Organisez des événements virtuels avec 9 lignes directrices étonnantes et exploitables étape par étape

Avec la récente pandémie de COVID-19, les grandes et petites entreprises ont dû repenser, changer et même annuler des événements planifiés de longue date. Cependant, une possibilité consiste à déplacer les anciens rassemblements en personne en ligne et à organiser des événements virtuels à la place. Il y a beaucoup à considérer et à planifier lors de la création d’un événement virtuel à partir de zéro ou de la conversion d’un événement physique en un événement virtuel.

Que vous organisiez une petite réunion ou une grande conférence, la planification d’événements est une tâche majeure! Chaque événement, qu’il soit petit ou compliqué, implique une planification et une organisation méticuleuses. Lors de la planification d’un événement virtuel, vous devez commencer à penser à un certain nombre de composants dès le début, de l’établissement d’un budget exact à la promotion de votre événement pour rendre le processus de planification d’événements virtuels aussi simple que possible.

De nombreux organisateurs d’événements sont devenus virtuels depuis la pandémie, mais comme l’événement virtuel est encore une tendance relativement nouvelle, de nombreuses personnes et entreprises ne savent pas par où commencer et comment organiser un événement virtuel réussi. En conséquence, nous avons créé ce blog utile qui fournit des suggestions utiles et des directives étape par étape pour organiser des événements virtuels réussis.

1) Identifiez le public cible de votre événement virtuel

Chaque décision que vous prenez concernant votre événement virtuel, de l’heure et de la date à la plate-forme que vous utilisez pour le diffuser, doit être influencée par votre public cible. Par conséquent, il est essentiel que vous sachiez exactement à qui s’adresse votre événement virtuel. Essayez d’être aussi descriptif que possible lorsque vous décrivez votre public cible. Les informations importantes peuvent inclure leur âge, leur carrière et leur niveau d’expérience technique. Vous devez avoir une bonne compréhension de l’état d’esprit général de votre public.

Est-il plus probable qu’ils participent à la planification d’événements virtuels ? Sont-ils capables d’utiliser la technologie? Afin de construire un profil démographique solide, vous devez également considérer les questions suivantes :

• Quels aspects de votre secteur attirent le plus leur attention ?
• Quel niveau de familiarité et d’activité ont-ils sur les médias sociaux ?
• Sont-ils à l’aise lorsqu’ils communiquent sur des plateformes en ligne ?

Pour obtenir les commentaires de votre public, envoyez des sondages ou lancez un forum de discussion. Plus vous en saurez sur eux, plus vous aurez de chances de planifier une expérience qui leur sera bénéfique. Après tout, ils n’apparaîtront pas si vous ne fournissez pas de valeur !

2) Créez une carte d’activité virtuelle pour votre événement virtuel

La carte d’activité d’un événement virtuel est similaire à une liste de tâches qui auront lieu pendant l’événement. Il doit aborder tous les aspects de l’événement. Le plan d’activité doit inclure des informations et des réponses sur des sujets tels que la manière dont les inscriptions aux événements seront gérées, si l’événement sera diffusé en direct ou préenregistré, et comment procéder avec les promotions de l’événement. Vous devez également spécifier l’approche de collecte de commentaires, la taille de l’audience autorisée, les outils d’exécution et bien plus encore dans la carte d’activité.

La planification de l’événement virtuel doit également inclure la raison de la tenue de l’événement. Définir votre « pourquoi » est crucial pour vous assurer que vous recevez ce que vous voulez de l’événement, ainsi que pour vous permettre d’évaluer son succès une fois qu’il est terminé ! Il est essentiel de décider de la date et du moment de la tenue de l’événement virtuel. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tout le monde se présente à un certain moment et à un certain jour. Lors de la création d’une carte d’activité, déterminez quand la plupart de votre public cible sera disponible pour l’événement. Si vous ne faites pas cela correctement, tous vos autres efforts et investissements seront vains car il n’y aura pas de public pour assister à l’événement

