Hospede eventos virtuais com 9 diretrizes passo a passo incríveis e acionáveis

Com a recente pandemia de COVID-19, grandes e pequenas empresas tiveram que repensar, mudar e até mesmo cancelar eventos planejados há muito tempo. No entanto, uma possibilidade é mover encontros presenciais para a Internet e, em vez disso, realizar eventos virtuais. Há muito a considerar e planejar ao criar um evento virtual do zero ou ao converter um evento físico em virtual.

Quer você esteja organizando uma pequena reunião ou uma grande conferência, o planejamento de eventos é uma tarefa importante! Cada evento, independentemente de quão pequeno ou complicado seja, envolve planejamento e organização meticulosos. Ao planejar um evento virtual, há uma série de componentes nos quais você deve começar a pensar desde o início, desde estabelecer um orçamento exato até a promoção do seu evento para tornar o processo de planejamento do evento virtual o mais livre de estresse possível.

Muitos planejadores de eventos se tornaram virtuais desde a pandemia. No entanto, como o evento virtual ainda é uma tendência relativamente nova, muitas pessoas e empresas não têm certeza de como começar e como conduzir um evento virtual de sucesso. Como resultado, criamos este blog útil que fornece sugestões úteis e diretrizes passo a passo para a realização de eventos virtuais de sucesso.

1) Identifique o público-alvo de seu evento virtual

Cada decisão que você toma sobre seu evento virtual, desde a hora e data até a plataforma que você usa para transmiti-lo, deve ser influenciada pelo seu público-alvo. Portanto, é fundamental que você saiba exatamente para quem é o seu evento virtual. Tente ser o mais descritivo possível ao descrever o seu público-alvo. Informações importantes podem incluir idade, carreira e nível de experiência técnica. Você deve ter um bom entendimento da mentalidade geral do seu público.

É mais provável que eles participem do planejamento de eventos virtuais? Eles são capazes de usar tecnologia? Para construir um forte perfil demográfico, você também deve considerar as seguintes questões:

• Quais aspectos do seu setor chamam mais a atenção deles?
• Que nível de familiaridade e atividade eles têm nas redes sociais?
• Eles se sentem confortáveis ​​ao se comunicar em plataformas online?

Para obter feedback do seu público, envie pesquisas ou inicie um fórum de discussão. Quanto mais você souber sobre eles, maior será a probabilidade de você planejar uma experiência que os beneficiará. Afinal, eles não aparecerão se você não fornecer valor!

2) Crie um mapa de atividade virtual para o seu evento virtual

O mapa de atividades de um evento virtual é semelhante a uma lista de tarefas que ocorrerão durante o evento. Deve abordar todos os aspectos do evento. O plano de atividades deve incluir informações e respostas a tópicos como como as inscrições de eventos serão tratadas, se o evento será transmitido ao vivo ou pré-gravado e como proceder com as promoções do evento. Você também deve especificar a abordagem de coleta de feedback, o tamanho do público permitido, as ferramentas de execução e muito mais no mapa de atividades.

O planejamento do evento virtual também deve incluir o motivo da realização do evento. Definir o seu ‘porquê’ é crucial para garantir que você receberá o que deseja do evento, além de permitir que você avalie o seu sucesso assim que for finalizado! Decidir a data e o horário de realização do evento virtual é essencial. Você não pode esperar que todos apareçam em um determinado dia e hora. Ao criar um mapa de atividades, descubra quando a maior parte do seu público-alvo estará disponível para o evento. Se você não fizer isso direito, todos os seus outros esforços e investimentos serão em vão porque não haverá público para comparecer ao evento

Uma importante diretriz de webinar virtual é entender que seu evento não precisa ser ao vivo. Embora a maioria das pessoas agora trabalhe em casa, ainda existem várias distrações, como crianças e animais de estimação. Um evento ao vivo que gira em torno de um determinado momento (como o lançamento de um produto ou um anúncio) será benéfico. No entanto, o vídeo sob demanda pode aumentar a compreensão do usuário sobre o conteúdo informativo, permitindo que ele assista e compreenda em seu próprio tempo e em seu próprio ritmo. Mesmo se você optar por transmitir seu evento ao vivo, nunca será capaz de encontrar um dia e hora com que todos concordem. Lembre-se de que os eventos virtuais são diferentes dos eventos presenciais; portanto, antes de simplesmente transferir um evento presencial existente para um evento virtual, certifique-se de que o evento ainda o ajuda a atingir seus objetivos.

