Widzisz, planowanie wydarzeń może zająć dużo czasu, a mimo to może zostać zrujnowane przez najdrobniejsze szczegóły. A źle napisane zapytanie ofertowe może skutkować dalszą grą w postaci rozmów telefonicznych i długich, czasochłonnych e-maili między organizatorami imprez a dostawcami, którzy próbują uwzględnić wszystkie szczegóły wymagane do idealnego wydarzenia.

Na szczęście dla dzisiejszych planistów wydarzeń, technologia ułatwiła tworzenie dobrych zapytań ofertowych dzięki wprowadzeniu eRFP i automatyzacji propozycji. Jednakże, jeśli nie jest napisane jasno, nadal może dojść do zamieszania i nieporozumień.

Tak więc, aby pomóc tym planistom wydarzeń, którzy wyrywają sobie włosy, próbując stworzyć dobry RPF, wyliczymy kilka prostych wskazówek dotyczących pisania zapytań ofertowych (RFP).

Ale najpierw…

Zapytanie ofertowe: co to jest i dlaczego go wysłać?

Dla tych, którzy nie mają pojęcia, zapytanie ofertowe znane również jako RFP. Jest to akwizycja firmy lub organizacji wysyłana do potencjalnych dostawców. Firma jest zainteresowana zamówieniem lub nabyciem usług potencjalnego dostawcy i prosi potencjalnego dostawcę o propozycję biznesową, która spełni wymagania projektowe wyszczególnione w RFP.

Większość planistów wydarzeń wysyła zapytanie ofertowe, ponieważ nie wypróbowali konkretnego dostawcy lub dostawcy, ale są zainteresowani ich usługami – lub jeśli ich firma organizuje wydarzenie w nowym mieście.

Ponadto planiści wydarzeń mogą chcieć zmienić swoich dostawców, aby spełnić nowe wymagania. Na przykład, organizując zwykłe duże wydarzenie, ale z zapewnionym mniejszym budżetem.

Wskazówki dotyczące tworzenia skutecznego i udanego zapytania ofertowego

1 Przedstaw swoją firmę

Po pierwsze, krótkie wprowadzenie do tego, kim jesteś.

Podaj ogólny zarys swojej organizacji lub firmy, w tym sposób, w jaki Twoja firma zostałaby skategoryzowana. Na przykład, czy jesteś korporacją, stowarzyszeniem, organizacją charytatywną lub organizacją handlową? Musisz wziąć pod uwagę, że sprzedawca lub dostawca, do którego wysyłasz zapytanie ofertowe, może Cię nie znać (bez względu na wielkość Twojej firmy) lub nie mieć żadnego doświadczenia ani wiedzy o Twojej branży. Tak więc, najprościej, spróbuj podsumować, co robisz i z kim robisz interesy.

Daje to sprzedawcy lub dostawcy lepsze wyobrażenie, komu i za co mógłby potencjalnie oferować swoje usługi. Pomaga im również ocenić i określić, czy ich usługi są odpowiednie dla Twojej firmy i wydarzeń, które organizujesz. I oczywiście może to zapewnić im wgląd w Twoje wydarzenie i firmę, umożliwiając im przewidywanie konkretnych rozwiązań, które mogą zalecić, aby dopasować je do Twoich potrzeb.

2 Poinformuj o swoich potrzebach

Po wstępie czas porozmawiać o interesach.

Tutaj określasz swoje wymagania i usługi, których potrzebujesz. Jako organizator wydarzeń powinieneś znać większość faktów dotyczących nadchodzącego wydarzenia. A im dokładniejsze informacje wyślesz do dostawcy, tym dokładniejsza będzie jego propozycja wydarzenia.

Teraz kluczowe informacje, które musisz uwzględnić w swoim zapytaniu ofertowym na temat zdarzenia, to:

Rodzaj zdarzenia i funkcja

Jakie wydarzenie będziesz gospodarzem? Bal zbiórki pieniędzy, spotkanie firmowe, a może impreza świąteczna?

Dając dostawcy przegląd swojego wydarzenia, dajesz mu lepszy wgląd w swoje wydarzenia i przedstawiasz zalecenia, w jaki sposób mogą zapewnić lepsze usługi.

Ponadto warto wspomnieć o tym, co wydarzy się na wydarzeniu. Musisz być konkretny, jak możesz, jeśli chodzi o program wydarzenia.

Czy będzie cicha aukcja? Zapraszasz wystawców? Ile jednoczesnych sesji będzie w toku?
Czas i daty

Następnie musisz określić godzinę i datę wydarzenia. Przydatne jest również oferowanie dat tworzenia kopii zapasowych, jeśli to możliwe, ponieważ elastyczność w zakresie ram czasowych może w rzeczywistości pomóc w uzyskaniu lepszych cen za ich usługi.

Musisz również podać ilość potrzebnej konfiguracji i czas awarii po zdarzeniu lub dni. Możesz także wspomnieć o najwcześniejszym terminie, w którym potrzebujesz dostępu do ich usług.
Publiczność

Musisz także podać ogólne informacje o swoich uczestnikach. Jakie są dane demograficzne grupy docelowej? Czy to dyrektorzy i właściciele firm, czy też organizujesz wydarzenie dla pokolenia Z lub milenialsów?

Pamiętaj, aby podać maksymalną i minimalną liczbę przewidywanych odbiorców. Jaki jest wzorzec przyjazdu? Może to pomóc dostawcom z góry zrozumieć usługi lub potrzeby kadrowe.
Noclegi

Jeśli tworzysz zapytanie ofertowe dla hoteli i miejsc, możesz zapytać o dostępność pokoi, zwłaszcza jeśli wydarzenie trwa kilka dni.

