Как синхронизировать контакты Gmail без импорта и экспорта

Если у вас есть учетная запись Gmail, будь то для личного или профессионального использования, велика вероятность, что вы используете Google Контакты. Здесь хранятся контакты, с которыми вы общаетесь через Gmail, но его функции на этом не заканчиваются. Для многих компаний Google Контакты также могут служить ценным хранилищем контактов. Его можно использовать бесплатно и легко интегрируется с другими продуктами Google, поэтому, если ваша организация использует GSuite, Google Контакты – отличная отправная точка для хранения деловых контактов.

Однако у большинства предприятий контактная информация, вероятно, также хранится где-то еще, например, в их программном обеспечении CRM, других инструментах управления контактами и приложениях электронного маркетинга. Если базы данных контактов во всех этих инструментах не взаимодействуют друг с другом, ваш бизнес, вероятно, будет иметь разрозненные хранилища данных, что может быть плохо для бизнеса во многих отношениях. Например, у вас может появиться множество повторяющихся контактов, устаревшая информация и команды, работающие с разрозненными данными.

Многие организации полагаются на ручной импорт и экспорт данных для решения этих проблем и работают с несколько согласованной базой данных контактов. Однако этот метод работает не для всех и не заменяет настоящую интеграцию данных.

Вот почему традиционные операции импорта / экспорта не всегда являются лучшим способом управления вашими контактами – и альтернативы, которые вам следует попробовать.

Как импортировать и экспортировать контакты Gmail традиционным способом

Когда вы зайдете на панель управления Google Контакты, вы увидите варианты импорта и экспорта файлов CSV на левой боковой панели. Вы можете импортировать список контактов из другого приложения в свою учетную запись Google Contacts или экспортировать контакты, которые вы там храните.

Этот импорт / экспорт можно выполнить с помощью любого из следующих методов файла CSV:

• Файлы Google CSV
• Файлы Outlook CSV
• vCard файлы

Имейте в виду, что каждая отдельная учетная запись Google имеет свой собственный набор контактов, поэтому, если у вас несколько учетных записей Gmail, каждая из них будет иметь свои собственные базы данных контактов в Google Контактах.

Google Контакты упрощают разделение контактов на группы с помощью ярлыков. Во время импорта / экспорта вы можете выбрать экспорт файлов с пометкой, например, только «Деловые», и исключить из него все остальные контакты.

Это достаточно хорошее решение для разовых и разовых операций. Другими словами, если вам нужно взять ограниченное количество контактов из одного приложения и отправить их в другое приложение, импорт / экспорт ваших контактов Gmail подойдет. Типичный вариант использования – если вам нужно перенести контакты из старой учетной записи Gmail в новую или взять небольшую часть своих контактов и один раз поделиться ими с коллегой.

Проблемы с традиционным импортом / экспортом

Если вам нужно регулярно обмениваться контактами между учетными записями и приложениями, вы можете столкнуться с некоторыми проблемами с форматом CSV.

Когда некоторые из ваших записей в Google Контактах уже существуют в другом приложении, вы можете получить дубликаты контактов. Даже при объединении файлов CSV некоторые контакты будут перекрываться. Например, контакт с именем «Уильям» в одной базе данных и «Билл» в другой, скорее всего, будет сохранен как два разных контакта.

Кроме того, поскольку некоторые файлы CSV разделены запятыми, адреса обычно разбиваются на разные информационные поля при импорте или экспорте контакта через файл CSV. Телефонные номера также могут быть ошибочно приняты за большие суммы, поэтому вы можете получить неверные данные во многих своих приложениях. CSV не оптимизирован для постоянного обмена контактами и не поддерживает синхронизацию контактов.

Другая проблема заключается в том, что ваши контактные данные постоянно меняются, а файлы CSV могут только сделать временный снимок вашей базы данных. Он может устареть очень быстро и не будет обновлять ваши контакты в режиме реального времени. Из-за этого вам, вероятно, придется постоянно вручную импортировать / экспортировать, что может очень быстро стать беспорядочным – не говоря уже о том, что выполнение этого вручную каждую неделю или месяц невероятно трудоемко.

Кроме того, это не двусторонний обмен контактами: вы можете экспортировать файлы только из одного приложения и импортировать их в другое. Это будет означать, что если вам нужны одни и те же контакты в обоих приложениях, вам придется импортировать / экспортировать дважды, что может очень быстро стать беспорядочным.

Однако есть способы автоматизировать это и значительно упростить управление контактами. Вместо того, чтобы постоянно использовать для этого CSV-файлы, рассмотрите возможность непрерывной синхронизации между вашими приложениями, интегрировав Google Контакты с остальной частью вашего программного стека.

Как создать синхронизацию контактов Google

Интеграция вашего программного стека – лучший способ избежать многих проблем, о которых мы здесь говорили, поскольку она устраняет пробелы между вашими инструментами и гарантирует, что они общаются друг с другом в реальном времени.

Интеграция программного обеспечения может быть достигнута несколькими способами:

• С собственными (или внутри приложения) интеграциями
• С внутренней интеграцией
• С инструментами платформы интеграции как услуги (iPaaS)

При любом из этих вариантов ваши учетные записи Google Контактов будут связаны с вашим программным обеспечением CRM и другими приложениями, хранящими контактные данные. Эта интеграция будет намного менее сложной и трудоемкой, чем при частом экспорте файлов CSV, поскольку операции по обмену контактами будут автоматизированы.

Google Контакты действительно предлагают некоторую встроенную интеграцию с другими инструментами управления контактами и CRM, но это часто просто односторонний толчок, и инструменты, которые вы уже используете, могут не предлагать эту возможность.

