Видите ли, на планирование событий может уйти много времени, и все же они могут закончиться разрушением из-за мельчайших деталей. А плохо составленный запрос предложений может привести к повторной игре в виде телефонных звонков и долгих, отнимающих много времени цепочек писем между организаторами мероприятий и поставщиками, пытающимися охватить все детали, необходимые для идеального мероприятия.

К счастью для сегодняшних организаторов мероприятий, технологии немного упростили создание хороших запросов предложений с появлением eRFP и автоматизации предложений. Однако, если он не написан четко, все равно может возникнуть путаница и недопонимание.

Итак, чтобы помочь тем, кто занимается планированием мероприятий, пытаясь создать хороший RPF, мы перечислим несколько простых советов по написанию запроса предложений (RFP).

Но сначала…

Запрос предложений: что это и зачем отправлять?

Для тех, кто понятия не имеет, запрос предложений также известен как RFP. Это ходатайство компании или организации, рассылаемое потенциальным поставщикам. Компания заинтересована в заказе или приобретении услуг потенциального поставщика и запрашивает у потенциального поставщика коммерческое предложение, которое будет соответствовать требованиям их проекта, как указано в RFP.

Большинство организаторов мероприятий отправляют запрос предложения, потому что они не пробовали пользоваться услугами конкретного поставщика или поставщика, но заинтересованы в их услугах, или если их компания проводит мероприятие в новом городе.

Кроме того, организаторы мероприятий могут захотеть сменить своих поставщиков, чтобы соответствовать новым требованиям. Например, провести обычное крупное мероприятие, но с меньшим бюджетом.

Советы по созданию эффективного и успешного запроса предложения

1 Представьте свою компанию

Во-первых, небольшое введение в то, кто вы есть.

Сделайте обзор вашей организации или компании, включая то, как ваш бизнес будет классифицирован. Например, вы корпорация, ассоциация, благотворительная организация или торговая организация? Вы должны принять во внимание, что продавец или поставщик, которому вы отправляете свой запрос предложения, может не знать вас (независимо от размера вашей компании) или не иметь никакого опыта или знаний в вашей отрасли. Итак, простыми словами, попытайтесь кратко изложить, чем вы занимаетесь и с кем ведете бизнес.

Это дает продавцу или поставщику лучшее представление о том, кому и за что они могут потенциально предлагать свои услуги. Кроме того, это помогает им оценить и определить, подходят ли их услуги для вашей компании и мероприятий, которые вы проводите. И, конечно же, это может дать им представление о вашем мероприятии и компании, что позволит им предвидеть конкретные решения, которые они могут порекомендовать в соответствии с вашими потребностями.

2 Сообщите о своих потребностях

После вступления пора поговорить о делах.

Здесь вы устанавливаете свои требования и услуги, которые вам нужны. Как организатор мероприятий вы должны знать большую часть фактов о предстоящем мероприятии. И чем точнее информация, которую вы отправите поставщику, тем точнее будет его предложение о мероприятии.

Теперь ключевые детали, которые вам необходимо включить в запрос предложений на мероприятие:

Тип события и функция

Какое мероприятие вы будете проводить? Бал по сбору средств, корпоративная встреча или праздничное мероприятие?

Предоставляя вашему поставщику обзор вашего мероприятия, вы даете ему лучшее представление о ваших мероприятиях и даете рекомендации о том, как они могут предоставлять более качественные услуги.

Кроме того, также полезно упомянуть, что будет происходить на мероприятии. Вы должны быть конкретными, как вы можете, в своей программе мероприятия.

Будет ли тихий аукцион? Вы приглашаете экспонентов? Сколько одновременных сеансов будет выполняться?
Время и даты

Далее необходимо указать время и дату мероприятия. Также полезно по возможности предлагать резервные даты, поскольку гибкость временных рамок может фактически помочь вам получить более выгодные цены на их услуги.

Вам также необходимо указать необходимое количество дней или дней для настройки и разбивки после мероприятия. Кроме того, вы можете указать самую раннюю дату, когда вам понадобится доступ к их услугам.
Зрительская аудитория

Вам также необходимо предоставить общие сведения о ваших посетителях. Каковы демографические данные целевой аудитории? Они руководители и владельцы корпораций или вы устраиваете мероприятие для поколения Z или миллениалов?

Обязательно укажите максимальное и минимальное количество ожидаемой аудитории. Какая схема прибытия? Это может помочь поставщикам заранее понять потребности в услугах или кадрах.
Размещение

Если вы составляете запрос предложений для отелей и мест проведения мероприятий, вы можете спросить, есть ли у них номера, особенно если ваше мероприятие длится несколько дней.

