Ospita eventi virtuali con 9 linee guida dettagliate e attuabili incredibili

Con la recente pandemia di COVID-19, grandi e piccole imprese hanno dovuto ripensare, cambiare e persino cancellare eventi pianificati da tempo. Tuttavia, una possibilità è quella di spostare online le riunioni precedentemente di persona e di tenere invece eventi virtuali. C’è molto da considerare e pianificare quando si crea un evento virtuale da zero o si converte un evento fisico in uno virtuale.

Che tu stia organizzando una piccola riunione o una grande conferenza, la pianificazione di un evento è un compito importante! Ogni evento, indipendentemente da quanto piccolo o complicato sia, richiede una pianificazione e un’organizzazione meticolose. Durante la pianificazione di un evento virtuale, ci sono una serie di componenti a cui dovresti iniziare a pensare in anticipo, dalla definizione di un budget esatto alla promozione del tuo evento per rendere il processo di pianificazione dell’evento virtuale il più privo di stress possibile.

Molti organizzatori di eventi sono passati al virtuale dalla pandemia, tuttavia poiché l’evento virtuale è ancora una tendenza relativamente nuova, molte persone e aziende non sono sicure su come iniziare e come condurre un evento virtuale di successo. Di conseguenza, abbiamo creato questo utile blog che fornisce suggerimenti utili e linee guida passo passo per organizzare eventi virtuali di successo.

1) Identifica il pubblico di destinazione per il tuo evento virtuale

Ogni decisione che prendi sul tuo evento virtuale, dall’ora e dalla data alla piattaforma che utilizzi per trasmetterlo, dovrebbe essere influenzata dal tuo pubblico di destinazione. Pertanto, è fondamentale che tu sappia esattamente a chi è rivolto il tuo evento virtuale. Cerca di essere il più descrittivo possibile quando descrivi il tuo pubblico previsto. Informazioni importanti potrebbero includere la loro età, carriera e livello di esperienza tecnica. Devi avere una buona comprensione della mentalità generale del tuo pubblico.

È più probabile che partecipino alla pianificazione di eventi virtuali? Sono in grado di utilizzare la tecnologia? Per costruire un forte profilo demografico, dovresti anche considerare le seguenti domande:

• Quali aspetti del tuo settore catturano di più la loro attenzione?
• Che livello di familiarità e attività hanno sui social media?
• Sono a loro agio mentre comunicano su piattaforme online?

Per ottenere feedback dal tuo pubblico, invia sondaggi o avvia un forum di discussione. Più ne conosci, più è probabile che pianifichi un’esperienza che li avvantaggerà. Dopotutto, non si presenteranno se non fornisci valore!

2) Crea una mappa delle attività virtuali per il tuo evento virtuale

La mappa delle attività di un evento virtuale è simile a un elenco di attività che si svolgeranno durante l’evento. Dovrebbe affrontare tutti gli aspetti dell’evento. Il piano delle attività dovrebbe includere informazioni e risposte ad argomenti come come verranno gestite le registrazioni all’evento, se l’evento sarà trasmesso in live streaming o preregistrato e come procedere con le promozioni dell’evento. Dovresti anche specificare l’approccio di raccolta del feedback, la dimensione del pubblico consentita, gli strumenti di esecuzione e molto altro nella mappa delle attività.

La pianificazione dell’evento virtuale dovrebbe includere anche il motivo per lo svolgimento dell’evento. Definire il tuo "perché" è fondamentale per assicurarti di ricevere ciò che desideri dall’evento, oltre a consentirti di valutarne il successo una volta terminato! Decidere la data e l’orario di svolgimento dell’evento virtuale è essenziale. Non puoi aspettarti che tutti si presentino a una certa ora e giorno. Durante la creazione di una mappa delle attività, scopri quando la maggior parte del tuo pubblico di destinazione sarà disponibile per l’evento. Se non lo fai bene, tutti gli altri tuoi sforzi e investimenti saranno inutili perché non ci sarà alcun pubblico per partecipare all’evento

