Järjestä virtuaalitapahtumia yhdeksän uskomattoman toimivan askel askeleelta -ohjeen avulla

Viimeaikaisen COVID-19-pandemian myötä suurten ja pienten yritysten on täytynyt ajatella uudelleen, muuttaa ja jopa peruuttaa pitkään suunniteltuja tapahtumia. Yksi mahdollisuus on kuitenkin siirtää entiset tapaamiset verkkoon ja järjestää virtuaalisia tapahtumia. On paljon harkittavaa ja suunniteltavaa, kun luot virtuaalista tapahtumaa tyhjästä tai muunnat fyysisen tapahtuman virtuaaliseksi.

Olitpa järjestämässä pientä kokousta tai suurta konferenssia, tapahtuman suunnittelu on tärkeä tehtävä! Jokainen tapahtuma, olipa se pieni tai monimutkainen, vaatii huolellista suunnittelua ja järjestämistä. Virtuaalitapahtumaa suunniteltaessa on useita komponentteja, joita kannattaa alkaa miettimään ajoissa, aina tarkan budjetin laatimisesta tapahtuman mainostamiseen, jotta virtuaalisen tapahtuman suunnitteluprosessi olisi mahdollisimman stressitöntä.

Monet tapahtumasuunnittelijat ovat siirtyneet virtuaaliseksi pandemian jälkeen, mutta koska virtuaalitapahtuma on vielä suhteellisen uusi trendi, monet ihmiset ja yritykset ovat epävarmoja siitä, kuinka aloittaa ja miten onnistunut virtuaalitapahtuma järjestetään. Tämän tuloksena olemme koonneet tämän hyödyllisen blogin, joka tarjoaa hyödyllisiä ehdotuksia ja vaiheittaisia ​​ohjeita onnistuneiden virtuaalisten tapahtumien järjestämiseen.

1) Tunnista virtuaalitapahtumasi kohdeyleisö

Kohdeyleisösi tulee vaikuttaa kaikkiin virtuaalitapahtumaasi koskeviin päätöksiin kellonajasta ja päivämäärästä sen lähettämiseen käyttämääsi alustaan. Siksi on tärkeää, että tiedät tarkalleen, kenelle virtuaalitapahtumasi on tarkoitettu. Yritä olla mahdollisimman kuvaava, kun kuvailet kohdeyleisöäsi. Tärkeitä tietoja voivat olla heidän ikänsä, uransa ja teknisen kokemuksensa. Sinun on ymmärrettävä hyvin yleisösi yleinen ajattelutapa.

Onko todennäköisempää, että he osallistuvat virtuaalisten tapahtumien suunnitteluun? Osaavatko he käyttää tekniikkaa? Vahvan demografisen profiilin luomiseksi sinun tulee myös pohtia seuraavia kysymyksiä:

• Mitkä toimialasi osa-alueet kiinnittävät heidän huomionsa eniten?
• Millainen tuttu ja aktiivisuus heillä on sosiaalisessa mediassa?
• Ovatko he mukavia kommunikoidessaan online-alustoilla?

Saadaksesi palautetta yleisöltäsi, lähetä kyselyitä tai aloita keskustelufoorumi. Mitä enemmän tiedät niistä, sitä todennäköisemmin suunnittelet kokemuksen, josta on heille hyötyä. Loppujen lopuksi ne eivät näy, jos et tarjoa arvoa!

2) Luo virtuaalinen toimintakartta virtuaalitapahtumaasi varten

Virtuaalitapahtuman toimintakartta on samanlainen kuin luettelo tapahtuman aikana suoritettavista tehtävistä. Sen tulee käsitellä tapahtuman kaikkia näkökohtia. Toimintasuunnitelmaan tulee sisältyä tietoa ja vastauksia aiheisiin, kuten siihen, miten tapahtumiin ilmoittautumiset käsitellään, lähetetäänkö tapahtuma suoratoistona vai esinauhoitetaanko tapahtuma ja miten tapahtumien promootiota edetä. Sinun tulee myös määrittää toimintakartassa palautteen keräämisen lähestymistapa, sallittu yleisökoko, suoritustyökalut ja paljon muuta.

