Sie sehen, die Planung von Events kann lange dauern und doch durch die kleinsten Details ruiniert werden. Und eine schlecht geschriebene Angebotsanfrage kann zu einer Folge von Telefongesprächen und langen, zeitraubenden E-Mails zwischen Veranstaltungsplanern und Lieferanten führen, die versuchen, alle Details abzudecken, die für eine perfekte Veranstaltung erforderlich sind.

Zum Glück für Veranstaltungsplaner der heutigen Technologie ist es ein bisschen leichter zu Handwerk gut Ausschreibung mit dem Beginn der eRFPs und macht Vorschlag Automatisierung. Wenn jedoch nicht klar geschrieben, kann es dennoch zu Verwirrung und Missverständnissen kommen.

Um den Eventplanern zu helfen, die sich bei der Erstellung eines guten RPF die Haare ausreißen, werden wir einige einfache Tipps zum Schreiben von Angeboten (Request For Proposal, RFP) aufzählen.

Aber zuerst…

Angebotsanfrage: Was ist das und warum sollte es gesendet werden?

Für diejenigen, die keine Ahnung haben, Request For Proposal, auch bekannt als RFP. Es ist eine Aufforderung durch ein Unternehmen oder eine Organisation an potenzielle Lieferanten. Ein Unternehmen ist daran interessiert, die Dienstleistungen des potenziellen Lieferanten zu bestellen oder zu erwerben und fordert von dem potenziellen Lieferanten ein Geschäftsangebot an, das seinen Projektanforderungen gemäß der Ausschreibung entspricht.

Die meisten Veranstaltungsplaner senden eine Angebotsanfrage, weil sie einen bestimmten Anbieter oder Lieferanten noch nicht ausprobiert haben, aber an seinen Dienstleistungen interessiert sind – oder wenn ihr Unternehmen eine Veranstaltung in einer neuen Stadt veranstaltet.

Eventplaner möchten auch ihre Lieferanten wechseln, um neue Anforderungen zu erfüllen. Zum Beispiel, ihre übliche Großveranstaltung zu veranstalten, aber mit einem kleineren Budget.

Tipps zum Erstellen einer effektiven und erfolgreichen Angebotsanfrage

1 Stellen Sie Ihr Unternehmen vor

Zunächst einmal eine kleine Vorstellung, wer Sie sind.

Geben Sie einen Überblick über Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen, einschließlich der Kategorisierung Ihres Unternehmens. Sind Sie zum Beispiel ein Unternehmen, ein Verein, eine Wohltätigkeitsorganisation oder eine Handelsorganisation? Sie müssen berücksichtigen, dass der Anbieter oder Lieferant, an den Sie Ihre Angebotsanfrage senden, Sie möglicherweise nicht kennt (unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens) oder über keine Erfahrung oder Kenntnisse in Ihrer Branche verfügt. Versuchen Sie also, in einfachsten Worten, zusammenzufassen, was Sie tun und mit wem Sie Geschäfte machen.

Dies gibt dem Anbieter oder Lieferanten eine bessere Vorstellung davon, wem und wofür er seine Dienstleistungen potenziell anbieten könnte. Außerdem hilft es ihnen zu bewerten und festzustellen, ob ihre Dienstleistungen gut zu Ihrem Unternehmen und den von Ihnen veranstalteten Veranstaltungen passen. Und natürlich können sie so einen Einblick in Ihre Veranstaltung und Ihr Unternehmen erhalten, sodass sie spezifische Lösungen antizipieren können, die sie für Ihre Bedürfnisse empfehlen können.

2 Kommunizieren Sie Ihre Bedürfnisse

Nach der Einführung ist es Zeit, übers Geschäft zu sprechen.

Hier legen Sie Ihre Anforderungen und Dienstleistungen fest, die Sie benötigen. Als Veranstaltungsplaner sollten Sie die meisten Fakten zu Ihrer bevorstehenden Veranstaltung kennen. Und je genauer die Informationen, die Sie an den Anbieter senden, desto präziser wird sein Veranstaltungsvorschlag.

