Var värd för virtuella evenemang med 9 fantastiska handlingsbara steg för steg-riktlinjer

Med den senaste covid-19-pandemin har stora och små företag varit tvungna att tänka om, ändra och till och med ställa in sedan länge planerade evenemang. En möjlighet är dock att flytta tidigare personliga sammankomster online och hålla virtuella evenemang istället. Det finns mycket att tänka på och planera när du skapar en virtuell händelse från grunden eller konverterar en fysisk händelse till en virtuell.

Oavsett om du arrangerar ett litet möte eller en stor konferens, är evenemangsplanering en stor uppgift! Varje evenemang, oavsett hur litet eller komplicerat det är, innebär noggrann planering och organisering. När du planerar för ett virtuellt evenemang finns det ett antal komponenter du bör börja tänka på tidigt, från att fastställa en exakt budget till att marknadsföra ditt evenemang för att göra processen med virtuell evenemangsplanering så stressfri som möjligt.

Många evenemangsplanerare har blivit virtuella sedan pandemin, men eftersom det virtuella evenemanget fortfarande är en relativt ny trend är många människor och företag osäkra på hur man kommer igång och hur man genomför ett framgångsrikt virtuellt evenemang. Som ett resultat har vi sammanställt den här användbara bloggen som ger användbara förslag och steg-för-steg-riktlinjer för att hålla framgångsrika virtuella evenemang.

1) Identifiera målgruppen för ditt virtuella evenemang

Varje beslut du fattar om ditt virtuella evenemang, från tid och datum till plattformen du använder för att sända det, bör påverkas av din målgrupp. Därför är det viktigt att du vet exakt vem ditt virtuella evenemang är till för. Försök att vara så beskrivande som möjligt när du beskriver din avsedda målgrupp. Viktig information kan inkludera deras ålder, karriär och nivå av teknisk erfarenhet. Du måste ha en god förståelse för din publiks övergripande tankesätt.

Är det mer troligt att de kommer att delta i virtuell evenemangsplanering? Är de kapabla att använda teknik? För att skapa en stark demografisk profil bör du också överväga följande frågor:

• Vilka aspekter av din bransch fångar deras uppmärksamhet mest?
• Vilken nivå av förtrogenhet och aktivitet har de på sociala medier?
• Är de bekväma när de kommunicerar på onlineplattformar?

För att få feedback från din publik, skicka ut undersökningar eller starta ett diskussionsforum. Ju mer du vet om dem, desto mer sannolikt är det att du planerar en upplevelse som kommer att gynna dem. När allt kommer omkring kommer de inte att dyka upp om du inte ger värde!

2) Skapa en virtuell aktivitetskarta för ditt virtuella evenemang

En virtuell händelses aktivitetskarta liknar en lista över uppgifter som kommer att äga rum under evenemanget. Den bör ta upp alla aspekter av evenemanget. Aktivitetsplanen ska innehålla information och svar på ämnen som hur evenemangsregistreringar kommer att hanteras, om evenemanget kommer att livestreamas eller förinspelas och hur man går vidare med evenemangskampanjer. Du bör också ange tillvägagångssättet för insamling av feedback, den tillåtna publikstorleken, verktyg för genomförande och mycket mer i aktivitetskartan.

Den virtuella evenemangsplaneringen bör också innehålla anledningen till att evenemanget genomfördes. Att definiera ditt "varför" är avgörande för att säkerställa att du får det du vill ha ut av evenemanget, samt för att du ska kunna bedöma dess framgång när det väl är klart! Det är viktigt att bestämma datum och tidpunkt för genomförandet av den virtuella händelsen. Du kan inte förvänta dig att alla dyker upp vid en viss tid och dag. När du skapar en aktivitetskarta, ta reda på när större delen av din målgrupp kommer att vara tillgänglig för evenemanget. Om du inte får det här rätt kommer alla dina andra ansträngningar och investeringar att vara förgäves eftersom det inte kommer att finnas någon publik att delta i evenemanget

