Остаточний і справжній контрольний список планування віртуальних подій | WP E

Без планування та належного виконання визначених стратегій вам не вистачить того, щоб зробити ваші віртуальні події популярними серед публіки або потенційних відвідувачів. Хочете дізнатися про контрольний список віртуальних подій для успішного заходу?

Тут ми дослідили організований контрольний список для планування заходів, за яким ви повинні стежити на етапі планування.

Виберіть та перегляньте методології та технології для вашого віртуального заходу

Говорячи про віртуальні події, планування та оцінка визначених вами стратегій відіграють дуже важливу роль для успіху подій. Що стосується планування віртуальних подій, то головне, на що слід звертати увагу, — це використання таких технологій і методологій, до яких ваші учасники можуть легко адаптуватися.

З цієї причини ви повинні працювати разом з фасилітаторами, доповідачами та рештою команди заходу, щоб визначити цілі та вчасно спланувати програму за визначеними методами. Цей рівень планування віртуальних подій дозволить створити індивідуальний та інтерактивний віртуальний досвід із відповідним вмістом, який привертає увагу. Деякі корисні запитання як відправна точка контрольного списку планування заходів:

• Скільки часу має громадськість для участі?
• Чи володіють вони новими технологіями?
• За допомогою якого пристрою або пристроїв члени моєї аудиторії зазвичай підключаються?
• Що моя громадськість зацікавлена ​​в навчанні/практикі/вдосконаленні?
• Чи потрібно їм взаємодіяти один з одним, чи вони можуть працювати окремо?

Ця початкова діагностика дозволить вам визначити динаміку події та визначити, чи буде це робитися синхронно (взаємодія в режимі реального часу через відео, аудіо та чат).

Контрольний список планування заходів Ключові моменти:

1 Визначте платформу, яка найкраще відповідає вашим цілям

Хоча такі інструменти, як Skype, Microsoft Teams або інші онлайн-інструменти, які краще використовувати в Інтернеті, спрощують перетворення зустрічей або семінарів, однак для більш інноваційних і складних заходів вам, можливо, доведеться вибрати такі інструменти, як WP Event Manager Plugin, щоб керувати потребами вашої платформи. Платформа Zoom на додаток до пропозиції миттєвого обміну повідомленнями, реєстрації та моніторингу учасників, дозволяє проводити відеодзвінки у віртуальних кімнатах, дуже зручно проводити семінари або навчальні заняття, а завдяки своїй модальності паралельних робочих сесій, діяльності, які вимагають від учасників розділений на групи може бути плюсом.

2 Варіанти маркетингу

Наступним пунктом контрольного списку планування заходів є пошук маркетингових варіантів, які також є можливими та економічними. Вибираючи маркетингові платформи, пам’ятайте про важливу роль, яка полягає в тому, щоб залучити більше відвідувачів. Існує безліч варіантів, серед яких найважливіший – цифровий маркетинг.

У вашому порядку денному планування заходів має бути безліч цифрових платформ, щоб переглянути та вибрати, яка з них найбільш зручна для вашої конкретної рекламної кампанії. Ви можете подивитися на це:

• Просування події у Facebook
• Просування події через гостьові дописи
• Цифрові банери на різних сайтах
• Платна реклама в соціальних мережах

3 Реєстрація та квитки

Ось одна з найважливіших речей, які слід враховувати під час створення контрольного списку планування віртуальних подій. Реєстрації дуже важливі, оскільки вони дають багато інформації, зокрема:

• Дозвольте вам оцінити кількість відвідувачів, які ви збираєтеся мати на вашому заході
• Дозволяє оцінити отриманий дохід
• Допомагає вам у плануванні заходів, пов’язаних із вимогами до інфраструктури

Існує кілька способів інтегрувати реєстрацію у свої події; однак найпростішим і ефективним з них є надбудова реєстрації плагіна WordPress Event Manager, оскільки він забезпечує легку інтеграцію та простий процес реєстрації.

Разом із реєстрацією ви повинні додати «Продаж квитків» у свій контрольний список планування віртуальних подій. Для цього вам не потрібно розробляти будь-який модуль для інтеграції з вашим веб-сайтом для бажаної мети. Існує багато доступних плагінів щоб впоратися з цим завданням, і ми рекомендуємо використовувати плагіни, оскільки вони легко доступні та працюють.

4 Фінансове планування

Фінанси та технології вважаються основою для організації віртуальних подій. Тому ви повинні звернути на них особливу увагу під час вашого контрольного списку планування віртуальної події та її виконання. Ви повинні викликати запрошених доповідачів, домовитися, найняти з собою персонал для усунення несправностей під час сесій і домовленостей, і за все це вам доведеться платити гроші. Тепер все планування виконується навколо мети, щоб задовольнити фінансові потреби.

