I ljuset av allt som händer runt om i världen, bedriver de flesta människor sina affärer online. Det är ett av de säkraste alternativen som finns. Med hundratusentals som testar positivt för coronavirus dagligen är det bättre för oss att stanna hemma och överlåta oss på internets nåd.

Redan före pandemin bedrev många människor affärer online. Användarvänligheten överträffar andra metoder. Men för dem som har många företagskunder online kan det vara en tråkig uppgift att hålla jämna steg med varje kund. Det finns olika engagemang, möten som ska hållas och uppgifter som ska slutföras.

Hur kommer man då ihåg varje aktivitet? Det är här en onlinekalender kommer till stor nytta.

En onlinekalender är ett av de måste-ha produktivitetsverktyg för alla som gör affärer via internet. Det underlättar en smidig drift av ett enmansföretag eller en organisation, allt efter omständigheterna.

En onlinekalender är inte begränsad till att bara hålla reda på dagar. Andra funktioner inkluderar att ställa in påminnelser och få uppdateringar, tilldela uppgifter till relevanta personer och spåra framsteg, samt schemalägga möten och boka möten.

Om du har använt den traditionella kalendern är det dags att migrera till en onlinekalender.

Fördelar med att använda en onlinekalender

Det finns olika fördelar för personer som använder en online- kalender.

Här är några av dem:

Fleranvändar- och enhetsåtkomst

En onlinekalender kan nås av flera användare så länge de har behörighet. Det betyder att det är lätt för andra att få uppgifter och veta vad som förväntas av dem. Dessutom kan en användare komma åt en onlinekalender på olika enheter. Den är inte begränsad till en enda enhet.

Därför kan du använda din onlinekalender när du är på språng. Du behöver inte vänta på en viss enhet.
Håller med om återkommande händelser

Vissa händelser återkommer i organisationer. Det kan vara ett måndagsmöte varje vecka, ett strategimöte två gånger i månaden, en lärande vecka eller ett årligt bolagsmöte.

Oavsett händelse kan en onlinekalender påminna dig och andra deltagare när det är dags.

Allt du behöver göra är att schemalägga dessa evenemang för att undvika eventuella olägenheter som kan uppstå till följd av att du inte är förberedd.
Enkelt mötesschema

Om du har ett kommande möte kan du boka det med din onlinekalender. Eftersom din kalender innehåller andra aktiviteter kommer den att visa dig om ditt schemalagda möte krockar med en annan händelse. På så sätt kommer du att kunna boka om.

Du kan också schemalägga möten för ett lämpligt datum och tid med din onlinekalender. Den skickar meddelanden till berörda parter. Du kan schemalägga fritidsaktiviteter som sommarlov också.
Få viktiga påminnelser

Det är okej att glömma händelser, speciellt när du har ett späckat schema. Det är dock inte okej att missa viktiga händelser. Det kan vara möten, anställningsintervjuer, brainstormingsessioner etc. Det behöver inte ens vara formellt. Det kan vara födelsedagen för en älskad, din bröllopsdag, ett datum, etc.

En individ som vill komma framåt i fitnessbranschen, till exempel, kan behöva ställa in påminnelser för examensdatum. De skulle då behöva schemalägga påminnelser för deras ACSM CPT-övningstest för att studera materialet i tid.

Det här är evenemang du inte har råd att missa. Oroa dig inte, du kan ange dessa speciella tillfällen i din onlinekalender. När det är dags kommer det att skicka dig påminnelser. Om det är ett möte får du en påminnelse i god tid minst en timme före utsatt tid.

Du behöver inte missa någon viktig händelse längre.

Hantera dina onlineföretagskunder med en onlinekalender

Att effektivt hantera dina onlineföretagskunder är avgörande för ditt företags framsteg. Om du erbjuder en tjänst bör du förstå att dina kunders ledningsstrategi påverkar din affärsutsikt.

Föreställ dig att du missar ett möte med en kund, eller att du överskrider en deadline, det kommer att smutskasta ditt varumärkes image och påverka dina intäkter negativt. Därför är effektiv schemaläggning och snabb leverans väsentliga.

Frågan du bör ställa är vad du bör göra och undvika när du hanterar dina onlineföretagskunder med en onlinekalender. Här är några svar.