En viktig riktlinje för virtuellt webbseminarium är att förstå att ditt evenemang inte behöver vara live. Även om majoriteten av människor nu arbetar hemifrån finns det fortfarande flera distraktioner, som barn och husdjur. Ett liveevenemang som kretsar kring en viss tidpunkt (som en produktlansering eller ett tillkännagivande) kommer att vara fördelaktigt. Men video on demand kan förbättra användarens förståelse av informationsinnehåll genom att låta dem titta på och förstå det i sin egen tid och i sin egen takt. Även om du väljer att livestreama ditt evenemang, kommer du aldrig att kunna hitta en dag och tid som alla kommer överens om. Kom ihåg att virtuella händelser skiljer sig från händelser ansikte mot ansikte; därför, innan du bara överför ett befintligt evenemang ansikte mot ansikte till ett virtuellt evenemang, se till att evenemanget fortfarande hjälper dig att uppnå dina mål.

3) Välj rätt plattform

Precis som du behöver en fysisk plats för personliga evenemang, behöver du en digital plattform för att genomföra ditt virtuella evenemang. Detta kommer att fungera som en plats för deltagarna att ansluta och delta under evenemanget. Många applikationer tillåter dig att etablera din egen virtuella plats med alla nödvändiga butiker, såsom en informationsdisk, lounge, teatrar, auditorium, etc. Det finns många verktyg och tekniker som kan användas för att kombinera olika engagerande, spännande och interaktiva komponenter i ditt virtuella evenemang för att förbättra deltagandet och utveckla en dynamisk upplevelse.

En teknik som tillhandahåller en personlig evenemangsplattform hjälper dig att skapa ett mer avancerat evenemang, inklusive nätverkande med omedelbar chatt, frågor och svar, liveomröstning. När du planerar virtuella evenemang, se till att undersöka möjligheterna och prioriteringarna för verktygen som hjälper dig att uppnå dina mål och tillfredsställa behoven hos din målgrupp.

4) Välj rätt värd för ditt virtuella evenemang

En av de viktigaste riktlinjerna för virtuell konferens är att du måste anlita en professionell talare eller använda en intern anställd som är bekväm med att ge en livepresentation för en avlägsen publik i ett virtuellt evenemang. Vem den utvalde personen än är måste han eller hon kunna prata ordentligt, svara på frågor om sociala medier och engagera publiken. Värden bör se rakt in i kameran snarare än manuset. Dessutom måste värden kunna reagera snabbt på oförutsedda situationer. Du kan också ha två värdar som kan kommunicera med varandra såväl som publiken. Det kan vara ganska effektivt om båda värdarna har en bra relation.

5) Välj leverantörer

Du kanske tror att en virtuell händelse inte kräver användning av någon leverantör. Det finns vissa förnödenheter som behövs för alla typer av virtuella evenemang. Istället för att upprepa samma virtuella eventmall tio gånger om, är det fördelaktigt att tänka utanför ramarna – och få rätt leverantörer. Det finns dock dussintals nya utmärkta leverantörer av virtuella evenemang som ser till att ditt virtuella evenemang sticker ut.

6) Gör ditt varumärke för virtuella evenemang till huvudprioritet

Virtuella evenemang måste främjas på samma sätt som traditionella liveevenemang. Från namn och ämne till webbdesign och utseende på plats, ditt evenemangs marknadsföring sätter tonen för ditt evenemang. Stark evenemangsmarknadsföring fungerar också som en vision för ditt evenemang och hjälper till att styra det i rätt riktning.

Det är här sociala medier kommer väl till pass. Ja, det finns de traditionella teknikerna för publicering på Facebook och Twitter. Du måste dock gå längre än så och integrera andra sätt. Du måste nå ut till din publik via digitala plattformar, antingen genom betalda annonser eller marknadsföring på sociala medier om ditt evenemang. För att uppnå maximalt deltagande, inkludera registrerings- eller evenemangsdeltagarlänken till din marknadsföring. Länkar till annat innehåll, som talarprofiler, vloggar eller en träningsvideo om hur man loggar in på sändningen, kan också inkluderas i inlägg på sociala medier

Att informera och instruera publiken om evenemanget kommer att vara avgörande för att sprida medvetenhet, utbilda publiken och locka människor att delta. Du kan också använda Instagram eller Facebook för att visa tittarna platsen för den virtuella händelsen.

