6 bästa sätten att öka närvaron vid ett virtuellt evenemang | WPEM

Virtuella evenemang har funnits ett tag. Men låsningarna gav dem verkligen massväljande. Låg närvaro kan verka förbryllande för arrangörer av evenemang eftersom virtuella evenemang är prisvärda och tillgängliga. Dessutom är de mycket mindre tidskrävande än sina personliga motsvarigheter. Även om allmänheten har börjat värma upp till onlineevenemang, kan närvaron fortfarande kämpa ibland. Låt oss rätta till det fel och ta en titt på 6 sätt att öka närvaron på ett virtuellt evenemang som du är värd för.

Marknadsför ditt virtuella evenemang

För att människor ska kunna delta i ditt evenemang måste du först meddela dem att det finns. Tack och lov finns det ett gäng coola sätt att marknadsföra ditt virtuella evenemang. Vilken strategi du än planerar att gå med, se det inte som bara reklam. Ditt mål är att skapa buzz och hype ; människor måste vara genuint entusiastiska över evenemanget du är värd för.

Skapa attraktiva, iögonfallande bilder och sätt ihop videotrailers. Viktigast av allt, glöm inte att utnyttja kraften i sociala medier. Om ditt reklaminnehåll är spännande, är sociala nätverk platsen där folk kommer att dela det åt dig.

Din webbplats och målsidor bör också ha en framträdande plats för evenemanget. Lägg till en nedräkningstimer för att skapa förväntan och skapa en känsla av brådska.

Välj rätt tidpunkt

Att hitta den perfekta tiden att schemalägga ditt evenemang är förmodligen den mest avgörande aspekten av planeringen. Ett av de bästa sätten att öka närvaron på ett virtuellt evenemang är att se till att människor faktiskt kan delta i det. Få ut det mesta av ditt onlineevenemang och använd dess fulla potential genom att planera inte bara evenemanget utan hela reklam- och marknadsföringstiderna. Det handlar mycket om att välja rätt tidpunkt, men det beror mest på vilken typ av event du är värd för. Här är vad du ska hålla utkik efter:

• Helger. Om ditt evenemang är kort, avkopplande och har ett stort underhållningsvärde – kan helger vara ett bra alternativ. Det är då folk vill koppla av och ha lite fritid för sig själva. Å andra sidan, om ditt evenemang är krävande och kräver mycket fokus och koncentration, kanske du vill ompröva om värdskap på helgen är rätt för dig – för de flesta kommer det att vara familjetid.
• Under arbetstid. Detta kan vara ett bra alternativ om du är värd för ett internt event som endast gäller för anställda. De är bäst att använda för utbildning eller för att visa upp ny programvara eller metoder som du kommer att använda. Var uppmärksam på dina anställda och undvik att skära ner på raster eller måltider.
• Utanför arbetstid – eftermiddagar och kvällar. Även om du har praktiskt taget hela eftermiddagen på dig, måste du ändå komma ihåg att långa evenemang kräver pauser. Om du har deltagare från flera tidszoner kan du behöva avsluta tidigare.

Ha en detaljerad resplan

En detaljerad tidslinje kan hjälpa dig i varje steg av planeringen. Förutom att använda en tidslinje för planering, kan du också använda den för att få folk entusiastiska över ditt virtuella evenemang. Det är dock absolut nödvändigt att du har en resplan redo att följa med din marknadsföring av evenemanget.

Lägg till en spektakulär händelsetidslinje på din webbplats så att även tillfälliga besökare kan veta när saker händer. Använd info-grafik för att fånga folks uppmärksamhet, och när du har väckt deras intresse, få dem fast genom att ange vilka ämnen du kommer att diskutera. Ange tydligt vilka fördelar och färdigheter de kommer att få genom att delta.

Om ditt virtuella evenemang har gästföreläsare, se till att de ingår i resplanen. Försök att få branschexperter och populära influencers från närliggande sfärer involverade i ditt evenemang. Inkludera dem i ditt reklammaterial eftersom populära namn är bra sätt att öka närvaron på ett virtuellt evenemang. Beroende på vilken typ av samarbete du har kommit överens om kan gästföreläsare också ha ett personligt intresse av att marknadsföra ditt evenemang – vilket kommer att öka din räckvidd ytterligare.

Bekanta dig med plattformen du kommer att använda

Detta gäller både dig och dina deltagare. Låt inte folk vänta under själva evenemanget medan du bläddrar igenom menyer och försöker hitta vilken knapp du behöver klicka på. Testa allt och se till att du känner dig runt plattformen i god tid innan evenemanget äger rum. Effektivisera upplevelsen för alla och gör allt du kan för att se till att allt går smidigt.

Om deltagare och gäster behöver ha konton och installera specialiserad programvara – ha praktiska guider tillgängliga för dem i förväg. Var realistisk att du med största sannolikhet kommer att behöva kundsupport för ditt evenemang. Överväg att anlita någon som hjälper dig eller lägga ut den delen av arbetet. En sak är säker; du behöver ett sätt att hantera biljetter, bokningar och avbokningar.

Ha ett frågeformulär tillgängligt innan evenemanget

En frågedel av evenemanget kan skapa intresse och främja användarnas engagemang. Det kommer dock med en extra fördel. Att ha frågorna från deltagarna i förväg gör att du och dina gästföreläsare kan förbereda sig. Läs igenom listan med frågor och lägga in veto mot några om du måste. Det är definitivt bättre än att bli överraskad.

På evenemangsdagen kan du börja tidigt och låta folk chatta i evenemangslobbyn. Låt en chatbot eller moderator hjälpa dig att hålla reda på diskussionen mellan deltagare. När evenemanget är över bör du ge deltagarna en enkät med frågor. All feedback kommer att vara värdefull, eftersom den kan hjälpa dig att planera framtida evenemang.

Använd e-post till din fördel

Skicka länkar till intressenter till ditt virtuella evenemang. Inkludera grafik och guider som förklarar installationsstegen för registrering och inloggning. Ha all relevant information i e-postinbjudan så att det är allt de behöver för att delta. Du kan också använda uppföljande e-postmeddelanden som påminnelser om evenemanget. Bygg en spännande målsida för din OSA så att även de som inte planerade att delta kommer att tänka efter efter att ha sett den.

För att sammanfatta

Onlineevenemang möter stor konkurrens och det är viktigt att få dina att sticka ut. Om du följer dessa 6 sätt att öka närvaron på ett virtuellt evenemang kommer du inte bara att se ett högre antal besökare, utan du kommer också att skapa mer spänning och engagemang. Genom att imponera och engagera din publik bygger du en solid grund även för framtida evenemang.