Lista di controllo per la pianificazione di eventi virtuali definitiva e autentica | WP E

Senza una pianificazione e una corretta esecuzione di strategie definite, ti mancherà di rendere popolari i tuoi eventi virtuali tra il pubblico o i potenziali partecipanti. Vuoi conoscere la checklist per la pianificazione di eventi virtuali per un evento di successo?

Qui abbiamo cercato organizzato una lista di controllo per la pianificazione di eventi che devi tenere d’occhio durante la fase di pianificazione.

Scegli e rivedi le metodologie e le tecnologie per il tuo evento virtuale

Parlare di eventi virtuali, la pianificazione e la valutazione delle strategie definite giocano un ruolo molto importante nel successo degli eventi. Per quanto riguarda la pianificazione di eventi virtuali, la cosa principale da tenere sotto osservazione è l’uso di tali tecnologie e metodologie a cui i tuoi partecipanti possono facilmente adattarsi.

Per questo motivo, è necessario collaborare con i facilitatori, i presentatori e il resto del team dell’evento per definire gli obiettivi e pianificare il programma in tempo con metodi definiti. Questo livello di pianificazione di eventi virtuali consentirà la progettazione di un’esperienza virtuale individualizzata e interattiva, con contenuti pertinenti che catturano l’attenzione. Alcune domande utili come punto di partenza dell’elenco di controllo per la pianificazione degli eventi:

• Quanto tempo ha il pubblico per partecipare?
• Sono esperti nelle nuove tecnologie?
• Con quale dispositivo o dispositivi si connettono solitamente i membri del mio pubblico?
• Ciò che il mio pubblico è interessato a imparare/praticare/migliorare?
• Hanno bisogno di interagire tra loro o possono lavorare individualmente?

Questa diagnosi iniziale ti permetterà di determinare la dinamica dell’evento e identificare se sarà fatto in modo sincrono (interagendo in tempo reale tramite video, audio e chat).

Lista di controllo per la pianificazione dell’evento Punti chiave:

1 Identifica la piattaforma più adatta ai tuoi obiettivi

Sebbene strumenti come Skype, Microsoft Teams o altri strumenti online preferibili funzionino per trasformare riunioni o seminari in modo più semplice, tuttavia, per eventi più innovativi e complessi potresti dover scegliere strumenti come WP Event Manager Plugin per gestire le esigenze della tua piattaforma. La piattaforma Zoom oltre ad offrire messaggistica istantanea, registrazione e monitoraggio dei partecipanti, consente di effettuare videochiamate in stanze virtuali, molto comode per svolgere workshop o sessioni di formazione e, con la sua modalità di sessioni di lavoro parallele, attività che richiedono ai partecipanti di essere divisi in gruppi può essere un punto a favore.

2 opzioni di marketing

Il punto successivo nella lista di controllo per la pianificazione dell’evento è cercare le opzioni di marketing che siano anche fattibili ed economiche. Mentre opti per le piattaforme di marketing, tieni a mente il ruolo essenziale, che è quello di ottenere più partecipanti. Ci sono una varietà di opzioni disponibili, inclusa la più importante che è il marketing digitale.

Devono essere presenti numerose piattaforme digitali nella tua agenda di pianificazione degli eventi per rivedere e scegliere quale è la più conveniente per la tua particolare promozione dell’evento. Puoi dare un’occhiata a questo:

• Promozione evento Facebook
• Promozione dell’evento tramite guest post
• Banner digitali su diversi siti web
• Annunci a pagamento sui social media

3 Iscrizioni e biglietti

Ecco una delle cose più importanti da considerare mentre si fa una lista di controllo per la pianificazione di un evento virtuale. Le registrazioni sono molto importanti perché forniscono molti spunti, tra cui:

• Ti permette di stimare il numero di partecipanti che avrai per il tuo evento
• Consente di stimare le entrate generate
• Ti aiuta nell’agenda di pianificazione degli eventi relativa ai requisiti dell’infrastruttura

Esistono diversi modi per integrare la registrazione nei tuoi eventi; tuttavia, quello semplice ed efficace è il componente aggiuntivo di registrazione del plugin WordPress Event Manager in quanto consente una facile integrazione e un facile processo di registrazione.

Insieme alle registrazioni, devi inserire "Vendita biglietti" nella tua lista di controllo per la pianificazione dell’evento virtuale. Per questo, non è necessario sviluppare alcun modulo da integrare con il tuo sito Web per lo scopo desiderato. Ci sono molti plug-in disponibili per gestire questa attività e consigliamo di utilizzare i plug-in a causa della loro facile disponibilità e funzionamento.

4 Pianificazione finanziaria

La finanza e la tecnologia sono considerate la spina dorsale per l’organizzazione di eventi virtuali. Quindi, devi prestare particolare attenzione a loro durante la lista di controllo della pianificazione dell’evento virtuale e l’esecuzione. Devi chiamare relatori ospiti, prendere accordi, assumere personale con te per la risoluzione dei problemi durante le sessioni e gli accordi, e per tutte queste cose, devi pagare dei soldi. Ora, l’intera pianificazione viene eseguita attorno all’obiettivo di soddisfare i requisiti finanziari.

