Veja, os eventos podem levar muito tempo para serem planejados e ainda assim podem acabar arruinados pelos menores detalhes. E uma solicitação de proposta mal escrita pode resultar em um jogo de acompanhamento de telefonemas e longas e demoradas trilhas de e-mails entre planejadores de eventos e fornecedores tentando cobrir todos os detalhes necessários para um evento perfeito.

Felizmente para os planejadores de eventos de hoje, a tecnologia tornou um pouco mais fácil elaborar uma boa Solicitação de Propostas com o início de eRFPs e automação de propostas. No entanto, se não for escrito com clareza, ainda podem ocorrer confusão e mal-entendidos.

Portanto, para ajudar os planejadores de eventos a puxar seus cabelos tentando criar um bom RPF, enumeraremos algumas dicas simples de redação de Solicitações de Proposta (RFP).

Mas primeiro…

Solicitação de proposta: O que é e por que enviar?

Para quem não tem ideia, Request For Proposal, também conhecido como RFP. É uma solicitação de uma empresa ou organização enviada a fornecedores potenciais. Uma empresa está interessada em solicitar ou adquirir os serviços do fornecedor em potencial e solicita uma proposta comercial do fornecedor em potencial que atenderá aos requisitos do projeto, conforme detalhado na RFP.

A maioria dos planejadores de eventos envia uma solicitação de proposta porque não experimentou um determinado fornecedor ou fornecedor, mas está interessado em seus serviços – ou se sua empresa está organizando um evento em uma nova cidade.

Além disso, os planejadores de eventos podem estar procurando mudar seus fornecedores para atender aos novos requisitos. Por exemplo, hospedar seu grande evento usual, mas com um orçamento menor fornecido.

Dicas para elaborar uma solicitação de proposta eficaz e bem-sucedida

1 Apresente sua empresa

Em primeiro lugar, uma pequena introdução a quem você é.

Dê uma visão geral de sua organização ou empresa, incluindo como seu negócio seria categorizado. Por exemplo, você é uma empresa, uma associação, uma instituição de caridade ou uma entidade comercial? Você precisa levar em consideração que o vendedor ou fornecedor para o qual você está enviando sua Solicitação de Proposta pode não conhecê-lo (independentemente do tamanho da sua empresa), ou não ter qualquer experiência ou conhecimento do seu setor. Portanto, em termos mais simples, tente resumir o que você faz e com quem faz negócios.

Isso dá ao fornecedor ou fornecedor uma ideia melhor para quem e para quê eles poderiam estar oferecendo seus serviços. Além disso, ajuda-os a avaliar e determinar se seus serviços são adequados para sua empresa e os eventos que você organiza. E, claro, isso pode fornecer a eles uma visão sobre seu evento e sua empresa, permitindo-lhes antecipar soluções específicas que podem recomendar para atender às suas necessidades.

2 Comunique suas necessidades

Após a apresentação, é hora de falar de negócios.

É aqui que você estabelece os requisitos e os serviços de que precisa. Como planejador de eventos, você deve saber a maioria dos fatos sobre o seu próximo evento. E quanto mais precisas forem as informações que você enviar ao fornecedor, mais precisa será a proposta do evento.

Agora, os principais detalhes que você precisa incluir em seu RFP de evento são:

Tipo de evento e função

Que tipo de evento você realizará? Um baile de arrecadação de fundos, uma reunião corporativa ou um evento de feriado?

Ao dar ao seu fornecedor uma visão geral de seu evento, você dá a eles uma visão melhor sobre seus eventos e fornece recomendações sobre como eles podem prestar melhores serviços.

Além disso, também é útil mencionar o que acontecerá no evento. Você precisa ser o mais específico possível sobre o programa do seu evento.

Haverá um leilão silencioso? Você está convidando expositores? Quantas sessões simultâneas estarão em andamento?
Horário e Datas

Em seguida, você precisa especificar a hora e a data do evento. Também é útil oferecer datas de backup, se possível, uma vez que ser flexível no cronograma pode realmente ajudá-lo a obter melhores preços para seus serviços.

Você também precisa indicar a quantidade de configuração e tempo de interrupção pós-evento ou dias necessários. Além disso, convém mencionar a data mais próxima em que você precisa para ter acesso aos serviços deles.
Público

Você também precisa fornecer detalhes gerais sobre os participantes. Quais são os dados demográficos do público-alvo? Eles são executivos e proprietários corporativos ou você está hospedando um evento para a Geração Z ou a geração do milênio?

Certifique-se de mencionar o número máximo e o número mínimo de audiência prevista. Qual é o padrão de chegada? Isso pode ajudar os fornecedores a entender os serviços ou necessidades de pessoal com antecedência.
Acomodações

Se você está elaborando uma Solicitação de Proposta para hotéis e locais, pode perguntar sobre a disponibilidade de quartos, especialmente se o seu evento durar dias.

