Розумієте, планування подій може зайняти багато часу, але в кінцевому підсумку вони можуть бути зіпсовані найдрібнішими деталями. А погано написаний Запит на пропозицію може призвести до наступної гри телефонних дзвінків і довгих, тривалих листів між організаторами заходів і постачальниками, які намагаються охопити всі деталі, необхідні для ідеального заходу.

На щастя для сучасних організаторів подій, завдяки технологіям було трохи легше створювати якісні запити пропозицій з появою eRFP і автоматизацією пропозицій. Однак, якщо не написано чітко, плутанина та непорозуміння все одно можуть призвести до плутанини та непорозуміння.

Отже, щоб допомогти тим організаторам подій виривати волосся, намагаючись створити гарну RPF, ми перерахуємо кілька простих порад щодо написання запиту на пропозицію (RFP).

Але спочатку…

Запит пропозицій: що це таке і навіщо його надсилати?

Для тих, хто не має уявлення, запит на пропозицію також відомий як RFP. Це клопотання компанії або організації, надіслане потенційним постачальникам. Компанія зацікавлена в замовленні або придбанні послуг потенційного постачальника і запитує у потенційного постачальника бізнес-пропозицію, яка відповідатиме вимогам його проекту, як детально описано в ЗПП.

Більшість планувальників подій надсилають Запит пропозицій, тому що вони не пробували певного постачальника чи постачальника, але зацікавлені в їхніх послугах, або якщо їхня компанія проводить захід у новому місті.

Крім того, організатори заходів можуть прагнути змінити своїх постачальників, щоб відповідати новим вимогам. Наприклад, організувати їхню звичайну велику подію, але з меншим бюджетом.

Поради щодо складання ефективного та успішного запиту пропозицій

1 Представте свою компанію

По-перше, невелике введення в те, хто ви є.

Дайте загальне уявлення про свою організацію чи компанію, зокрема про те, як буде класифікуватися ваш бізнес. Наприклад, ви корпорація, асоціація, благодійна організація чи торгова організація? Вам потрібно враховувати, що постачальник або постачальник, яким ви надсилаєте свій Запит пропозицій, може не знати вас (незалежно від розміру вашої компанії) або не мати досвіду чи знань у вашій галузі. Тож, найпростішими словами, спробуйте підсумувати, чим ви займаєтесь і з ким маєте справу.

Це дає продавцю або постачальнику краще уявлення, кому і для чого вони потенційно можуть пропонувати свої послуги. Крім того, це допомагає їм оцінити та визначити, чи підходять їхні послуги для вашої компанії та заходів, які ви проводите. І, звичайно, це може дати їм уявлення про вашу подію та компанію, дозволяючи їм передбачити конкретні рішення, які вони можуть порекомендувати, щоб відповідати вашим потребам.

2 Повідомте про свої потреби

Після вступу настав час поговорити про бізнес.

Тут ви вказуєте свої вимоги та послуги, які вам потрібні. Як планувальник подій, ви повинні знати більшість фактів про вашу майбутню подію. І чим точнішу інформацію ви можете надіслати постачальнику, тим точнішою буде їхня пропозиція щодо події.

Тепер ключові деталі, які вам потрібно включити в заявку на подію:

Тип події та функція

Який захід ви будете проводити? Бал для збору коштів, корпоративна зустріч чи святковий захід?

Даючи своєму постачальнику огляд вашої події, ви даєте їм краще уявлення про ваші події та надаєте рекомендації щодо того, як вони можуть надавати кращі послуги.

Крім того, корисно згадати, що відбудеться на заході. Ви повинні бути конкретні, оскільки можете бути конкретні щодо своєї програми події.

Чи буде тихий аукціон? Ви запрошуєте експонентів? Скільки одночасних сеансів буде виконуватися?
Час і дати

Далі потрібно вказати час і дату події. Також корисно запропонувати резервні дати, якщо це можливо, оскільки гнучкі часові рамки можуть допомогти вам отримати кращу ціну на їхні послуги.

Вам також потрібно вказати кількість необхідних налаштувань і часу або днів після події. Крім того, ви можете зазначити найранішу дату, коли вам потрібно мати доступ до їхніх послуг.
Аудиторія

Вам також потрібно надати загальну інформацію про своїх учасників. Які демографічні показники цільової аудиторії? Вони керівники та власники компаній, чи ви організуєте захід для покоління Z чи міленіалів?

Обов’язково вкажіть максимальну та мінімальну кількість очікуваної аудиторії. Яка схема прибуття? Це може допомогти постачальникам заздалегідь зрозуміти потреби в послугах або персоналі.
Приміщення

Якщо ви створюєте Запит пропозицій для готелів і місць, ви можете запитати про наявність у них номерів, особливо якщо ваша подія триває кілька днів.

