Meilleurs conseils de rédaction de demande de proposition pour les planificateurs d’événements

Pourquoi les organisateurs d’événements consacreraient-ils plus de temps et d’efforts qu’ils n’en ont besoin à rédiger quelques pages de demande de propositions (RFP) ?

Simple.

Éliminer la probabilité d’un événement catastrophique.

Vous voyez, les événements peuvent prendre beaucoup de temps à planifier et pourtant peuvent finir par être gâchés par les moindres détails. Et une demande de proposition mal rédigée peut entraîner un jeu de suivi d’appels téléphoniques et de longues et longues files d’e-mails entre les planificateurs d’événements et les fournisseurs essayant de couvrir tous les détails requis pour un événement parfait.

Heureusement pour les planificateurs d’événements d’aujourd’hui, la technologie a rendu un peu plus facile la création de bons appels d’offres avec l’apparition des eRFP et l’ automatisation des propositions. Cependant, s’il n’est pas écrit clairement, la confusion et l’incompréhension peuvent encore résulter.

Donc, pour aider ces organisateurs d’événements à s’arracher les cheveux en essayant de créer un bon RPF, nous énumérerons quelques conseils simples pour la rédaction d’une demande de proposition (RFP).

Mais d’abord…

Demande de proposition : qu’est-ce que c’est et pourquoi l’envoyer ?

Pour ceux qui n’ont aucune idée, demande de proposition également connue sous le nom de RFP. Il s’agit d’une sollicitation par une entreprise ou une organisation envoyée à des fournisseurs potentiels. Une entreprise est intéressée à commander ou à acquérir les services du fournisseur potentiel et demande au fournisseur potentiel une proposition commerciale qui répondra aux exigences de son projet telles que détaillées dans la DP.

La plupart des organisateurs d’événements envoient une demande de proposition parce qu’ils n’ont pas essayé un fournisseur ou un fournisseur en particulier, mais qu’ils sont intéressés par leurs services, ou si leur entreprise organise un événement dans une nouvelle ville.

De plus, les organisateurs d’événements peuvent chercher à changer de fournisseur afin de répondre aux nouvelles exigences. Par exemple, organiser leur grand événement habituel mais avec un budget plus petit.

Conseils pour élaborer une demande de proposition efficace et réussie

1 Présentez votre entreprise

Tout d’abord, une petite introduction à qui vous êtes.

Donnez un aperçu de votre organisation ou entreprise, y compris la façon dont votre entreprise serait classée. Par exemple, êtes-vous une entreprise, une association, un organisme de bienfaisance ou un organisme commercial ? Vous devez tenir compte du fait que le vendeur ou le fournisseur auquel vous envoyez votre demande de proposition peut ne pas vous connaître (quelle que soit la taille de votre entreprise) ou n’avoir aucune expérience ou connaissance de votre industrie. Donc, en termes simples, essayez de résumer ce que vous faites et avec qui vous faites affaire.

Cela donne au vendeur ou au fournisseur une meilleure idée à qui et pour quoi il pourrait potentiellement offrir ses services. En outre, cela les aide à évaluer et à déterminer si leurs services conviennent à votre entreprise et aux événements que vous organisez. Et bien sûr, cela peut leur fournir un aperçu de votre événement et de votre entreprise, leur permettant d’anticiper des solutions spécifiques qu’ils peuvent recommander pour répondre à vos besoins.

2 Communiquez vos besoins

Après l’introduction, il est temps de parler affaires.

C’est ici que vous définissez vos exigences et les services dont vous avez besoin. En tant que planificateur d’événements, vous devez connaître la plupart des faits concernant votre événement à venir. Et plus les informations que vous pouvez envoyer au fournisseur sont précises, plus sa proposition d’événement sera précise.

Maintenant, les détails clés que vous devez inclure dans votre RFP d’événement sont :

• Type d’événement et fonction

  Quel genre d’événement allez-vous organiser? Un bal de collecte de fonds, une réunion d’entreprise ou un événement des Fêtes?

  En donnant à votre fournisseur une vue d’ensemble de votre événement, vous lui donnez un meilleur aperçu de vos événements et lui fournissez des recommandations sur la façon dont il peut offrir de meilleurs services.

  En outre, il est également utile de mentionner ce qui se passera lors de l’événement. Vous devez être précis comme vous pouvez l’être sur le programme de votre événement.

  Y aura-t-il un encan silencieux? Vous invitez des exposants? Combien de sessions simultanées seront en cours ?

• Heure et date

  Ensuite, vous devez spécifier l’heure et la date de l’événement. Il est également utile de proposer des dates de sauvegarde si possible, car être flexible sur le calendrier peut en fait vous aider à obtenir de meilleurs prix pour leurs services.

  Vous devez également indiquer la quantité de temps d’installation et de panne post-événement ou les jours nécessaires. En outre, vous voudrez peut-être mentionner la date la plus rapprochée dont vous avez besoin pour avoir accès à leurs services.

• Public

  Vous devez également donner des détails généraux sur vos participants. Quelles sont les données démographiques du public cible ? Sont-ils des cadres et des propriétaires d’entreprise ou organisez-vous un événement pour la génération Z ou la génération Y ?

  Assurez-vous de mentionner le nombre maximum et minimum d’audience prévue. Quel est le modèle d’arrivée? Cela peut aider les fournisseurs à comprendre dès le départ les besoins en services ou en personnel.