När det kommer till event branding innebär det vanligtvis:

• Namnet på evenemanget: Namnet på ditt evenemang är det första som deltagarna kommer att se, så det bör uttrycka din vision för evenemanget.
• Tema: Ett namn kan inte berätta hela historien. Ett tema används ofta för att koppla ihop en händelse. Det inkluderar färger, design och logotyper.
• E-post, skyltar, inredning på plats: Även om inte varje kontaktpunkt behöver vara hypermärkt, gör vissa det. Det enskilda elementet ska samverka för att komplettera den övergripande berättelsen

7) Förbered dig på tekniska fel i förväg

Det mest betydande problemet med virtuella evenemang är möjligheten till tekniska svårigheter och fel före eller, ännu värre, under evenemanget. Så innan du börjar ditt evenemang måste du identifiera alla tekniska instrument och utrustning som du kommer att använda, såväl som eventuella problem som kan uppstå som ett resultat av dem, till exempel ett kamerafel. Du behöver extra kameror som backup i den här situationen. När du planerar virtuella evenemang, identifiera och förbered dig för alla oväntade, oförutsedda händelser.

8) Genomför testkörningar med högtalaren

Du kommer aldrig att veta de verkliga svårigheterna och deras inverkan om du inte testar och provar processerna och procedurerna, oavsett hur mycket du planerar och förbereder dig för de värsta scenarierna. Genomför testkörningar utan närvaro före det virtuella evenemanget för att säkerställa att allt är i sin ordning och för att identifiera eventuella oförutsedda brister eller problem. Du kan också ha en genomgång med dina talare, deltagare, artister och andra om hur man går vidare, eventuella pauser däremellan, hur man hanterar oväntade händelser och några mer avgörande händelser.

9) Uppföljning med deltagare och publik

Efter evenemanget, utveckla en närvarorapport och dela inspelningar eller resurser som diskuterades med deltagarna, genomför en enkät för att samla in feedback från deltagare som kan hjälpa dig att organisera och marknadsföra framtida virtuella evenemang. Du kan få feedback på evenemangets aktiviteter, agenda och mål, samt publikens upplevelse av evenemanget. Detta hjälper dig att jämföra din prestation med de förväntade resultaten av simulerade händelser. Du kommer också att få värdefull feedback om huruvida målen uppfylldes eller inte.

Slutsats för planering av virtuell evenemang:

Ha dessa virtuella händelsepraxis i åtanke.

• När det gäller att planera ett virtuellt evenemang bör du komma igång så snart som möjligt.
• Följ de ovan nämnda kritiska och värdefulla rekommendationerna för att skapa ett virtuellt evenemang från grunden och göra det till en framgång.
• Varje evenemang har olika mål, utgifter och publik; med så många rörliga delar säkerställer ett hopp på saker ett smidigt slut
• Det är viktigt att ta hänsyn till produktionsvärdet. Deltagarna kommer att vara mer engagerade i en session om den är välproducerad.
• Tänk på sessionens längd. Håll sessionerna kortare än du skulle göra vid ett personligt evenemang om innehållsformatet inte ändras och inte är övertygande.
• Testa din teknik och planera i förväg för att spela in de sessioner som kommer att vara tillgängliga på begäran.
• Träna talare innan det virtuella evenemanget och se till att deras utrustning är i gott skick.

WP Event Manager

Om du vill planera ett virtuellt evenemang bör du verkligen söka hjälp från WP-evenemangsansvarig. När det kommer till att förbereda ditt virtuella evenemang har de din rygg från biljetter till reklam för evenemanget. WP Event Manager är en prisvärd virtuell evenemangsplattform som använder sina avancerade funktioner för att lägga till eventlistningsfunktioner till din WordPress-webbplats. Det är enkelt att skapa och anpassa virtuella eller hybridhändelser med WP Event Manager.

Klicka på den här länken för att lära dig några nya och spännande tips för virtuella evenemang för att komma igång med planeringen och maximera ditt evenemangs framgång. Klicka för att tweeta