Korraldage virtuaalseid sündmusi 9 hämmastava samm-sammulise juhisega

Hiljutise COVID-19 pandeemia tõttu on suured ja väikesed ettevõtted pidanud kaua planeeritud sündmused ümber mõtlema, muutma ja isegi tühistama. Üks võimalus on aga kolida varem isiklikud koosviibimised veebi ja korraldada selle asemel virtuaalseid üritusi. Virtuaalse sündmuse nullist loomisel või füüsilise sündmuse virtuaalseks muutmisel tuleb palju kaaluda ja planeerida.

Olenemata sellest, kas korraldate väikest koosolekut või suurt konverentsi, on sündmuste planeerimine suur ülesanne! Iga üritus, olenemata sellest, kui väike või keeruline see on, hõlmab põhjalikku planeerimist ja korraldamist. Virtuaalse ürituse planeerimisel on mitmeid komponente, millele peaksite varakult mõtlema, alates täpse eelarve määramisest kuni ürituse reklaamimiseni, et muuta virtuaalse ürituse planeerimise protsess võimalikult stressivabaks.

Paljud ürituste planeerijad on pandeemiast saadik muutunud virtuaalseks, kuid kuna virtuaalne üritus on veel suhteliselt uus trend, pole paljud inimesed ja ettevõtted kindlad, kuidas alustada ja kuidas edukat virtuaalset üritust läbi viia. Selle tulemusena oleme koostanud selle kasuliku ajaveebi, mis sisaldab kasulikke soovitusi ja samm-sammult juhiseid edukate virtuaalsete sündmuste läbiviimiseks.

1) Määrake oma virtuaalse sündmuse sihtrühm

Iga teie virtuaalse sündmuse kohta tehtud otsust, alates kellaajast ja kuupäevast kuni platvormini, mida selle edastamiseks kasutate, peaks mõjutama teie sihtrühm. Seetõttu on oluline, et teaksite täpselt, kellele teie virtuaalne üritus on mõeldud. Püüdke oma sihtrühma kirjeldades olla võimalikult kirjeldav. Oluline teave võib hõlmata nende vanust, karjääri ja tehniliste kogemuste taset. Peate oma publiku üldisest mõtteviisist hästi aru saama.

Kas on tõenäolisem, et nad osalevad virtuaalse ürituste planeerimises? Kas nad on võimelised tehnoloogiat kasutama? Tugeva demograafilise profiili koostamiseks peaksite kaaluma ka järgmisi küsimusi:

• Millised teie valdkonna aspektid köidavad nende tähelepanu enim?
• Millise tuntuse ja aktiivsuse tase neil sotsiaalmeedias on?
• Kas nad tunnevad end mugavalt veebiplatvormidel suheldes?

Publikult tagasiside saamiseks saatke küsitlusi või alustage arutelufoorumit. Mida rohkem te neist teate, seda tõenäolisem on, et plaanite kogemust, millest neile kasu on. Lõppude lõpuks, nad ei ilmu, kui te ei paku väärtust!

2) Koostage oma virtuaalse sündmuse jaoks virtuaalne tegevuskaart

Virtuaalse sündmuse tegevuskaart sarnaneb sündmuse ajal tehtavate ülesannete loendiga. See peaks käsitlema sündmuse kõiki aspekte. Tegevuskava peaks sisaldama teavet ja vastuseid sellistele teemadele nagu sündmuste registreerimine, kas sündmust tehakse otseülekanne või eelsalvestatud ning kuidas edasi minna sündmuste reklaamidega. Samuti peaksite tegevuskaardil täpsustama tagasiside kogumise lähenemisviisi, lubatud vaatajaskonna suurust, täitmistööriistu ja palju muud.

Virtuaalse ürituse planeerimine peaks sisaldama ka ürituse läbiviimise põhjust. "Miks" määratlemine on ülioluline tagamaks, et saate ürituselt seda, mida soovite, ning võimaldada teil hinnata selle õnnestumist, kui see on lõppenud! Virtuaalse sündmuse toimumise kuupäeva ja kellaaja otsustamine on hädavajalik. Sa ei saa eeldada, et kõik ilmuvad teatud kellaajal ja päeval. Tegevuskaardi loomisel mõelge välja, millal on suurem osa teie sihtrühmast ürituse jaoks saadaval. Kui te sellest õigesti aru ei saa, on kõik teie muud pingutused ja investeeringud asjata, sest üritusel pole publikut.