Virtuaalitapahtuman suunnitteluun tulee sisältyä myös tapahtuman toteuttamisen syy. "Miksi" määrittäminen on ratkaisevan tärkeää, jotta voit varmistaa, että saat mitä haluat tapahtumalta, sekä antaa sinun arvioida sen onnistumista sen päätyttyä! Virtuaalitapahtuman päivämäärän ja ajankohdan päättäminen on välttämätöntä. Et voi odottaa kaikkien saapuvan tiettyyn aikaan ja tiettyyn päivään. Kun luot toimintakartan, ota selvää, milloin suurin osa kohdeyleisösi on käytettävissä tapahtumassa. Jos et ymmärrä tätä oikein, kaikki muut ponnistelusi ja sijoituksesi ovat turhia, koska tapahtumaan ei ole yleisöä.

Tärkeä virtuaalisen webinaarin ohje on ymmärtää, että tapahtumasi ei tarvitse olla live-tilassa. Vaikka suurin osa ihmisistä työskentelee nykyään kotoa käsin, on silti useita häiriötekijöitä, kuten lapsia ja lemmikkejä. Tietyn ajankohdan ympärillä oleva live-tapahtuma (kuten tuotteen lanseeraus tai ilmoitus) on hyödyllinen. Tilausvideo voisi kuitenkin parantaa käyttäjän ymmärrystä informatiivisesta sisällöstä antamalla heidän katsoa ja ymmärtää sitä omaan aikaansa ja omaan tahtiinsa. Vaikka valitsisit tapahtumasi suoratoiston, et koskaan löydä päivää ja aikaa, josta kaikki olisivat samaa mieltä. Muista, että virtuaaliset tapahtumat eroavat kasvokkain tapahtuvista tapahtumista; Siksi ennen kuin siirrät olemassa olevan kasvokkain tapahtuvan tapahtuman virtuaalitapahtumaan, varmista, että tapahtuma auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi.

3) Valitse oikea alusta

Aivan kuten tarvitset fyysisen sivuston henkilökohtaisia ​​tapahtumia varten, tarvitset digitaalisen alustan virtuaalitapahtumasi toteuttamiseen. Tämä toimii sivustona, jossa osallistujat voivat olla yhteydessä ja osallistua tapahtuman aikana. Monet sovellukset antavat sinun perustaa oman virtuaalisen paikan, jossa on kaikki olennaiset myyntipisteet, kuten infopiste, lounge, teatterit, auditorio jne. On olemassa lukuisia työkaluja ja teknologioita, joita voidaan käyttää yhdistämään erilaisia ​​kiinnostavia, jännittäviä ja interaktiivisia osat virtuaalitapahtumaasi parantaaksesi osallistumista ja kehittääksesi dynaamista kokemusta.

Tekniikka, joka tarjoaa henkilökohtaisen tapahtumaalustan, auttaa sinua luomaan edistyneemmän tapahtuman, mukaan lukien verkostoitumisen pikachatin, kysymyksen ja vastausten sekä live-kyselyn avulla. Kun suunnittelet virtuaalista tapahtumaa, muista tutkia työkalujen mahdollisuuksia ja prioriteetteja, jotka auttavat sinua saavuttamaan tavoitteesi ja tyydyttämään kohdeyleisösi tarpeet.