Для фінансового аналізу під час планування віртуальної події та її проведення вам потрібна автоматизована система, яка дозволить легко аналізувати. Так, плагін WordPress Event Manager пропонує своїм клієнтам доступ до візуальної інформації, яка показує попит на фінанси та відшкодування витрат через реєстрацію.

5 варіантів зворотного зв’язку

І останнє, але не менш важливе, ви повинні мати цей пункт у своєму контрольному списку планування заходів. Щоб залучити більше відвідувачів для ваших віртуальних подій, ви повинні врахувати пропозиції та відгуки своєї аудиторії. Завдяки цьому ви можете розвивати та покращувати своє віртуальне планування подій і мати можливість організовувати події так, як подобається публіці.

Існує багато доступних варіантів, у тому числі найкращий, який дозволяє клієнтам заповнити коротке опитування в кінці сесії, що в кінцевому підсумку принесе вам багато відповідей.

Ви можете структурувати контрольний список планування подій, щоб зробити його кращим.

Контрольний список планування заходів ми розділили на 3 основні розділи:

1. Перед подією
2. Під час заходу
3. Після події

У кожному розділі ми розглядаємо різні категорії речей. Наприклад, у першому розділі ми розглянемо «як вибрати програмно-апаратні платформи», «як спілкуватися з учасниками», «що враховувати при реєстрації» тощо.

У другому розділі ми включаємо такі категорії, як «під час трансляції сесії» та «як відстоювати своїх спонсорів та учасників виставки». та інші. У останньому розділі ми описуємо, «як слідкувати за учасниками» та інші міркування після завершення заходу.

Ось зразок того, що ви побачите в контрольному списку планування віртуальних подій:

1 До дня події

1. Планування формату заходу

• Виберіть пряму трансляцію, попередній запис відео або використовуйте гібрид цих двох відповідно до потреб події (це важливо для вибору програмної платформи для використання)

• Вирішіть, чи слід продовжити подію ще на кілька днів

• Вирішіть стратегію розповсюдження контенту: створювати весь вміст загальнодоступним або обмежувати лише реєстрантами

• Якщо учасники охоплюють велику географічну територію, подумайте про запис сеансів і дозвольте повторне відтворення на вимогу

• Виберіть платформи:

• Потокова платформа, як-от Zoom

• Інструмент взаємодії з учасниками. Залежно від ваших потреб ви виберете комплексну платформу, лише рішення для чату, як-от Slack

• Різні інструменти: служба електронної пошти (наприклад, Mailchimp), генерація субтитрів та послуги перекладача (за потреби)

• Вирішіть, чи потрібні вам високоякісні аудіо/відео пристрої, як-от пристрої запису, щоб фільтрувати шум/луну

• Враховуйте, що певні послуги можуть бути недоступні в деяких регіонах (наприклад, Google/Youtube/Facebook недоступні в Китаї)

2 Під час заходу

1. Під час трансляції сеансу

• Починайте кожен сеанс на 15 хвилин раніше, щоб перевірити пристрій і мережу

• Підготуйтеся до будь-яких збоїв і реагуйте на них (наприклад, порушення кодексу поведінки, відключення потокової передачі через технічні проблеми)

• Вимкнути/увімкнути звук та вимкнути/ввімкнути відео учасників відповідно

• Збирайте та модеруйте онлайн питання та відповіді

• Почніть та організуйте веселі заходи

• Координуйте онлайн-ігейміфікацію, наприклад, фотоконкурс

• Почніть віртуальні зустрічі

3 Після події

1. Знайдіть службу зберігання для зберігання архівованих відео
2. Слідкуйте за учасниками

• Надсилайте опитування учасників, щоб зібрати їхні відгуки для віртуального досвіду
• Зверніться до спікерів, волонтерів та модераторів і подякуйте за їхні зусилля в цій особливій події
• Зв’яжіться зі спонсорами та експонентами, щоб подякувати їм за підтримку у важкий час і перевірити, чи досягли вони своєї мети

Висновок

Якщо ви не внесли ці речі в контрольний список планування подій для останніх подій, спробуйте їх на майбутніх віртуальних подіях і спостерігайте за показником успіху та відгуками клієнтів. Під час планування віртуальних подій необхідно включити багато інших речей; однак ми зробили його дуже коротким для наших читачів, щоб вони могли легко стежити за ним і збільшити шанси на успіх своїх заходів.

Нарешті, усі ці пункти в контрольному списку планування подій може стати легше дотримуватися, якщо ви використовуєте плагін WordPress Event Manager для своїх віртуальних подій.