Quantas noites os hóspedes ficarão hospedados e de quantos quartos você prevê que serão necessários? Você precisa de quartos standard ou suíte presidencial para VIPs? O café da manhã está incluído? Existe uma tarifa com desconto para participantes que reservem sua própria acomodação?
Detalhes de envio da proposta

Você não quer se esquecer de incluir um prazo para uma proposta de evento do fornecedor. Indique quando você planeja listar fornecedores e fornecedores que farão uma análise mais detalhada.

Você também precisa incluir detalhes de quando e como as propostas são devolvidas. Deseja enviá-lo por e-mail ou por meio de um software eRFP?

Agora, a chave para escrever uma solicitação de proposta bem-sucedida é ser mais claro no orçamento. Você precisa ser o mais aberto possível quando há dinheiro envolvido.

Quando você especifica um orçamento, você dá ao seu fornecedor ou vendedor a chance de determinar se este projeto de evento é ou não viável para eles.

Por exemplo, se o orçamento de seu participante-alvo para um quarto de hotel for inferior a US $ 100, você não deve enviar RFPs para hotéis resort de luxo. É improvável que o local atenda às suas expectativas.

Desqualificar fornecedores e fornecedores com base em seu orçamento, bem como nos principais detalhes mencionados acima, pode economizar muito tempo e esforço para encontrar o fornecedor que atenda às suas necessidades.

Lembre-se disso:

Você não precisa de dezenas de respostas. Você só precisa de melhores respostas.

Portanto, quando você é extremamente claro quanto ao orçamento e as expectativas são conhecidas desde o início, isso reduz o potencial de desacordo entre as partes, bem como a possibilidade de sua empresa pagar além do seu orçamento.

4 Priorize informações, não design

É importante que uma RFP pareça profissional. No entanto, o conteúdo é a chave para comunicar suas necessidades.

Independentemente da aparência de uma solicitação de proposta; precisa ser entendido pelo fornecedor ou vendedor. Além disso, focar nas informações e incluir até os menores detalhes pode ajudar os fornecedores a determinar se suas solicitações são viáveis para eles.

Portanto, gaste pelo menos 90 por cento do seu tempo organizando e coletando o máximo de informações que puder sobre o evento. Em caso de dúvida, basta incluí-lo em.

Por exemplo, se o seu evento precisa de uma estrutura física, você pode indicar detalhes específicos sobre os materiais preferidos.

Pode parecer tedioso; entretanto, quanto mais você contar ao fornecedor ou vendedor, melhor eles poderão entender ou se preparar para o seu evento e garantir o seu sucesso.

5 Não dite o design

Em nossa dica anterior de redação de Solicitação de Proposta, dissemos que você precisa ser o mais descritivo possível sobre o que deseja. Mas, quando se trata de design, abordagem ou estilo dos serviços, há uma linha tênue a ser observada aqui.

Claro, você pode incluir quadros de humor, esboços ou mesmo exemplos anteriores para que possa comunicar suas visões e objetivos de evento. No entanto, dizer ao vendedor ou fornecedor exatamente o que fazer não lhes dará espaço para mostrar sua singularidade.

Resumindo, não faça todo o trabalho por eles.

Com isso dito, você precisa dar ao fornecedor ou fornecedor algum espaço para respirar e deixá-los recomendar uma abordagem ou design para o seu evento. Um bom fornecedor ou vendedor deve ser capaz de pegar suas idéias iniciais e combiná-las com suas habilidades únicas para levá-las ao próximo nível.

A partir daí, você pode ver exatamente com o que está trabalhando e se gosta ou não.

6 Use recursos e modelos online

Por último, você não precisa trabalhar do zero.

Existem vários sites por aí que podem oferecer modelos de solicitação de proposta gratuitos para ajudá-lo a estruturar o seu próprio.

Sites como APEX, CIC ou Cvent Supplier Network irão ajudá-lo a encontrar modelos de Solicitação de Proposta adequados e enviá-los para mais de 200.000 locais e fornecedores em todo o mundo. Em seguida, você pode adicioná-lo ao mostruário RFP, onde os locais pré-combinados que não receberam sua solicitação podem responder.

Dessa forma, você pode receber propostas mais qualificadas de fontes potenciais que você pode não ter considerado e os fornecedores têm uma segunda chance de responder a solicitações de propostas qualificadas.

Conclusão

E aí está, pessoal!

Na próxima vez que você estiver montando uma RFP para seu próximo evento, certifique-se de usar as dicas fornecidas acima. Prometemos a você que isso resultará em uma cotação muito mais precisa e um processo muito mais eficiente na preparação para um evento de sucesso!

Fonte de gravação: wp-eventmanager.com