Lista de verificação final e autêntica para planejamento de eventos virtuais | WP E

Sem planejamento e execução adequada das estratégias definidas, você perderá a popularidade de seus eventos virtuais junto ao público ou aos potenciais participantes. Quer saber mais sobre a lista de verificação de planejamento de eventos virtuais para um evento de sucesso?

Aqui, nós pesquisamos e organizamos uma lista de verificação de planejamento de eventos que você deve observar durante a fase de planejamento.

Escolha e analise as metodologias e tecnologias para o seu evento virtual

Falar sobre eventos virtuais, planejamento e avaliação de suas estratégias definidas desempenham um papel muito importante no sucesso dos eventos. No que diz respeito ao planejamento de eventos virtuais, o principal a se manter sob observação é o uso de tecnologias e metodologias às quais seus participantes possam se adaptar facilmente.

Por este motivo, você deve trabalhar em conjunto com os facilitadores, apresentadores e o restante da equipe do evento para definir os objetivos e planejar o programa em tempo e com os métodos definidos. Este nível de planejamento de eventos virtuais possibilitará o desenho de uma experiência virtual individualizada e interativa, com conteúdo relevante e que chame a atenção. Algumas perguntas úteis como ponto de partida da lista de verificação de planejamento de evento:

• Quanto tempo o público tem para participar?
• Eles são adeptos de novas tecnologias?
• Por qual dispositivo ou dispositivos os membros do meu público geralmente se conectam?
• O que meu público tem interesse em aprender / praticar / melhorar?
• Eles precisam interagir uns com os outros ou podem trabalhar individualmente?

Este diagnóstico inicial permitirá determinar a dinâmica do evento e identificar se será feito de forma síncrona (interagindo em tempo real por vídeo, áudio e chat).

Lista de verificação de planejamento de eventos Pontos-chave:

1 Identifique a plataforma que melhor atende aos seus objetivos

Embora as ferramentas como Skype, Microsoft Teams ou outra ferramenta online preferível funcionem para transformar reuniões ou seminários mais simples, no entanto, para eventos mais inovadores e complexos, você pode ter que escolher ferramentas como WP Event Manager Plugin para gerenciar as necessidades de sua plataforma. A plataforma Zoom além de oferecer mensagens instantâneas, cadastramento e monitoramento dos participantes, permite que você faça videochamadas em salas virtuais, muito convenientes para a realização de workshops ou treinamentos e, com sua modalidade de sessões de trabalho paralelas, atividades que exijam que os participantes sejam dividido em grupos pode ser um ponto positivo.

2 opções de marketing

O próximo ponto na lista de verificação de planejamento de eventos é pesquisar as opções de marketing que sejam viáveis ​​e econômicas também. Ao optar por plataformas de marketing, tenha em mente o papel essencial, que é conseguir mais participantes. Existem várias opções disponíveis, incluindo a mais importante que é o marketing digital.

Deve haver inúmeras plataformas digitais em sua agenda de planejamento de eventos para revisar e escolher qual é a mais conveniente para a promoção de seu evento em particular. Você pode dar uma olhada nisso:

• Promoção de evento no Facebook
• Promoção de eventos por meio de postagens de convidados
• Banners digitais em diferentes sites
• Anúncios pagos nas redes sociais

3 inscrições e ingressos

Aqui está uma das coisas mais importantes a se considerar ao fazer uma lista de verificação de planejamento de evento virtual. Os registros são muito importantes porque fornecem muitos insights, incluindo:

• Deixe você estimar o número de participantes que terá para o seu evento
• Permite estimar a receita gerada
• Ajuda na agenda de planejamento de eventos relacionados aos requisitos de infraestrutura

Existem várias maneiras de integrar o registro aos seus eventos; no entanto, o mais simples e eficaz é o complemento de registro do plug-in do WordPress Event Manager, pois ele permite uma integração fácil e um processo de registro fácil.

Junto com as inscrições, você deve colocar “Venda de Ingressos" na sua lista de verificação de planejamento do evento virtual. Para isso, você não precisa desenvolver nenhum módulo a ser integrado ao seu site para a finalidade desejada. Existem diversos plug-ins disponíveis. para lidar com essa tarefa, e recomendamos o uso de plug-ins devido à sua fácil disponibilidade e funcionamento.

4 Planejamento Financeiro

Finanças e tecnologia são consideradas a espinha dorsal da organização de eventos virtuais. Portanto, você deve prestar atenção especial a eles durante sua lista de verificação de planejamento e execução de eventos virtuais. Você tem que ligar para os palestrantes convidados, fazer arranjos, contratar uma equipe com você para solucionar problemas durante as sessões e arranjos, e por todas essas coisas, você tem que pagar dinheiro. Agora, todo o planejamento é executado em torno da meta de atender aos requisitos financeiros.