Vad du bör göra när du hanterar dina onlineföretagskunder med en onlinekalender

Schemalägg varje uppgift

Innan du gör något måste du schemalägga allt du måste göra. Det omfattar både personliga och affärsmässiga uppgifter.

Ska du träffa en läkare? Schemalägg det. Behöver du ha ett zoommöte med en kund? Schemalägg det och bekräfta datum och tid med klienten. Om det ändras, gör ändringen i din kalender. Du måste schemalägga varje uppgift så att du inte missar något.

Kärnan i att schemalägga din uppgift är att hålla dig à jour med varje händelse när det är dags. Du kan också dela dina scheman med dina kunder. Om de behöver boka tid kommer ditt schema att uppmana dem att fixa möten för ett lämpligt datum och tid.

Dessutom hjälper schemaläggning av uppgifter dig att förbli fokuserad och ökar din produktivitet. Dessutom lyfter det fram den lediga tid du har för att ägna dig åt tidsfördriv.
Automatisera schemaläggning

Det är relevant att du hittar sätt att förenkla din schemaläggning. Att mata in varje schema manuellt kan vara tidskrävande. Ännu värre, du kan missa ett schema av misstag. Människor är felbenägna, och den här situationen är inget undantag.

Föreställ dig att dina kunder bokar din tjänst, och ett system lägger automatiskt till det i ditt schema. Att automatisera ditt schema kommer att underlätta din process. Du behöver inte gå igenom stressen med att mata in varje schema i din kalender.

Varje gång en kund bokar din tjänst sparar systemet den ifyllda informationen och lägger automatiskt till ett schema i din kalender.
Förstå dina onlineföretagskunders preferenser

Ett effektivt sätt att hantera dina onlineföretagskunder med en onlinekalender är att förstå din kunds preferenser. Människor har olika val. Till exempel kanske klient A föredrar att bli kontaktad via WhatsApp medan klient B kanske väljer e-post.

Under schemaläggning är det viktigt att veta vad din kund föredrar för att inte använda en mindre föredragen plattform. Det kan övergå till plattformar för möten också. Det är avgörande att känna till en mötesplattform som passar din kund.

Att förstå dina onlineföretagskunders preferenser hjälper dig att mata in rätt information och schemalägga möten eller möten via den föredragna plattformen.
Använd en onlinekalender på din mobila enhet

Det räcker inte att du använder en onlinekalender. Du måste använda din onlinekalender på din mobila enhet. Allt har blivit tekniskt och det har gjort det nödvändigt att använda våra mobila enheter för nästan varje uppgift. Din onlinekalender bör inte uteslutas.

Eftersom du kommer att arbeta med en uppsjö av scheman är det enkelt för dig att integrera din onlinekalender med din mobila enhet – speciellt när du går överallt med din enhet.

Med din mobila enhet kommer du att kunna komma åt ditt schema när du är på språng. Det kommer att underlätta din process och fästa allt åt dig.
Ställ in påminnelser

Ärligt talat kan du inte komma ihåg alla aktiviteter, speciellt om du har olika aktiviteter att ta itu med. Det är därför du behöver hjälp av din onlinekalender för att påminna dig om alla pågående företag.

Låt oss säga att en kund har begärt din tjänst för ett visst datum. När du matar in informationen i din kalender kan du ställa in en påminnelse så att din kalender påminner dig nära förfallodatumet eller tiden.

Alternativt, om du använder ett automatiskt system, kan du ställa in din kalender så att den påminner dig om varje aktivitet när det är dags. Med denna åtgärd missar du inte något möte med en kund eller ett planerat möte.
Ställ in ett alternativ för e-postbekräftelse

Som ett internetbaserat verktyg samarbetar din onlinekalender med andra onlineverktyg för att underlätta dina uppgifter. Ett exempel är ett mejl. När du ställer in din onlinekalender kan du integrera din e-post.

Ett e-postmeddelande kan utföra olika funktioner för dina kunder och dig. Till exempel, efter att din kund schemalagt ett möte eller ett möte med dig, kan e-postapplikationen skicka ett e-postmeddelande till kunden som bekräftar datum, tid och annan nödvändig information som hänför sig till mötet eller mötet.

