avez pas besoin de développer de module à intégrer à votre site Web dans le but souhaité. De nombreux plugins sont disponibles. pour gérer cette tâche, et nous vous recommandons d’utiliser des plugins en raison de leur disponibilité et de leur fonctionnement faciles.

4 Planification financière

La finance et la technologie sont considérées comme l’épine dorsale de l’organisation d’événements virtuels. Vous devez donc leur accorder une attention particulière lors de votre liste de contrôle et de l’exécution de votre planification d’événements virtuels. Vous devez appeler des conférenciers invités, prendre des dispositions, embaucher du personnel avec vous pour le dépannage pendant les sessions et les dispositions, et pour toutes ces choses, vous devez payer de l’argent. Maintenant, toute la planification est exécutée autour de l’objectif de répondre aux exigences financières.

Pour l’analyse financière lors de la planification et de l’exécution de votre événement virtuel, vous avez besoin d’un système automatisé permettant une analyse facile. Comme, WordPress Event Manager Plugin offre à ses clients d’avoir accès aux informations visuelles qui montrent la demande de financement et le recouvrement des coûts à travers les inscriptions.

5 options de commentaires

Enfin et surtout, vous devez avoir ce point sur votre liste de contrôle de planification d’événement. Pour pouvoir attirer plus de participants pour vos événements virtuels, vous devez intégrer les suggestions et les commentaires de votre public. Grâce à cela, vous pouvez faire évoluer et améliorer votre planification d’événements virtuels et être en mesure d’organiser des événements d’une manière que le public aime être.

Il existe de nombreuses options disponibles, y compris la meilleure qui permet aux clients de remplir le court sondage à la fin de la session, ce qui vous donne finalement beaucoup de réponses.

Vous pouvez structurer la liste de contrôle de planification d’événements pour l’améliorer.

Nous avons divisé la liste de contrôle pour la planification d’événements en 3 sections principales :

1. Avant l’événement
2. Pendant l’événement
3. Après l’événement

Dans chaque section, nous couvrons différentes catégories de choses. Par exemple, dans la première section, nous couvrons « comment choisir des plates-formes logicielles/matérielles », « comment communiquer avec les participants », « ce qu’il faut considérer lors de l’inscription », et plus encore.

Dans la deuxième section, nous incluons des catégories telles que « pendant la diffusion de la session » et « comment défendre vos sponsors et exposants ». et d’autres. Dans la dernière section, nous décrivons « comment assurer le suivi avec les participants » et d’autres considérations après la fin de l’événement.

Voici un exemple de ce que vous verrez dans la liste de contrôle de planification d’événements virtuels :

1 Avant le jour de l’événement

1. Planification de format d’événement

• Choisissez de diffuser en direct, de pré-enregistrer des vidéos ou d’utiliser un hybride des deux en fonction des besoins de l’événement (ceci est important pour décider de la plate-forme logicielle à utiliser)

• Décidez si l’événement doit être prolongé de quelques jours

• Décidez de la stratégie de distribution du contenu : rendre tout le contenu public ou restreindre aux inscrits uniquement

• Si les participants s’étendent sur une zone géographique démesurée, envisagez d’enregistrer des sessions et autorisez la relecture à la demande

• Choisissez les plates-formes :

• Plateforme de streaming comme Zoom

• Outil d’interaction avec les participants. En fonction de vos besoins, vous choisirez une plate-forme complète juste une solution de chat uniquement comme Slack

• Outils divers : service d’e-mailing (par exemple Mailchimp), génération de sous-titres et services d’interprétation (si nécessaire)

• Décidez si vous avez besoin d’appareils A/V de haute qualité tels que des appareils d’enregistrement pour filtrer le bruit/l’écho

• Considérez que certains services peuvent ne pas être disponibles dans certaines régions (par exemple, Google/Youtube/Facebook ne sont pas disponibles en Chine)

2 Pendant l’événement

1. Pendant la diffusion en continu de la session

• Démarrez chaque session 15 minutes plus tôt pour vérifier l’appareil et le réseau

• Se préparer et réagir à toute perturbation (par exemple, violation du code de conduite, interruption du streaming en raison de problèmes techniques)

• Activer/désactiver le son et désactiver/activer la vidéo des participants en conséquence

• Recueillir et modérer les questions-réponses en ligne

• Commencer et organiser des activités amusantes

• Coordonner la gamification en ligne comme un concours photo

• Lancer des rencontres virtuelles

3 Après l’événement

1. Recherchez un service de stockage pour stocker les vidéos archivées
2. Suivi avec les participants

• Envoyez des sondages aux participants pour recueillir leurs commentaires sur l’expérience virtuelle
• Vérifiez auprès des conférenciers, des bénévoles et des modérateurs et exprimez votre gratitude pour leurs efforts lors de cet événement spécial
• Faites un suivi auprès des sponsors et des exposants pour les remercier de leur soutien pendant la période difficile et voir s’ils ont atteint leur objectif

Conclusion

Si vous n’avez pas conservé ces éléments sur votre liste de contrôle de planification d’événements pour les derniers événements, essayez-les pour vos prochains événements virtuels et observez le taux de réussite et les commentaires des clients. Il y a beaucoup d’autres choses à intégrer lors de la planification d’événements virtuels ; cependant, nous en avons fait un très court pour nos lecteurs afin qu’ils puissent facilement le suivre et augmenter les chances de succès de leurs événements.

Enfin, tous ces points sur la liste de contrôle de planification d’événements peuvent devenir plus faciles à suivre si vous utilisez le plugin WordPress Event Manager pour vos événements virtuels.