Полный и достоверный контрольный список для планирования виртуальных мероприятий | WP E

Без планирования и надлежащего выполнения определенных стратегий вам не удастся сделать ваши виртуальные мероприятия популярными среди публики или потенциальных посетителей. Вы хотите знать о контрольном списке виртуального планирования мероприятия для успешного мероприятия?

Здесь мы составили контрольный список для планирования мероприятий, за которым вы должны следить на этапе планирования.

Выберите и просмотрите методологии и технологии для вашего виртуального мероприятия

Говоря о виртуальных событиях, планирование и оценка определенных вами стратегий играют очень важную роль в успехе событий. Что касается планирования виртуальных мероприятий, главное, что нужно держать в поле зрения, – это использование таких технологий и методологий, к которым ваши участники могут легко адаптироваться.

По этой причине вы должны работать вместе с фасилитаторами, ведущими и остальной частью команды мероприятия, чтобы определить цели и своевременно спланировать программу с помощью определенных методов. Этот уровень виртуального планирования мероприятий позволит разработать индивидуальный и интерактивный виртуальный опыт с релевантным контентом, привлекающим внимание. Некоторые полезные вопросы в качестве отправной точки контрольного списка планирования мероприятия:

• Сколько времени у публики есть для участия?
• Они разбираются в новых технологиях?
• С помощью какого устройства или устройств обычно подключаются члены моей аудитории?
• Что моя публика заинтересована в обучении / практике / улучшении?
• Нужно ли им взаимодействовать друг с другом или они могут работать индивидуально?

Эта первоначальная диагностика позволит вам определить динамику события и определить, будет ли оно происходить синхронно (взаимодействие в режиме реального времени через видео, аудио и чат).

Контрольный список для планирования мероприятий Ключевые моменты:

1 Определите платформу, которая лучше всего соответствует вашим целям

Хотя такие инструменты, как Skype, Microsoft Teams или другие предпочтительные онлайн-инструменты, работают, чтобы упростить собрания или семинары, однако для более инновационных и сложных мероприятий вам, возможно, придется выбрать такие инструменты, как WP Event Manager Plugin, для управления потребностями вашей платформы. В дополнение к платформе Zoom, предлагающей мгновенный обмен сообщениями, регистрацию и мониторинг участников, вы можете проводить видеозвонки в виртуальных комнатах, очень удобно проводить семинары или тренинги, а с его модальностью параллельных рабочих сессий – мероприятия, требующие от участников разделение на группы может быть плюсом.

2 варианта маркетинга

Следующим пунктом в контрольном списке планирования мероприятия является поиск возможных и экономичных маркетинговых вариантов. Выбирая маркетинговые платформы, помните о важной роли – привлечь больше посетителей. Доступно множество вариантов, в том числе самый важный – цифровой маркетинг.

В программе планирования вашего мероприятия должно быть множество цифровых платформ, чтобы рассмотреть и выбрать, какая из них наиболее удобна для продвижения вашего конкретного мероприятия. Вы можете посмотреть на это:

• Продвижение мероприятий в Facebook
• Продвижение мероприятия через гостевые посты
• Цифровые баннеры на разных сайтах
• Платная реклама в социальных сетях

3 Регистрации и билеты

Вот одна из самых важных вещей, которые следует учитывать при составлении контрольного списка виртуального планирования мероприятия. Регистрация очень важна, потому что она дает много информации, в том числе:

• Позвольте вам оценить количество посетителей, которые вы собираетесь пригласить на ваше мероприятие.
• Позволяет оценить полученный доход
• Помогает в планировании мероприятий, связанных с требованиями инфраструктуры

Есть несколько способов интегрировать регистрацию в свои мероприятия; тем не менее, самым простым и эффективным является дополнение Registration Add-on WordPress Event Manager Plugin, поскольку оно обеспечивает легкую интеграцию и легкий процесс регистрации.

Наряду с регистрацией вы должны внести «Продажа билетов» в свой контрольный список планирования виртуального мероприятия. Для этого вам не нужно разрабатывать какой-либо модуль, который будет интегрирован с вашим веб-сайтом для желаемой цели. Доступно множество плагинов. для решения этой задачи, и мы рекомендуем использовать плагины, поскольку они доступны и работают.

4 Финансовое планирование

Финансы и технологии считаются основой для организации виртуальных мероприятий. Таким образом, вы должны уделять им особое внимание во время вашего контрольного списка планирования виртуального мероприятия и его выполнения. Вы должны вызывать приглашенных докладчиков, договариваться, нанимать персонал для устранения неполадок во время сессий и договоренностей, и за все это вы должны платить деньги. Теперь все планирование выполняется вокруг цели, чтобы удовлетворить финансовые потребности.