Die wichtigsten Details, die Sie in Ihre Veranstaltungs-RFP aufnehmen müssen, sind:

Ereignisart und Funktion

Welche Art von Veranstaltung werden Sie veranstalten? Ein Spendenball, ein Firmenmeeting oder eine Ferienveranstaltung?

Indem Sie Ihrem Lieferanten einen Überblick über Ihre Veranstaltung geben, geben Sie ihm einen besseren Einblick in Ihre Veranstaltungen und geben Empfehlungen, wie er bessere Dienstleistungen erbringen kann.

Darüber hinaus ist es auch hilfreich zu erwähnen, was bei der Veranstaltung passieren wird. Sie müssen so genau wie möglich sein, was Ihr Veranstaltungsprogramm angeht.

Wird es eine stille Auktion geben? Laden Sie Aussteller ein? Wie viele gleichzeitige Sitzungen werden durchgeführt?
Uhrzeit und Datum

Als nächstes müssen Sie die Uhrzeit und das Datum für das Ereignis angeben. Es ist auch nützlich, wenn möglich, Backup-Daten anzubieten, da eine flexible Zeitplanung Ihnen tatsächlich helfen kann, bessere Preise für ihre Dienste zu erzielen.

Sie müssen auch die erforderliche Zeit oder Tage für die Einrichtung und den Ausfall nach dem Ereignis angeben. Vielleicht möchten Sie auch das früheste Datum erwähnen, an dem Sie Zugang zu ihren Diensten haben müssen.
Publikum

Außerdem müssen Sie allgemeine Angaben zu Ihren Teilnehmern machen. Wie sind die demografischen Merkmale der Zielgruppe? Sind es Führungskräfte und Firmeninhaber oder veranstalten Sie eine Veranstaltung für die Generation Z oder Millennials?

Achten Sie darauf, die maximale und die minimale Anzahl des erwarteten Publikums anzugeben. Wie ist das Ankunftsmuster? Dies kann Lieferanten helfen, Dienstleistungen oder Personalbedarf im Voraus zu verstehen.
Unterkünfte

Wenn Sie eine Angebotsanfrage für Hotels und Veranstaltungsorte erstellen, können Sie nach der Zimmerverfügbarkeit fragen, insbesondere wenn Ihre Veranstaltung mehrere Tage dauert.

Wie viele Nächte werden die Gäste bleiben und wie viele Zimmer benötigen Sie voraussichtlich? Benötigen Sie Standardzimmer oder die Präsidentensuite für VIPs? Ist das Frühstück inbegriffen? Gibt es einen ermäßigten Preis für Teilnehmer, die ihre eigene Unterkunft buchen?
Details zur Angebotsabgabe

Vergessen Sie nicht, eine Frist für einen Veranstaltungsvorschlag des Anbieters anzugeben. Geben Sie an, wann Sie Anbieter und Lieferanten in die engere Wahl ziehen möchten, die sich genauer ansehen.

Sie müssen auch angeben, wann und wie Angebote zurückgegeben werden. Möchten Sie es per E-Mail oder über eine eRFP-Software erhalten?

Der Schlüssel zum Schreiben einer erfolgreichen Angebotsanfrage besteht nun darin, das Budget besonders klar zu definieren. Sie müssen so offen wie möglich sein, wenn es um Geld geht.

Wenn Sie ein Budget angeben, geben Sie Ihrem Lieferanten oder Lieferanten die Möglichkeit, festzustellen, ob dieses Veranstaltungsprojekt für ihn machbar ist oder nicht.

Wenn beispielsweise das Budget Ihres Zielteilnehmers für ein Hotelzimmer unter 100 US-Dollar liegt, sollten Sie keine RFPs an Luxusresorthotels senden. Es ist unwahrscheinlich, dass der Veranstaltungsort Ihren Erwartungen entspricht.

Die Disqualifizierung von Anbietern und Lieferanten aufgrund Ihres Budgets sowie der oben genannten Schlüsseldetails kann Ihnen viel Zeit und Mühe ersparen, den Lieferanten für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Merk dir das:

Sie brauchen nicht Dutzende von Antworten. Sie brauchen nur bessere Antworten.