3) Selecione a plataforma certa

Assim como você precisará de um site físico para eventos presenciais, também precisará de uma plataforma digital para conduzir seu evento virtual. Isso servirá como um site para os participantes se conectarem e participarem durante o evento. Muitos aplicativos permitem que você estabeleça seu próprio local virtual com todos os meios essenciais, como um balcão de informações, lounge, teatros, auditório, etc. Existem inúmeras ferramentas e tecnologias que podem ser usadas para combinar vários envolventes, emocionantes e interativos componentes em seu evento virtual para melhorar a participação e desenvolver uma experiência dinâmica.

Uma tecnologia que fornece uma plataforma de eventos personalizada irá ajudá-lo a criar um evento mais avançado, incluindo networking com chat instantâneo, perguntas e respostas, votação ao vivo. Ao fazer o planejamento de eventos virtuais, certifique-se de olhar para as possibilidades e prioridades das ferramentas que o ajudarão a atingir seus objetivos e satisfazer as necessidades de seu público-alvo.

4) Selecione o anfitrião certo para o seu evento virtual

Uma das diretrizes mais importantes da conferência virtual é que você deve contratar um palestrante profissional ou usar um funcionário interno que se sinta confortável em fazer uma apresentação ao vivo para um público distante em um evento virtual. Quem quer que seja a pessoa escolhida, ela deve ser capaz de falar corretamente, responder a perguntas de mídia social e envolver o público. O anfitrião deve olhar diretamente para a câmera, e não para o script. Além disso, o host deve ser capaz de reagir rapidamente a situações imprevistas. Você também pode ter dois hosts que podem se comunicar entre si e também com o público. Pode ser bastante eficaz se ambos os hosts tiverem um bom relacionamento.

5) Escolha os fornecedores

Você pode acreditar que um evento virtual não exige o uso de nenhum fornecedor. Existem alguns suprimentos necessários para cada tipo de evento virtual. Em vez de repetir o mesmo modelo de evento virtual dez vezes, é benéfico pensar fora da caixa – e obter os fornecedores certos. Existem, no entanto, dezenas de novos fornecedores de eventos virtuais excelentes que garantem que seu evento virtual se destaque.

6) Faça da sua marca de evento virtual a principal prioridade

Os eventos virtuais devem ser promovidos da mesma forma que os tradicionais eventos ao vivo. Do nome e assunto ao design do site e visual no local, o marketing do seu evento dá o tom para o seu evento. O marketing de eventos forte também serve como uma visão para o seu evento e ajuda a conduzi-lo na direção certa.

É aqui que a mídia social é útil. Sim, existem as técnicas tradicionais de publicação no Facebook e no Twitter. Você deve, no entanto, ir além e integrar outras formas. Você deve atingir seu público por meio de plataformas digitais, seja por meio de anúncios pagos ou marketing de mídia social sobre o seu evento. Para obter o máximo de participação, incorpore o link de inscrição ou participação no evento ao seu marketing. Links para outro conteúdo, como perfis de palestrante, vlogs ou um vídeo de treinamento sobre como fazer login na transmissão, também podem ser incluídos em postagens de mídia social

Informar e instruir o público sobre o evento será crucial para difundir a conscientização, educar o público e motivar as pessoas a comparecer. Você também pode utilizar o Instagram ou o Facebook para mostrar aos espectadores a localização do evento virtual.

