Organizuj wirtualne wydarzenia dzięki 9 niesamowitym, praktycznym wskazówkom krok po kroku

W związku z niedawną pandemią COVID-19 duże i małe firmy musiały przemyśleć, zmienić, a nawet anulować od dawna planowane wydarzenia. Jednak jedną z możliwości jest przeniesienie spotkań, które wcześniej odbywały się osobiście, i zamiast tego przeprowadzanie wirtualnych wydarzeń. Jest wiele do rozważenia i zaplanowania podczas tworzenia wirtualnego wydarzenia od podstaw lub przekształcania fizycznego wydarzenia w wirtualne.

Niezależnie od tego, czy organizujesz małe spotkanie, czy dużą konferencję, planowanie wydarzeń jest poważnym zadaniem! Każde wydarzenie, niezależnie od tego, jak małe czy skomplikowane, wymaga skrupulatnego planowania i organizacji. Planując wirtualne wydarzenie, istnieje szereg elementów, o których powinieneś zacząć myśleć wcześnie, od ustalenia dokładnego budżetu po promocję swojego wydarzenia, aby proces planowania wirtualnego wydarzenia był jak najbardziej bezstresowy.

Wielu planistów wydarzeń stało się wirtualnymi od czasu pandemii, jednak ponieważ wirtualne wydarzenie jest nadal stosunkowo nowym trendem, wiele osób i firm nie ma pewności, jak zacząć i jak przeprowadzić udane wirtualne wydarzenie. W rezultacie przygotowaliśmy ten pomocny blog, który zawiera przydatne sugestie i szczegółowe wskazówki dotyczące organizacji udanych wydarzeń wirtualnych.

1) Zidentyfikuj grupę docelową swojego wirtualnego wydarzenia

Na każdą decyzję, którą podejmujesz w związku z wirtualnym wydarzeniem, od daty i godziny po platformę, na której je transmitujesz, powinna mieć wpływ grupa docelowa. Dlatego bardzo ważne jest, abyś dokładnie wiedział, dla kogo jest Twoje wirtualne wydarzenie. Postaraj się jak najdokładniej opisywać swoich odbiorców. Ważne informacje mogą obejmować ich wiek, karierę i poziom doświadczenia technicznego. Musisz dobrze rozumieć ogólny sposób myślenia odbiorców.

Czy jest bardziej prawdopodobne, że wezmą udział w wirtualnym planowaniu wydarzeń? Czy potrafią korzystać z technologii? W celu zbudowania silnego profilu demograficznego należy również rozważyć następujące pytania:

• Jakie aspekty Twojej branży najbardziej przyciągają ich uwagę?
• Jaki poziom znajomości i aktywności mają w mediach społecznościowych?
• Czy wygodnie komunikują się na platformach internetowych?

Aby uzyskać informacje zwrotne od odbiorców, wyślij ankiety lub załóż forum dyskusyjne. Im więcej o nich wiesz, tym bardziej prawdopodobne jest, że zaplanujesz doświadczenie, które przyniesie im korzyści. W końcu nie pojawią się, jeśli nie zapewnisz wartości!

2) Utwórz wirtualną mapę aktywności dla swojego wirtualnego wydarzenia

Wirtualna mapa aktywności wydarzenia jest podobna do listy zadań, które będą miały miejsce podczas wydarzenia. Powinna dotyczyć wszystkich aspektów wydarzenia. Plan działań powinien zawierać informacje i odpowiedzi na takie tematy, jak sposób obsługi rejestracji na wydarzenia, czy wydarzenie będzie transmitowane na żywo, czy wstępnie nagrane oraz jak postępować z promocją wydarzeń. Powinieneś również określić podejście do zbierania opinii, dozwoloną wielkość odbiorców, narzędzia wykonawcze i wiele więcej na mapie aktywności.

Planowanie wirtualnego wydarzenia powinno również zawierać powód przeprowadzenia wydarzenia. Zdefiniowanie „dlaczego" jest kluczowe, aby upewnić się, że otrzymasz od wydarzenia to, czego chcesz, a także pozwoli Ci ocenić jego sukces po jego zakończeniu! Niezbędne jest określenie daty i godziny przeprowadzenia wirtualnego wydarzenia. Nie możesz oczekiwać, że wszyscy pojawią się o określonej godzinie i dniu. Tworząc mapę aktywności, dowiedz się, kiedy większość Twoich docelowych odbiorców będzie dostępna na wydarzenie. Jeśli tego nie zrobisz dobrze, wszystkie Twoje wysiłki i inwestycje pójdą na marne, ponieważ nie będzie żadnej publiczności, która mogłaby wziąć udział w wydarzeniu

