Организуйте виртуальные мероприятия с помощью 9 удивительных действенных пошаговых инструкций

В связи с недавней пандемией COVID-19 крупным и малым предприятиям пришлось переосмыслить, изменить и даже отменить давно запланированные мероприятия. Однако есть возможность перенести ранее личные собрания в онлайн и вместо этого проводить виртуальные мероприятия. При создании виртуального мероприятия с нуля или преобразовании физического события в виртуальное нужно многое учесть и спланировать.

Устраиваете ли вы небольшую встречу или большую конференцию, планирование мероприятия – важная задача! Каждое мероприятие, независимо от того, насколько оно маленькое или сложное, требует тщательного планирования и организации. При планировании виртуального мероприятия есть ряд компонентов, о которых вам следует подумать заранее, от установления точного бюджета до продвижения вашего мероприятия, чтобы сделать процесс планирования виртуального мероприятия как можно более беззаботным.

Многие организаторы мероприятий перешли на виртуальный уровень после пандемии, однако, поскольку виртуальные мероприятия все еще являются относительно новой тенденцией, многие люди и компании не знают, с чего начать и как провести успешное виртуальное мероприятие. В результате мы составили этот полезный блог, в котором представлены полезные предложения и пошаговые инструкции по проведению успешных виртуальных мероприятий.

1) Определите целевую аудиторию вашего виртуального мероприятия

Каждое решение, которое вы принимаете в отношении своего виртуального мероприятия, от времени и даты до платформы, которую вы используете для его трансляции, должно зависеть от вашей целевой аудитории. Поэтому очень важно, чтобы вы точно знали, для кого предназначено ваше виртуальное мероприятие. Постарайтесь быть как можно более информативным при описании вашей целевой аудитории. Важная информация может включать их возраст, карьеру и уровень технического опыта. Вы должны хорошо понимать общий образ мышления своей аудитории.

Более вероятно, что они будут участвовать в виртуальном планировании мероприятий? Способны ли они использовать технологии? Чтобы создать сильный демографический профиль, вам также следует рассмотреть следующие вопросы:

• Какие аспекты вашей отрасли привлекают их внимание больше всего?
• Какой у них уровень знакомства и активности в социальных сетях?
• Комфортно ли им общаться на онлайн-платформах?

Чтобы получить обратную связь от своей аудитории, разошлите опросы или начните дискуссионный форум. Чем больше вы знаете о них, тем больше у вас шансов спланировать опыт, который принесет им пользу. В конце концов, они не появятся, если вы не предоставите ценность!

2) Создайте карту виртуальной активности для своего виртуального мероприятия.

Карта активности виртуального события похожа на список задач, которые будут выполняться во время события. Он должен охватывать все аспекты мероприятия. План мероприятий должен включать информацию и ответы на такие темы, как то, как будет обрабатываться регистрация на мероприятие, будет ли мероприятие транслироваться в прямом эфире или будет предварительно записано, и как проводить рекламные акции мероприятия. Вы также должны указать подход к сбору отзывов, разрешенный размер аудитории, инструменты выполнения и многое другое на карте действий.

Планирование виртуального мероприятия также должно включать причину проведения мероприятия. Определение вашего «почему» имеет решающее значение для получения того, что вы хотите от мероприятия, а также для того, чтобы вы могли оценить его успех после его завершения! Важно определить дату и время проведения виртуального мероприятия. Вы не можете ожидать, что все появятся в любое время и в определенный день. Создавая карту активности, определите, когда большая часть вашей целевой аудитории будет доступна для участия в мероприятии. Если вы не поймете это правильно, все ваши другие усилия и вложения будут напрасными, потому что на мероприятие не будет никакой публики.