Quando se trata de branding do evento, geralmente envolve:

• O nome do evento: O nome do seu evento é a primeira coisa que os participantes verão, portanto, deve expressar sua visão para o evento.
• Tema: Um nome não pode contar a história inteira. Um tema é freqüentemente usado para conectar um evento. Inclui cores, designs e logotipos.
• E-mail, sinalização, decoração no local: embora nem todos os pontos de contato precisem ter uma marca hiperativa, alguns precisam. O elemento individual deve trabalhar em conjunto para complementar a história geral

7) Prepare-se para erros técnicos com antecedência

O problema mais significativo com eventos virtuais é a possibilidade de dificuldades técnicas e erros antes ou, pior ainda, durante o evento. Portanto, antes de iniciar seu evento, você deve identificar todos os instrumentos e equipamentos tecnológicos que irá utilizar, bem como quaisquer problemas potenciais que possam ocorrer em decorrência dos mesmos, como mau funcionamento da câmera. Você precisará de câmeras sobressalentes como backup nesta circunstância. Ao fazer o planejamento de eventos virtuais, identifique e se prepare para todos os eventos inesperados e imprevistos.

8) Realizar execuções de teste com o alto-falante

Você nunca saberá as reais dificuldades e seu impacto, a menos que teste e experimente os processos e procedimentos, não importa o quanto você planeje e se prepare para os piores cenários. Realize corridas de teste sem comparecimento antes do evento virtual para garantir que tudo está em ordem e para identificar quaisquer falhas ou problemas imprevistos. Você também pode ter um briefing com seus palestrantes, participantes, performers e outros sobre como progredir, quaisquer interrupções entre eles, como lidar com ocorrências inesperadas e alguns eventos mais cruciais.

9) Acompanhamento com participantes e público

Após o evento, desenvolva um relatório de presença e compartilhe gravações ou recursos que foram discutidos com os participantes, conduza uma pesquisa para coletar feedback dos participantes que podem ajudá-lo a organizar e anunciar futuros eventos virtuais. Você pode obter feedback sobre as atividades, agenda e objetivos do evento, bem como a experiência do público com o evento. Isso o ajudará a comparar seu desempenho com os resultados previstos de eventos simulados. Você também receberá um feedback valioso sobre se os objetivos foram atingidos ou não.

Conclusão para o planejamento de eventos virtuais:

Lembre-se dessas práticas de eventos virtuais.

• Quando se trata de planejar um evento virtual, você deve começar o mais rápido possível.
• Siga as recomendações críticas e valiosas mencionadas acima para criar um evento virtual do zero e torná-lo um sucesso.
• Cada evento tem objetivos, despesas e públicos diferentes; com tantas peças móveis, saltar sobre as coisas garante um final suave
• É importante considerar o valor da produção. Os participantes ficarão mais envolvidos em uma sessão se ela for bem produzida.
• Lembre-se da duração da sessão. Mantenha as sessões mais curtas do que em um evento presencial se o formato do conteúdo não mudar e não for atraente.
• Teste sua tecnologia e planeje-se com antecedência para gravar as sessões que estarão disponíveis sob demanda.
• Treine os palestrantes antes do evento virtual e verifique se os equipamentos estão em boas condições.

WP Event Manager

Se você deseja planejar um evento virtual, deve procurar ajuda do gerente de eventos do WP. Quando se trata de preparar o seu evento virtual, eles estão sempre prontos para anunciar o evento. O gerenciador de eventos WP é uma plataforma de eventos virtual acessível que usa seus recursos avançados para adicionar recursos de listagem de eventos ao seu site WordPress. É fácil criar e personalizar eventos virtuais ou híbridos com o WP Event Manager.

Clique neste link para aprender algumas dicas novas e emocionantes de eventos virtuais para iniciar o processo de planejamento e maximizar o sucesso do seu evento. Clique para tweetar