Najlepsza i autentyczna lista kontrolna planowania wydarzeń wirtualnych | WP E

Bez zaplanowania i właściwej realizacji określonych strategii zabraknie Ci popularyzacji wirtualnych wydarzeń wśród publiczności lub potencjalnych uczestników. Czy chcesz wiedzieć o wirtualnej liście kontrolnej planowania wydarzeń, aby odnieść sukces?

Tutaj zorganizowaliśmy listę kontrolną planowania wydarzeń, na którą musisz mieć oko podczas fazy planowania.

Wybierz i przejrzyj metodologie i technologie dla swojego wirtualnego wydarzenia

Mówienie o wirtualnych wydarzeniach, planowanie i ocena zdefiniowanych strategii odgrywają bardzo istotną rolę w sukcesie wydarzeń. Jeśli chodzi o planowanie wirtualnych wydarzeń, najważniejszą rzeczą, którą należy obserwować, jest stosowanie takich technologii i metodologii, do których uczestnicy mogą łatwo dostosować się.

Z tego powodu musisz współpracować z facylitatorami, prezenterami i resztą zespołu wydarzenia, aby zdefiniować cele i zaplanować program na czas przy użyciu zdefiniowanych metod. Ten poziom planowania wirtualnych wydarzeń umożliwi zaprojektowanie zindywidualizowanego i interaktywnego wirtualnego doświadczenia z odpowiednią treścią, która przyciągnie uwagę. Kilka pomocnych pytań na początek listy kontrolnej planowania wydarzeń:

• Ile czasu ma publiczność na uczestnictwo?
• Czy są biegli w nowych technologiach?
• Za pomocą którego urządzenia lub urządzeń zwykle łączą się członkowie moich odbiorców?
• Co moja publiczność interesuje się uczeniem/ćwiczeniem/poprawą?
• Czy muszą ze sobą współdziałać, czy mogą pracować indywidualnie?

Ta wstępna diagnoza pozwoli ci określić dynamikę zdarzenia i określić, czy będzie to odbywało się synchronicznie (interakcja w czasie rzeczywistym za pośrednictwem wideo, audio i czatu).

Lista kontrolna planowania wydarzeń Kluczowe punkty:

1 Zidentyfikuj platformę, która najlepiej odpowiada Twoim celom

Chociaż narzędzia takie jak Skype, Microsoft Teams lub inne preferowane narzędzie online działają w celu prostszego przekształcania spotkań lub seminariów, jednak w przypadku bardziej innowacyjnych i złożonych wydarzeń może być konieczne wybranie narzędzi takich jak WP Event Manager Plugin do zarządzania potrzebami platformy. Platforma Zoom oprócz oferowania komunikatorów, rejestracji i monitorowania uczestników, umożliwia prowadzenie wideorozmów w wirtualnych pokojach, bardzo wygodne prowadzenie warsztatów lub sesji szkoleniowych oraz, dzięki trybowi pracy równoległej, czynności, które wymagają od uczestników podział na grupy może być plusem.

2 opcje marketingowe

Kolejnym punktem na liście kontrolnej planowania wydarzeń jest poszukiwanie opcji marketingowych, które są również wykonalne i ekonomiczne. Decydując się na platformy marketingowe, pamiętaj o kluczowej roli, jaką jest pozyskanie większej liczby uczestników. Dostępnych jest wiele opcji, w tym najważniejsza, czyli marketing cyfrowy.

W programie planowania wydarzeń musi znajdować się wiele platform cyfrowych, aby przejrzeć i wybrać, która z nich jest najwygodniejsza dla promocji konkretnego wydarzenia. Możesz rzucić okiem na to:

• Promocja wydarzenia na Facebooku
• Promowanie wydarzenia poprzez posty gości
• Banery cyfrowe na różnych stronach internetowych
• Płatne reklamy w mediach społecznościowych

3 rejestracje i bilety

Oto jedna z najważniejszych rzeczy do rozważenia podczas robienia listy kontrolnej wirtualnego planowania wydarzeń. Rejestracje są bardzo ważne, ponieważ dostarczają wielu informacji, w tym:

• Pozwól oszacować liczbę uczestników, których będziesz mieć na swoim wydarzeniu
• Pozwala oszacować generowane przychody
• Pomaga w planowaniu wydarzeń związanych z wymaganiami infrastrukturalnymi

Istnieje wiele sposobów na zintegrowanie rejestracji z wydarzeniami; jednak prostym i skutecznym jest dodatek rejestracyjny wtyczki WordPress Event Manager Plugin, ponieważ umożliwia łatwą integrację i łatwy proces rejestracji.

Wraz z rejestracją musisz umieścić „Sprzedaż biletów" na swojej liście kontrolnej wirtualnego planowania wydarzeń. W tym celu nie musisz rozwijać żadnego modułu, który ma być zintegrowany z Twoją stroną internetową w pożądanym celu. Dostępnych jest wiele wtyczek do obsługi tego zadania i zalecamy korzystanie z wtyczek ze względu na ich łatwą dostępność i działanie.

4 Planowanie finansowe

Finanse i technologia są uważane za podstawę organizacji wirtualnych wydarzeń. Musisz więc zwrócić na nie szczególną uwagę podczas swojej listy kontrolnej wirtualnego planowania wydarzeń i ich realizacji. Musisz zadzwonić do prelegentów gości, umówić się, zatrudnić personel do rozwiązywania problemów podczas sesji i ustaleń, a za wszystkie te rzeczy musisz zapłacić. Teraz całe planowanie odbywa się wokół celu, aby spełnić wymagania finansowe.