• Hébergement

  Si vous rédigez une demande de proposition pour des hôtels et des lieux, vous pouvez vous renseigner sur la disponibilité de leurs chambres, surtout si votre événement dure plusieurs jours.

  Combien de nuits les clients séjourneront-ils et de combien de chambres pensez-vous avoir besoin ? Avez-vous besoin de chambres standard ou de la suite présidentielle pour les VIP? Le petit déjeuner est-il inclus? Y a-t-il un tarif réduit pour les participants réservant leur propre hébergement ?

• Détails de la soumission de la proposition

  Vous ne voulez pas oublier d’inclure une date limite pour une proposition d’événement du fournisseur. Indiquez quand vous prévoyez de présélectionner des fournisseurs et des fournisseurs qui seront examinés de plus près.

  Vous devez également inclure des détails sur le moment et la manière dont les propositions sont renvoyées. Voulez-vous qu’il soit envoyé par e-mail ou via un logiciel eRFP ?

Maintenant, la clé pour rédiger une demande de proposition réussie est d’être très clair sur le budget. Vous devez être aussi ouvert que possible lorsqu’il s’agit d’argent.

Lorsque vous spécifiez un budget, vous donnez à votre fournisseur ou vendeur une chance de déterminer si ce projet d’événement est réalisable pour eux.

Par exemple, si le budget de votre participant cible pour une chambre d’hôtel est inférieur à 100 USD, vous ne devez pas envoyer de RFP aux hôtels de luxe. Il est peu probable que le lieu réponde à vos attentes.

Disqualifier des fournisseurs et des fournisseurs en fonction de votre budget, ainsi que des détails clés mentionnés ci-dessus, peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’efforts pour trouver le fournisseur correspondant à vos besoins.

Rappelez-vous ceci :

Vous n’avez pas besoin de dizaines de réponses. Vous avez seulement besoin de meilleures réponses.

Ainsi, lorsque vous êtes très clair sur le budget et que les attentes sont connues dès le départ, cela réduit le potentiel de désaccord entre les parties ainsi que la possibilité que votre entreprise paie au-delà de votre budget.

4 Donner la priorité aux informations, pas à la conception

Il est important qu’un appel d’offres ait l’air professionnel. Cependant, le contenu est essentiel pour communiquer vos besoins.

Quelle que soit la qualité d’une demande de proposition ; il doit être compris par le fournisseur ou le vendeur. Non seulement cela, en se concentrant sur les informations et en incluant même les moindres détails, peut aider les fournisseurs à déterminer si vos demandes sont réalisables pour eux.

Consacrez donc au moins 90 % de votre temps à organiser et à collecter autant d’informations que possible sur l’événement. En cas de doute, incluez-le simplement.

Par exemple, si votre événement a besoin d’une structure physique, vous pouvez indiquer des détails spécifiques concernant les matériaux préférés.

Cela peut sembler fastidieux ; cependant, plus vous en dites au fournisseur ou au vendeur, mieux ils peuvent comprendre ou préparer votre événement et assurer son succès.

5 Ne dictez pas le design

Dans notre précédent conseil pour la rédaction d’une demande de proposition, nous vous avons dit que vous deviez être descriptif autant que possible sur vos désirs. Mais, en ce qui concerne la conception, l’approche ou le style des services, il y a une ligne fine à observer ici.

Bien sûr, vous pouvez inclure des planches d’ambiance, des croquis ou même des exemples précédents afin de pouvoir communiquer vos visions et objectifs de l’événement. Cependant, dire exactement au vendeur ou au fournisseur ce qu’il doit faire ne lui donnera pas la possibilité de mettre en valeur son caractère unique.

Bref, ne faites pas tout le travail à leur place.

Cela dit, vous devez donner au vendeur ou au fournisseur un peu de répit et le laisser recommander une approche ou une conception pour votre événement. Un bon fournisseur ou vendeur devrait être capable de prendre vos idées initiales et de les combiner avec leurs compétences uniques pour passer au niveau supérieur.

À partir de là, vous pouvez voir exactement avec quoi vous travaillez et si vous l’aimez ou non.

6 Utilisez des ressources et des modèles en ligne

Enfin, vous n’avez pas à travailler à partir de zéro.

Il existe divers sites Web qui peuvent offrir des modèles de demande de proposition gratuits pour vous aider à structurer le vôtre.

Des sites comme APEX, CIC ou Cvent Supplier Network vous aideront à trouver des modèles de demande de proposition appropriés et à les envoyer à plus de 200 000 sites et fournisseurs dans le monde entier. Ensuite, vous pouvez l’ajouter à la vitrine RFP, où les sites pré-appariés qui n’ont pas reçu votre demande peuvent répondre.

De cette façon, vous pouvez recevoir des propositions plus qualifiées de sources potentielles que vous n’avez peut-être pas envisagées et les fournisseurs ont une seconde chance de répondre aux demandes de propositions qualifiées.

Conclusion

Et voilà, les gars !

La prochaine fois que vous préparerez un appel d’offres pour votre prochain événement, assurez-vous d’utiliser les conseils fournis ci-dessus. Nous vous promettons que cela se traduira par un devis beaucoup plus précis et un processus beaucoup plus efficace pour préparer un événement réussi !