Du förstår, händelser kan ta lång tid att planera och ändå kan de förstöras av de minsta detaljerna. Och en dåligt skriven Request For Proposal kan resultera i ett uppföljande spel med telefonsamtal och långa, tidskrävande spår av e-postmeddelanden mellan evenemangsplanerare och leverantörer som försöker täcka alla detaljer som krävs för ett perfekt evenemang.

Lyckligtvis för dagens evenemangsplanerare har tekniken gjort det lite lättare att skapa bra Request For Proposals med uppkomsten av eRFPs och förslagsautomatisering. Men om det inte är skrivet tydligt kan förvirring och missförstånd fortfarande uppstå.

Så för att hjälpa de evenemangsplanerare som drar sig i håret och försöker skapa en bra RPF, kommer vi att räkna upp några enkla skrivtips för Request For Proposal (RFP).

Men först…

Begäran om förslag: Vad är det och varför skicka det?

För dem som inte har någon aning, Request For Proposal även känd som RFP. Det är en uppmaning från ett företag eller en organisation som skickas ut till potentiella leverantörer. Ett företag är intresserade av att beställa eller förvärva tjänster från den presumtiva leverantören och begär ett affärsförslag från den potentiella leverantören som kommer att uppfylla deras projektkrav som beskrivs i RFP.

De flesta evenemangsplanerare skickar en begäran om förslag eftersom de inte har provat en viss leverantör eller leverantör men är intresserade av deras tjänster – eller om deras företag är värd för ett evenemang i en ny stad.

Eventplanerare kanske också funderar på att byta leverantör för att möta nya krav. Till exempel att vara värd för deras vanliga stora evenemang men med en mindre budget.

Tips för att skapa en effektiv och framgångsrik förfrågan om förslag

1 Presentera ditt företag

Först och främst, en liten introduktion till vem du är.

Ge en översikt över din organisation eller ditt företag inklusive hur ditt företag skulle kategoriseras. Är du till exempel ett företag, en förening, en välgörenhetsorganisation eller en branschorganisation? Du måste ta hänsyn till att leverantören eller leverantören du skickar din förfrågan om förslag kanske inte känner dig (oavsett storleken på ditt företag), eller inte har någon erfarenhet eller kunskap om din bransch. Så, i enklaste termer, försök att sammanfatta vad du gör och vem du gör affärer med.

Detta ger säljaren eller leverantören en bättre uppfattning till vem och för vad de skulle kunna erbjuda sina tjänster. Det hjälper dem också att utvärdera och avgöra om deras tjänster passar ditt företag och de evenemang du är värd för. Och naturligtvis kan detta ge dem insikt i ditt evenemang och företag, så att de kan förutse specifika lösningar som de kan rekommendera för att passa dina behov.

2 Kommunicera dina behov

Efter introduktionen är det dags att prata affärer.

Det är här du anger dina krav och tjänster du behöver. Som evenemangsplanerare bör du känna till de flesta fakta om ditt kommande evenemang. Och ju mer exakt information du kan skicka till leverantören, desto mer exakt blir deras evenemangsförslag.

Nu är de viktigaste detaljerna som du behöver inkludera i din RFP för evenemang:

Typ av händelse och funktion

Vilken typ av event kommer du att vara värd för? En insamlingsbal, ett företagsmöte eller ett semesterevenemang?

Genom att ge din leverantör en överblick över ditt event ger du dem bättre inblick i dina event och ger rekommendationer om hur de kan ge bättre tjänster.

Dessutom är det också bra att nämna vad som kommer att hända på evenemanget. Du måste vara specifik som du kan vara om ditt evenemangsprogram.

Blir det en tyst auktion? Bjuder du in utställare? Hur många samtidiga sessioner kommer att pågå?
Tid och datum

Därefter måste du ange tid och datum för händelsen. Det är också användbart att erbjuda säkerhetskopieringsdatum om möjligt eftersom att vara flexibel i tidsramen faktiskt kan hjälpa dig att få bättre priser för deras tjänster.

Du måste också ange mängden installation och nedbrytningstid eller dagar efter händelsen. Du kanske också vill nämna det tidigaste datumet du behöver för att få tillgång till deras tjänster.
Publik

Du måste också ge allmänna detaljer om dina deltagare. Vilken är målgruppens demografi? Är de chefer och företagsägare eller är du värd för ett event för Gen Z eller millennials?

Se till att nämna det högsta och lägsta antalet av den förväntade publiken. Vad är ankomstmönstret? Detta kan hjälpa leverantörer att förstå tjänster eller personalbehov i förväg.
Boende

Om du skapar en förfrågan om förslag för hotell och arenor, kan du fråga om deras rums tillgänglighet, särskilt om ditt evenemang varar i flera dagar.

