5 steg för att hitta och hantera produktiva evenemangsvolontärer

I de flesta fall som kretsar kring stora evenemang tar arrangörerna det mesta av äran. Men det händer så mycket mer under ytan, som inte är synligt eller tydligt nog för folk att se. Det är den delen där evenemangsvolontärer trivs och tillför ett värde till evenemanget.

Utan evenemangsvolontärer blir stora evenemang inte så bra. Utan rätt arbetskraft som skulle älska att vara en del av ditt evenemang, kommer ditt system helt enkelt inte att ta fart. De är ryggraden i alla evenemang som kommer att se bort allt från botten till toppen.

För att göra hela upplevelsen trevlig och användbar kommer evenemangets volontärer att hålla igång den. Från att artigt hälsa deltagarna till att se till att allt går i ett smidigt flöde från säkerhet till ledning till att få folk att checka in, denna personal kommer att införliva en tillfredsställande upplevelse för dina deltagare.

Nyckeldelen är att hitta dessa ovärderliga människor, dessa overkliga händelsevolontärer vi pratar om. Hur går man runt för att hitta och hantera dem? Oroa dig inte? Här är några sätt du kan gå tillväga för att leta efter dessa volontärer som kommer att vända hela ditt evenemang.

Tips för att hitta och hantera evenemangsvolontärer

Om du letar efter sätt att hitta evenemangsvolontärer som kommer att göra ditt evenemang till en stor framgång, här är 6 bra sätt att hitta och hantera dem effektivt. Klicka för att tweeta

Så snart du har planerat när ditt evenemang ska hända, börja marknadsföra och dela ditt evenemang. Sprid budskapet så mycket som möjligt, för volontärer bör veta att du letar efter dem så att de kan nå ut till dig. Ju tidigare hela processen startar, desto bättre för dig.

Se till att du använder alla dina sociala mediekonton och din sociala krets för att bredda din räckvidd så mycket som möjligt. Börja från dina sociala konton, webbplats, e-post, evenemangskalender och be sedan folk att veta att de också dela inlägget. Det kan multiplicera räckvidden enormt.

2 Skapa en volontärsida i din evenemangskalender

Se till att du har lagt upp evenemanget i din onlinekalender på din webbplats så att potentiella volontärer kan se all information de letar efter. Skapa en registreringssida specifikt för volontärer, så att de kan få all information om vad de ska göra. De måste veta allt innan de går in i det.

Detta kommer inte bara att göra det lättare för volontärer utan kommer att göra det mycket bekvämare för dig också. Det kommer att göra hanteringen av evenemangsvolontärer en bris. Om du letar efter en evenemangskalender kan du kolla in WP Event Managers kalender. Den har alla alternativ du vill ha för dina evenemang.

3 Leta efter potentiella volontärer

Håll alltid utkik efter evenemangsvolontärer som kan ge hängivenhet och engagemang för att göra ditt evenemang framgångsrikt. Du kan hitta volontärer i din tidigare deltagares lista eftersom du aldrig vet vem som gillade ditt evenemang mycket och skulle vilja hantera det nu.

Dina tidigare deltagare är dina framtida sponsorer, på ett eller annat sätt. De skulle vilja stödja dig mer än nya deltagare, så kontakta dem. Håll kontakten och maila dem för att låta dem veta att du letar efter volontärer så att de kan skriva tillbaka om de är intresserade av ditt nya evenemang.

4 institut är nyckeln

Det bästa stället att leta efter evenemangsvolontärer är skolor, högskolor, universitet och andra företag som är relevanta för dina evenemang. Institutet har studenter som är ivriga att vara en del av nya evenemang för att få mer erfarenhet om hur man hanterar och underhåller evenemang. Instituten uppmuntrar också massivt sina studenter att delta i sådana aktiviteter.

Företag är också ett trevligt ställe att leta efter potentiella volontärer. De är ofta villiga att hjälpa till med att marknadsföra och till och med sponsra dina evenemang. Det hjälper dem naturligtvis också, så det är en win-win om du kan uppfylla deras krav.

5 Ge uppskattningscertifikat och poäng

Du kan inte förvänta dig att volontärer jobbar för någonting. Eventvolontärer är inte i det för pengarna, men de finns där för upplevelsen och viktigast av allt, din uppskattning. Det är upp till dig hur du ska tacka dem, men tacka dem för deras tjänster.

Ge dem gratisbiljetter till dina evenemang eller ta med dem på en lunch eller förse dem med certifikat. Alla dessa tekniker fungerar bra och ökar moralen i hela gruppen.

6 Kristallklar kommunikation

Eventvolontärer, och ditt event i allmänhet, behöver tydlig kommunikation. Detta är en del av att hantera volontärerna mer än att hitta dem. Berätta tydligt för alla vad de måste göra. Berätta för dem tidigt så att de kan komma igång och kan ta sig tid utan att behöva rusa in i saker under press.

Tilldela evenemangsvolontärerna deras respektive roller, ansvar, all information och viktigast av allt, vad du förväntar dig av dem. Tilldela en ledare för alla grupper du ska göra. Om evenemanget fortfarande har några dagar kvar kan du använda vissa applikationer för att skapa virtuella grupper och kanaler för att hantera volontärer, som Facebook, Google och andra.

Hämtmat

Eventvolontärer är kronjuvelerna på ditt evenemang. Var tacksam mot dem och de kommer att se till att ditt evenemang äger rum på ett sorterat och trevligt sätt som kommer att vara roligt för dina deltagare. Om du följer vår uppsättning tips perfekt kan du skapa en grupp volontärer som alltid finns där för dig så länge du finns där för dem.