Organice eventos virtuales con 9 asombrosas pautas paso a paso accionables

Con la reciente pandemia de COVID-19, las empresas grandes y pequeñas han tenido que repensar, cambiar e incluso cancelar eventos planificados desde hace mucho tiempo. Sin embargo, una posibilidad es trasladar las reuniones en persona en línea y realizar eventos virtuales en su lugar. Hay mucho que considerar y planificar al crear un evento virtual desde cero o convertir un evento físico en uno virtual.

Ya sea que esté organizando una pequeña reunión o una gran conferencia, ¡la planificación de eventos es una tarea importante! Cada evento, sin importar cuán pequeño o complicado sea, implica una planificación y organización meticulosa. Al planificar un evento virtual, hay una serie de componentes en los que debe comenzar a pensar desde el principio, desde establecer un presupuesto exacto hasta promover su evento para que el proceso de planificación del evento virtual sea lo más libre de estrés posible.

Muchos planificadores de eventos se han vuelto virtuales desde la pandemia; sin embargo, como el evento virtual sigue siendo una tendencia relativamente nueva, muchas personas y empresas no están seguras de cómo comenzar y cómo realizar un evento virtual exitoso. Como resultado, hemos creado este útil blog que brinda sugerencias útiles y pautas paso a paso para realizar eventos virtuales exitosos.

1) Identifique el público objetivo de su evento virtual

Cada decisión que tome sobre su evento virtual, desde la hora y la fecha hasta la plataforma que utiliza para transmitirlo, debe estar influenciada por su público objetivo. Por lo tanto, es fundamental que sepa exactamente para quién es su evento virtual. Trate de ser lo más descriptivo posible al describir a su público objetivo. La información importante podría incluir su edad, carrera y nivel de experiencia técnica. Debe tener una buena comprensión de la mentalidad general de su audiencia.

¿Es más probable que participen en la planificación de eventos virtuales? ¿Son capaces de utilizar la tecnología? Para construir un perfil demográfico sólido, también debe considerar las siguientes preguntas:

• ¿Qué aspectos de su industria les llaman más la atención?
• ¿Qué nivel de familiaridad y actividad tienen en las redes sociales?
• ¿Se sienten cómodos mientras se comunican en plataformas en línea?

Para obtener comentarios de su audiencia, envíe encuestas o inicie un foro de discusión. Cuanto más sepa sobre ellos, más probabilidades tendrá de planificar una experiencia que los beneficiará. Después de todo, ¡no aparecerán si no proporcionas valor!

2) Cree un mapa de actividad virtual para su evento virtual

El mapa de actividad de un evento virtual es similar a una lista de tareas que se llevarán a cabo durante el evento. Debe abordar todos los aspectos del evento. El plan de actividades debe incluir información y respuestas a temas tales como cómo se manejarán las inscripciones al evento, si el evento será transmitido en vivo o pregrabado y cómo proceder con las promociones del evento. También debe especificar el enfoque de recopilación de comentarios, el tamaño de la audiencia permitido, las herramientas de ejecución y mucho más en el mapa de actividades.

La planificación del evento virtual también debe incluir el motivo de la realización del evento. Definir su ‘por qué’ es crucial para asegurarse de recibir lo que desea del evento, ¡así como para permitirle evaluar su éxito una vez que haya finalizado! Decidir la fecha y el horario de realización del evento virtual es fundamental. No puede esperar que todos se presenten a una hora y un día determinados. Mientras crea un mapa de actividades, averigüe cuándo estará disponible la mayoría de su público objetivo para el evento. Si no lo hace bien, todos sus otros esfuerzos e inversiones serán en vano porque no habrá público para asistir al evento.