Une directive importante pour les webinaires virtuels est de comprendre que votre événement n’a pas besoin d’être en direct. Même si la majorité des gens travaillent maintenant à domicile, il existe encore plusieurs distractions, comme les enfants et les animaux domestiques. Un événement en direct qui tourne autour d’un certain moment (comme un lancement de produit ou une annonce) sera bénéfique. Cependant, la vidéo à la demande pourrait améliorer la compréhension de l’utilisateur du contenu informatif en lui permettant de le regarder et de le comprendre à son rythme et à son rythme. Même si vous choisissez de diffuser votre événement en direct, vous ne pourrez jamais trouver un jour et une heure sur lesquels tout le monde sera d’accord. N’oubliez pas que les événements virtuels diffèrent des événements en face à face ; Par conséquent, avant de simplement transférer un événement en face à face existant vers un événement virtuel, assurez-vous que l’événement vous aide toujours à atteindre vos objectifs.

3) Sélectionnez la bonne plateforme

Tout comme vous aurez besoin d’un site physique pour les événements en personne, vous aurez besoin d’une plate-forme numérique pour organiser votre événement virtuel. Cela servira de site pour que les participants se connectent et participent pendant l’événement. De nombreuses applications vous permettent de créer votre propre lieu virtuel avec tous les points de vente essentiels, tels qu’un bureau d’information, un salon, des théâtres, un auditorium, etc. Il existe de nombreux outils et technologies qui peuvent être utilisés pour combiner divers engageants, passionnants et interactifs. composants dans votre événement virtuel afin d’améliorer la participation et de développer une expérience dynamique.

Une technologie qui fournit une plate-forme événementielle personnalisée vous aidera à créer un événement plus avancé, y compris la mise en réseau avec un chat instantané, des questions et réponses, des sondages en direct. Lors de la planification d’événements virtuels, assurez-vous d’examiner les possibilités et les priorités des outils qui vous aideront à atteindre vos objectifs et à satisfaire les besoins de votre public cible.

4) Sélectionnez le bon hôte pour votre événement virtuel

L’une des directives les plus importantes pour les conférences virtuelles est que vous devez embaucher un conférencier professionnel ou utiliser un employé interne qui est à l’aise pour faire une présentation en direct à un public distant lors d’un événement virtuel. Quelle que soit la personne choisie, elle doit être capable de parler correctement, de répondre aux questions des médias sociaux et d’engager le public. L’hôte doit regarder directement dans la caméra plutôt que dans le script. De plus, l’hôte doit être capable de réagir rapidement aux situations imprévues. Vous pouvez également avoir deux hôtes qui peuvent communiquer entre eux ainsi qu’avec le public. Cela peut être assez efficace si les deux hôtes ont de bons rapports.

5) Choisir les fournisseurs

Vous pouvez croire qu’un événement virtuel ne nécessite l’utilisation d’aucun fournisseur. Il y a des fournitures nécessaires pour chaque type d’événement virtuel. Plutôt que de répéter dix fois le même modèle d’événement virtuel, il est avantageux de sortir des sentiers battus et d’obtenir les bons fournisseurs. Il existe cependant des dizaines de nouveaux excellents fournisseurs d’événements virtuels qui veillent à ce que votre événement virtuel se démarque.

6) Faites de la marque de votre événement virtuel la principale priorité

Les événements virtuels doivent être promus de la même manière que les événements traditionnels en direct. Du nom et du sujet à la conception du site Web et à l’apparence sur place, le marketing de votre événement donne le ton à votre événement. Un marketing événementiel solide sert également de vision pour votre événement et aide à le diriger dans la bonne direction.

