Ultimat och autentisk checklista för planering av virtuella evenemang | WP E

Utan planering och korrekt genomförande av definierade strategier kommer du att sakna att göra dina virtuella evenemang populära bland allmänheten eller potentiella deltagare. Vill du veta mer om den virtuella evenemangsplaneringschecklistan för ett lyckat evenemang?

Här har vi undersökt organiserat en checklista för eventplanering som du måste hålla ett öga på under din planeringsfas.

Välj och granska metoderna och teknikerna för ditt virtuella evenemang

Att tala om virtuella evenemang, planering och utvärdering av dina definierade strategier spelar en mycket viktig roll för evenemangens framgång. När det gäller planering av virtuella evenemang är det viktigaste att observera användningen av sådana tekniker och metoder som dina deltagare lätt kan anpassa sig till.

Av denna anledning måste du arbeta tillsammans med facilitatorerna, presentatörerna och resten av eventteamet för att definiera mål och planera programmet i tid med definierade metoder. Denna nivå av virtuell evenemangsplanering kommer att möjliggöra designen av en individualiserad och interaktiv virtuell upplevelse, med relevant innehåll som fångar uppmärksamhet. Några användbara frågor som utgångspunkt för evenemangsplaneringschecklistan:

• Hur mycket tid har allmänheten på sig att delta?
• Är de skickliga på ny teknik?
• Med vilken eller vilka enheter ansluter medlemmar av min publik vanligtvis?
• Vad är min allmänhet intresserad av att lära/praktisera/förbättra?
• Behöver de interagera med varandra, eller kan de arbeta individuellt?

Denna initiala diagnos kommer att tillåta dig att bestämma dynamiken i händelsen och identifiera om det kommer att göras så synkront (interagerar i realtid över video, ljud och chatt).

Checklista för eventplanering Nyckelpunkter:

1 Identifiera den plattform som bäst passar dina mål

Även om verktygen som Skype, Microsoft Teams eller andra onlineföredragna verktyg fungerar för att förvandla möten eller seminarier enklare, men för mer innovativa och komplexa evenemang kan du behöva välja verktyg som WP Event Manager Plugin för att hantera dina plattformsbehov. Plattformen Zoom som tillägg till att erbjuda snabbmeddelanden, registrering och övervakning av deltagare, låter dig ha videosamtal i virtuella rum, mycket bekvämt att genomföra workshops eller utbildningssessioner och, med sin modalitet av parallella arbetssessioner, aktiviteter som kräver att deltagarna är uppdelad i grupper kan vara ett plus.

2 marknadsföringsalternativ

Nästa punkt på checklistan för eventplanering är att söka efter de marknadsföringsalternativ som också är genomförbara och ekonomiska. Medan du väljer marknadsföringsplattformar, tänk på den viktiga rollen, som är att få fler deltagare. Det finns en mängd olika alternativ tillgängliga, inklusive det viktigaste är digital marknadsföring.

Det måste finnas många digitala plattformar på din evenemangsplaneringsagenda för att granska och välja vilken som är mest bekväm för just din evenemangskampanj. Du kan ta en titt på detta:

• Kampanj för Facebook-evenemang
• Marknadsför evenemang genom gästinlägg
• Digitala banners på olika webbplatser
• Betalannonser på sociala medier

3 registreringar och biljetter

Här kommer en av de viktigaste sakerna att tänka på när du gör en checklista för virtuell evenemangsplanering. Registreringar är mycket viktiga eftersom de ger många insikter, inklusive:

• Låter dig uppskatta antalet deltagare du kommer att ha till ditt evenemang
• Låter dig uppskatta genererad inkomst
• Hjälper dig med evenemangsplaneringsagenda relaterad till infrastrukturkrav

Det finns flera sätt du kan integrera registrering i dina evenemang; den enkla och effektiva är dock WordPress Event Manager Plugins Registration Add-on eftersom det möjliggör enkel integration och enkel registreringsprocess.

Tillsammans med registreringarna måste du sätta "Sälja biljetter" på din virtuella evenemangsplaneringschecklista. För det behöver du inte utveckla någon modul för att integreras med din webbplats för önskat syfte. Det finns gott om plugins tillgängliga. för att hantera denna uppgift, och vi rekommenderar att du använder plugins på grund av deras lättillgänglighet och funktion.

4 Ekonomisk planering

Finansiering och teknik anses vara ryggraden för att organisera virtuella evenemang. Så du måste ägna särskild uppmärksamhet åt dem under din virtuella evenemangsplaneringschecklista och genomförandet. Du måste ringa gästföreläsare, ordna, hyra personal med dig för felsökning under sessioner och arrangemang, och för alla dessa saker måste du betala pengar. Nu körs hela planeringen kring målet att möta de ekonomiska kraven.