Do analizy finansowej podczas wirtualnego planowania i realizacji wydarzenia potrzebujesz zautomatyzowanego systemu, który umożliwi łatwą analizę. Podobnie jak WordPress Event Manager Plugin oferuje swoim klientom dostęp do informacji wizualnych, które pokazują zapotrzebowanie na finanse i odzyskiwanie kosztów poprzez rejestracje.

5 opcji opinii

Wreszcie, musisz mieć ten punkt na liście kontrolnej planowania wydarzeń. Będąc w stanie przyciągnąć więcej uczestników na swoje wirtualne wydarzenia, musisz uwzględnić sugestie i opinie odbiorców. Dzięki temu możesz ewoluować i ulepszać planowanie wirtualnych wydarzeń oraz organizować wydarzenia w sposób, w jaki lubi być publiczność.

Dostępnych jest wiele opcji, w tym najlepsza, która umożliwia klientom wypełnienie krótkiej ankiety pod koniec sesji, co ostatecznie zapewnia wiele odpowiedzi.

Możesz ustrukturyzować listę kontrolną planowania wydarzeń, aby była lepsza dzięki temu.

Podzieliliśmy listę kontrolną planowania wydarzeń na 3 główne sekcje:

1. Przed wydarzeniem
2. Podczas wydarzenia
3. Po wydarzeniu

W każdej sekcji omawiamy różne kategorie rzeczy. Na przykład w pierwszej sekcji omawiamy „jak wybrać platformy programowe/sprzętowe”, „jak komunikować się z uczestnikami”, „co wziąć pod uwagę podczas rejestracji” i nie tylko.

W drugiej sekcji uwzględniamy kategorie, takie jak „podczas transmisji strumieniowej sesji” i „jak promować sponsorów i wystawców”. i inni. W ostatniej części opisujemy „jak kontynuować z uczestnikami” i inne kwestie po zakończeniu wydarzenia.

Oto przykład tego, co zobaczysz na liście kontrolnej wirtualnego planowania wydarzeń:

1 Przed dniem imprezy

1. Planowanie formatu wydarzenia

• Wybierz transmisję na żywo, wstępnie nagraj filmy lub użyj hybrydy tych dwóch zgodnie z potrzebami wydarzenia (jest to ważne przy podejmowaniu decyzji, której platformy oprogramowania użyć)

• Zdecyduj, czy wydarzenie powinno zostać przedłużone o kilka dni więcej

• Zdecyduj o strategii dystrybucji treści: czy upublicznić wszystkie treści, czy ograniczyć się tylko do rejestrujących

• Jeśli uczestnicy znajdują się na dużym obszarze geograficznym, rozważ sesje nagraniowe i zezwól na powtórkę na żądanie

• Wybierz platformy:

• Platforma do przesyłania strumieniowego, taka jak Zoom

• Narzędzie interakcji z uczestnikami. W zależności od potrzeb wybierzesz kompleksową platformę, tylko rozwiązanie tylko do czatu, takie jak Slack

• Różne narzędzia: usługa e-maili (np. Mailchimp), generowanie napisów i usługi tłumacza (w razie potrzeby)

• Zdecyduj, czy potrzebujesz wysokiej jakości urządzeń A/V, takich jak urządzenia nagrywające do filtrowania szumów/echa

• Weź pod uwagę, że niektóre usługi mogą być niedostępne w niektórych regionach (np. Google/YouTube/Facebook nie są dostępne w Chinach)

2 W trakcie imprezy

1. Podczas przesyłania strumieniowego sesji

• Rozpocznij każdą sesję 15 minut wcześniej, aby sprawdzić urządzenie i sieć

• Przygotuj się i reaguj na wszelkie zakłócenia (np. naruszenie kodeksu postępowania, przerwanie transmisji strumieniowej z powodu problemów technicznych)

• Wycisz/wyłącz wyciszenie i odpowiednio wyłącz/włącz wideo uczestników

• Zbieraj i moderuj pytania i odpowiedzi online

• Rozpocznij i zorganizuj zabawne zajęcia

• Koordynuj grywalizację online, taką jak konkurs fotograficzny

• Rozpocznij wirtualne spotkania

3 Po wydarzeniu

1. Poszukaj usługi przechowywania, aby przechowywać zarchiwizowane filmy
2. Kontynuuj kontakt z uczestnikami

• Wysyłaj ankiety do uczestników, aby zebrać ich opinie dotyczące wirtualnego doświadczenia
• Skontaktuj się z prelegentami, wolontariuszami i moderatorami i wyraź wdzięczność za ich wysiłek w tym wyjątkowym wydarzeniu
• Skontaktuj się ze sponsorami i wystawcami, aby podziękować im za wsparcie w trudnym czasie i sprawdzić, czy osiągnęli swój cel

Wniosek

Jeśli nie trzymałeś tych rzeczy na liście kontrolnej planowania wydarzeń dla ostatnich wydarzeń, wypróbuj je dla nadchodzących wirtualnych wydarzeń i obserwuj wskaźnik sukcesu oraz opinie klientów. Istnieje wiele innych rzeczy, które należy uwzględnić podczas wirtualnego planowania wydarzeń; jednak uczyniliśmy go bardzo krótkim dla naszych czytelników, aby mogli łatwo go śledzić i zwiększyć szanse powodzenia swoich wydarzeń.

Wreszcie, wszystkie te punkty na liście kontrolnej planowania wydarzeń mogą stać się łatwiejsze do naśladowania, jeśli używasz wtyczki WordPress Event Manager do swoich wirtualnych wydarzeń.