6 modi migliori per aumentare la partecipazione a un evento virtuale | WPEM

Gli eventi virtuali sono in circolazione da un po’. Tuttavia, i blocchi hanno davvero dato loro un fascino di massa. La bassa partecipazione può sembrare sconcertante per gli organizzatori di eventi poiché gli eventi virtuali sono convenienti e accessibili. Inoltre, richiedono molto meno tempo rispetto alle loro controparti di persona. Sebbene il pubblico abbia iniziato a scaldarsi agli eventi online, a volte la partecipazione può ancora fare fatica. Correggiamo l’errore e diamo un’occhiata a 6 modi per aumentare la partecipazione a un evento virtuale che stai ospitando.

Promuovi il tuo Evento Virtuale

Affinché le persone possano partecipare al tuo evento, devi prima far sapere loro che esiste. Per fortuna, ci sono molti modi interessanti per promuovere il tuo evento virtuale. Qualunque sia la strategia che intendi seguire, non considerarla una semplice pubblicità. Il tuo obiettivo è generare buzz e clamore ; le persone devono essere sinceramente entusiaste dell’evento che stai ospitando.

Crea immagini accattivanti e accattivanti e metti insieme trailer video. Ancora più importante, non dimenticare di sfruttare il potere dei social media. Se i tuoi contenuti promozionali sono entusiasmanti, i social network sono il luogo in cui le persone li condivideranno per te.

Anche il tuo sito web e le tue pagine di destinazione dovrebbero mettere in evidenza l’evento. Aggiungi un conto alla rovescia per creare anticipazione e creare un senso di urgenza.

Scegli il momento giusto

Trovare il momento perfetto per programmare il tuo evento è probabilmente l’aspetto più cruciale della pianificazione. Uno dei modi migliori per aumentare la partecipazione a un evento virtuale è assicurarsi che le persone possano effettivamente parteciparvi. Ottieni il massimo dal tuo evento online e sfrutta tutto il suo potenziale pianificando non solo l’evento, ma l’intera tempistica promozionale e di marketing. Molto dipende dalla scelta del momento giusto, ma dipenderà principalmente dal tipo di evento che stai ospitando. Ecco cosa cercare:

• Fine settimana. Se il tuo evento è breve, rilassante e ha molto valore di intrattenimento, i fine settimana possono essere una buona opzione. Questo è quando le persone vogliono rilassarsi e avere un po’ di tempo libero per se stesse. D’altra parte, se il tuo evento è impegnativo e richiede molta attenzione e concentrazione, potresti voler riconsiderare se l’hosting nel fine settimana è giusto per te – per la maggior parte delle persone, sarà il tempo della famiglia.
• Durante l’orario di lavoro. Questa può essere una buona opzione se stai organizzando un evento interno riservato ai dipendenti. Sono i migliori per la formazione o la presentazione di nuovi software o metodologie che utilizzerai. Sii consapevole dei tuoi dipendenti ed evita di tagliare in pause o pasti.
• Al di fuori dell’orario di lavoro – pomeriggio e sera. Sebbene tu abbia praticamente tutto il pomeriggio, devi comunque ricordare che gli eventi lunghi richiedono pause. Se hai partecipanti da più fusi orari, potresti dover finire prima.

Avere un itinerario dettagliato

Una cronologia dettagliata può aiutarti in ogni fase del processo di pianificazione. Oltre a utilizzare una sequenza temporale per la pianificazione, puoi anche utilizzarla per entusiasmare le persone per il tuo evento virtuale. Tuttavia, è imperativo che tu abbia un itinerario pronto per accompagnare la tua promozione dell’evento.

Aggiungi una cronologia degli eventi spettacolare sul tuo sito Web in modo che anche i visitatori occasionali possano sapere quando stanno accadendo le cose. Usa le infografiche per attirare l’attenzione delle persone e, una volta che hai suscitato il loro interesse, attirale affermando gli argomenti di cui parlerai. Indica chiaramente i vantaggi e le competenze che acquisiranno partecipando.

Se il tuo evento virtuale prevede relatori ospiti, assicurati che siano inclusi nell’itinerario. Cerca di coinvolgere nel tuo evento esperti del settore e influencer popolari di sfere adiacenti. Includili nel tuo materiale promozionale poiché i nomi popolari sono ottimi modi per aumentare la partecipazione a un evento virtuale. A seconda del tipo di collaborazione che hai concordato, i relatori ospiti possono anche avere un interesse personale a promuovere il tuo evento, il che aumenterà ulteriormente la tua portata.

Familiarizza con la piattaforma che utilizzerai

Questo vale sia per te che per i tuoi partecipanti. Non lasciare che le persone aspettino durante l’evento stesso mentre navighi nei menu cercando di trovare il pulsante su cui devi fare clic. Prova tutto e assicurati di conoscere bene la piattaforma prima che l’evento abbia luogo. Semplifica l’esperienza per tutti e fai tutto il possibile per garantire che le cose funzionino senza intoppi.

Se i partecipanti e gli ospiti devono disporre di account e installare software specializzato, tieni a loro disposizione in anticipo delle pratiche guide. Sii realistico sul fatto che molto probabilmente avrai bisogno dell’assistenza clienti per il tuo evento. Considera l’assunzione di qualcuno che ti aiuti o esternalizza quella parte del lavoro. Una cosa è certa; avrai bisogno di un modo per gestire i biglietti, le prenotazioni e le cancellazioni.

Avere a disposizione un modulo di domande e risposte prima dell’evento

Una sezione Domande dell’evento può generare interesse e favorire il coinvolgimento degli utenti. Tuttavia, viene fornito con un ulteriore vantaggio. Avere le domande dei partecipanti in anticipo consentirà a te e ai tuoi relatori ospiti di prepararsi. Leggi l’elenco delle domande e poni il veto ad alcune se necessario. È decisamente meglio che farsi prendere alla sprovvista.

Il giorno dell’evento, puoi iniziare presto e consentire alle persone di chattare nella lobby dell’evento. Chiedi a un chatbot o a un moderatore di aiutarti a tenere traccia della discussione tra i partecipanti. Dopo che l’evento è finito, dovresti dare ai partecipanti un sondaggio con domande. Qualsiasi feedback sarà prezioso, in quanto può fare molto per aiutarti a pianificare eventi futuri.

Usa le email a tuo vantaggio

Invia link alle parti interessate al tuo evento virtuale. Includi grafici e guide che spieghino i passaggi di configurazione per la registrazione e l’accesso. Avere tutte le informazioni pertinenti nell’e-mail di invito in modo che siano tutto ciò di cui hanno bisogno per partecipare. Puoi anche utilizzare le e-mail di follow-up come promemoria per l’evento. Crea una landing page entusiasmante per il tuo RSVP in modo che anche coloro che non avevano intenzione di partecipare avranno dei ripensamenti dopo averlo visto.

Riassumere

Gli eventi online stanno affrontando molta concorrenza ed è essenziale far risaltare i tuoi. Se segui questi 6 modi per aumentare la partecipazione a un evento virtuale, non solo vedrai un numero maggiore di visitatori, ma genererai anche più entusiasmo e coinvolgimento. Impressionando e coinvolgendo il tuo pubblico, stai costruendo una solida base anche per eventi futuri.