Parhaat ehdotusten kirjoitusvinkit tapahtumasuunnittelijoille

Miksi tapahtumasuunnittelijat käyttäisivät enemmän aikaa ja vaivaa kuin he tarvitsevat muutaman sivun Request For Proposal (RFP) -lomakkeen laatimiseen?

Yksinkertainen.

Poistaakseen tuhoisan tapahtuman todennäköisyyden.

Tapahtumien suunnittelu voi kestää kauan, mutta silti ne voivat pilata pienimmätkin yksityiskohdat. Ja huonosti kirjoitettu ehdotuspyyntö voi johtaa puheluiden ja pitkien, aikaa vievien sähköpostien jälkipeliin tapahtumasuunnittelijoiden ja toimittajien välillä, jotka yrittävät kattaa kaikki täydelliseen tapahtumaan vaadittavat yksityiskohdat.

Nykypäivän tapahtumasuunnittelijoiden onneksi teknologia on helpottanut hyvien ehdotuspyyntöjen laatimista eRFP:n ja ehdotusten automatisoinnin myötä. Kuitenkin, jos sitä ei kirjoiteta selvästi, sekaannusta ja väärinkäsityksiä voi silti seurata.

Auttaaksemme niitä tapahtumasuunnittelijoita, jotka yrittävät luoda hyvän RPF:n, luettelemme joitain yksinkertaisia ​​ehdotuspyynnön (RFP) kirjoittamisvinkkejä.

Mutta ensin…

Tarjouspyyntö: mikä se on ja miksi se lähetetään?

Niille, joilla ei ole aavistustakaan, Request For Proposal tunnetaan myös nimellä RFP. Se on yrityksen tai organisaation pyyntö, joka lähetetään mahdollisille toimittajille. Yritys on kiinnostunut tilaamaan tai hankkimaan mahdollisen toimittajan palveluita ja pyytää mahdolliselta toimittajalta liiketoimintaehdotusta, joka täyttää tarjouspyynnössä kuvatut projektivaatimukset.

Useimmat tapahtumasuunnittelijat lähettävät ehdotuspyynnön, koska he eivät ole kokeilleet tiettyä myyjää tai toimittajaa, mutta ovat kiinnostuneita heidän palveluistaan ​​– tai jos heidän yrityksensä isännöi tapahtumaa uudessa kaupungissa.

Tapahtumasuunnittelijat saattavat myös haluta vaihtaa tavarantoimittajiaan vastatakseen uusiin vaatimuksiin. Esimerkiksi heidän tavanomaisen suuren tapahtumansa järjestäminen pienemmällä budjetilla.

Vinkkejä tehokkaan ja onnistuneen ehdotuspyynnön laatimiseen

1 Esittele yrityksesi

Ensinnäkin pieni esittely siitä, kuka olet.

Anna yleiskuva organisaatiostasi tai yrityksestäsi, mukaan lukien siihen, miten yrityksesi luokiteltaisiin. Oletko esimerkiksi yritys, yhdistys, hyväntekeväisyysjärjestö vai kauppajärjestö? Sinun on otettava huomioon, että toimittaja tai toimittaja, jonka lähetät tarjouspyyntösi, ei välttämättä tunne sinua (yrityksesi koosta riippumatta) tai hänellä ei ole kokemusta tai tietoa toimialastasi. Joten yksinkertaisimmillaan yritä tehdä yhteenveto siitä, mitä teet ja kenen kanssa teet liiketoimintaa.

Tämä antaa myyjälle tai toimittajalle paremman käsityksen siitä, kenelle ja mitä varten he voisivat mahdollisesti tarjota palveluitaan. Lisäksi se auttaa heitä arvioimaan ja päättämään, sopivatko heidän palvelut yrityksellesi ja järjestämillesi tapahtumille. Ja tietysti tämä voi tarjota heille tietoa tapahtumastasi ja yrityksestäsi, jolloin he voivat ennakoida erityisiä ratkaisuja, joita he voivat suositella tarpeisiisi.

2 Kerro tarpeistasi

Esittelyn jälkeen on aika puhua asioista.

