Näete, sündmuste planeerimine võib võtta kaua aega ja ometi võivad need lõppeda kõige pisemate detailidega. Ja halvasti kirjutatud taotlustaotlus võib põhjustada telefonikõnede ja pikkade, aeganõudvate e-kirjade saatmise sündmuste planeerijate ja tarnijate vahel, mis püüavad katta kõiki täiusliku sündmuse jaoks vajalikke üksikasju.

Tänapäeva ürituste planeerijate õnneks on tehnoloogia tänu eRFP-de ja ettepanekute automatiseerimisele teinud heade ettepanekute taotluste koostamise pisut lihtsamaks. Kuid kui see pole selgelt kirjutatud, võib ikkagi tekkida segadus ja arusaamatus.

Et aidata neil ürituste planeerijatel, kes üritavad head RPF-i luua, oma juukseid välja ajada, loetleme mõned lihtsad näpunäited ettepanekute taotluse (RFP) kirjutamiseks.

Aga esmalt…

Pakkumise taotlus: mis see on ja miks seda saata?

Neile, kellel pole õrna aimugi, pakkumistaotlus, mida tuntakse ka kui RFP. See on ettevõtte või organisatsiooni üleskutse, mis saadetakse potentsiaalsetele tarnijatele. Ettevõte on huvitatud potentsiaalse tarnija teenuste tellimisest või hankimisest ja taotleb potentsiaalselt tarnijalt äriettepanekut, mis vastab nende projektinõuetele, nagu on täpsustatud pakkumistaotluses.

Enamik ürituste planeerijaid saadab pakkumistaotluse, kuna nad pole proovinud konkreetset müüjat või tarnijat, kuid on nende teenustest huvitatud – või kui nende ettevõte korraldab üritust uues linnas.

Samuti võivad ürituste planeerijad soovida oma tarnijat vahetada, et vastata uutele nõuetele. Näiteks nende tavapärase suure ürituse korraldamine, kuid väiksema eelarvega.

Näpunäiteid tõhusa ja eduka projektitaotluse koostamiseks

1 Tutvustage oma ettevõtet

Kõigepealt väike tutvustus selle kohta, kes sa oled.

Andke ülevaade oma organisatsioonist või ettevõttest, sealhulgas sellest, kuidas teie ettevõtet liigitaks. Kas olete näiteks korporatsioon, ühendus, heategevusorganisatsioon või kaubandusasutus? Peate arvestama, et müüja või tarnija, kelle saadate oma pakkumistaotluse, ei pruugi teid tunda (olenemata teie ettevõtte suurusest) või tal ei ole teie valdkonna kohta kogemusi ega teadmisi. Lihtsamalt öeldes proovige teha kokkuvõte sellest, mida te teete ja kellega äri teete.

See annab müüjale või tarnijale parema ettekujutuse, kellele ja milleks nad võiksid oma teenuseid pakkuda. Samuti aitab see neil hinnata ja otsustada, kas nende teenused sobivad teie ettevõtte ja teie korraldatavate sündmuste jaoks hästi. Ja loomulikult võib see anda neile ülevaate teie sündmusest ja ettevõttest, võimaldades neil ennetada konkreetseid lahendusi, mida nad saavad teie vajadustele vastavaks soovitada.

2 Teatage oma vajadustest

Pärast tutvustust on aeg rääkida äriasjadest.

Siin saate määrata oma nõuded ja teenused, mida vajate. Kuna sündmus planeerija, mida sa peaksid teadma kõige fakte oma tulemas sündmus. Ja mida täpsemat teavet saate tarnijale saata, seda täpsem on tema ürituse ettepanek.

Nüüd on peamised üksikasjad, mille peate oma sündmuse RFP-sse lisama:

Sündmuse tüüp ja funktsioon

Millist üritust korraldate? Rahakogumisball, ettevõtte koosolek või puhkuseüritus?

Andes tarnijale oma sündmusest ülevaate, annate neile oma sündmustest parema ülevaate ja annate soovitusi, kuidas nad saaksid paremaid teenuseid pakkuda.

Lisaks on abi ka üritusel toimuva mainimisest. Peate oma ürituse programmi osas olema võimalikult konkreetne.

Kas toimub vaikne oksjon? Kas kutsute eksponente? Mitu samaaegset seanssi on pooleli?
Kellaaeg ja kuupäevad

Järgmisena peate määrama sündmuse kellaaja ja kuupäeva. Samuti on kasulik võimalusel pakkuda varukuupäevi, kuna ajakava paindlikkus võib aidata teil nende teenuste eest paremat hinda saada.

Samuti peate märkima vajalike seadistuste ja sündmusejärgse jaotuse aja või päevade arvu. Samuti võiksite mainida varaseima kuupäeva, mil peate nende teenustele juurdepääsuks.
Publik

Peate esitama ka üldised üksikasjad oma osalejate kohta. Milline on sihtrühma demograafia? Kas nad on juhid ja ettevõtete omanikud või korraldate Z-generatsiooni või millenniaalide üritust?

Märkige kindlasti ära oodatava vaatajaskonna maksimaalne ja minimaalne arv. Milline on saabumise muster? See võib aidata tarnijatel teenuste- või personalivajadustest eelnevalt aru saada.
Majutuskohad

Kui koostate hotellide ja toimumiskohtade kohta ettepanekut, võite küsida nende tubade saadavust, eriti kui teie üritus kestab mitu päeva.