Per l’analisi finanziaria durante la pianificazione e l’esecuzione dell’evento virtuale, è necessario un sistema automatizzato per consentire una facile analisi. Come, WordPress Event Manager Plugin offre ai suoi clienti l’accesso alle informazioni visive che mostrano la domanda per il finanziamento e il recupero dei costi attraverso le registrazioni.

5 opzioni di feedback

Ultimo ma non meno importante, devi avere questo punto nella tua lista di controllo per la pianificazione degli eventi. Essendo in grado di attirare più partecipanti per i tuoi eventi virtuali, devi incorporare i suggerimenti e il feedback del tuo pubblico. In questo modo, puoi evolvere e migliorare la pianificazione del tuo evento virtuale ed essere in grado di organizzare eventi in un modo che piace al pubblico.

Ci sono molte opzioni disponibili, inclusa la migliore che consente ai clienti di compilare il breve sondaggio alla fine della sessione, che alla fine ti dà molte risposte.

Puoi strutturare l’elenco di controllo per la pianificazione dell’evento per renderlo migliore con questo.

Abbiamo diviso la checklist per la pianificazione dell’evento in 3 sezioni principali:

1. Prima dell’evento
2. Durante l’evento
3. Dopo l’evento

In ogni sezione, copriamo diverse categorie di cose. Ad esempio, nella prima sezione, tratteremo "come scegliere le piattaforme software/hardware", "come comunicare con i partecipanti", "cosa considerare nella registrazione" e altro ancora.

Nella seconda sezione, includiamo categorie come "durante la sessione in streaming" e "come sostenere i tuoi sponsor ed espositori". e altri. Nella sezione finale, descriviamo "come seguire i partecipanti" e altre considerazioni per dopo la fine dell’evento.

Ecco un esempio di ciò che vedrai nella lista di controllo per la pianificazione di eventi virtuali:

1 Prima del giorno dell’evento

1. Pianificazione del formato dell’evento

• Scegli di trasmettere in live streaming, pre-registrare video o utilizzare un ibrido dei due in base alle esigenze dell’evento (questo è importante per decidere quale piattaforma software utilizzare)

• Decidi se l’evento deve essere prolungato di qualche giorno in più

• Decidi la strategia di distribuzione del contenuto: se rendere pubblico tutto il contenuto o limitarlo ai soli registranti

• Se i partecipanti si estendono su un’area geografica di grandi dimensioni, prendi in considerazione la registrazione delle sessioni e consenti la riproduzione su richiesta

• Scegli piattaforme:

• Piattaforma di streaming come Zoom

• Strumento di interazione dei partecipanti. A seconda delle tue esigenze, sceglierai una piattaforma completa solo una soluzione di sola chat come Slack

• Strumenti vari: servizio di posta elettronica (ad es. Mailchimp), generazione di sottotitoli e servizi di interpretariato (se necessario)

• Decidi se hai bisogno di dispositivi A/V di alta qualità come dispositivi di registrazione per filtrare rumore/eco

• Considera che alcuni servizi potrebbero non essere disponibili in alcune aree (es. Google/Youtube/Facebook non sono disponibili in Cina)

2 Durante l’evento

1. Durante lo streaming della sessione

• Avvia ogni sessione 15 minuti prima per controllare il dispositivo e la rete

• Prepararsi e reagire a qualsiasi interruzione (ad es. violazione del codice di condotta, interruzione dello streaming a causa di problemi tecnici)

• Disattiva/riattiva e disattiva/attiva il video dei partecipanti di conseguenza

• Raccogli e modera Q&A online

• Inizia e organizza attività divertenti

• Coordina la ludicizzazione online come un concorso fotografico

• Inizia incontri virtuali

3 Dopo l’evento

1. Cerca un servizio di archiviazione per archiviare i video archiviati
2. Segui i partecipanti

• Invia sondaggi ai partecipanti per raccogliere il loro feedback per l’esperienza virtuale
• Rivolgiti a relatori, volontari e moderatori ed esprimi la tua gratitudine per i loro sforzi in questo evento speciale
• Segui gli sponsor e gli espositori per ringraziarli per il loro supporto durante il periodo difficile e vedere se hanno raggiunto il loro obiettivo

Conclusione

Se non hai tenuto queste cose nella tua lista di controllo per la pianificazione degli eventi per gli ultimi eventi, provale per i tuoi prossimi eventi virtuali e osserva il tasso di successo e il feedback del cliente. Ci sono molte altre cose da incorporare durante la pianificazione di eventi virtuali; tuttavia, lo abbiamo reso molto breve per i nostri lettori in modo che possano seguirlo facilmente e aumentare le possibilità di successo per i loro eventi.

Infine, tutti questi punti nell’elenco di controllo della pianificazione degli eventi possono diventare più facili da seguire se utilizzi il plugin WordPress Event Manager per i tuoi eventi virtuali.