La migliore richiesta di suggerimenti per la scrittura di proposte per gli organizzatori di eventi

Perché gli organizzatori di eventi dovrebbero dedicare più tempo e sforzi del necessario alla creazione di alcune pagine di richiesta di proposta (RFP)?

Semplice.

Per eliminare la probabilità di un evento disastroso.

Vedete, gli eventi possono richiedere molto tempo per essere pianificati e tuttavia possono finire rovinati dai più piccoli dettagli. E una richiesta di proposta scritta male può comportare un gioco di follow-up di telefonate e lunghe e lunghe sequenze di e-mail tra organizzatori di eventi e fornitori che cercano di coprire tutti i dettagli necessari per un evento perfetto.

Fortunatamente per gli organizzatori di eventi di oggi, la tecnologia ha reso un po’ più facile creare buone richieste di proposte con l’inizio di eRFP e l’ automazione delle proposte. Tuttavia, se non scritto in modo chiaro, possono comunque verificarsi confusione e incomprensioni.

Quindi, per aiutare gli organizzatori di eventi a strapparsi i capelli cercando di creare un buon RPF, enumereremo alcuni semplici suggerimenti per la scrittura di una richiesta di proposta (RFP).

Ma prima…

Richiesta di proposta: cos’è e perché inviarla?

Per coloro che non hanno idea, Richiesta di proposta nota anche come RFP. È una sollecitazione da parte di un’azienda o di un’organizzazione inviata a potenziali fornitori. Un’azienda è interessata a ordinare o acquisire i servizi del potenziale fornitore e richiede una proposta commerciale dal potenziale fornitore che soddisferà i requisiti del progetto come dettagliato nella RFP.

La maggior parte degli organizzatori di eventi invia una richiesta di proposta perché non ha provato un particolare venditore o fornitore ma è interessata ai suoi servizi o se la sua azienda sta organizzando un evento in una nuova città.

Inoltre, gli organizzatori di eventi potrebbero voler cambiare i propri fornitori per soddisfare nuovi requisiti. Ad esempio, ospitando il loro solito grande evento ma con un budget ridotto.

Suggerimenti per creare una richiesta di proposta efficace e di successo

1 Presenta la tua azienda

Prima di tutto, una piccola introduzione a chi sei.

Fornisci una panoramica della tua organizzazione o azienda, incluso il modo in cui verrebbe classificata la tua attività. Ad esempio, sei una società, un’associazione, un ente di beneficenza o un ente commerciale? Devi tenere in considerazione che il venditore o fornitore a cui stai inviando la tua richiesta di proposta potrebbe non conoscerti (indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda) o non avere alcuna esperienza o conoscenza del tuo settore. Quindi, in termini più semplici, prova a riassumere cosa fai e con chi fai affari.

Questo dà al venditore o al fornitore un’idea migliore a chi e per cosa potrebbero potenzialmente offrire i loro servizi. Inoltre, li aiuta a valutare e determinare se i loro servizi sono adatti alla tua azienda e agli eventi che ospiti. E, naturalmente, questo può fornire loro informazioni sul tuo evento e sulla tua azienda, consentendo loro di anticipare soluzioni specifiche che possono consigliare per soddisfare le tue esigenze.

2 Comunica le tue esigenze

Dopo l’introduzione, è il momento di parlare di affari.

Qui è dove stabilisci le tue esigenze e i servizi di cui hai bisogno. In qualità di organizzatore di eventi, dovresti conoscere la maggior parte dei fatti sul tuo prossimo evento. E più accurate sono le informazioni che puoi inviare al fornitore, più precisa sarà la sua proposta di evento.

Ora, i dettagli chiave che devi includere nella tua richiesta di offerta per l’evento sono:

• Tipo di evento e funzione

  Che tipo di evento organizzerai? Un ballo di raccolta fondi, una riunione aziendale o un evento festivo?

  Fornendo al tuo fornitore una panoramica del tuo evento, offri loro una visione migliore dei tuoi eventi e fornisci consigli su come possono fornire servizi migliori.

  Inoltre, è anche utile menzionare cosa accadrà durante l’evento. Devi essere specifico come puoi essere riguardo al programma del tuo evento.

  Ci sarà un’asta silenziosa? Invita gli espositori? Quante sessioni simultanee saranno in corso?

• Ora e date

  Successivamente, è necessario specificare l’ora e la data dell’evento. È anche utile offrire date di backup, se possibile, poiché essere flessibili sui tempi può effettivamente aiutarti a ottenere prezzi migliori per i loro servizi.

  È inoltre necessario indicare la quantità di tempo o giorni necessari per la configurazione e la ripartizione post-evento. Inoltre, potresti voler menzionare la prima data in cui devi avere accesso ai loro servizi.

• Pubblico

  Devi anche fornire dettagli generali sui tuoi partecipanti. Quali sono i dati demografici del pubblico di destinazione? Sono dirigenti e titolari di aziende o stai organizzando un evento per la Generazione Z o i millennial?