För ekonomisk analys under din virtuella evenemangsplanering och genomförande av evenemanget behöver du ett automatiserat system för att möjliggöra enkel analys. Liksom WordPress Event Manager Plugin erbjuder sina kunder att få tillgång till den visuella informationen som visar efterfrågan på finansiering och återvinning av kostnader genom registreringarna.

5 Återkopplingsalternativ

Sist men inte minst måste du ha denna punkt på din checklista för eventplanering. För att kunna locka fler deltagare till dina virtuella evenemang måste du införliva förslagen och feedbacken från din publik. Genom detta kan du utveckla och förbättra din virtuella evenemangsplanering och kunna organisera evenemang på ett sätt som allmänheten gillar att vara.

Det finns gott om alternativ, inklusive det bästa som låter kunderna fylla i den korta enkäten i slutet av sessionen, som i slutändan ger dig många svar.

Du kan strukturera checklistan för eventplanering för att göra det bättre med detta.

Vi delade upp checklistan för eventplanering i tre huvudsektioner:

1. Innan evenemanget
2. Under evenemanget
3. Efter händelsen

I varje avsnitt täcker vi olika kategorier av saker. Till exempel, i det första avsnittet tar vi upp "hur man väljer mjukvaru-/hårdvaruplattformar", "hur man kommunicerar med deltagarna", "vad man ska tänka på vid registrering" och mer.

I det andra avsnittet inkluderar vi kategorier som "under sessionens streaming" och "hur du förespråkar dina sponsorer och utställare." och andra. I det sista avsnittet beskriver vi "hur man följer upp deltagarna" och andra överväganden för efter evenemangets slut.

Här är ett exempel på vad du kommer att se i checklistan för virtuell evenemangsplanering:

1 Före evenemangsdagen

1. Planering av evenemangsformat

• Välj att livestreama, spela in videor i förväg eller använda en hybrid av de två enligt evenemangets behov (detta är viktigt för att bestämma vilken mjukvaruplattform som ska användas)

• Bestäm om evenemanget ska förlängas ytterligare några dagar

• Bestäm strategin för innehållsdistribution: om allt innehåll ska offentliggöras eller begränsas till endast registranter

• Om deltagare sträcker sig över ett stort geografiskt område, överväg att spela in sessioner och tillåt uppspelning på begäran

• Välj plattformar:

• Streamingplattform som Zoom

• Interaktionsverktyg för deltagare. Beroende på dina behov väljer du en omfattande plattform bara en chattlösning som Slack

• Diverse verktyg: e-posttjänst (t.ex. Mailchimp), generering av bildtexter och tolktjänster (om det behövs)

• Bestäm om du behöver högkvalitativa A/V-enheter som inspelningsenheter för att filtrera brus/eko

• Tänk på att vissa tjänster kanske inte är tillgängliga i vissa områden (t.ex. Google/Youtube/Facebook är inte tillgängliga i Kina)

2 Under evenemanget

1. Under sessionsstreaming

• Starta varje session 15 minuter tidigare för att kontrollera enheten och nätverket

• Förbered dig på och reagera på eventuella störningar (t.ex. brott mot uppförandekoden, strömning avstängd på grund av tekniska problem)

• Stäng av/slå på och inaktivera/aktivera video av deltagare i enlighet med detta

• Samla in och moderera frågor och svar online

• Starta och organisera roliga aktiviteter

• Koordinera onlinespel som en fototävling

• Starta virtuella möten

3 Efter händelsen

1. Leta efter en lagringstjänst för att lagra de arkiverade videorna
2. Följ upp med deltagarna

• Skicka deltagarundersökningar för att samla in deras feedback för den virtuella upplevelsen
• Kontrollera med talare, volontärer och moderatorer och uttryck din tacksamhet för deras insatser i detta speciella evenemang
• Följ upp med sponsorer och utställare för att tacka dem för deras stöd under den tuffa tiden, och se om de nått sitt mål

Slutsats

Om du inte har hållit dessa saker på din checklista för evenemangsplanering för de senaste evenemangen, prova dem sedan för dina kommande virtuella evenemang och observera framgångsfrekvensen och kundens feedback. Det finns många andra saker som ska införlivas under virtuell evenemangsplanering; men vi har gjort det väldigt kort för våra läsare så att de enkelt kan följa det och öka chanserna att lyckas med sina evenemang.

Slutligen kan alla dessa punkter på evenemangsplaneringschecklistan bli lättare att följa om du använder WordPress Event Manager Plugin för dina virtuella evenemang.