Hur många nätter kommer gästerna att bo och hur många rum räknar du med att behöva? Behöver du standardrum eller presidentsviten för VIP? Ingår frukost? Finns det ett rabatterat pris för deltagare som bokar sitt eget boende?
Information om förslagsinlämning

Du vill inte glömma att inkludera en deadline för ett evenemangsförslag från leverantören. Ange när du planerar att nominera leverantörer och leverantörer som kommer att få en närmare titt.

Du måste också inkludera information om när och hur förslag returneras. Vill du ha den via e-post eller via en eRFP-programvara?

Nu är nyckeln till att skriva en framgångsrik Request For Proposal att vara extra tydlig med budgeten. Du måste vara så öppen som möjligt när pengar är inblandade.

När du anger en budget ger du din leverantör eller leverantör en chans att avgöra om detta evenemangsprojekt är genomförbart för dem eller inte.

Till exempel, om din måldeltagares budget för ett hotellrum är under 100 USD, bör du inte skicka offertförslag till lyxhotell. Det är osannolikt att lokalen kommer att uppfylla dina förväntningar.

Att diskvalificera leverantörer och leverantörer baserat på din budget, såväl som de viktigaste detaljerna som nämns ovan, kan spara mycket tid och ansträngning för att hitta den leverantör för dina behov.

Kom ihåg det här:

Du behöver inte dussintals svar. Du behöver bara bättre svar.

Så när du är extra tydlig med budgeten, och förväntningarna är kända från början, minskar det risken för oenighet mellan parter samt möjligheten att ditt företag betalar över din budget.

4 Prioritera information, inte design

Det är viktigt att en RFP ser professionell ut. Innehåll är dock nyckeln till att kommunicera dina behov.

Oavsett hur bra en request For Proposal ser ut; det måste förstås av leverantören eller säljaren. Inte bara det, att fokusera på informationen och inkludera även den minsta detalj, kan hjälpa leverantörer att avgöra om dina önskemål är genomförbara för dem.

Så spendera minst 90 procent av din tid på att organisera och samla in så mycket information du kan om evenemanget. Om du är osäker är det bara att inkludera det.

Till exempel, om ditt evenemang behöver en fysisk struktur, kan du ange specifika detaljer om det material som föredras.

Det kan tyckas tråkigt; Men ju mer du berättar för leverantören eller leverantören, desto bättre kan de förstå eller förbereda ditt evenemang och säkerställa dess framgång.

5 Diktera inte designen

I vårt tidigare skrivtips för Request For Proposal sa vi till dig att du måste vara så beskrivande som möjligt på dina önskemål. Men när det kommer till designen, tillvägagångssättet eller stilen på tjänsterna finns det en fin linje att observera här.

Naturligtvis kan du inkludera moodboards, skisser eller till och med tidigare exempel så att du kan kommunicera dina eventvisioner och mål. Men att berätta för säljaren eller leverantören exakt vad de ska göra kommer inte att ge dem utrymme att visa upp sin unika karaktär.

Kort sagt, gör inte allt arbete för dem.

Med det sagt måste du ge leverantören eller leverantören lite andrum och låta dem rekommendera ett tillvägagångssätt eller design för ditt evenemang. En bra leverantör eller leverantör bör kunna ta dina första idéer och kombinera dem med sina unika färdigheter för att ta det till nästa nivå.

Därifrån kan du se exakt vad du jobbar med och om du gillar det eller inte.

6 Använd onlineresurser och mallar

Slutligen behöver du inte arbeta från grunden.

Det finns olika webbplatser där ute som kan erbjuda gratis mallar för begäran om förslag för att hjälpa dig att strukturera din egen.

Webbplatser som APEX, CIC eller Cvent Supplier Network hjälper dig att hitta lämpliga mallar för begäran om förslag och skicka dem till över 200 000 mötesplatser och leverantörer över hela världen. Sedan kan du lägga till den i RFP-presentationen, där de förmatchade ställena som inte har fått din förfrågan kan svara.

På så sätt kan du få mer kvalificerade förslag från potentiella källor som du kanske inte har övervägt och leverantörer får en andra chans att svara på kvalificerade Request for Proposals.

Slutsats

Och där har ni det, gott folk!

Nästa gång du sätter ihop en offertförfrågan för ditt nästa evenemang, se till att använda tipsen ovan. Vi lovar dig att detta kommer att resultera i en mycket mer exakt offert och en mycket effektivare process för att förbereda ett lyckat event!

Inspelningskälla: wp-eventmanager.com