Mitu ööd külalised ööbivad ja mitu tuba arvate vajavat? Kas vajate VIP-idele mõeldud standardtubasid või presidendisviiti? Kas hommikusöök on hinna sees? Kas osalejatele, kes broneerivad oma majutuse, on soodushind?
Ettepaneku esitamise üksikasjad

Ärge unustage lisada tarnijalt ürituse ettepaneku esitamise tähtaega. Märkige, millal kavatsete hankijate ja tarnijate nimekirja lisada, et neid lähemalt vaadata.

Samuti peate lisama üksikasjad selle kohta, millal ja kuidas ettepanekud tagastatakse. Kas soovite, et see saadetakse meili teel või eRFP-tarkvara kaudu?

Nüüd on eduka pakkumistaotluse kirjutamise võti eelarve osas eriti selge. Peate olema võimalikult avatud, kui tegemist on rahaga.

Eelarve määramisel annate oma tarnijale või müüjale võimaluse otsustada, kas see ürituse projekt on nende jaoks teostatav või mitte.

Näiteks kui teie sihtkülastaja eelarve hotellitoa jaoks on alla 100 $, ei tohiks te saata pakkumisi luksuslikele kuurorthotellidele. On ebatõenäoline, et koht vastab teie ootustele.

Müüjate ja tarnijate diskvalifitseerimine teie eelarve ja ülalmainitud põhidetailide põhjal võib säästa teie vajadustele vastava tarnija leidmisel palju aega ja vaeva.

Mäleta seda:

Teil pole vaja kümneid vastuseid. Teil on vaja ainult paremaid vastuseid.

Seega, kui olete eelarve osas eriti selge ja ootused on algusest peale teada, vähendab see osapoolte vahelisi erimeelsusi ja võimalust, et teie ettevõte maksab üle teie eelarve.

4 Eelistage teavet, mitte disaini

On oluline, et RFP näeks välja professionaalne. Kuid sisu on teie vajaduste edastamisel võtmetähtsusega.

Olenemata sellest, kui hea taotlustaotlus välja näeb; tarnija või müüja peab sellest aru saama. Lisaks sellele, teabele keskendumine ja isegi kõige pisemate detailide kaasamine võib aidata tarnijatel kindlaks teha, kas teie taotlused on nende jaoks teostatavad.

Seega kulutage vähemalt 90 protsenti oma ajast ürituse korraldamisele ja kogumisele võimalikult palju teavet. Kui kahtlete, lisage see lihtsalt.

Näiteks kui teie üritus vajab füüsilist ülesehitust, saate märkida eelistatud materjalide konkreetsed üksikasjad.

See võib tunduda tüütu; aga mida rohkem tarnijale või müüjale räägite, seda paremini mõistavad nad teie üritust või valmistuvad selleks ja tagavad selle edu.

5 Ärge dikteerige disaini

Eelmises pakkumistaotluse kirjutamise näpunäites ütlesime teile, et peate oma soove võimalikult kirjeldavalt kirjeldama. Kuid kui rääkida teenuste disainist, lähenemisest või stiilist, tuleb siin jälgida peent joont.

Muidugi võite lisada meeleolutahvleid, visandeid või isegi varasemaid näiteid, et saaksite edastada oma sündmuse visioone ja eesmärke. Kui aga müüjale või tarnijale täpselt öelda, mida teha, ei anna neile ruumi oma unikaalsuse tutvustamiseks.

Ühesõnaga, ärge tehke kogu tööd nende eest.

Seda arvestades peate andma müüjale või tarnijale hingamisruumi ja laskma neil soovitada teie sündmuse jaoks lähenemist või kujundust. Hea tarnija või müüja peaks suutma võtta teie esialgsed ideed ja kombineerida need oma ainulaadsete oskustega, et viia see järgmisele tasemele.

Sealt näete täpselt, millega te töötate ja kas see teile meeldib või mitte.

6 Kasutage veebiressursse ja -malle

Lõpuks ei pea te töötama nullist.

Seal on mitmesuguseid veebisaite, mis pakuvad tasuta ettepanekute päringu malle, mis aitavad teil oma struktureerida.

Sellised saidid nagu APEX, CIC või Cventi tarnijate võrgustik aitavad teil leida sobivaid ettepanekute päringu malle ja saata need enam kui 200 000 kohta ja tarnijale üle kogu maailma. Seejärel saate selle lisada RFP esitlusesse, kus saavad vastata eelkokkulepitud kohad, kes pole teie päringut saanud.

Nii saate saada rohkem kvalifitseeritud pakkumisi potentsiaalsetest allikatest, mida te ei pruugi arvesse võtta, ja tarnijad saavad teise võimaluse kvalifitseeruvatele pakkumistaotlustele vastata.

Järeldus

Ja seal on see, inimesed!

Järgmine kord, kui koostate oma järgmise sündmuse RFP-d, kasutage kindlasti ülaltoodud näpunäiteid. Lubame teile, et selle tulemuseks on palju täpsem hinnapakkumine ja palju tõhusam protsess edukaks ürituseks valmistumisel!

: wp-eventmanager.com