Ważną wskazówką podczas wirtualnego webinaru jest zrozumienie, że Twoje wydarzenie nie musi być na żywo. Mimo że większość ludzi pracuje obecnie w domu, nadal istnieje kilka czynników, które mogą rozpraszać, na przykład dzieci i zwierzęta. Korzystne będzie wydarzenie na żywo, które odbywa się w określonym momencie (takie jak premiera produktu lub ogłoszenie). Jednak wideo na żądanie może zwiększyć zrozumienie treści informacyjnych przez użytkownika, umożliwiając im oglądanie i zrozumienie ich we własnym czasie i we własnym tempie. Nawet jeśli zdecydujesz się na transmisję na żywo z wydarzenia, nigdy nie będziesz w stanie znaleźć dnia i godziny, na które wszyscy się zgodzą. Pamiętaj, że wydarzenia wirtualne różnią się od wydarzeń twarzą w twarz; dlatego zanim po prostu przeniesiesz istniejące spotkanie twarzą w twarz do wirtualnego wydarzenia, upewnij się, że wydarzenie nadal pomaga Ci osiągnąć Twoje cele.

3) Wybierz odpowiednią platformę

Tak jak potrzebujesz fizycznej witryny do wydarzeń osobistych, będziesz potrzebować platformy cyfrowej do prowadzenia wirtualnego wydarzenia. Będzie to miejsce, w którym uczestnicy będą mogli się połączyć i uczestniczyć w wydarzeniu. Wiele aplikacji pozwala na stworzenie własnego wirtualnego miejsca ze wszystkimi niezbędnymi punktami, takimi jak punkt informacyjny, salon, teatry, audytorium itp. Istnieje wiele narzędzi i technologii, które można wykorzystać do łączenia różnych angażujących, ekscytujących i interaktywnych elementy do wirtualnego wydarzenia, aby poprawić uczestnictwo i rozwijać dynamiczne wrażenia.

Technologia, która zapewnia spersonalizowaną platformę wydarzeń, pomoże Ci w tworzeniu bardziej zaawansowanego wydarzenia, w tym nawiązywaniu kontaktów z natychmiastowym czatem, pytaniami i odpowiedziami, ankietami na żywo. Robiąc planowania zdarzeń wirtualny, upewnij się, aby spojrzeć na możliwości i priorytetów narzędzi, które pomogą Ci osiągnąć swoje cele i zaspokoić potrzeby grupy docelowej.

4) Wybierz odpowiedniego gospodarza dla swojego wirtualnego wydarzenia

Jedną z najważniejszych wskazówek dotyczących wirtualnej konferencji jest to, że musisz zatrudnić profesjonalnego mówcę lub skorzystać z wewnętrznego pracownika, który czuje się komfortowo, prowadząc prezentację na żywo dla odległej publiczności w wirtualnym wydarzeniu. Kimkolwiek jest wybrana osoba, musi umieć właściwie mówić, odpowiadać na pytania w mediach społecznościowych i angażować publiczność. Gospodarz powinien patrzeć prosto w kamerę, a nie w scenariusz. Ponadto gospodarz musi być w stanie szybko reagować na nieprzewidziane sytuacje. Możesz także mieć dwóch gospodarzy, którzy mogą komunikować się ze sobą, a także z publicznością. Może to być całkiem skuteczne, jeśli obaj gospodarze mają dobry kontakt.

5) Wybierz dostawców

Możesz uważać, że wirtualne wydarzenie nie wymaga korzystania z usług jakichkolwiek dostawców. Do każdego rodzaju wirtualnego wydarzenia potrzebne są materiały eksploatacyjne. Zamiast powtarzać ten sam szablon wirtualnego wydarzenia dziesięć razy, warto myśleć nieszablonowo – i pozyskać odpowiednich dostawców. Istnieją jednak dziesiątki nowych, doskonałych dostawców wydarzeń wirtualnych, którzy zapewniają, że Twoje wirtualne wydarzenie się wyróżnia.

6) Spraw, aby Twoja marka wirtualnego wydarzenia była głównym priorytetem

Wydarzenia wirtualne muszą być promowane w taki sam sposób, jak tradycyjne wydarzenia na żywo. Od nazwy i tematu po projekt strony internetowej i wygląd na miejscu, marketing wydarzenia nadaje ton Twojemu wydarzeniu. Silny marketing wydarzeń służy również jako wizja wydarzenia i pomaga w kierowaniu nim we właściwym kierunku.

Tutaj przydają się media społecznościowe. Tak, istnieją tradycyjne techniki publikowania na Facebooku i Twitterze. Musisz jednak wyjść poza to i zintegrować inne sposoby. Musisz dotrzeć do odbiorców za pośrednictwem platform cyfrowych, czy to za pośrednictwem płatnych reklam, czy marketingu w mediach społecznościowych dotyczących Twojego wydarzenia. Aby osiągnąć maksymalny udział, dołącz link do rejestracji lub uczestnictwa w wydarzeniu do swojego marketingu. Linki do innych treści, takich jak profile prelegentów, vlogi lub film szkoleniowy na temat logowania się do transmisji, można również umieszczać w postach w mediach społecznościowych

Informowanie i instruowanie publiczności o wydarzeniu będzie miało kluczowe znaczenie dla szerzenia świadomości, edukacji publiczności i zachęcania ludzi do wzięcia udziału. Możesz także wykorzystać Instagram lub Facebook, aby pokazać widzom lokalizację wirtualnego wydarzenia.