Для финансового анализа во время вашего виртуального планирования и проведения мероприятия вам нужна автоматизированная система, позволяющая легко выполнять аналитику. Например, плагин WordPress Event Manager предлагает своим клиентам доступ к визуальной информации, которая показывает потребность в финансах и возмещение затрат за счет регистрации.

5 вариантов обратной связи

И последнее, но не менее важное: этот пункт должен быть включен в контрольный список планирования мероприятия. Имея возможность привлекать больше посетителей на свои виртуальные мероприятия, вы должны учитывать предложения и отзывы своей аудитории. Таким образом, вы можете развивать и улучшать свое виртуальное планирование мероприятий и иметь возможность организовывать мероприятия так, как это нравится публике.

Доступно множество вариантов, в том числе лучший, позволяющий клиентам заполнить короткий опрос в конце сеанса, который в конечном итоге принесет вам много ответов.

Вы можете структурировать контрольный список планирования мероприятия, чтобы сделать его лучше.

Мы разделили контрольный список для планирования мероприятия на 3 основных раздела:

1. Перед мероприятием
2. Во время мероприятия
3. После мероприятия

В каждом разделе мы рассматриваем разные категории вещей. Например, в первом разделе мы рассказываем «как выбрать программную / аппаратную платформу», «как общаться с участниками», «что учитывать при регистрации» и многое другое.

Во второй раздел мы включаем такие категории, как «потоковая передача во время сеанса» и «как защитить своих спонсоров и экспонентов». и другие. В последнем разделе мы описываем, «как взаимодействовать с участниками» и другие соображения, которые необходимо учитывать после завершения мероприятия.

Вот пример того, что вы увидите в контрольном списке виртуального планирования мероприятий:

1 До дня мероприятия

1. Планирование формата мероприятия

• Выберите прямую трансляцию, предварительно записывайте видео или используйте гибрид из двух в зависимости от потребностей мероприятия (это важно при принятии решения, какую программную платформу использовать)

• Решите, следует ли продлить мероприятие еще на несколько дней.

• Определите стратегию распространения контента: делать ли весь контент общедоступным или ограничиваться только зарегистрировавшимися

• Если участники находятся в очень большой географической зоне, рассмотрите возможность записи сеансов и разрешите воспроизведение по запросу.

• Выберите платформы:

• Платформа для потоковой передачи, такая как Zoom

• Инструмент взаимодействия с посетителями. В зависимости от ваших потребностей вы выберете комплексную платформу, просто решение только для чата, например Slack.

• Разные инструменты: служба электронной почты (например, Mailchimp), создание титров и услуги переводчика (при необходимости)

• Решите, нужны ли вам высококачественные аудио / видео устройства, такие как записывающие устройства, для фильтрации шума / эха.

• Учтите, что некоторые услуги могут быть недоступны в некоторых регионах (например, Google / Youtube / Facebook недоступны в Китае).

2 Во время мероприятия

1. Во время потоковой передачи сеанса

• Начинайте каждую сессию на 15 минут раньше, чтобы проверять устройство и сеть.

• Подготовьтесь к любым сбоям и отреагируйте на них (например, нарушение кодекса поведения, отключение потоковой передачи из-за технических проблем)

• Отключить / включить звук и отключить / включить видео участников соответственно

• Собирайте и модерируйте онлайн-вопросы и ответы

• Начать и организовать веселые мероприятия

• Координировать онлайн-геймификацию, например, фотоконкурс.

• Начать виртуальные встречи

3 После события

1. Ищите хранилище для хранения архивных видео.
2. Следите за участниками

• Отправляйте опросы участников, чтобы собрать их отзывы о виртуальном опыте.
• Свяжитесь с докладчиками, волонтерами и модераторами и выразите благодарность за их усилия в этом особом мероприятии.
• Обратитесь к спонсорам и экспонентам, чтобы поблагодарить их за поддержку в трудное время, и посмотрите, достигли ли они своей цели.

Заключение

Если вы не сохранили эти вещи в своем контрольном списке планирования мероприятий для последних событий, попробуйте их на предстоящих виртуальных мероприятиях и понаблюдайте за уровнем успеха и отзывами клиентов. Есть много других вещей, которые необходимо учитывать при планировании виртуального мероприятия; однако мы сделали его очень коротким для наших читателей, чтобы они могли легко следить за ним и увеличивать шансы на успех своих мероприятий.

Наконец, всем этим пунктам контрольного списка планирования мероприятий станет легче следовать, если вы используете плагин WordPress Event Manager для своих виртуальных мероприятий.