Tapahtumapaikan valinta? Mieti näitä 10 tärkeää asiaa

Jokaisen tapahtumapäällikön ensimmäinen tehtävä on löytää täydellinen tapahtumapaikka. Ihanteellisen tapahtumapaikan valitseminen ei ole yksinkertainen tehtävä, ja mitä enemmän osallistujia, sitä haastavammaksi se tulee. Ruoka ja viihde ovat olennaisia ​​muuttujia, mutta tapahtumapaikka luo kulman ja vaikuttaa vieraan kokemuksiin enemmän kuin mikään muu.

Tapahtumapaikkaa valittaessa on paljon mietittävää. Tapahtumapaikan valintaan vaikuttaa paljon.

Tässä ovat tärkeimmät asiat, jotka on otettava huomioon valittaessa tapahtumapaikkaa erityistapahtumallesi.

1. Sijainti ja saavutettavuus

   Sijainti on tärkein asia tapahtumapaikkaa valittaessa. Koska se vaikuttaa siihen, kuka osallistuu tapahtumaasi. Jos tapahtumapaikkasi on ei-toivotussa paikassa, johon ei ole helposti saatavilla, paikalle saapuvien ihmisten määrä on rajoitettu. Lisäksi, jos valitset tapahtumapaikan kaupungin sydämessä tai muulla kuuluisalla alueella, se tulee kalliiksi. Tapahtumapaikkaasi liittyvien tietojen tulee olla helposti saatavilla, jotta osallistujat voivat löytää tapahtumapaikan. Harkitse myös, pääseekö sinne julkisilla kulkuvälineillä.

2. Pysäköinti

   Monille ihmisille pysäköinti on kriittinen tekijä päätettäessä, osallistuvatko he tapahtumaasi. Jotkut ihmiset eivät ole halukkaita jättämään ajoneuvoaan ulos tai maksamaan rahaa paikasta. Tapahtumapaikka, jossa on pysäköintimahdollisuus, on ihanteellinen. Sisällytä myös pysäköintipalvelu osallistujien helpottamiseksi. Jos tapahtumapaikallasi ei ole pysäköintijärjestelyä, varmista, että lähellä on paikka, johon voit antaa ihmisten pysäköidä ajoneuvonsa.

3. Kapasiteetti

   Ennen kuin varmistat paikan, varmista odotettujen osallistujien määrä. Jotkut sivustot ovat erittäin mukavia, mutta tilanpuutteen vuoksi et voi valita niitä. 250 tilaan mahtuu 500 henkilöä. Ja jos tilaisuudessasi on tarjolla virvokkeita tai ruokaa, sinun tulee huomioida myös osallistujamäärä. Jos olet epävarma odotettavissa olevasta osallistujamäärästä, voit aina ottaa palautetta sosiaalisessa mediassa tai verkkosivustollasi erilaisilla kyselyillä ja esimerkkikysymysvastauksilla.

4. Palvelut

   Ennen kuin valitset tapahtumapaikan, ota selvää tapahtumatarpeistasi. Millaisia ​​palveluita tapahtumasi tarvitsee? Tarvitseeko sen tarjoilla virvokkeita ja ruokaa? Tarvitseeko se korkealuokkaisen äänijärjestelmän? Tarvitseeko se paljon huonekaluja? Onko tärkeät laitteet olemassa? Sinun on selvitettävä tapahtumasi vaatimukset ja pidettävä silmällä tapahtumapaikan tarjoamia palveluita.

5. Layout

   Olisi parasta, jos viimeistelisit myös erilaisia ​​aktiviteetteja, joita tapahtumassasi tapahtuisi. Sinun on kohdistettava toimintasi ja tapahtumakulkusi tapahtumapaikkasi ulkoasun mukaan. Tiedä, jos tarvitset erilaisia ​​kerroksia toimintojesi suorittamiseen. Oletetaan, että järjestät vauvajuhlia. Varmista, että alueella on erilaisia ​​aktiviteetteja, kuten valokuvakoppi, pääpöytä kaikkia päin. Varmista, että kaikki on kohdakkain.

6. Tunnelma

   Järjestätkö syntymäpäivän tai työpajan, varmista, että tyylisi ja koristeesi ovat kohdallaan. Jos kyseessä on syntymäpäiväjuhla, sen pitäisi tuntua siltä. Teeman tulee sopia syntymäpäiväjuhliin. Jos sinulla on yritystapahtuma, tapahtumapaikan teeman tulee välittää ammattimainen viesti.

7. Kustannus

   Kaikki riippuu rahasta. Tapahtumapaikkasi vie huomattavan osan budjetistasi, joten varaa kaikki tarvittavat käteisvarat etukäteen. Ruoka ja koristeet vievät sinulta myös suuren osan rahaa. Suunnittele siis kaikki etukäteen ja budjettisi rajoissa.

8. Joustavuus tapahtumapäivän suhteen

   Joustavuus tapahtumapäivien suhteen on paras tapa neuvotella tapahtumapaikan omistajien kanssa. Jos heillä on avoimia tapahtumapäiviä, he voivat tarjota sinulle paremman tarjouksen. He voivat jopa tarjota sinulle alennuksen, jos pelaat korttisi oikein.

9. Akustiikka

   Tapahtuma voi olla liian äänekäs tai kuulumaton, mikä johtuu huonosta akustiikasta. Varmista etukäteen, että tapahtumapaikalta löytyy tarvittavat äänijärjestelmät ja testatut mikrofonit. Matala katto voi saada paikan tuntumaan äänekkäältä. Toisaalta valtava varastotyyppinen paikka voi aiheuttaa kaikuja.

10. Tekniikka

    Tekniikan tarve riippuu tapahtumastasi. Jos sinulla on yritystapahtuma, tapahtuman esittelijät tarvitsevat valkokankaita. Jos esiintyjiä on, he tarvitsevat valaistusjärjestelmiä. Ja loppujen lopuksi jokainen tarvitsee hyvän äänen. On viisasta miettiä, millaisia ​​nähtävyyksiä ja aktiviteetteja tapahtumasi järjestää.

WP Event Manager

Viimeistele tapahtumapaikkasi. Sitten on aika luoda tapahtuman verkkosivusto myymään lippuja ja mainostamaan tapahtumaasi. Osallistujien houkuttelemiseksi sinun on varmistettava, että verkkosivustosi on täydellinen. WordPress-sivusto on ihanteellinen tapahtumasivustoille. WordPressissä on paljon valmiita laajennuksia. WP Event Manager on kuitenkin paras tapa hallita tapahtumiasi. Tässä laajennuksessa on sisäänrakennettu kyky muokata muokattavia malleja tapahtumiesi tarpeiden mukaan. Saat useita näkymiä, käyttöliittymän lomakkeita ja helpon tapahtumien luokittelun.

Johtopäätös

Yleensä täydellisen tapahtumapaikan valitseminen on iso ja kriittinen päätös. Se määrittää koko tapahtuman tahdin ja sävyn. Jos paikkasi ei täytä tapahtuman tarpeita, maineesi kärsii. Kuten edellä todettiin, parasta tapahtumapaikkaa valittaessa on otettava huomioon monia asioita. Joten jos mietit edellä mainittuja kohtia tutkimusta tehdessäsi, löydät tapahtumallesi parhaan paikan.