Важное правило виртуального вебинара – понять, что ваше мероприятие не обязательно должно быть живым. Несмотря на то, что сейчас большинство людей работают из дома, их все еще отвлекают, например, дети и домашние животные. Событие в прямом эфире, которое вращается вокруг определенного момента времени (например, запуск продукта или объявление), будет полезным. Однако видео по запросу может улучшить понимание пользователем информационного контента, позволяя им смотреть и понимать его в удобное для них время и в своем собственном темпе. Даже если вы выберете прямую трансляцию своего мероприятия, вы никогда не сможете найти день и время, с которыми все согласятся. Помните, что виртуальные мероприятия отличаются от личных встреч; поэтому, прежде чем просто переносить существующее личное мероприятие в виртуальное, убедитесь, что оно по-прежнему помогает вам в достижении ваших целей.

3) Выберите подходящую платформу

Так же, как вам понадобится физический сайт для личных мероприятий, вам понадобится цифровая платформа для проведения виртуального мероприятия. Это будет местом, где участники смогут подключиться и принять участие во время мероприятия. Многие приложения позволяют вам создать собственное виртуальное место со всеми необходимыми выходами, такими как информационная стойка, холл, театры, аудитории и т.д. Существует множество инструментов и технологий, которые можно использовать для объединения различных увлекательных, захватывающих и интерактивных компоненты в ваше виртуальное мероприятие, чтобы улучшить участие и развить динамичный опыт.

Технология, предоставляющая персонализированную платформу для проведения мероприятий, поможет вам создать более сложное мероприятие, включая создание сетей с мгновенным чатом, вопросами и ответами, а также опросы в реальном времени. При планировании виртуального мероприятия обязательно изучите возможности и приоритеты инструментов, которые помогут вам достичь ваших целей и удовлетворить потребности вашей целевой аудитории.

4) Выберите подходящего хоста для своего виртуального мероприятия.

Одним из наиболее важных правил виртуальных конференций является то, что вы должны нанять профессионального докладчика или использовать штатного сотрудника, который может проводить живую презентацию для удаленной аудитории на виртуальном мероприятии. Кем бы ни был выбранный человек, он или она должны уметь правильно говорить, отвечать на вопросы в социальных сетях и привлекать аудиторию. Ведущий должен смотреть прямо в камеру, а не в сценарий. Кроме того, хозяин должен уметь быстро реагировать на непредвиденные ситуации. Вы также можете иметь двух ведущих, которые могут общаться друг с другом, а также со зрителями. Это может быть очень эффективным, если у обоих хозяев хорошие отношения.

5) Выберите поставщиков

Вы можете подумать, что виртуальное мероприятие не требует привлечения каких-либо поставщиков. Для каждого типа виртуального мероприятия необходимы некоторые материалы. Вместо того, чтобы повторять один и тот же шаблон виртуального мероприятия десять раз, полезно мыслить нестандартно – и найти подходящих поставщиков. Однако есть десятки новых отличных поставщиков виртуальных мероприятий, которые гарантируют, что ваше виртуальное мероприятие будет выделяться среди других.

6) Сделайте брендинг вашего виртуального мероприятия главным приоритетом

Виртуальные мероприятия должны продвигаться так же, как и традиционные живые мероприятия. От названия и темы до дизайна веб-сайта и внешнего вида – маркетинг вашего мероприятия задает тон вашему мероприятию. Сильный маркетинг событий также служит видением вашего мероприятия и помогает направить его в правильном направлении.

Вот здесь и пригодятся социальные сети. Да, есть традиционные методы публикации в Facebook и Twitter. Однако вы должны выйти за рамки этого и интегрировать другие способы. Вы должны обратиться к своей аудитории через цифровые платформы, будь то через платную рекламу или маркетинг в социальных сетях о вашем мероприятии. Чтобы добиться максимального участия, включите ссылку для регистрации или посещения мероприятия в свой маркетинг. Ссылки на другой контент, такой как профили докладчиков, видеоблоги или обучающее видео о том, как войти в трансляцию, также могут быть включены в сообщения в социальных сетях.

Информирование и инструктирование аудитории о мероприятии будет иметь решающее значение для распространения информации, обучения аудитории и привлечения людей к участию. Вы также можете использовать Instagram или Facebook, чтобы показать зрителям местоположение виртуального мероприятия.