4) Valitse oikea isäntä virtuaalitapahtumallesi

Yksi merkittävimmistä virtuaalisen konferenssin ohjeista on, että sinun on palkattava ammattipuhuja tai käytettävä talon työntekijää, joka on mukava pitää live-esityksen kaukaiselle yleisölle virtuaalitapahtumassa. Olipa valittu henkilö kuka tahansa, hänen tulee pystyä puhumaan kunnolla, vastaamaan sosiaalisen median kysymyksiin ja sitouttamaan yleisöä. Isännän tulisi katsoa suoraan kameraan käsikirjoituksen sijaan. Lisäksi isännän tulee pystyä reagoimaan nopeasti odottamattomiin tilanteisiin. Sinulla voi olla myös kaksi isäntiä, jotka voivat kommunikoida keskenään sekä yleisön kanssa. Se voi olla melko tehokasta, jos molemmilla isännillä on hyvä suhde.

5) Valitse toimittajat

Saatat uskoa, että virtuaalinen tapahtuma ei edellytä minkään myyjän käyttöä. Kaikentyyppisiin virtuaalitapahtumiin tarvitaan tarvikkeita. Sen sijaan, että toistaisi samaa virtuaalista tapahtumamallia kymmenen kertaa, on hyödyllistä ajatella laatikon ulkopuolelta – ja hankkia oikeat toimittajat. On kuitenkin olemassa kymmeniä uusia erinomaisia ​​virtuaalitapahtumamyyjiä, jotka varmistavat, että virtuaalitapahtumasi erottuu joukosta.

6) Tee virtuaalitapahtumasi brändäyksestä pääprioriteetti

Virtuaalitapahtumia tulee edistää samalla tavalla kuin perinteisiä live-tapahtumia. Tapahtumasi markkinointi määrittää tapahtumasi sävyn nimestä ja aiheesta verkkosivujen suunnitteluun ja ulkoasuun. Vahva tapahtumamarkkinointi toimii myös visiona tapahtumallesi ja auttaa ohjaamaan sitä oikeaan suuntaan.

Tässä sosiaalinen media on hyödyllinen. Kyllä, on olemassa perinteisiä tekniikoita julkaista Facebookissa ja Twitterissä. Sinun on kuitenkin mentävä tätä pidemmälle ja integroitava muita tapoja. Sinun täytyy tavoittaa yleisösi digitaalisten alustojen kautta, joko maksullisten mainosten tai tapahtumaasi koskevan sosiaalisen median markkinoinnin kautta. Maksimaalisen osallistumisen saavuttamiseksi sisällytä rekisteröinti- tai tapahtumaan osallistumislinkki markkinointiisi. Linkkejä muuhun sisältöön, kuten puhujaprofiileihin, vlogeihin tai lähetykseen kirjautumista koskevaan koulutusvideoon, voidaan sisällyttää myös sosiaalisessa mediassa.

Yleisölle tiedottaminen ja ohjaaminen tapahtumasta on keskeistä tietoisuuden levittämisessä, yleisön kouluttamisessa ja yleisön houkuttelemisessa. Voit myös käyttää Instagramia tai Facebookia näyttämään katsojille virtuaalisen tapahtuman sijainnin.

Tapahtumabrändäyksen osalta se yleensä sisältää:

• Tapahtuman nimi: Tapahtumasi nimi on ensimmäinen asia, jonka osallistujat näkevät, joten sen pitäisi ilmaista näkemyksesi tapahtumasta.
• Teema: Nimi ei voi kertoa koko tarinaa. Teemaa käytetään usein yhdistämään tapahtuma yhteen. Se sisältää värejä, kuvioita ja logoja.
• Sähköposti, kyltit, paikan päällä oleva sisustus: Vaikka jokaisen kosketuspisteen ei tarvitse olla hyperbrändättyä, jotkut tekevät niin. Yksittäisen elementin tulisi toimia yhdessä täydentääkseen kokonaistarinaa

7) Valmistaudu teknisiin virheisiin etukäteen

Virtuaalitapahtumien merkittävin ongelma on teknisten ongelmien ja virheiden mahdollisuus ennen tapahtumaa tai, mikä pahempaa, tapahtuman aikana. Joten ennen kuin aloitat tapahtuman, sinun on tunnistettava kaikki tekniset instrumentit ja laitteet, joita käytät, sekä mahdolliset ongelmat, joita niistä voi aiheutua, kuten kameran toimintahäiriö. Tarvitset tässä tilanteessa varakamerat. Kun suunnittelet virtuaalista tapahtumaa, tunnista kaikki odottamattomat, odottamattomat tapahtumat ja valmistaudu niihin.