Una pauta importante del seminario web virtual es comprender que su evento no tiene que ser en vivo. Aunque la mayoría de las personas ahora trabaja desde casa, todavía hay varias distracciones, como niños y mascotas. Un evento en vivo que gira en torno a un momento determinado (como el lanzamiento de un producto o un anuncio) será beneficioso. Sin embargo, el video a pedido podría mejorar la comprensión del contenido informativo por parte del usuario al permitirle verlo y comprenderlo en su propio tiempo y a su propio ritmo. Incluso si opta por transmitir en vivo su evento, nunca podrá encontrar un día y una hora en la que todos estén de acuerdo. Recuerde que los eventos virtuales difieren de los eventos presenciales; por lo tanto, antes de transferir un evento presencial existente a un evento virtual, asegúrese de que el evento aún lo ayude a lograr sus objetivos.

3) Seleccione la plataforma adecuada

Así como necesitará un sitio físico para eventos en persona, necesitará una plataforma digital para realizar su evento virtual. Esto servirá como un sitio para que los participantes se conecten y participen durante el evento. Muchas aplicaciones le permiten establecer su propio lugar virtual con todos los puntos de venta esenciales, como un mostrador de información, salón, teatros, auditorio, etc. Existen numerosas herramientas y tecnologías que se pueden utilizar para combinar varios atractivos, emocionantes e interactivos. componentes en su evento virtual con el fin de mejorar la participación y desarrollar una experiencia dinámica.

Una tecnología que proporciona una plataforma de eventos personalizada lo ayudará a crear un evento más avanzado, que incluye redes con chat instantáneo, preguntas y respuestas, encuestas en vivo. Al realizar la planificación de eventos virtuales, asegúrese de analizar las posibilidades y prioridades de las herramientas que lo ayudarán a lograr sus objetivos y satisfacer las necesidades de su público objetivo.

4) Seleccione el anfitrión adecuado para su evento virtual

Una de las pautas de conferencias virtuales más importantes es que debe contratar a un orador profesional o contratar a un empleado interno que se sienta cómodo dando una presentación en vivo a una audiencia distante en un evento virtual. Sea quien sea la persona elegida, debe poder hablar correctamente, responder preguntas de las redes sociales e involucrar a la audiencia. El anfitrión debe mirar directamente a la cámara en lugar del guión. Además, el anfitrión debe poder reaccionar rápidamente ante situaciones imprevistas. También puede tener dos anfitriones que puedan comunicarse entre sí y con la audiencia. Puede ser bastante eficaz si ambos hosts tienen una buena relación.

5) Elija los proveedores

Puede creer que un evento virtual no requiere el uso de ningún proveedor. Hay algunos suministros necesarios para cada tipo de evento virtual. En lugar de repetir la misma plantilla de evento virtual diez veces, es beneficioso pensar de manera innovadora y obtener los proveedores adecuados. Sin embargo, hay docenas de excelentes proveedores de eventos virtuales que se aseguran de que su evento virtual se destaque.

6) Haga de la marca de su evento virtual la principal prioridad

Los eventos virtuales deben promoverse de la misma manera que los eventos tradicionales en vivo. Desde el nombre y el tema hasta el diseño del sitio web y la apariencia en el sitio, el marketing de su evento marca el tono de su evento. El marketing de eventos sólido también sirve como una visión para su evento y ayuda a dirigirlo en la dirección correcta.

Aquí es donde las redes sociales son útiles. Sí, existen las técnicas tradicionales de publicación en Facebook y Twitter. Sin embargo, debe ir más allá e integrar otras formas. Debe llegar a su audiencia a través de plataformas digitales, ya sea a través de anuncios pagados o marketing en redes sociales sobre su evento. Para lograr la máxima participación, incorpore el enlace de registro o asistencia al evento a su marketing. Los enlaces a otro contenido, como perfiles de oradores, Vlogs o un video de capacitación sobre cómo iniciar sesión en la transmisión, también se pueden incluir en las publicaciones de las redes sociales.