Jeśli chodzi o branding wydarzeń, to zazwyczaj oznacza to:

• Nazwa wydarzenia: Nazwa twojego wydarzenia jest pierwszą rzeczą, którą zobaczą uczestnicy, dlatego powinna wyrażać twoją wizję wydarzenia.
• Temat: Imię nie może opowiedzieć całej historii. Temat jest często używany do połączenia wydarzenia. Zawiera kolory, wzory i logo.
• E-mail, oznakowanie, wystrój na miejscu: Chociaż nie każdy punkt styku musi być hipermarkowy, niektóre tak. Poszczególny element powinien współpracować, aby uzupełnić całą historię

7) Przygotuj się na błędy techniczne z wyprzedzeniem

Największym problemem związanym z wirtualnymi wydarzeniami jest możliwość wystąpienia trudności technicznych i błędów przed lub, co gorsza, w trakcie wydarzenia. Tak więc, zanim rozpoczniesz swoje wydarzenie, musisz zidentyfikować wszystkie instrumenty technologiczne i sprzęt, których będziesz używać, a także wszelkie potencjalne problemy, które mogą wyniknąć z nich, takie jak awaria kamery. W takiej sytuacji będziesz potrzebować zapasowych kamer jako kopii zapasowej. Planując wirtualne wydarzenia, zidentyfikuj i przygotuj się na wszystkie nieoczekiwane, nieprzewidziane wydarzenia.

8) Przeprowadź testy z głośnikiem

Nigdy nie poznasz prawdziwych trudności i ich wpływu, chyba że przetestujesz i wypróbujesz procesy i procedury, bez względu na to, ile planujesz i przygotowujesz na najgorsze scenariusze. Przeprowadzaj testy bez obecności przed wirtualnym wydarzeniem, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku i zidentyfikować wszelkie nieprzewidziane wady lub problemy. Możesz także przeprowadzić odprawę z prelegentami, uczestnikami, wykonawcami i innymi osobami na temat postępów, przerw między nimi, radzenia sobie z nieoczekiwanymi zdarzeniami i niektórych bardziej istotnych wydarzeń.

9)Follow-up z uczestnikami i publicznością

Po wydarzeniu opracuj raport obecności i udostępnij nagrania lub zasoby, które zostały omówione z uczestnikami, przeprowadź ankietę, aby zebrać opinie uczestników, które mogą pomóc w organizacji i reklamowaniu przyszłych wirtualnych wydarzeń. Możesz uzyskać informację zwrotną na temat działań, programu i celów wydarzenia, a także doświadczenia publiczności z wydarzeniem. Pomoże Ci to porównać swoje wyniki z przewidywanymi wynikami symulowanych wydarzeń. Otrzymasz również cenną informację zwrotną, czy cele zostały osiągnięte.

Wniosek dotyczący wirtualnego planowania wydarzeń:

Pamiętaj o tych praktykach związanych z wirtualnymi wydarzeniami.

• Jeśli chodzi o planowanie wirtualnego wydarzenia, powinieneś zacząć jak najszybciej.
• Postępuj zgodnie z wyżej wymienionymi krytycznymi i cennymi zaleceniami, aby stworzyć wirtualne wydarzenie od podstaw i odnieść sukces.
• Każde wydarzenie ma inne cele, wydatki i publiczność; przy tak wielu ruchomych częściach, skakanie na rzeczy zapewnia płynne zakończenie
• Ważne jest, aby wziąć pod uwagę wartość produkcji. Uczestnicy będą bardziej zaangażowani w sesję, jeśli będzie dobrze wykonana.
• Pamiętaj o czasie trwania sesji. Utrzymuj sesje krótsze niż w przypadku wydarzenia osobistego, jeśli format treści się nie zmienia i nie jest atrakcyjny.
• Przetestuj swoją technologię i zaplanuj z wyprzedzeniem rejestrowanie sesji, które będą dostępne na żądanie.
• Przeszkol prelegentów przed wirtualnym wydarzeniem i upewnij się, że ich sprzęt jest w dobrym stanie.

Menedżer wydarzeń WP

Jeśli chcesz zaplanować wirtualne wydarzenie, powinieneś skorzystać z pomocy menedżera wydarzeń WP. Jeśli chodzi o przygotowywanie wirtualnego wydarzenia, są oni wspierani od biletów po reklamę wydarzenia. Menedżer wydarzeń WP to niedroga platforma wirtualnych wydarzeń, która wykorzystuje swoje zaawansowane funkcje do dodawania możliwości tworzenia listy wydarzeń do witryny WordPress. Łatwo jest tworzyć i dostosowywać wirtualne lub hybrydowe wydarzenia za pomocą WP Event Manager.

Kliknij ten link, aby poznać nowe i ekscytujące wskazówki dotyczące wirtualnych wydarzeń, aby przyspieszyć proces planowania i zmaksymalizować sukces wydarzenia. Kliknij, aby tweetować