8) Suorita testiajot kaiuttimen kanssa

Et koskaan tiedä todellisia vaikeuksia ja niiden vaikutuksia, ellet testaa ja kokeile prosesseja ja menettelytapoja, riippumatta siitä, kuinka paljon suunnittelet ja valmistaudut pahimpaan mahdolliseen skenaarioon. Suorita koeajot ilman läsnäoloa ennen virtuaalitapahtumaa varmistaaksesi, että kaikki on kunnossa ja tunnistaaksesi odottamattomat puutteet tai ongelmat. Voit myös pitää puheenvuoron puhujien, osallistujien, esiintyjien ja muiden kanssa edistymisestä, mahdollisista tauoista välissä, odottamattomien tapahtumien käsittelystä ja joistakin tärkeämmistä tapahtumista.

9) Seuranta osallistujien ja yleisön kanssa

Tapahtuman jälkeen laadi läsnäoloraportti ja jaa tallenteita tai resursseja, joista keskusteltiin osallistujien kanssa, tee kysely kerätäksesi osallistujilta palautetta, jonka avulla voit järjestää ja mainostaa tulevia virtuaalisia tapahtumia. Voit saada palautetta tapahtuman toiminnasta, agendasta ja tavoitteista sekä yleisön kokemuksista tapahtumasta. Tämä auttaa sinua vertaamaan suorituskykyäsi simuloitujen tapahtumien odotettuihin tuloksiin. Saat myös arvokasta palautetta siitä, saavutettiinko tavoitteet vai ei.

Johtopäätös virtuaalisen tapahtuman suunnitteluun:

Pidä nämä virtuaalitapahtumakäytännöt mielessä.

• Virtuaalitapahtuman suunnittelussa kannattaa aloittaa niin pian kuin mahdollista.
• Noudata yllä mainittuja kriittisiä ja arvokkaita suosituksia virtuaalisen tapahtuman luomiseksi alusta alkaen ja sen onnistumiseksi.
• Jokaisella tapahtumalla on erilaiset tavoitteet, menot ja yleisö; niin monien liikkuvien osien ansiosta asioihin hyppääminen varmistaa sujuvan loppumisen
• On tärkeää ottaa huomioon tuotannon arvo. Osallistujat ovat enemmän sitoutuneita istuntoon, jos se on hyvin tuotettu.
• Muista istunnon kesto. Pidä istunnot lyhyempänä kuin henkilökohtaisessa tapahtumassa, jos sisällön muoto ei muutu eikä ole houkutteleva.
• Testaa tekniikkaasi ja suunnittele etukäteen tallentaaksesi istunnot, jotka ovat saatavilla pyynnöstä.
• Kouluta puhujia ennen virtuaalitapahtumaa ja varmista, että heidän varusteensa ovat kunnossa.

WP Event Manager

Jos haluat suunnitella virtuaalisen tapahtuman, sinun kannattaa todellakin pyytää apua WP:n tapahtumapäällikköltä. Mitä tulee virtuaalitapahtumasi valmisteluun, he ovat tukeneet lippuja tapahtuman mainostamiseen. WP-tapahtumanhallinta on edullinen virtuaalinen tapahtumaalusta, joka käyttää edistyneitä ominaisuuksia lisätäkseen tapahtumalistausominaisuuksia WordPress-sivustollesi. Virtuaali- tai hybriditapahtumien luominen ja mukauttaminen on helppoa WP Event Managerin avulla.

Napsauta tätä linkkiä oppiaksesi uusia ja jännittäviä virtuaalitapahtumavinkkejä suunnitteluprosessin käynnistämiseksi ja tapahtumasi menestyksen maksimoimiseksi. Napsauta Twiittaamaan