5 etapas para encontrar e gerenciar voluntários de eventos produtivos
Na maioria dos casos que giram em torno de grandes eventos, os organizadores ficam com a maior parte do crédito. Mas há muito mais acontecendo sob a superfície, que não é visível ou aparente o suficiente para as pessoas verem. Essa é a parte em que os voluntários do evento prosperam e agregam valor ao evento.
Sem voluntários de eventos, grandes eventos não serão tão bons. Sem a mão de obra certa que adoraria fazer parte do seu evento, seu sistema simplesmente não decolará. Eles são a espinha dorsal de qualquer evento que verá tudo de baixo para cima.
Para tornar toda a experiência agradável e útil, os voluntários do evento irão mantê-la funcionando. Desde saudar educadamente os participantes até garantir que tudo corra bem, desde a segurança até o gerenciamento e o check-in das pessoas, esta equipe irá incorporar uma experiência satisfatória para os participantes.
A parte principal é encontrar essas pessoas inestimáveis, esses voluntários irreais de eventos de que estamos falando. Como encontrá-los e gerenciá-los? Você não se preocupe? Aqui estão algumas maneiras pelas quais você pode realizar sua jornada para procurar esses voluntários que transformarão todo o seu evento.
Dicas para encontrar e gerenciar voluntários do evento
Se você está procurando maneiras de encontrar voluntários para eventos que transformarão seu evento em um grande sucesso, aqui estão 6 maneiras excelentes de encontrá-los e gerenciá-los com eficácia. Clique para tweetar
Assim que você planejou quando seu evento acontecerá, comece a promover e compartilhar seu evento. Divulgue o máximo possível, porque os voluntários devem saber que você está procurando por eles para que possam entrar em contato com você. Quanto mais cedo todo o processo começar, melhor para você.
Certifique-se de usar todas as suas contas de mídia social e seu círculo social para ampliar seu alcance tanto quanto possível. Comece com suas contas sociais, site, e-mail, calendário de eventos e peça às pessoas que saibam para compartilhar a postagem também. Isso pode multiplicar o alcance massivamente.
2 Configure uma página de voluntariado em seu calendário de eventos
Certifique-se de colocar o evento em sua agenda online em seu site para que os voluntários em potencial possam ver todas as informações que procuram. Crie uma página de inscrição específica para voluntários, para que eles possam obter todas as informações sobre o que devem fazer. Eles devem saber tudo antes de entrar no assunto.
Isso não apenas tornará tudo mais fácil para os voluntários, mas também muito mais conveniente para você. Isso tornará a gestão dos voluntários do evento muito mais fácil. Se você estiver procurando por um calendário de eventos, pode verificar o calendário do WP Event Manager. Possui todas as opções que você deseja para seus eventos.
3 Procure por voluntários em potencial
Esteja sempre atento a voluntários para eventos que possam trazer dedicação e comprometimento para que seu evento seja um sucesso. Você pode encontrar voluntários em sua lista de participantes anteriores porque nunca sabe quem gostou muito do seu evento e gostaria de gerenciá-lo agora.
Seus participantes anteriores são seus futuros patrocinadores, de uma forma ou de outra. Eles gostariam de apoiar você mais do que novos participantes, então entre em contato com eles. Mantenha contato e envie um e-mail para que saibam que você está procurando voluntários para que possam responder se estiverem interessados em seu novo evento.
4 institutos são a chave
O melhor lugar para procurar voluntários para eventos são escolas, faculdades, universidades e outras empresas relevantes para seus eventos. Os institutos têm alunos ansiosos para participar de novos eventos para ganhar mais experiência sobre como gerenciar e manter eventos. Os institutos também incentivam maciçamente seus alunos a participarem de tais atividades.
As empresas também são um bom lugar para procurar voluntários em potencial. Eles geralmente estão dispostos a ajudar na promoção e até mesmo no patrocínio de seus eventos. Isso também os ajuda, é claro, portanto, todos saem ganhando se você cumprir os requisitos deles.
5 Forneça certificados de agradecimento e créditos
Você não pode esperar que voluntários trabalhem para absolutamente nada. Os voluntários do evento não estão nisso pelo dinheiro, mas pela experiência e, o mais importante, pelo seu apreço. Depende de você como você irá agradecê-los, mas agradeça a eles por seus serviços.
Dê a eles ingressos grátis para seus eventos, leve-os para um almoço ou forneça certificados. Todas essas técnicas funcionam bem e aumentam o moral de todo o grupo.
6 Comunicação cristalina
Os voluntários do evento, e seu evento em geral, precisam de uma comunicação clara. Isso faz parte mais do gerenciamento dos voluntários do que de encontrá-los. Diga a todos claramente o que eles devem fazer. Diga-lhes com antecedência para que possam começar e levar o tempo que quiserem sem ter que se apressar em coisas sob pressão.
Atribua aos voluntários do evento suas respectivas funções, responsabilidades, todas as informações e, o mais importante, o que você espera deles. Designe um líder para todos os grupos que você vai formar. Se o evento ainda faltar alguns dias, você pode usar alguns aplicativos para criar grupos e canais virtuais para gerenciar voluntários, como Facebook, Google e outros.
Remover
Os voluntários do evento são as joias da coroa do seu evento. Agradeça a eles e eles farão com que o seu evento aconteça de uma forma ordenada e agradável que seja agradável para os participantes. Se você seguir nosso conjunto de dicas perfeitamente, poderá criar um grupo de voluntários que sempre estará ao seu lado enquanto você estiver ao seu lado.