Un’importante linea guida per i webinar virtuali è capire che il tuo evento non deve essere live. Anche se la maggior parte delle persone ora lavora da casa, ci sono ancora diverse distrazioni, come bambini e animali domestici. Un evento dal vivo che ruota intorno a un certo momento (come il lancio di un prodotto o un annuncio) sarà vantaggioso. Tuttavia, il video on demand potrebbe migliorare la comprensione del contenuto informativo da parte dell’utente, consentendogli di guardarlo e comprenderlo secondo il proprio tempo e al proprio ritmo. Anche se scegli di trasmettere in live streaming il tuo evento, non sarai mai in grado di trovare un giorno e un’ora su cui tutti saranno d’accordo. Ricorda che gli eventi virtuali differiscono dagli eventi faccia a faccia; pertanto, prima di trasferire semplicemente un evento faccia a faccia esistente in un evento virtuale, assicurati che l’evento ti aiuti comunque a raggiungere i tuoi obiettivi.

3) Seleziona la piattaforma giusta

Proprio come avrai bisogno di un sito fisico per eventi di persona, avrai bisogno di una piattaforma digitale per condurre il tuo evento virtuale. Questo servirà come sito per i partecipanti di connettersi e partecipare durante l’evento. Molte applicazioni ti consentono di creare la tua sede virtuale con tutti i punti vendita essenziali, come un banco informazioni, lounge, teatri, auditorium, ecc. Esistono numerosi strumenti e tecnologie che possono essere utilizzati per combinare vari tipi di attività coinvolgenti, emozionanti e interattive componenti nel tuo evento virtuale per migliorare la partecipazione e sviluppare un’esperienza dinamica.

Una tecnologia che fornisce una piattaforma di eventi personalizzata ti aiuterà a creare un evento più avanzato, incluso il networking con chat istantanea, domande e risposte, sondaggi dal vivo. Durante la pianificazione di eventi virtuali, assicurati di esaminare le possibilità e le priorità degli strumenti che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi e soddisfare le esigenze del tuo pubblico di destinazione.

4) Seleziona l’host giusto per il tuo evento virtuale

Una delle linee guida più significative della conferenza virtuale è che devi assumere un oratore professionista o utilizzare un dipendente interno che si senta a suo agio nel fare una presentazione dal vivo a un pubblico distante in un evento virtuale. Chiunque sia la persona prescelta, deve essere in grado di parlare correttamente, rispondere alle domande sui social media e coinvolgere il pubblico. L’ospite dovrebbe guardare direttamente nella telecamera piuttosto che nel copione. Inoltre, l’ospite deve essere in grado di reagire rapidamente a situazioni impreviste. Puoi anche avere due host che possono comunicare tra loro e con il pubblico. Può essere piuttosto efficace se entrambi gli host hanno un buon rapporto.

5) Scegli i fornitori

Potresti credere che un evento virtuale non richieda l’uso di alcun fornitore. Ci sono alcune forniture necessarie per ogni tipo di evento virtuale. Piuttosto che ripetere dieci volte lo stesso modello di evento virtuale, è utile pensare fuori dagli schemi e ottenere i fornitori giusti. Ci sono, tuttavia, dozzine di nuovi eccellenti fornitori di eventi virtuali che assicurano che il tuo evento virtuale si distingua.

6) Rendi il tuo evento virtuale branding la priorità principale

Gli eventi virtuali devono essere promossi allo stesso modo degli eventi live tradizionali. Dal nome e dall’argomento al design del sito web e all’aspetto in loco, il marketing del tuo evento dà il tono al tuo evento. Un forte marketing degli eventi serve anche come visione per il tuo evento e aiuta a guidarlo nella giusta direzione.

È qui che i social media tornano utili. Sì, ci sono le tradizionali tecniche di pubblicazione su Facebook e Twitter. Devi, tuttavia, andare oltre e integrare altri modi. Devi raggiungere il tuo pubblico tramite piattaforme digitali, tramite pubblicità a pagamento o marketing sui social media sul tuo evento. Per ottenere la massima partecipazione, incorporare il link di registrazione o di partecipazione all’evento al proprio marketing. I link ad altri contenuti, come i profili dei relatori, i Vlog o un video di formazione su come accedere alla trasmissione, possono essere inclusi anche nei post sui social media

Informare e istruire il pubblico sull’evento sarà fondamentale per diffondere la consapevolezza, educare il pubblico e invogliare le persone a partecipare. Puoi anche utilizzare Instagram o Facebook per mostrare agli spettatori la posizione dell’evento virtuale.