Возможно, вы захотите рассмотреть возможность создания для этого внутренней интеграции, которая будет адаптирована к потребностям вашего бизнеса и идеально подходит для ваших рабочих процессов. Обратной стороной этого является то, что их строительство очень дорого и требует много времени, и для этого вам необходимо иметь необходимые внутренние знания.

Третий вариант – наш лучший выбор: если вы хотите, чтобы ваши базы данных контактов синхронизировались в реальном времени, лучше всего будет развернуть инструмент iPaaS для подключения ваших приложений. Платформы iPaaS специально созданы для интеграции между двумя отдельными частями программного обеспечения – думайте об этом как о решении, которое было создано специально для интеграции ваших приложений и которое делает всю тяжелую работу за вас.

Как инструменты iPaaS могут синхронизировать ваши контакты Gmail

Существуют разные виды инструментов iPaaS, каждый из которых имеет разные функции для интеграции различных частей вашего бизнеса. Мы будем говорить об инструментах, которые специализируются на интеграции триггерных действий и ориентированы на синхронизацию данных клиентов.

Автоматизация триггерного действия

Такие платформы, как Zapier, Tray.io и Automate.io, специализируются на автоматизации рабочих процессов и односторонней отправке данных. Это позволит вам создать рабочий процесс триггерного действия – так, например, вы можете указать, что, когда контакт создается в Google Контактах, он должен автоматически создаваться и в вашей CRM.

Это позволяет создавать сложные, полностью автоматизированные рабочие процессы между сотнями различных приложений, но когда вы обновляете данные или добавляете новые контакты через несколько приложений, все становится сложнее. Этот вид автоматизации был разработан для односторонней передачи от одного приложения напрямую к другому, и этот принцип действия триггера не оптимален для непрерывной синхронизации данных.

Если вам нужно синхронизировать сегменты ваших контактов по-разному, вам нужно создать несколько автоматизаций, которые работают независимо друг от друга, чтобы они могли перекрывать друг друга или даже отменять друг друга. Это также не синхронизирует исторические данные, а только контакты, созданные после настройки автоматизации.

Синхронизация данных клиентов

Кроме того, существуют решения iPaaS, ориентированные на синхронизацию данных клиентов. PieSync поддерживает обмен контактами между базами данных двумя способами в режиме реального времени. Это означает, что каждый раз, когда вы меняете или обновляете какие-либо контактные данные, это изменение отражается и в других ваших приложениях.

Это относится и к тому, когда вы создаете новые контакты – если контакт добавляется в вашу учетную запись Google Contacts, он также автоматически создается в вашей CRM и наоборот, со всеми информационными полями и сегментацией, соблюдаемыми во всех приложениях.

Это гарантирует, что ваши контакты постоянно синхронизируются и обновляются в вашем программном стеке, обеспечивая гораздо более простое решение, позволяющее импортировать и экспортировать громоздкие CSV-файлы. Он также полностью автоматизирован, поэтому после однократной настройки синхронизация продолжается без необходимости что-либо делать.

Этот вид интеграции также позволяет синхронизировать только определенные группы контактов, если вы не хотите, чтобы вся ваша база данных была включена в синхронизацию. Например, с помощью простой настройки правила «если- это- то- то» вы можете быть уверены, что с вашей CRM синхронизируются только контакты с пометкой «Бизнес» в Google Контактах:

Это пример того, как вы можете поддерживать сегментацию контактов Google в различных приложениях.

Помните, что такая интеграция работает только с данными о контактах, потенциальных клиентах и ​​компании. Он отлично работает, если вам нужно синхронизировать контакты Gmail с другими инструментами, поэтому вместо импорта или экспорта вам обязательно стоит подумать о настройке синхронизации.

Однако эта интеграция не работает, если вам нужно синхронизировать другие типы данных, такие как билеты, сделки или карты Trello. Если это так, то инструменты автоматизации триггерного действия могут быть лучшим вариантом. Вы даже можете использовать более одного инструмента iPaaS для поддержки своей программной экосистемы, наполняя ее дополнительными возможностями интеграции и автоматизации для различных требований.

Изучите альтернативы импорту / экспорту

Есть готовая опция для импорта и экспорта контактов в виде файлов CSV в вашей учетной записи Google Контакты (где находятся ваши контакты Gmail). Однако это может быть не лучшим решением, если вам нужно постоянно обмениваться контактами между вашей учетной записью Google и другими бизнес-приложениями.

Вместо этого у вас есть отличные альтернативы, которые можно адаптировать к вашим конкретным бизнес-процессам. Вы можете использовать интеграцию внутри приложения – некоторые CRM и другие инструменты управления контактами предлагают их с Google Контактами и другими сервисами Google. Однако это может быть только одностороннее проталкивание и может не синхронизировать исторические данные, а также вновь созданные данные. Кроме того, инструменты, которые вы уже используете, могут не предлагать эту возможность.

Вы можете создать индивидуальную интеграцию с GSuite внутри компании, но это не имеет смысла для многих организаций, поскольку это дорогостоящий и трудоемкий подход, особенно для малого бизнеса.

Наконец, вы можете развернуть инструмент iPaaS, который позаботится об этой синхронизации за вас. Это самый простой и наиболее успешный способ добиться реальной синхронизации контактов между вашими инструментами. Но помните, что не все инструменты iPaaS созданы равными: существует несколько видов интеграционного программного обеспечения, которое лучше всего подходит для разных случаев использования, поэтому обязательно внимательно изучите свои варианты и подумайте, что лучше всего решает проблему. Возможно, вы даже захотите объединить два или более решений iPaaS для совместной работы для интеграции ваших приложений.

Источник записи: https://blog.hubspot.com