Verktyget skickar också ett mail till dig som ett kvitto på att ett möte eller ett möte har ställts in.
Lägg till stilleståndstider

Ett misstag som folk ofta gör när de ställer in sina kalendrar är att de inte schemalägger stilleståndstider. Som människor har vi rätt till liv utanför våra professionella funktioner. Därför är det viktigt att lägga till tider då du inte är tillgänglig i din kalender.

Om du träffar någon för icke-arbetsändamål bör du lägga till det i din kalender som personligt. Du kan ta med dina lunchraster, helgdagar och tider då du inte är tillgänglig.

På så sätt kan kunder inte boka möten för dessa tider.

Vad du ska undvika när du hanterar din onlineföretagsklient med en onlinekalender

Undvik konflikter i scheman

Vad du än gör måste du undvika schemakonflikter när du schemalägger möten och möten med kunder. Om en kund föreslår ett datum och du har en annan händelse för samma datum och tid, måste du informera kunden och erbjuda tillgängliga datum.

Det bådar inte gott för dig om du har två möten eller möten inplanerade för samma tid och du misslyckades med att visa upp ett. Det är därför vi starkt rekommenderar att du använder ett automatiskt schemaläggningssystem. Det visar kunderna att det föreslagna datumet och tiden inte är tillgängligt.
Planera inte rygg-till-rygg-möten

Du bör undvika att schemalägga back-to-back-möten samma dag. Lämna alltid utrymme för oväntade händelser. Det finns till exempel tillfällen då en session kan pågå längre än förväntat.

Om du har schemalagt ett annat möte för några ögonblick efter det aktuella mötet kommer du med största sannolikhet att dyka upp till det virtuella mötet sent, eller i vissa fall dyker du inte upp alls. Att göra detta kommer bara att göra din klient besviken.

För att undvika en sådan situation kan du lägga tillräckligt med utrymme mellan mötena. En timme eller två mellan mötena räcker för att avsluta nuet och göra sig redo för nästa.
Tillämpa inte samma prioritet för varje aktivitet i din kalender

Så mycket som du har så mycket att göra, har varje uppgift olika prioriteringar. Vissa uppgifter är viktigare än andra. När du ställer in din onlinekalender måste du inkludera prioritet för varje uppgift.

Din onlinekalender förstår vikten av prioritet. Därför kategoriserar den uppgifter enligt deras prioriteringar. På så sätt missar du inte aktiviteter som kräver din akuta uppmärksamhet. Du kan differentiera uppgifter efter deras prioriteringar.
Stäng aldrig av din kalendersynkronisering

Vi nämnde tidigare att olika personer kan komma åt en kalender så länge de har behörighet att göra det. Det betyder att personer som har tillgång till en onlinekalender kan boka möten och möten för din räkning.

För att undvika förvirring bör du inte stänga av din kalendersynkronisering eftersom det är det enda sättet som informationen som någon annan har lagt till i din onlinekalender visas på din enhet.
Undvik att överboka din kalender

För att öka din produktivitet bör du inte överboka din kalender. Det betyder att du inte kan boka för många möten och möten för en enda dag.

Om du gör det kommer du att upptäcka att din koncentrations- och produktivitetsnivå kommer att sjunka snabbt, och du skulle inte kunna tillgodogöra dig så mycket information som du skulle ha älskat.

Därför bör du rensa ut din kalender och sprida dina möten eller möten.
Undvik att boka tider och möten för samma tid

Du ska inte boka tider och möten med en kund samtidigt. Att göra sådant luktar rent av oprofessionellt. Det kommer bara att leda till att en kund väntar. I det långa loppet kommer en sådan klient att bli irriterad.
Försök att inte boka om ett möte eller ett möte utan att informera den berörda parten

Det finns tillfällen där du måste boka om möten eller möten med kunder. Det är lämpligt att du informerar den berörda parten omedelbart efter att du ändrat schemat. Du kan skicka en kopia av din kalender för dagen.

Informera även kunden om andra tillgängliga datum och be honom/henne välja en lämplig tidpunkt.

Inspelningskälla: wp-eventmanager.com