  Assicurati di menzionare il numero massimo e minimo del pubblico previsto. Qual è il modello di arrivo? Ciò può aiutare i fornitori a comprendere in anticipo i servizi o le esigenze di personale.

• Alloggi

  Se stai preparando una richiesta di proposta per hotel e luoghi, puoi chiedere la disponibilità delle loro camere, soprattutto se il tuo evento dura giorni.

  Quante notti soggiorneranno gli ospiti e di quante camere prevedi di aver bisogno? Hai bisogno di camere standard o della suite presidenziale per VIP? La colazione è inclusa? C’è una tariffa scontata per i partecipanti che prenotano il proprio alloggio?

• Dettagli di invio della proposta

  Non dimenticare di includere una scadenza per una proposta di evento dal fornitore. Indica quando prevedi di selezionare fornitori e fornitori che daranno un’occhiata più da vicino.

  È inoltre necessario includere dettagli su quando e come vengono restituite le proposte. Vuoi che venga inviato via email o tramite un software eRFP?

Ora, la chiave per scrivere una richiesta di proposta di successo è essere molto chiari sul budget. Devi essere il più aperto possibile quando si tratta di denaro.

Quando specifichi un budget, dai al tuo fornitore o venditore la possibilità di determinare se questo progetto di evento è fattibile o meno per loro.

Ad esempio, se il budget del tuo partecipante target per una camera d’albergo è inferiore a $ 100, non dovresti inviare RFP a hotel resort di lusso. È improbabile che il luogo soddisfi le tue aspettative.

Squalificare fornitori e fornitori in base al tuo budget, nonché i dettagli chiave sopra menzionati, può farti risparmiare molto tempo e fatica nel trovare il fornitore per le tue esigenze.

Ricorda questo:

Non hai bisogno di decine di risposte. Hai solo bisogno di risposte migliori.

Quindi, quando sei molto chiaro sul budget e le aspettative sono note fin dall’inizio, riduci il potenziale di disaccordo tra le parti e la possibilità che la tua azienda paghi oltre il budget.

4 Dai priorità alle informazioni, non al design

È importante che una richiesta di offerta abbia un aspetto professionale. Tuttavia, il contenuto è la chiave per comunicare le tue esigenze.

Indipendentemente da quanto sia buona una richiesta di proposta; deve essere compreso dal fornitore o dal venditore. Non solo, concentrandosi sulle informazioni e includendo anche il più piccolo dettaglio, può aiutare i fornitori a determinare se le tue richieste sono fattibili per loro.

Quindi, dedica almeno il 90% del tuo tempo all’organizzazione e alla raccolta di quante più informazioni possibili sull’evento. In caso di dubbio, includilo in.

Ad esempio, se il tuo evento necessita di una struttura fisica, puoi indicare dettagli specifici riguardanti i materiali preferiti.

Può sembrare noioso; tuttavia, più dici al fornitore o al venditore, meglio possono capire o prepararsi per il tuo evento e garantirne il successo.

5 Non dettare il design

Nel nostro precedente suggerimento per la scrittura della richiesta di proposta, ti abbiamo detto che devi essere il più descrittivo possibile sui tuoi desideri. Ma, quando si tratta del design, dell’approccio o dello stile dei servizi, c’è una linea sottile da osservare qui.

Naturalmente, puoi includere moodboard, schizzi o anche esempi precedenti in modo da poter comunicare le visioni e gli obiettivi dell’evento. Tuttavia, dire al venditore o al fornitore esattamente cosa fare non darà loro spazio per mostrare la loro unicità.

In breve, non fare tutto il lavoro per loro.

Detto questo, devi dare al venditore o fornitore un po’ di respiro e lasciare che raccomandino un approccio o un design per il tuo evento. Un buon fornitore o venditore dovrebbe essere in grado di prendere le tue idee iniziali e combinarle con le loro abilità uniche per portarle al livello successivo.

Da lì, puoi vedere esattamente con cosa stai lavorando e se ti piace o no.

6 Utilizzare risorse e modelli online

Infine, non devi lavorare da zero.

Esistono vari siti Web che possono offrire modelli gratuiti di richiesta di proposta per aiutarti a strutturare il tuo.

Siti come APEX, CIC o Cvent Supplier Network ti aiuteranno a trovare modelli di richiesta di proposta adatti e a inviarli a oltre 200.000 sedi e fornitori in tutto il mondo. Quindi, puoi aggiungerlo alla vetrina RFP, dove le sedi pre-associate che non hanno ricevuto la tua richiesta possono rispondere.

In questo modo, puoi ricevere proposte più qualificate da potenziali fonti che potresti non aver preso in considerazione e i fornitori hanno una seconda possibilità di rispondere a Richieste di proposte qualificanti.

Conclusione

E il gioco è fatto gente!

La prossima volta che organizzerai una richiesta di proposta per il tuo prossimo evento, assicurati di utilizzare i suggerimenti forniti sopra. Ti promettiamo che ciò si tradurrà in un preventivo molto più preciso e in un processo molto più efficiente nella preparazione di un evento di successo!