Informar e instruir a la audiencia sobre el evento será crucial para crear conciencia, educar a la audiencia y atraer a la gente para que asista. También puede utilizar Instagram o Facebook para mostrar a los espectadores la ubicación del evento virtual.

Cuando se trata de la marca de un evento, generalmente implica:

• El nombre del evento: El nombre de su evento es lo primero que verán los asistentes, por lo que debe expresar su visión del evento.
• Tema: Un nombre no puede contar toda la historia. Un tema se usa con frecuencia para conectar un evento. Incluye colores, diseños y logotipos.
• Correo electrónico, señalización, decoración en el lugar: si bien no todos los puntos de contacto deben tener una marca hiper, algunos sí. El elemento individual debe trabajar en conjunto para complementar la historia general.

7) Prepárese para errores técnicos con anticipación

El problema más importante de los eventos virtuales es la posibilidad de que se produzcan dificultades y errores técnicos antes o, peor aún, durante el evento. Por lo tanto, antes de comenzar su evento, debe identificar todos los instrumentos y equipos tecnológicos que utilizará, así como cualquier problema potencial que pueda ocurrir como resultado de ellos, como un mal funcionamiento de la cámara. Necesitará cámaras de repuesto como respaldo en esta circunstancia. Mientras planifica eventos virtuales, identifique y prepárese para todos los eventos inesperados e imprevistos.

8) Realizar pruebas de funcionamiento con el altavoz

Nunca conocerá las dificultades reales y su impacto a menos que pruebe y pruebe los procesos y procedimientos, sin importar cuánto planee y se prepare para los peores escenarios. Realice pruebas sin asistencia antes del evento virtual para asegurarse de que todo esté en orden y para identificar fallas o problemas imprevistos. También puede tener una sesión informativa con sus oradores, asistentes, artistas intérpretes o ejecutantes y otros sobre cómo progresar, los descansos intermedios, cómo manejar sucesos inesperados y algunos eventos más cruciales.

9) Seguimiento con participantes y audiencia

Después del evento, desarrolle un informe de asistencia y comparta grabaciones o recursos que se discutieron con los asistentes, realice una encuesta para recopilar comentarios de los asistentes que puedan ayudarlo a organizar y anunciar futuros eventos virtuales. Puede obtener comentarios sobre las actividades, la agenda y los objetivos del evento, así como la experiencia de la audiencia con el evento. Esto le ayudará a comparar su desempeño con los resultados anticipados de eventos simulados. También recibirá comentarios valiosos sobre si se cumplieron o no los objetivos.

Conclusión para la planificación de eventos virtuales:

Tenga en cuenta estas prácticas de eventos virtuales.

• Cuando se trata de planificar un evento virtual, debe comenzar lo antes posible.
• Siga las recomendaciones críticas y valiosas mencionadas anteriormente para crear un evento virtual desde cero y convertirlo en un éxito.
• Cada evento tiene diferentes objetivos, gastos y audiencias; con tantas partes móviles, saltar sobre las cosas asegura un final suave
• Es importante considerar el valor de producción. Los asistentes estarán más involucrados en una sesión si está bien producida.
• Tenga en cuenta la duración de la sesión. Mantenga las sesiones más cortas de lo que haría en un evento en persona si el formato del contenido no cambia y no es atractivo.
• Pruebe su tecnología y planifique con anticipación para registrar las sesiones que estarán disponibles bajo demanda.
• Capacite a los oradores antes del evento virtual y asegúrese de que su equipo esté en buen estado.

Administrador de eventos de WP

Si desea planificar un evento virtual, debe buscar ayuda del administrador de eventos de WP. Cuando se trata de preparar su evento virtual, lo respaldan desde las entradas hasta la publicidad del evento. El administrador de eventos de WP es una plataforma de eventos virtuales asequible que utiliza sus funciones avanzadas para agregar capacidades de listado de eventos a su sitio de WordPress. Es fácil crear y personalizar eventos virtuales o híbridos con WP Event Manager.

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