Скільки ночей залишаться гості та скільки номерів вам знадобиться? Вам потрібні стандартні номери чи президентський люкс для VIP-персон? Чи включено сніданок? Чи існує знижка для відвідувачів, які бронюють власне житло?
Деталі подання пропозиції

Ви не хочете забути вказати кінцевий термін пропозиції заходу від постачальника. Укажіть, коли ви плануєте включити в короткий список постачальників і постачальників, які будуть детальніше.

Вам також потрібно вказати деталі про те, коли і як повертаються пропозиції. Ви хочете, щоб воно надіслано електронною поштою чи через програмне забезпечення eRFP?

Тепер ключ до написання успішного Запиту пропозицій полягає в тому, щоб бути дуже чітким щодо бюджету. Ви повинні бути максимально відкритими, коли йдеться про гроші.

Коли ви вказуєте бюджет, ви даєте своєму постачальнику чи постачальнику можливість визначити, чи можливий для них цей проект події.

Наприклад, якщо бюджет вашого цільового учасника на готельний номер менше 100 доларів США, вам не слід надсилати запити на пропозиції розкішним курортним готелям. Навряд чи місце виправдає ваші очікування.

Дискваліфікація постачальників і постачальників на основі вашого бюджету, а також ключових деталей, згаданих вище, може заощадити вам багато часу та зусиль у пошуку постачальника для ваших потреб.

Запам’ятай це:

Вам не потрібні десятки відповідей. Вам потрібні лише кращі відповіді.

Отже, коли ви чітко розбираєтеся з бюджетом, а очікування відомі з самого початку, це зменшує ймовірність розбіжностей між сторонами, а також можливість того, що ваша компанія буде платити за межі бюджету.

4 Надайте пріоритет інформації, а не дизайну

Важливо, щоб RFP виглядав професійно. Однак вміст є ключовим для повідомлення ваших потреб.

Незалежно від того, наскільки добре виглядає запит на пропозицію; це має розуміти постачальник або постачальник. Мало того, зосередження на інформації та включення навіть найдрібніших деталей може допомогти постачальникам визначити, чи є для них реалізовані ваші запити.

Тож витрачайте принаймні 90 відсотків свого часу на організацію та збір якомога більше інформації про подію. Якщо ви сумніваєтеся, просто включіть його.

Наприклад, якщо для вашої події потрібна фізична структура, ви можете вказати конкретні деталі щодо бажаних матеріалів.

Це може здатися нудним; однак, чим більше ви розповідаєте постачальнику чи постачальнику, тим краще вони можуть зрозуміти чи підготуватися до вашої події та забезпечити її успіх.

5 Не диктуйте дизайн

У нашій попередній підказці щодо написання запиту на пропозицію ми говорили вам, що ви повинні максимально описувати свої бажання. Але коли справа доходить до дизайну, підходу чи стилю послуг, тут є тонка грань.

Звичайно, ви можете включити дошки настрою, ескізи або навіть попередні приклади, щоб ви могли повідомити свої бачення та цілі події. Однак, якщо сказати постачальнику чи постачальнику, що саме робити, не дасть їм можливості продемонструвати свою унікальність.

Одним словом, не виконуйте всю роботу за них.

З огляду на це, вам потрібно дати постачальнику чи постачальнику простір для дихання і дозволити їм порекомендувати підхід або дизайн вашої події. Хороший постачальник або постачальник повинен мати можливість прийняти ваші початкові ідеї та поєднати їх зі своїми унікальними навичками, щоб вивести їх на новий рівень.

Звідти ви можете точно бачити, з чим ви працюєте, і подобається вам це чи ні.

6 Використовуйте онлайн-ресурси та шаблони

Нарешті, вам не потрібно працювати з нуля.

Існують різні веб-сайти, які можуть запропонувати безкоштовні шаблони запиту пропозицій, щоб допомогти вам структурувати власний.

Такі сайти, як APEX, CIC або Cvent Supplier Network, допоможуть вам знайти відповідні шаблони запитів на пропозицію та надіслати їх у понад 200 000 місць і постачальників по всьому світу. Потім ви можете додати його до відеореклами RFP, де можуть відповісти ті місця, які попередньо зібралися, які не отримали ваш запит.

Таким чином, ви можете отримувати більш кваліфіковані пропозиції від потенційних джерел, які ви, можливо, не розглядали, а постачальники отримають другий шанс відповісти на відповідний запит пропозицій.

Висновок

І ось вам, люди!

Наступного разу, коли ви складатимете запит на пропозицію для наступної події, обов’язково скористайтеся наведеними вище порадами. Ми обіцяємо вам, що це призведе до набагато точнішої пропозиції та набагато ефективнішого процесу підготовки до успішного заходу!

Джерело запису: wp-eventmanager.com