Oluline virtuaalse veebiseminari juhis on mõista, et teie sündmus ei pea olema otseülekanne. Kuigi enamik inimesi töötab praegu kodus, on siiski mitmeid segavaid tegureid, nagu lapsed ja lemmikloomad. Kasuks tuleb otsesündmus, mis keerleb teatud ajahetkel (nt toote lansseerimine või teadaanne). Nõudmisel olevad videod võivad aga parandada kasutajate arusaamist teabesisust, võimaldades neil seda omal ajal ja omas tempos vaadata ja sellest aru saada. Isegi kui valite oma sündmuse otseülekande, ei leia te kunagi päeva ja kellaaega, millega kõik nõustuvad. Pea meeles, et virtuaalsed üritused erinevad näost näkku toimuvatest; seetõttu veendu enne olemasoleva näost-näkku sündmuse ülekandmist virtuaalsele üritusele, et üritus ikka aitaks sul eesmärke saavutada.

3) Valige õige platvorm

Nii nagu vajate isiklike ürituste jaoks füüsilist saiti, vajate oma virtuaalse sündmuse läbiviimiseks digitaalset platvormi. See toimib saidina, kus osalejad saavad ürituse ajal ühendust võtta ja osaleda. Paljud rakendused võimaldavad teil luua oma virtuaalse koha, kus on kõik olulised müügikohad, nagu infolett, salong, teatrid, auditoorium jne. Erinevate köitvate, põnevate ja interaktiivsete asjade ühendamiseks on palju tööriistu ja tehnoloogiaid. komponendid oma virtuaalsesse sündmusesse, et parandada osalust ja arendada dünaamilist kogemust.

Isikupärastatud sündmuste platvormi pakkuv tehnoloogia aitab teil luua täiustatud sündmust, sealhulgas võrgustike loomist kiirvestluse, küsimuste ja vastustega ning reaalajas küsitlusi. Kuigi teeme virtuaalne ürituse planeerimisel, veenduge, et uurida võimalusi ja prioriteetidega tööriistu, mis aitavad teil saavutada oma eesmärke ja rahuldada oma sihtrühma.

4) Valige oma virtuaalse sündmuse jaoks õige võõrustaja

Üks olulisemaid virtuaalse konverentsi juhtnööre on see, et peate palkama professionaalse esineja või kasutama ettevõttesisest töötajat, kellel on virtuaalsel üritusel mugav esineda kaugemal olevale publikule. Kes iganes valitud inimene on, peab ta suutma korralikult rääkida, vastata sotsiaalmeedia küsimustele ja kaasata publikut. Saatejuht peaks vaatama otse kaamerasse, mitte stsenaariumi. Lisaks peab peremees suutma kiiresti reageerida ootamatutele olukordadele. Sul võib olla ka kaks saatejuhti, kes saavad suhelda nii omavahel kui ka publikuga. See võib olla üsna tõhus, kui mõlemal hostil on hea klapp.

5) Valige tarnijad

Võite arvata, et virtuaalne sündmus ei nõua ühegi müüja kasutamist. Igat tüüpi virtuaalürituste jaoks on vaja mõningaid tarvikuid. Selle asemel, et sama virtuaalse sündmuse malli kümme korda korrata, on kasulik mõelda raamidest välja – ja hankida õiged tarnijad. Siiski on kümneid uusi suurepäraseid virtuaalürituste müüjaid, kes tagavad, et teie virtuaalne sündmus paistab silma.

6) Muutke oma virtuaalse sündmuse bränding peamiseks prioriteediks

Virtuaalseid üritusi tuleb reklaamida samamoodi nagu traditsioonilisi otseüritusi. Alates nimest ja teemast kuni veebisaidi kujunduse ja kohapealse väljanägemiseni määrab teie sündmuse turundus teie sündmusele tooni. Tugev üritusturundus on ka teie ürituse visioon ja aitab seda õiges suunas juhtida.

Siin tuleb appi sotsiaalmeedia. Jah, on olemas traditsioonilised Facebookis ja Twitteris avaldamise tehnikad. Peate siiski sellest kaugemale minema ja integreerima muid viise. Peate jõudma oma vaatajaskonnani digitaalsete platvormide kaudu, olgu selleks siis tasuliste reklaamide või oma ürituse sotsiaalmeedia turunduse kaudu. Maksimaalse osaluse saavutamiseks lisage oma turundusele registreerimise või üritusel osalemise link. Sotsiaalmeedia postitustesse saab lisada ka linke muule sisule, nagu esinejate profiilid, vlogid või õppevideo saatesse sisselogimise kohta.

Publiku teavitamine ja juhendamine üritusest on teadlikkuse levitamisel, publiku harimisel ja inimeste kohale meelitamisel otsustava tähtsusega. Võite kasutada ka Instagrami või Facebooki, et näidata vaatajatele virtuaalse sündmuse asukohta.