Когда доходит до брендинга мероприятия, обычно это:

• Название мероприятия. Название вашего мероприятия – это первое, что увидят участники, поэтому оно должно выражать ваше видение мероприятия.
• Тема: Имя не может рассказать всю историю. Тема часто используется для объединения событий. Он включает цвета, рисунки и логотипы.
• Электронная почта, вывески, оформление на месте: хотя не каждая точка взаимодействия должна быть гипербрендированной, некоторые из них это действительно необходимо. Отдельные элементы должны работать вместе, чтобы дополнять общую историю.

7) Будьте готовы к техническим ошибкам заблаговременно

Самая серьезная проблема с виртуальными мероприятиями – это возможность технических трудностей и ошибок до или, что еще хуже, во время мероприятия. Итак, перед тем, как начать свое мероприятие, вы должны определить все технологические инструменты и оборудование, которые вы будете использовать, а также любые потенциальные проблемы, которые могут возникнуть в результате этого, например, неисправность камеры. В этом случае вам понадобятся запасные камеры в качестве резервной копии. Планируя виртуальное мероприятие, выявляйте все неожиданные и непредвиденные события и готовьтесь к ним.

8) Проведите тестовые прогоны с динамиком.

Вы никогда не узнаете о реальных трудностях и их влиянии, если не протестируете и не опробуете процессы и процедуры, независимо от того, насколько вы планируете и готовитесь к наихудшим сценариям. Проведите тестовые прогоны без присутствия перед виртуальным мероприятием, чтобы убедиться, что все в порядке, и выявить любые непредвиденные недостатки или проблемы. Вы также можете провести брифинг со своими докладчиками, участниками, исполнителями и другими о том, как прогрессировать, о любых перерывах между ними, о том, как справляться с неожиданными происшествиями и о некоторых других важных событиях.

9) Последующие действия с участниками и аудиторией

После мероприятия составьте отчет о посещаемости и поделитесь записями или ресурсами, которые обсуждались с участниками, проведите опрос, чтобы собрать отзывы участников, которые могут помочь вам организовать и рекламировать будущие виртуальные мероприятия. Вы можете получить отзывы о мероприятиях, повестке дня и целях мероприятия, а также об впечатлениях аудитории от мероприятия. Это поможет вам сравнить вашу производительность с ожидаемыми результатами смоделированных событий. Вы также получите ценные отзывы о том, были ли достигнуты цели.

Вывод для виртуального планирования мероприятий:

Помните об этих практиках виртуальных мероприятий.

• Когда дело доходит до планирования виртуального мероприятия, вам следует начать как можно скорее.
• Следуйте вышеупомянутым важным и ценным рекомендациям для создания виртуального мероприятия с нуля и обеспечения его успеха.
• У каждого мероприятия разные цели, расходы и аудитория; с таким количеством движущихся частей, прыжок обеспечивает плавный конец
• Важно учитывать стоимость продукции. Слушатели будут более вовлечены в сессию, если она будет хорошо подготовлена.
• Помните о продолжительности сеанса. Делайте сеансы короче, чем на личном мероприятии, если формат контента не меняется и не является убедительным.
• Протестируйте свою технологию и заранее запланируйте запись сеансов, которые будут доступны по запросу.
• Обучите спикеров перед виртуальным мероприятием и убедитесь, что их оборудование находится в хорошем состоянии.

WP Event Manager

Если вы хотите спланировать виртуальное мероприятие, вам действительно следует обратиться за помощью к менеджеру событий WP. Когда дело доходит до подготовки вашего виртуального мероприятия, они получают вашу поддержку от билетов до рекламы мероприятия. WP Event Manager – это доступная платформа для виртуальных мероприятий, которая использует свои расширенные функции для добавления возможностей листинга событий на ваш сайт WordPress. С помощью WP Event Manager легко создавать и настраивать виртуальные или гибридные события.

Щелкните эту ссылку, чтобы узнать несколько новых интересных советов по виртуальному мероприятию, которые помогут начать процесс планирования и добиться максимального успеха вашего мероприятия. Нажмите, чтобы твитнуть