Wenn Sie sich also über das Budget im Klaren sind und die Erwartungen von Anfang an bekannt sind, verringert dies das Potenzial für Meinungsverschiedenheiten zwischen den Parteien und die Möglichkeit, dass Ihr Unternehmen über Ihr Budget hinaus zahlt.

4 Priorisieren Sie Informationen, nicht Design

Es ist wichtig, dass ein RFP professionell aussieht. Der Inhalt ist jedoch der Schlüssel zur Kommunikation Ihrer Bedürfnisse.

Unabhängig davon, wie gut eine Angebotsanfrage aussieht; es muss vom Lieferanten oder Verkäufer verstanden werden. Darüber hinaus kann die Konzentration auf die Informationen und die Einbeziehung selbst kleinster Details Lieferanten helfen, festzustellen, ob Ihre Anfragen für sie realisierbar sind.

Verbringen Sie also mindestens 90 Prozent Ihrer Zeit damit, so viele Informationen wie möglich über die Veranstaltung zu organisieren und zu sammeln. Im Zweifelsfall einfach mit einbeziehen.

Wenn Ihre Veranstaltung beispielsweise eine physische Struktur benötigt, können Sie spezifische Details zu den bevorzugten Materialien angeben.

Es mag langweilig erscheinen; Je mehr Sie jedoch dem Anbieter oder Anbieter erzählen, desto besser können sie Ihre Veranstaltung verstehen, sich darauf vorbereiten und ihren Erfolg sicherstellen.

5 Das Design nicht diktieren

In unserem vorherigen Tipp zum Schreiben von Vorschlägen haben wir Ihnen gesagt, dass Sie Ihre Wünsche so beschreiben müssen wie möglich. Aber wenn es um Design, Ansatz oder Stil der Dienste geht, ist hier ein schmaler Grat zu beachten.

Selbstverständlich können Sie Moodboards, Skizzen oder sogar frühere Beispiele einbinden, um Ihre Veranstaltungsvisionen und -ziele zu kommunizieren. Wenn Sie dem Anbieter oder Lieferanten jedoch genau sagen, was er tun soll, können Sie seine Einzigartigkeit nicht unter Beweis stellen.

Kurz gesagt, erledigen Sie nicht die ganze Arbeit für sie.

Vor diesem Hintergrund müssen Sie dem Anbieter oder Lieferanten eine Atempause geben und ihn einen Ansatz oder ein Design für Ihre Veranstaltung empfehlen lassen. Ein guter Lieferant oder Lieferant sollte in der Lage sein, Ihre anfänglichen Ideen zu übernehmen und sie mit ihren einzigartigen Fähigkeiten zu kombinieren, um sie auf die nächste Stufe zu bringen.

Von dort aus können Sie genau sehen, womit Sie arbeiten und ob es Ihnen gefällt oder nicht.

6 Verwenden Sie Online-Ressourcen und -Vorlagen

Schließlich müssen Sie nicht von Grund auf neu arbeiten.

Es gibt verschiedene Websites, die kostenlose Vorlagen für Angebotsanfragen anbieten, um Sie bei der Strukturierung Ihrer eigenen zu unterstützen.

Sites wie APEX, CIC oder Cvent Supplier Network helfen Ihnen, geeignete Vorlagen für Angebotsanfragen zu finden und an über 200.000 Veranstaltungsorte und Lieferanten auf der ganzen Welt zu senden. Anschließend können Sie es zum RFP-Showcase hinzufügen, wo die vorab abgestimmten Veranstaltungsorte, die Ihre Anfrage nicht erhalten haben, antworten können.

Auf diese Weise können Sie qualifiziertere Angebote von potenziellen Quellen erhalten, die Sie möglicherweise nicht berücksichtigt haben, und Lieferanten erhalten eine zweite Chance, auf qualifizierte Angebotsanfragen zu antworten.

Abschluss

Und da haben Sie es, Leute!

Wenn Sie das nächste Mal eine Ausschreibung für Ihre nächste Veranstaltung zusammenstellen, beachten Sie unbedingt die oben genannten Tipps. Wir versprechen Ihnen, dass dies zu einem viel präziseren Angebot und einem viel effizienteren Prozess bei der Vorbereitung einer erfolgreichen Veranstaltung führt!

Aufnahmequelle: wp-eventmanager.com