Ile nocy spędzą goście i ile pokoi przewidujesz, że będą potrzebować? Potrzebujesz pokoi standardowych lub Apartamentu Prezydenckiego dla VIP-ów? Czy śniadanie jest wliczone? Czy istnieje zniżka dla uczestników rezerwujących własne zakwaterowanie?
Szczegóły składania propozycji

Nie chcesz zapomnieć o podaniu terminu propozycji wydarzenia od dostawcy. Wskaż, kiedy planujesz umieścić na krótkiej liście dostawców i dostawców, którym przyjrzymy się bliżej.

Musisz również podać szczegółowe informacje o tym, kiedy i w jaki sposób oferty są zwracane. Czy chcesz to wysłać e-mailem, czy za pośrednictwem oprogramowania eRFP?

Teraz kluczem do napisania udanego zapytania ofertowego jest dokładne określenie budżetu. Musisz być tak otwarty, jak to tylko możliwe, gdy w grę wchodzą pieniądze.

Określając budżet, dajesz swojemu dostawcy lub dostawcy szansę na określenie, czy ten projekt wydarzenia jest dla nich wykonalny.

Na przykład, jeśli budżet docelowego uczestnika na pokój hotelowy jest niższy niż 100 USD, nie należy wysyłać zapytań ofertowych do luksusowych hoteli wypoczynkowych. Jest mało prawdopodobne, że miejsce spełni Twoje oczekiwania.

Dyskwalifikacja dostawców i dostawców w oparciu o Twój budżet, a także kluczowe szczegóły wymienione powyżej, mogą zaoszczędzić wiele czasu i wysiłku w znalezieniu dostawcy odpowiadającego Twoim potrzebom.

Pamiętaj to:

Nie potrzebujesz dziesiątek odpowiedzi. Potrzebujesz tylko lepszych odpowiedzi.

Tak więc, gdy masz bardzo jasny budżet, a oczekiwania są znane od samego początku, zmniejsza się możliwość nieporozumień między stronami, a także możliwość płacenia przez Twoją firmę poza budżet.

4 Priorytetowe informacje, nie projekt

Ważne jest, aby zapytanie ofertowe wyglądało profesjonalnie. Jednak treść jest kluczem do komunikowania Twoich potrzeb.

Niezależnie od tego, jak dobrze wygląda zapytanie ofertowe; musi być zrozumiany przez dostawcę lub sprzedawcę. Co więcej, skupienie się na informacjach i uwzględnienie nawet najdrobniejszych szczegółów może pomóc dostawcom określić, czy Twoje żądania są dla nich wykonalne.

Poświęć więc co najmniej 90 procent swojego czasu na organizowanie i zbieranie jak największej ilości informacji o wydarzeniu. Jeśli masz wątpliwości, po prostu je uwzględnij.

Na przykład, jeśli Twoje wydarzenie wymaga fizycznej struktury, możesz wskazać konkretne szczegóły dotyczące preferowanych materiałów.

To może wydawać się nudne; jednak im więcej powiesz dostawcy lub sprzedawcy, tym lepiej zrozumieją lub przygotują się na Twoje wydarzenie i zapewnią jego sukces.

5 Nie dyktuj projektu

W naszej poprzedniej wskazówce dotyczącej pisania zapytań ofertowych powiedzieliśmy Ci, że Twoje potrzeby muszą być jak najbardziej opisowe. Ale jeśli chodzi o projekt, podejście lub styl usług, należy tutaj przestrzegać cienkiej linii.

Oczywiście możesz dołączyć moodboardy, szkice, a nawet poprzednie przykłady, aby móc komunikować swoje wizje i cele wydarzeń. Jednak powiedzenie sprzedawcy lub dostawcy, co dokładnie ma robić, nie da mu miejsca na pokazanie swojej wyjątkowości.

Krótko mówiąc, nie wykonuj za nich całej pracy.

Mając to na uwadze, musisz dać dostawcy lub dostawcy chwilę wytchnienia i pozwolić im zarekomendować podejście lub projekt Twojego wydarzenia. Dobry dostawca lub sprzedawca powinien być w stanie wykorzystać Twoje początkowe pomysły i połączyć je z unikalnymi umiejętnościami, aby przenieść je na wyższy poziom.

Stamtąd możesz dokładnie zobaczyć, z czym pracujesz i czy ci się to podoba, czy nie.

6 Korzystaj z zasobów i szablonów online

Wreszcie, nie musisz pracować od zera.

Istnieją różne strony internetowe, które mogą oferować bezpłatne szablony zapytań ofertowych, które pomogą Ci w konstruowaniu własnych.

Witryny takie jak APEX, CIC lub Cvent Supplier Network pomogą Ci znaleźć odpowiednie szablony zapytań ofertowych i wysłać je do ponad 200 000 miejsc i dostawców na całym świecie. Następnie możesz dodać go do prezentacji RFP, gdzie wstępnie dopasowane miejsca, które nie otrzymały Twojej prośby, mogą odpowiedzieć.

W ten sposób możesz otrzymywać więcej kwalifikujących się propozycji z potencjalnych źródeł, których być może nie brałeś pod uwagę, a dostawcy mają drugą szansę odpowiedzi na kwalifikujące się zapytania ofertowe.

Wniosek

I oto macie, ludzie!

Następnym razem, gdy będziesz przygotowywać zapytanie ofertowe na następne wydarzenie, skorzystaj z powyższych wskazówek. Obiecujemy, że zaowocuje to znacznie dokładniejszą wyceną i znacznie sprawniejszym procesem przygotowania do udanego wydarzenia!

Źródło nagrywania: wp-eventmanager.com