Para análise financeira durante o planejamento e execução do evento virtual, você precisa de um sistema automatizado para permitir análises fáceis. Assim como, o Plugin WordPress Event Manager está oferecendo aos seus clientes o acesso à informação visual que mostra a demanda pelo financiamento e a recuperação de custos através dos cadastros.

5 opções de feedback

Por último, mas não menos importante, você deve ter este ponto em sua lista de verificação de planejamento de eventos. Para conseguir atrair mais participantes para seus eventos virtuais, você tem que incorporar as sugestões e o feedback de seu público. Com isso, você pode evoluir e aprimorar seu planejamento de eventos virtuais e poder organizar eventos da forma que o público gosta de fazer.

Existem muitas opções disponíveis, incluindo a melhor que é permitir que os clientes respondam a uma breve pesquisa no final da sessão, o que acaba gerando muitas respostas.

Você pode estruturar a lista de verificação de planejamento de eventos para torná-la melhor com isso.

Dividimos a lista de verificação de planejamento do evento em 3 seções principais:

1. Antes do evento
2. Durante o evento
3. Depois do evento

Em cada seção, cobrimos diferentes categorias de coisas. Por exemplo, na primeira seção, abordamos “como escolher plataformas de software / hardware”, “como se comunicar com os participantes”, “o que considerar no registro” e muito mais.

Na segunda seção, incluímos categorias como “streaming durante a sessão” e “como defender seus patrocinadores e expositores”. e outros. Na seção final, descrevemos “como fazer o acompanhamento com os participantes” e outras considerações para após o término do evento.

Aqui está um exemplo do que você verá na lista de verificação de planejamento de eventos virtuais:

1 antes do dia do evento

1. Planejamento do formato do evento

• Escolha entre transmissão ao vivo, pré-gravação de vídeos ou use um híbrido dos dois de acordo com as necessidades do evento (isso é importante para decidir qual plataforma de software usar)

• Decida se o evento deve ser estendido por mais alguns dias

• Decida a estratégia de distribuição de conteúdo: se deve tornar todo o conteúdo público ou restringir apenas aos registrantes

• Se os participantes ocuparem uma área geográfica muito grande, considere gravar as sessões e permitir a reprodução sob demanda

• Escolha as plataformas:

• Plataforma de streaming como Zoom

• Ferramenta de interação com o participante. Dependendo de suas necessidades, você escolherá uma plataforma abrangente apenas uma solução somente para bate-papo como o Slack

• Ferramentas diversas: serviço de e-mail (por exemplo, Mailchimp), geração de legenda e serviços de intérprete (se necessário)

• Decida se você precisa de dispositivos A / V de alta qualidade, como dispositivos de gravação para filtrar ruído / eco

• Considere que alguns serviços podem não estar disponíveis em algumas áreas (por exemplo, Google / Youtube / Facebook não estão disponíveis na China)

2 durante o evento

1. Durante o streaming da sessão

• Comece cada sessão 15 minutos antes para verificar o dispositivo e a rede

• Prepare-se e reaja a qualquer interrupção (por exemplo, violação do código de conduta, corte de streaming devido a problemas técnicos)

• Silenciar / ativar o som e desabilitar / habilitar o vídeo dos participantes de acordo

• Recolher e moderar perguntas e respostas online

• Inicie e organize atividades divertidas

• Coordene a gamificação online, como um concurso de fotos

• Inicie encontros virtuais

3 após o evento

1. Procure um serviço de armazenamento para armazenar os vídeos arquivados
2. Acompanhamento com os participantes

• Envie pesquisas aos participantes para coletar seus comentários sobre a experiência virtual
• Verifique com palestrantes, voluntários e moderadores e expresse sua gratidão por seus esforços neste evento especial
• Acompanhe os patrocinadores e expositores para agradecê-los pelo apoio durante o período difícil e ver se eles alcançaram seu objetivo

Conclusão

Se você não manteve esses itens em sua lista de verificação de planejamento de eventos para os últimos eventos, experimente-os para seus próximos eventos virtuais e observe a taxa de sucesso e o feedback do cliente. Há muitas outras coisas a serem incorporadas durante o planejamento de eventos virtuais; no entanto, nós o tornamos muito curto para nossos leitores para que eles possam acompanhá-lo facilmente e aumentar as chances de sucesso de seus eventos.

Por fim, todos esses pontos da lista de verificação de planejamento de eventos podem se tornar mais fáceis de seguir se você estiver usando o Plug-in do Gerenciador de Eventos do WordPress para seus eventos virtuais.