Kui tegemist on sündmuste kaubamärgiga, hõlmab see tavaliselt järgmist:

• Sündmuse nimi: teie sündmuse nimi on esimene asi, mida osalejad näevad, seega peaks see väljendama teie nägemust sündmusest.
• Teema: nimi ei saa jutustada kogu lugu. Sündmuse ühendamiseks kasutatakse sageli teemat. See sisaldab värve, kujundusi ja logosid.
• E-post, sildid, kohapealne sisekujundus: kuigi igale puutepunktile pole vaja hüperbrändi, mõned seda teevad. Üksikelement peaks töötama koos, et täiendada üldist lugu

7) Valmistuge tehnilisteks vigadeks enne tähtaega

Virtuaalsete ürituste kõige olulisem probleem on tehniliste raskuste ja vigade võimalus enne üritust või, mis veelgi hullem, selle ajal. Seega peate enne ürituse alustamist tuvastama kõik kasutatavad tehnoloogilised instrumendid ja seadmed, samuti kõik võimalikud probleemid, mis võivad nende tagajärjel tekkida, näiteks kaamera rike. Sel juhul vajate varukaameraid. Virtuaalseid üritusi planeerides tuvastage kõik ootamatud, ettenägematud sündmused ja valmistuge nendeks.

8) Korraldage kõlariga testtöid

Te ei saa kunagi teada tegelikest raskustest ja nende mõjust, kui te ei katseta ega proovi protsesse ja protseduure, hoolimata sellest, kui palju te halvimateks stsenaariumideks planeerite ja ette valmistute. Enne virtuaalset üritust tehke testsõite ilma kohalviibimiseta, et veenduda, et kõik on korras ja tuvastada ettenägematud vead või probleemid. Samuti saate oma esinejate, osalejate, esinejatega ja teistega pidada briifingi edenemise, vahepealsete pauside, ootamatute juhtumite ja mõne olulisema sündmuse kohta.

9) Järeltegevus osalejate ja publikuga

Pärast üritust koostage kohalolekuaruanne ja jagage salvestisi või ressursse, mida osalejatega arutati, viige läbi küsitlus, et koguda osalejatelt tagasisidet, mis aitab teil tulevasi virtuaalseid üritusi korraldada ja reklaamida. Saate tagasisidet ürituse tegevuste, päevakava ja eesmärkide kohta, aga ka publiku kogemust üritusega. See aitab teil võrrelda oma toimivust simuleeritud sündmuste eeldatavate tulemustega. Samuti saate väärtuslikku tagasisidet selle kohta, kas eesmärgid saavutati või mitte.

Kokkuvõte virtuaalse ürituse planeerimiseks:

Pidage meeles neid virtuaalsete sündmuste tavasid.

• Virtuaalse ürituse planeerimisel peaksite alustama niipea kui võimalik.
• Järgige ülalmainitud kriitilisi ja väärtuslikke soovitusi virtuaalse sündmuse loomiseks maast madalast ja selle õnnestumiseks.
• Igal üritusel on erinevad eesmärgid, kulutused ja publikud; nii paljude liikuvate osadega tagab asjadele hüppamine sujuva lõpu
• Oluline on arvestada toodangu väärtust. Osalejad on seansiga rohkem kaasatud, kui see on hästi toodetud.
• Pidage meeles seansi kestust. Hoidke seansid lühemad kui isiklikul üritusel, kui sisuvorming ei muutu ega ole veenev.
• Testige oma tehnoloogiat ja planeerige aegsasti, et salvestada seansid, mis on nõudmisel saadaval.
• Treenige esinejaid enne virtuaalset üritust ja veenduge, et nende varustus on korras.

WP sündmuste haldur

Kui soovite planeerida virtuaalset üritust, peaksite otsima abi WP sündmuste haldurilt. Kui tegemist on teie virtuaalse ürituse ettevalmistamisega, on nad teie selja taga, alates piletitest kuni ürituse reklaamimiseni. WP sündmuste haldur on taskukohane virtuaalne sündmuste platvorm, mis kasutab oma täiustatud funktsioone sündmuste loendivõimaluste lisamiseks teie WordPressi saidile. WP Event Manageri abil on lihtne luua ja kohandada virtuaalseid või hübriidsündmusi.

Klõpsake sellel lingil, et saada uusi ja põnevaid virtuaalse sündmuse näpunäiteid planeerimisprotsessi käivitamiseks ja ürituse edu maksimeerimiseks. Klõpsake säutsumiseks