5 passaggi per trovare e gestire volontari per eventi produttivi

Nella maggior parte dei casi che ruotano attorno a grandi eventi, gli organizzatori si prendono la maggior parte del merito. Ma c’è molto di più che sta accadendo sotto la superficie, che non è abbastanza visibile o evidente per essere visto dalle persone. Questa è la parte in cui i volontari dell’evento prosperano e aggiungono valore all’evento.

Senza volontari per gli eventi, i grandi eventi non saranno così grandi. Senza la manodopera giusta che vorrebbe far parte del tuo evento, il tuo sistema non decollerà. Sono la spina dorsale di qualsiasi evento che vedrà tutto dal basso verso l’alto.

Per rendere l’intera esperienza piacevole e utile, i volontari dell’evento lo manterranno in esecuzione. Dal salutare educatamente i partecipanti all’assicurare che tutto proceda senza intoppi, dalla sicurezza alla gestione, al fare il check-in delle persone, questo personale incorporerà un’esperienza soddisfacente per i tuoi partecipanti.

La parte fondamentale è trovare queste persone inestimabili, questi volontari di eventi irreali di cui stiamo parlando. Come si fa a trovarli e gestirli? Non ti preoccupare? Ecco alcuni modi in cui puoi intraprendere la tua ricerca per cercare questi volontari che trasformeranno l’intero evento.

Suggerimenti per trovare e gestire i volontari dell’evento

Se stai cercando modi per trovare volontari per eventi che trasformeranno il tuo evento in un grande successo, ecco 6 ottimi modi per trovarli e gestirli in modo efficace. Fai clic per twittare

Non appena hai pianificato quando si svolgerà il tuo evento, inizia a promuovere e condividere il tuo evento. Spargi la voce il più possibile, perché i volontari dovrebbero sapere che li stai cercando in modo che possano contattarti. Prima inizia l’intero processo, meglio è per te.

Assicurati di utilizzare tutti i tuoi account sui social media e la tua cerchia sociale per ampliare il più possibile la tua portata. Inizia dai tuoi account social, sito web, e-mail, calendario degli eventi, quindi chiedi alle persone di condividere anche il post. Ciò può moltiplicare enormemente la portata.

2 Crea una pagina di volontariato sul calendario degli eventi

Assicurati di aver inserito l’evento nel tuo calendario online sul tuo sito web in modo che i potenziali volontari possano vedere tutte le informazioni che stanno cercando. Crea una pagina di registrazione specifica per i volontari, in modo che possano ottenere tutte le informazioni su ciò che dovrebbero fare. Devono sapere tutto prima di entrarci.

Questo non solo renderà più facile per i volontari, ma lo renderà anche molto più conveniente per te. Renderà la gestione dei volontari dell’evento un gioco da ragazzi. Se stai cercando un calendario degli eventi, puoi controllare il calendario di WP Event Manager. Ha tutte le opzioni che vorresti per i tuoi eventi.

3 Cerca potenziali volontari

Sii sempre alla ricerca di volontari per eventi che possano portare dedizione e impegno per rendere il tuo evento di successo. Puoi trovare volontari nell’elenco dei partecipanti passati perché non sai mai a chi è piaciuto molto il tuo evento e vorrebbe gestirlo ora.

I tuoi partecipanti passati sono i tuoi futuri sponsor, in un modo o nell’altro. Vorrebbero supportarti più dei nuovi partecipanti, quindi mettiti in contatto con loro. Resta in contatto e invia loro un’e-mail per far sapere loro che stai cercando volontari in modo che possano rispondere se sono interessati al tuo nuovo evento.

4 Istituti sono la chiave

Il posto migliore per cercare volontari per eventi sono scuole, college, università e altre attività rilevanti per i tuoi eventi. Gli istituti hanno studenti desiderosi di far parte di nuovi eventi per acquisire maggiore esperienza su come gestire e mantenere gli eventi. Gli istituti inoltre incoraggiano massicciamente i loro studenti a prendere parte a tali attività.

Le aziende sono anche un bel posto dove cercare potenziali volontari. Sono spesso disposti ad aiutare nella promozione e persino nella sponsorizzazione dei tuoi eventi. Li aiuta anche, ovviamente, quindi è una vittoria per tutti se riesci a soddisfare le loro esigenze.

5 Fornire certificati di apprezzamento e crediti

Non puoi aspettarti che i volontari lavorino per qualsiasi cosa. I volontari dell’evento non sono lì per i soldi, ma sono lì per l’esperienza e, soprattutto, per il tuo apprezzamento. Sta a te come ringraziarli, ma offri loro gratitudine per i loro servizi.

Offri loro biglietti gratuiti per i tuoi eventi o portali fuori a pranzo o fornisci loro i certificati. Tutte queste tecniche funzionano bene e sollevano il morale dell’intero gruppo.

6 Comunicazione cristallina

I volontari dell’evento, e il tuo evento in generale, hanno bisogno di una comunicazione chiara. Questa è una parte della gestione dei volontari più che del trovarli. Dì a tutti chiaramente cosa sono tenuti a fare. Diglielo in anticipo in modo che possano iniziare e possano prendersi il loro tempo senza dover precipitarsi nelle cose sotto pressione.

Assegna ai volontari dell’evento i loro rispettivi ruoli, responsabilità, tutte le informazioni e, soprattutto, cosa ti aspetti da loro. Assegna un leader per tutti i gruppi che creerai. Se l’evento ha ancora qualche giorno da fare, puoi utilizzare alcune applicazioni per creare gruppi virtuali e canali per gestire i volontari, come Facebook, Google e altri.

Porta via

I volontari dell’evento sono i gioielli della corona del tuo evento. Sii grato a loro e faranno in modo che il tuo evento si svolga in modo ordinato e piacevole che sarà piacevole per i tuoi partecipanti. Se segui perfettamente la nostra serie di suggerimenti, puoi creare un gruppo di volontari che sarà sempre lì per te finché tu ci sarai per loro.