На сколько ночей будут проживать гости и сколько номеров вам понадобится? Вам нужны стандартные номера или президентский люкс для VIP-персон? Завтрак включен? Есть ли скидка для участников, бронирующих свое собственное жилье?
Подробная информация о подаче предложения

Не забудьте указать крайний срок для предложения мероприятия от поставщика. Укажите, когда вы планируете включить в шорт-лист поставщиков и поставщиков, которые будут более подробно изучены.

Вам также необходимо указать подробные сведения о том, когда и как возвращаются предложения. Вы хотите, чтобы это было отправлено по электронной почте или через программное обеспечение eRFP?

Теперь ключ к написанию успешного запроса предложений – это четкое понимание бюджета. Когда речь идет о деньгах, нужно быть максимально открытым.

Когда вы указываете бюджет, вы даете своему поставщику или продавцу возможность определить, целесообразен ли для них этот проект мероприятия.

Например, если бюджет вашего целевого участника на номер в отеле ниже 100 долларов, вам не следует отправлять запросы предложений в роскошные курортные отели. Вряд ли заведение оправдает ваши ожидания.

Дисквалификация продавцов и поставщиков на основании вашего бюджета, а также ключевых деталей, упомянутых выше, может сэкономить вам много времени и усилий при поиске поставщика для ваших нужд.

Помните это:

Вам не нужны десятки ответов. Вам нужны только лучшие ответы.

Таким образом, когда у вас более четкое представление о бюджете, а ожидания известны с самого начала, это снижает вероятность разногласий между сторонами, а также вероятность того, что ваша компания будет платить сверх вашего бюджета.

4 Приоритет информации, а не дизайна

Важно, чтобы запрос предложения выглядел профессионально. Однако контент – это ключ к пониманию ваших потребностей.

Независимо от того, насколько хорошо выглядит запрос предложения; это должно быть понятно поставщику или продавцу. Мало того, что сосредоточение внимания на информации и включение даже мельчайших деталей может помочь поставщикам определить, выполнимы ли ваши запросы для них.

Итак, потратьте не менее 90 процентов своего времени на организацию и сбор как можно большего количества информации о мероприятии. Если сомневаетесь, просто включите его.

Например, если вашему мероприятию требуется физическая структура, вы можете указать конкретные детали, касающиеся предпочтительных материалов.

Это может показаться утомительным; однако чем больше вы сообщите поставщику или продавцу, тем лучше они смогут понять ваше мероприятие или подготовиться к нему и обеспечить его успех.

5 Не навязывайте дизайн

В нашей предыдущей письменной подсказке по запросу предложения мы говорили, что вы должны быть как можно более информативными в отношении своих желаний. Но когда дело доходит до дизайна, подхода или стиля услуг, здесь есть тонкая грань.

Конечно, вы можете добавить доску настроения, наброски или даже предыдущие примеры, чтобы вы могли рассказать о своем видении и целях мероприятия. Однако указание продавцу или поставщику, что именно делать, не даст им возможности продемонстрировать свою уникальность.

Короче говоря, не делайте за них всю работу.

С учетом сказанного вам нужно дать продавцу или поставщику немного передышки и позволить им порекомендовать подход или дизайн для вашего мероприятия. Хороший поставщик или продавец должен уметь сочетать ваши первоначальные идеи со своими уникальными навыками, чтобы вывести их на новый уровень.

Оттуда вы можете точно увидеть, с чем вы работаете и нравится вам это или нет.

6 Использование онлайн-ресурсов и шаблонов

Наконец, вам не нужно работать с нуля.

Существуют различные веб-сайты, которые могут предлагать бесплатные шаблоны запросов предложений, которые помогут вам структурировать свои собственные.

Такие сайты, как APEX, CIC или Cvent Supplier Network, помогут вам найти подходящие шаблоны запросов предложений и разослать их более чем 200 000 местам и поставщикам по всему миру. Затем вы можете добавить его в витрину RFP, где предварительно выбранные заведения, не получившие ваш запрос, смогут ответить.

Таким образом, вы можете получать более квалифицированные предложения из потенциальных источников, которые вы, возможно, не рассматривали, а поставщики получают второй шанс ответить на соответствующий запрос предложений.

Заключение

Вот и все, ребята!

В следующий раз, когда вы будете составлять RFP для своего следующего мероприятия, обязательно воспользуйтесь приведенными выше советами. Мы обещаем вам, что это приведет к гораздо более точному расчету и более эффективному процессу подготовки к успешному мероприятию!

Источник записи: wp-eventmanager.com