Quando si tratta di branding di eventi, di solito comporta:

• Il nome dell’evento: il nome del tuo evento è la prima cosa che i partecipanti vedranno, quindi dovrebbe esprimere la tua visione dell’evento.
• Tema: un nome non può raccontare l’intera storia. Un tema viene spesso utilizzato per collegare insieme un evento. Include colori, design e loghi.
• E-mail, segnaletica, decorazioni in loco: sebbene non tutti i punti di contatto debbano essere ipermarcati, alcuni lo fanno. L’elemento individuale dovrebbe lavorare insieme per completare la storia complessiva

7) Prepararsi in anticipo per gli errori tecnici

Il problema più significativo con gli eventi virtuali è la possibilità di difficoltà tecniche ed errori prima o, peggio ancora, durante l’evento. Quindi, prima di iniziare il tuo evento, devi identificare tutti gli strumenti tecnologici e le attrezzature che utilizzerai, nonché eventuali problemi che potrebbero verificarsi a causa di essi, come un malfunzionamento della fotocamera. Avrai bisogno di telecamere di riserva come backup in questa circostanza. Durante la pianificazione di eventi virtuali, identifica e preparati per tutti gli eventi imprevisti e imprevisti.

8) Eseguire i test con l’altoparlante

Non conoscerai mai le reali difficoltà e il loro impatto a meno che non provi e provi i processi e le procedure, indipendentemente da quanto pianifichi e ti prepari per gli scenari peggiori. Conduci test senza presenza prima dell’evento virtuale per assicurarti che tutto sia in ordine e per identificare eventuali difetti o problemi imprevisti. Puoi anche tenere un briefing con i tuoi relatori, partecipanti, artisti e altri su come progredire, eventuali interruzioni nel mezzo, come gestire eventi imprevisti e alcuni eventi più cruciali.

9) Follow-up con partecipanti e pubblico

Dopo l’evento, sviluppa un rapporto sulla partecipazione e condividi le registrazioni o le risorse che sono state discusse con i partecipanti, conduci un sondaggio per raccogliere feedback dai partecipanti che possono aiutarti a organizzare e pubblicizzare futuri eventi virtuali. È possibile ottenere feedback sulle attività, sull’agenda e sugli obiettivi dell’evento, nonché sull’esperienza del pubblico con l’evento. Questo ti aiuterà a confrontare le tue prestazioni con i risultati previsti di eventi simulati. Riceverai anche un prezioso feedback sul raggiungimento o meno degli obiettivi.

Conclusione per la pianificazione di eventi virtuali:

Tieni a mente queste pratiche per gli eventi virtuali.

• Quando si tratta di pianificare un evento virtuale, dovresti iniziare il prima possibile.
• Segui i consigli critici e preziosi sopra menzionati per creare un evento virtuale da zero e renderlo un successo.
• Ogni evento ha obiettivi, spese e pubblico diversi; con così tante parti in movimento, avere un salto sulle cose assicura una fine liscia
• È importante considerare il valore della produzione. I partecipanti saranno più coinvolti in una sessione se è ben prodotta.
• Tieni presente la durata della sessione. Mantieni le sessioni più brevi di quelle che faresti in un evento di persona se il formato del contenuto non cambia e non è convincente.
• Metti alla prova la tua tecnologia e pianifica in anticipo per registrare le sessioni che saranno disponibili su richiesta.
• Forma i relatori prima dell’evento virtuale e assicurati che la loro attrezzatura sia in buone condizioni.

Gestore eventi WP

Se vuoi pianificare un evento virtuale, dovresti davvero chiedere assistenza al gestore dell’evento WP. Quando si tratta di preparare il tuo evento virtuale, ti aiutano dai biglietti alla pubblicità dell’evento. WP event manager è una piattaforma di eventi virtuali conveniente che utilizza le sue funzionalità avanzate per aggiungere funzionalità di elenco eventi al tuo sito WordPress. È facile creare e personalizzare eventi virtuali o ibridi con WP Event Manager.

Fai clic su questo link per apprendere alcuni nuovi ed entusiasmanti suggerimenti sugli eventi virtuali per avviare il processo di pianificazione e massimizzare il successo del tuo evento. Fai clic per twittare