Tässä voit määrittää vaatimukset ja tarvitsemasi palvelut. Koska tapahtuma suunnittelija, sinun pitäisi tietää suurin osa faktoja tulevasta tapahtumasta. Ja mitä tarkempia tietoja voit lähettää toimittajalle, sitä tarkempi on heidän tapahtumaehdotuksensa.

Nyt tärkeimmät tiedot, jotka sinun on sisällytettävä tapahtuman tarjouspyyntöösi, ovat:

• Tapahtuman tyyppi ja toiminto

  Millaista tapahtumaa aiot järjestää? Varainhankintapallo, yrityskokous tai lomatapahtuma?

  Antamalla toimittajallesi yleiskuvan tapahtumastasi, annat heille paremman käsityksen tapahtumistasi ja annat suosituksia siitä, kuinka he voivat tarjota parempia palveluita.

  Lisäksi on hyödyllistä mainita, mitä tapahtumassa tapahtuu. Sinun on oltava mahdollisimman tarkka tapahtumaohjelmasi suhteen.

  Tuleeko hiljainen huutokauppa? Kutsutko näytteilleasettajia? Kuinka monta samanaikaista istuntoa on käynnissä?

• Aika ja päivämäärät

  Seuraavaksi sinun on määritettävä tapahtuman aika ja päivämäärä. On myös hyödyllistä tarjota varapäiviä, jos mahdollista, koska joustavuus aikataulun suhteen voi todella auttaa sinua saamaan parempia hinnoittelua heidän palveluistaan.

  Sinun on myös ilmoitettava tarvittava asennus- ja tapahtuman jälkeinen erittelyaika tai -päivät. Sinun kannattaa myös mainita aikaisin päivämäärä, jolloin sinun on päästävä heidän palveluihinsa.

• Yleisö

  Sinun on myös annettava yleisiä tietoja osallistujistasi. Mitkä ovat kohdeyleisön demografiset tiedot? Ovatko he johtajia ja yritysten omistajia vai isännöitkö Z-sukupolven tai milleniaalien tapahtumaa?

  Muista mainita odotetun yleisön enimmäis- ja vähimmäismäärä. Mikä on saapumismalli? Tämä voi auttaa toimittajia ymmärtämään palvelu- tai henkilöstötarpeita etukäteen.

• Majoitukset

  Jos olet tekemässä ehdotuspyyntöä hotelleille ja tapahtumapaikoille, voit tiedustella niiden huoneiden saatavuutta, varsinkin jos tapahtumasi kestää päiviä.

  Kuinka monta yötä vieraat majoittuvat ja kuinka monta huonetta arvelet tarvitsevasi? Tarvitsetko standard-huoneita tai Presidential-sviittiä VIP-henkilöille? Sisältyykö aamupala? Onko alennusta osallistujille, jotka varaavat oman majoituksensa?

• Ehdotuksen lähetyksen tiedot

  Älä unohda sisällyttää määräaikaa toimittajan tapahtumaehdotukselle. Ilmoita, milloin aiot valita toimittajia ja toimittajia, joita tarkastellaan lähemmin.

  Sinun on myös annettava tiedot siitä, milloin ja miten ehdotukset palautetaan. Haluatko lähettää sen sähköpostitse vai eRFP-ohjelmiston kautta?

Nyt avain onnistuneen ehdotuspyynnön kirjoittamiseen on olla erityisen selkeä budjetin suhteen. Sinun on oltava mahdollisimman avoin, kun on kyse rahasta.

Kun määrität budjetin, annat toimittajallesi tai toimittajallesi mahdollisuuden päättää, onko tämä tapahtumaprojekti heille toteutettavissa.

Jos esimerkiksi kohdevierailijasi budjetti hotellihuoneelle on alle 100 dollaria, sinun ei pitäisi lähettää tarjouspyyntöjä luksuslomahotelleihin. On epätodennäköistä, että tapahtumapaikka vastaa odotuksiasi.

Myyjien ja toimittajien hylkääminen budjettisi sekä edellä mainittujen tärkeiden yksityiskohtien perusteella voi säästää paljon aikaa ja vaivaa tarpeisiisi vastaavan toimittajan löytämisessä.

Muista tämä:

Et tarvitse kymmeniä vastauksia. Tarvitset vain parempia vastauksia.

