5 askelta tuottavien tapahtumien vapaaehtoisten löytämiseen ja hallintaan
Useimmissa tapauksissa, jotka pyörivät suurten tapahtumien ympärillä, järjestäjät ottavat suurimman osan kunniasta. Mutta pinnan alla tapahtuu niin paljon muuta, mikä ei ole tarpeeksi näkyvää tai ilmeistä, jotta ihmiset näkevät. Tämä on se osa, jossa tapahtuman vapaaehtoiset viihtyvät ja tuovat lisäarvoa tapahtumalle.
Ilman tapahtuman vapaaehtoisia mahtavat tapahtumat eivät ole niin mahtavia. Ilman oikeaa työvoimaa, joka haluaisi olla osana tapahtumaasi, järjestelmäsi ei vain pääse nousuun. Ne ovat jokaisen tapahtuman selkäranka, joka näkee kaiken alhaalta ylös.
Jotta koko kokemus olisi miellyttävä ja hyödyllinen, tapahtuman vapaaehtoiset pitävät sen käynnissä. Tämä henkilökunta tarjoaa osallistujillesi miellyttävän kokemuksen osallistujien kohteliaisesta tervehtimisestä sen varmistamiseen, että kaikki sujuu sujuvasti turvallisuudesta hallintaan ja ihmisten kirjautumiseen.
Tärkeintä on löytää nämä korvaamattomat ihmiset, nämä epätodelliset tapahtuman vapaaehtoiset, joista puhumme. Miten niitä etsitään ja hallitaan? Älä huoli? Tässä on muutamia tapoja, joilla voit etsiä näitä vapaaehtoisia, jotka muuttavat koko tapahtumasi.
Vinkkejä tapahtuman vapaaehtoisten löytämiseen ja hallintaan
Jos etsit tapoja löytää tapahtuman vapaaehtoisia, jotka tekevät tapahtumastasi suuren menestyksen, tässä on 6 hienoa tapaa löytää ja hallita heitä tehokkaasti. Napsauta Twiittaamaan
Heti kun olet suunnitellut tapahtumasi ajankohtaa, aloita tapahtumasi mainostaminen ja jakaminen. Levitä sanaa niin paljon kuin mahdollista, koska vapaaehtoisten pitäisi tietää, että etsit heitä, jotta he voivat tavoittaa sinut. Mitä nopeammin tämä koko prosessi alkaa, sitä parempi sinulle.
Varmista, että käytät kaikkia sosiaalisen median tilejäsi ja sosiaalista piiriäsi laajentaaksesi tavoittavuuttasi mahdollisimman paljon. Aloita sosiaalisista tileistäsi, verkkosivustostasi, sähköpostistasi, tapahtumakalenteristasi ja pyydä sitten ihmisiä myös jakamaan viesti. Se voi moninkertaistaa ulottuvuuden valtavasti.
2 Luo vapaaehtoissivu tapahtumakalenteriisi
Varmista, että olet lisännyt tapahtuman nettikalenteriisi verkkosivustollesi, jotta mahdolliset vapaaehtoiset näkevät etsimänsä tiedot. Luo ilmoittautumissivu erityisesti vapaaehtoisille, jotta he saavat kaiken tiedon siitä, mitä heidän pitäisi tehdä. Heidän on tiedettävä kaikki ennen kuin he ryhtyvät siihen.
Tämä ei ainoastaan helpota vapaaehtoisten työtä, vaan tekee siitä paljon mukavampaa myös sinulle. Se tekee tapahtuman vapaaehtoisten johtamisesta helppoa. Jos etsit tapahtumakalenteria, voit tutustua WP Event Managerin kalenteriin. Siinä on kaikki haluamasi vaihtoehdot tapahtumillesi.
3 Etsi mahdollisia vapaaehtoisia
Etsi aina tapahtuman vapaaehtoisia, jotka voivat tuoda omistautumista ja sitoutumista tapahtumasi onnistumiseen. Voit löytää vapaaehtoisia aiempien osallistujien luettelosta, koska et koskaan tiedä, kuka piti tapahtumastasi paljon ja haluaisi hallita sitä nyt.
Aiemmat osallistujasi ovat tulevia sponsoreitasi, tavalla tai toisella. He haluaisivat tukea sinua enemmän kuin uusia osallistujia, joten ota heihin yhteyttä. Pidä yhteyttä ja kerro heille sähköpostitse, että etsit vapaaehtoisia, jotta he voivat kirjoittaa takaisin, jos he ovat kiinnostuneita uudesta tapahtumastasi.
4 Instituutiot ovat avainasemassa
Paras paikka etsiä vapaaehtoisia tapahtumaan ovat koulut, korkeakoulut, yliopistot ja muut tapahtumasi kannalta merkitykselliset yritykset. Instituutioissa on opiskelijoita, jotka haluavat olla mukana uusissa tapahtumissa saadakseen lisää kokemusta tapahtumien hallinnasta ja ylläpidosta. Instituutiot myös rohkaisevat massiivisesti opiskelijoitaan osallistumaan tällaisiin aktiviteetteihin.
Yritykset ovat myös mukava paikka etsiä mahdollisia vapaaehtoisia. He ovat usein valmiita auttamaan tapahtumien edistämisessä ja jopa sponsoroinnissa. Se tietysti myös auttaa heitä, joten on win-win, jos pystyt täyttämään heidän vaatimukset.
5 Tarjoa tunnustustodistukset ja hyvitykset
Et voi odottaa, että vapaaehtoiset työskentelevät aivan mitä tahansa. Tapahtuman vapaaehtoiset eivät ole mukana rahan vuoksi, vaan he ovat olemassa kokemuksen ja mikä tärkeintä, sinun arvostuksen vuoksi. On sinun, kuinka aiot kiittää heitä, mutta tarjoa heille kiitollisuutta heidän palveluistaan.
Anna heille ilmaisia lippuja tapahtumiisi tai vie heidät lounaalle tai anna heille todistukset. Kaikki nämä tekniikat toimivat hyvin ja lisäävät koko ryhmän moraalia.
6 Kristallinkirkas viestintä
Tapahtuman vapaaehtoiset ja tapahtumasi yleensä tarvitsevat selkeää viestintää. Tämä on osa vapaaehtoisten johtamista enemmän kuin niiden löytämistä. Kerro kaikille selkeästi, mitä heidän tulee tehdä. Kerro heille ajoissa, jotta he voivat aloittaa ja ottaa aikaa ilman, että heidän tarvitsee kiirehtiä asioihin paineen alaisena.
Anna tapahtuman vapaaehtoisille heidän roolinsa, vastuunsa, kaikki tiedot ja mikä tärkeintä, mitä odotat heiltä. Nimeä johtaja kaikille ryhmille, joita aiot tehdä. Jos tapahtumaan on vielä muutama päivä aikaa, voit tietyillä sovelluksilla luoda virtuaalisia ryhmiä ja kanavia vapaaehtoisten hallintaan, kuten Facebook, Google ja muut.
Ottaa mukaan
Tapahtuman vapaaehtoiset ovat tapahtumasi kruununjalokiviä. Ole heille kiitollinen ja he varmistavat, että tapahtumasi sujuu järjestyneellä ja miellyttävällä tavalla, joka on osallistujillesi miellyttävä. Jos noudatat vihjeitämme täydellisesti, voit luoda ryhmän vapaaehtoisia, jotka ovat aina tukenasi niin kauan kuin olet heidän tukenaan.