C’est là que les médias sociaux sont utiles. Oui, il existe les techniques traditionnelles de publication sur Facebook et Twitter. Vous devez cependant aller au-delà de cela et intégrer d’autres voies. Vous devez toucher votre public via des plateformes numériques, que ce soit par le biais de publicités payantes ou de marketing sur les réseaux sociaux à propos de votre événement. Pour obtenir une participation maximale, intégrez le lien d’inscription ou de participation à l’événement à votre marketing. Des liens vers d’autres contenus, tels que des profils de conférenciers, des Vlogs ou une vidéo de formation sur la façon de se connecter à la diffusion, peuvent également être inclus dans les publications sur les réseaux sociaux

Informer et instruire le public sur l’événement sera crucial pour sensibiliser, éduquer le public et inciter les gens à y assister. Vous pouvez également utiliser Instagram ou Facebook pour montrer aux téléspectateurs l’emplacement de l’événement virtuel.

Lorsqu’il s’agit de branding événementiel, cela implique généralement :

• Le nom de l’événement : le nom de votre événement est la première chose que les participants verront, il doit donc exprimer votre vision de l’événement.
• Thème : Un nom ne peut pas raconter toute l’histoire. Un thème est fréquemment utilisé pour relier un événement ensemble. Il comprend des couleurs, des dessins et des logos.
• E-mail, signalisation, décoration sur site: bien que tous les points de contact n’aient pas besoin d’être hyper-marqués, certains le font. L’élément individuel doit fonctionner ensemble pour compléter l’histoire globale

7) Préparez-vous à l’avance aux erreurs techniques

Le problème le plus important avec les événements virtuels est la possibilité de difficultés techniques et d’erreurs avant ou, pire encore, pendant l’événement. Ainsi, avant de commencer votre événement, vous devez identifier tous les instruments et équipements technologiques que vous utiliserez, ainsi que tout problème potentiel qui pourrait en résulter, tel qu’un dysfonctionnement de la caméra. Vous aurez besoin de caméras de rechange comme sauvegarde dans cette circonstance. Lors de la planification d’événements virtuels, identifiez et préparez-vous à tous les événements inattendus et imprévus.

8) Effectuer des tests avec le haut-parleur

Vous ne saurez jamais les vraies difficultés et leur impact à moins de tester et d’essayer les processus et procédures, peu importe combien vous planifiez et vous préparez pour les pires scénarios. Effectuez des tests sans présence avant l’événement virtuel pour vous assurer que tout est en ordre et pour identifier tout défaut ou problème imprévu. Vous pouvez également avoir un briefing avec vos conférenciers, participants, artistes et autres sur la façon de progresser, les pauses entre les deux, la façon de gérer les événements inattendus et certains événements plus cruciaux.

9) Suivi avec les participants et le public

Après l’événement, élaborez un rapport de présence et partagez des enregistrements ou des ressources qui ont été discutés avec les participants, menez une enquête pour recueillir les commentaires des participants qui peuvent vous aider à organiser et à annoncer de futurs événements virtuels. Vous pouvez obtenir des commentaires sur les activités, l’ordre du jour et les objectifs de l’événement, ainsi que sur l’expérience du public avec l’événement. Cela vous aidera à comparer vos performances aux résultats attendus d’événements simulés. Vous recevrez également de précieux commentaires sur l’atteinte ou non des objectifs.

Conclusion pour la planification d’événements virtuels :

Gardez ces pratiques d’événement virtuel à l’esprit.

• Lorsqu’il s’agit de planifier un événement virtuel, vous devriez commencer dès que possible.
• Suivez les recommandations critiques et précieuses mentionnées ci-dessus pour créer un événement virtuel à partir de zéro et en faire un succès.
• Chaque événement a des objectifs, des dépenses et des publics différents ; avec autant de pièces mobiles, avoir un saut sur les choses assure une fin en douceur
• Il est important de considérer la valeur de la production. Les participants seront plus engagés dans une session si elle est bien produite.
• Tenez compte de la durée de la séance. Gardez les sessions plus courtes que vous ne le feriez lors d’un événement en personne si le format du contenu ne change pas et n’est pas convaincant.
• Testez votre technologie et planifiez à l’avance pour enregistrer les sessions qui seront disponibles à la demande.
• Formez les conférenciers avant l’événement virtuel et assurez-vous que leur équipement est en bon état.

Gestionnaire d’événements WP

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