Joten kun olet erityisen selkeä budjetin suhteen ja odotukset ovat tiedossa alusta alkaen, se vähentää osapuolten välisiä erimielisyyksiä sekä mahdollisuutta, että yrityksesi maksaa yli budjettisi.

4 Priorisoi tiedot, älä suunnittelu

On tärkeää, että tarjouspyyntö näyttää ammattimaiselta. Sisältö on kuitenkin avainasemassa tarpeidesi viestimisessä.

Riippumatta siitä, kuinka hyvältä ehdotuspyyntö näyttää; toimittajan tai myyjän on ymmärrettävä se. Sen lisäksi, että keskittyminen tietoihin ja pienimmätkin yksityiskohdat voivat auttaa toimittajia määrittämään, ovatko pyyntösi heille toteutettavissa.

Käytä siis vähintään 90 prosenttia ajasta tapahtuman järjestämiseen ja keräämiseen mahdollisimman paljon tietoa. Jos olet epävarma, sisällytä se vain.

Jos tapahtumasi tarvitsee esimerkiksi fyysisen rakenteen, voit ilmoittaa tiettyjä tietoja haluamistasi materiaaleista.

Se voi tuntua tylsältä; Kuitenkin mitä enemmän kerrot toimittajalle tai myyjälle, sitä paremmin he voivat ymmärtää tapahtumaasi tai valmistautua siihen ja varmistaa sen onnistumisen.

5 Älä sanele suunnittelua

Edellisessä ehdotuspyynnön kirjoitusvinkkissämme kerroimme, että sinun on kuvailtava mahdollisimman paljon toiveitasi. Mutta mitä tulee palvelujen suunnitteluun, lähestymistapaan tai tyyliin, tässä on huomioitava hieno viiva.

Tietenkin voit sisällyttää mielialatauluja, luonnoksia tai jopa aikaisempia esimerkkejä, jotta voit viestiä tapahtumavisioistasi ja tavoitteistasi. Se, että myyjälle tai toimittajalle kerrotaan tarkasti, mitä tehdä, ei kuitenkaan anna heille tilaa esitellä ainutlaatuisuuttaan.

Lyhyesti sanottuna, älä tee kaikkea työtä heidän puolestaan.

Tämän jälkeen sinun on annettava myyjälle tai toimittajalle hieman hengähdystaukoa ja annettava heidän suositella lähestymistapaa tai suunnittelua tapahtumaasi varten. Hyvän toimittajan tai myyjän pitäisi pystyä ottamaan alkuperäiset ideasi ja yhdistämään ne ainutlaatuisiin taitoihinsa viedäkseen ne seuraavalle tasolle.

Sieltä näet tarkalleen, minkä kanssa työskentelet ja pidätkö siitä vai et.

6 Käytä online-resursseja ja -malleja

Lopuksi sinun ei tarvitse työskennellä tyhjästä.

On olemassa useita verkkosivustoja, jotka voivat tarjota ilmaisia ​​ehdotuspyyntömalleja, jotka auttavat sinua jäsentämään omiasi.

Sivustot, kuten APEX, CIC tai Cvent Supplier Network, auttavat sinua löytämään sopivia ehdotuspyyntömalleja ja lähettämään ne yli 200 000 paikkaan ja toimittajalle ympäri maailmaa. Sitten voit lisätä sen RFP-esittelyyn, jossa valmiiksi sovitut tapahtumapaikat, jotka eivät ole saaneet pyyntöäsi, voivat vastata.

Tällä tavalla voit saada laadukkaampia ehdotuksia mahdollisista lähteistä, joita et ehkä ole harkinnut, ja toimittajat saavat toisen mahdollisuuden vastata ehdot täyttäviin ehdotuspyyntöihin.

Johtopäätös

Ja siinä se on, hyvät ihmiset!

Kun seuraavan kerran teet tarjouspyynnön seuraavaa tapahtumaasi varten, muista käyttää yllä olevia vinkkejä. Lupaamme sinulle, että tämä johtaa paljon tarkempaan tarjoukseen ja paljon tehokkaampaan prosessiin valmistautuaksesi onnistuneeseen tapahtumaan!